4.0 Recommandations et plan d’action de la direction

1.

Que le sous-ministre précise toutes les responsabilités des SMA liées à la gestion des locaux de TC dans le but de réduire les dépenses de TC et de TPSGC pour des locaux non utilisés. Un SMA principal (le SMA des Services généraux) doit être chargé de transmettre l’information sur l’usage des locaux ministériels au comité de gestion de la haute direction de façon régulière à fins d’examen et d’analyse.

Dans le but de réduire au minimum les dépenses non essentielles de TPSGC et de TC pour les locaux :

La responsabilité de tous les subordonnés directs du SM (à l’AC et dans les régions) pour une gestion efficace des locaux sera clairement établie dans une réunion du Comité exécutif à venir. Le SMA, Services généraux, aura la responsabilité de transmettre des rapports au comité de la haute direction, au moins semestriellement, sur l’utilisation des locaux du Ministère (AC et régions) pour faciliter la prise de décisions du comité de la haute direction concernant les besoins en locaux.

Été 2013

2.

Que le SMA des Services généraux veille à ce que les objectifs de l’Organisation de gestion des installations soient bien clairs et à ce qu’il y ait un cadre efficace, conforme aux politiques du CT, pour les politiques, les programmes et les contrôles de chacune de ses trois unités : Planification et conception, Services des immeubles et des urgences (y compris la sécurité des entrepôts et la gestion des stocks) et Locaux. Les objectifs de l’OGI doivent être régulièrement mis à jour dans un exercice de planification en bonne et due forme.

L’Organisation de gestion des installations (OGI) élaborera un cadre de gestion général pour la fonction de gestion des installations, qui établira des objectifs bien clairs et des contrôles clés pour les trois secteurs : Planification et conception, Services des immeubles et des urgences (y compris la sécurité des entrepôts et la gestion des stocks) et Locaux. D’autres ministères du gouvernement seront consultés pour tirer parti des pratiques exemplaires dans les procédures et les contrôles de gestion des installations. Dans le contexte d’une restructuration de l’organisation de l’OGI (proposition de modification de l’organisation en cours), cet objectif sera poursuivi dans un processus par étapes :

1. clarifier les rôles et les responsabilités de chacune des trois unités organisationnelles;
2. élaborer des processus et des procédures liés aux fonctions (y compris les contrôles nécessaires);
3. dresser un plan pour les locaux à examiner trimestriellement par le Comité directeur de Place de Ville (RCN) et les comités régionaux (pour les plans régionaux). Les examens trimestriels porteront sur la surveillance des coûts, les budgets et la portée des activités.

Mars 2014

3.

Que le SMA des Services généraux veille à ce que la Direction générale de la gestion du matériel, des marchés, de la sécurité et des installations dispose des politiques, des pratiques et des processus faisant en sorte que les marchés de l’Organisation de gestion des installations, la gestion des marchés et les mesures de sécurité soient conformes aux politiques du CT.

Après l’examen de l’ébauche des constatations de la vérification, des mesures ont été prises immédiatement pour corriger les faiblesses dans la gestion des marchés. Le chef, Locaux, et le gestionnaire, Services des immeubles et des urgences, ont suivi le cours interne sur la passation de marchés et la responsabilité à l’égard des projets à l’intention des gestionnaires.

Lorsque les mesures auront été prises pour la recommandation 2, les Continupolitiques, les pratiques et les processus seront examinés et mis à jour selon les besoins pour faire en sorte que la Direction générale de la gestion du matériel, des marchés, de la sécurité et des installations dispose des moyens pour s’assurer que les marchés, la gestion des marchés et les arrangements en matière de sécurité donnent lieu à des contrôles appropriés, représentent des pratiques exemplaires et sont conformes aux politiques du CT.

Continu

4.

Lorsqu’il y a des arrangements en matière d’approvisionnement à TPSGC pour les services dont TC a besoin, que le SMA des Services généraux veille à ce que ces arrangements soient utilisés par l’Organisation de gestion des installations. Toute exception doit être approuvée au préalable par le comité de gestion de la haute direction du Ministère.

L’OGI utilisera les arrangements en matière d’approvisionnement de TPSGC pour les services à fournir par des ressources externes, à moins que le Comité d’examen de l’approvisionnement de la haute direction (CEAHD) ait approuvé expressément une exception.
Pour décider s’il s’agit d’une exception, le CEAHD examinera le bien-fondé, les risques, les coûts et les avantages de la décision de ne pas avoir recours aux arrangements en matière d’approvisionnement de TPSGC, y compris l’optimisation des ressources.
Comme pour toutes les propositions relatives à des marchés relevant du mandat du CEAHD, toute demande d’exception devra être présentée par écrit au CEAHD, et le bien-fondé de la proposition et de la décision du CEAHD sera consigné dans les notes de la réunion du CEAHD.

Continu

5.

En ce qui a trait à la tenue des dossiers, que le SMA des Services généraux veille à ce que la Direction générale de la gestion des marchés et du matériel et les secteurs de la Gestion des installations des Services généraux comprennent bien les responsabilités en matière de tenue des dossiers liées à l’approvisionnement du Ministère et à ce que ces deux fonctions s’acquittent de ces responsabilités à partir de maintenant.

Une formation sera offerte aux agents des marchés et aux gestionnaires de l’OGI sur les exigences en matière de tenue de dossiers.

Décembre 2013