Annexe de la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers - Transports Canada - Exercice financier 2010-2011

De : Transports Canada

Note au lecteur

Conformément à la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor, qui est entrée en vigueur le 1er avril 2009, les ministères sont tenus de démontrer les mesures prises pour maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers ( CIRF ).

Dans le cadre de cette politique, les ministères sont tenus de réaliser des évaluations annuelles de leur système de CIRF , d’établir des plans d’action pour aborder tout ajustement nécessaire et de joindre à leur Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers ( CIRF ) un résumé des résultats de l’évaluation et du plan d’action.

Les systèmes efficaces de CIRF visent à produire des états financiers fiables et d’assurer que :

  • les transactions sont autorisées de façon appropriée;
  • les documents financiers sont tenus comme il se doit;
  • les actifs sont protégés des risques tels que le gaspillage, l’abus, la perte, la fraude et la mauvaise gestion; et
  • les lois, les règlements et les politiques applicables sont suivis.

Il convient de noter que le système de CIRF n’est pas conçu pour éliminer tous les risques, mais plutôt pour atténuer le risque à un niveau raisonnable en veillant à ce que les contrôles soient pondérés et proportionnels aux risques qu’ils visent à atténuer.

Le système de CIRF est conçu pour atténuer les risques à un niveau raisonnable en fonction d’un processus continu de détermination des risques clés,  pour évaluer l’efficacité des principaux contrôles connexes et les ajuster au besoin, ainsi que pour surveiller le système à l’appui de l’amélioration continue. De ce fait, la portée, le rythme et le statut de ces évaluations ministérielles de l’efficacité de leur système de CIRF varieront d’une organisation à l’autre en fonction des risques et des circonstances uniques de chacune.

Table des matières

1. Introduction

Le présent document est une annexe de la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers de Transports Canada pour l’exercice 2010-2011. Comme l’exige la nouvelle Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor, le présent document contient de l’information sommaire sur les mesures prises par Transports Canada pour maintenir l’efficacité de son système de contrôle interne en matière de rapports financiers ( CIRF ). Plus particulièrement, il fournit des renseignements sommaires sur les évaluations du contrôle interne effectuées par Transports Canada au 31 mars 2011, y compris les progrès, les résultats et les plans d’action connexes ainsi que certaines données financières essentielles pour comprendre l’environnement de contrôle propre au ministère. Transports Canada produit cette annexe pour une deuxième année.

1.1 Pouvoir, mandat et activités de programme

Des renseignements détaillés sur le pouvoir, le mandat et les activités de programme de Transports Canada sont présentés dans la Partie III – Rapports ministériels sur le rendement ( RMR ) de 2010-2011 et la 2011-2012 Partie III – les rapports sur les plans et les priorités.

1.2 Données financières principales

Les états financiers (non vérifiés) de Transports Canada pour l’exercice financier 2010-2011 se trouvent dans la publication http://www.tc.gc.ca/fra/services-generaux/finance-ef-791.htm. D’autres renseignements sont présentés dans les Comptes publics du Canada 2010-2011. Les principales données sont les suivantes:

  • Les dépenses totales s’élèvent à 1,57 milliard de dollars.
    • 22 % des dépenses totales (344 millions de dollars) consistent en paiements de transfert (subventions et contributions).
    • Transports Canada compte plus de 5 300 employés avec des coûts salariaux (567 millions de dollars) représentant environ 36 % du total des charges de fonctionnement.
  • Les revenus totalisent 386 millions de dollars, provenant principalement des loyers d’aéroports (244 millions de dollars ou 64 % du total des revenus).
  • Les immobilisations corporelles représentent 70 % du total des actifs (2,63 milliards de dollars).
  • Le total des passifs s’élève à 2,04 milliards de dollars.
    • Similaire à l’année fiscale précédente, les comptes créditeurs constituent la majorité des passifs avec 1,12 milliards de dollars ou 55 % du total des passifs.
    • Les obligations locatives au titre d'immobilisations corporelles louées se chiffrent à 605 millions de dollars ou 30 % du total des passifs.
  • Transports Canada a une forte présence régionale qui représente environ 36 % (424 millions de dollars) des dépenses de fonctionnement du Ministère. Il y a une fonction décentralisée de finances et de comptabilité dans chacun des bureaux régionaux qui est chargée d’initier, d’approuver, de traiter et/ou de consigner une partie considérable des dépenses de fonctionnement. Transports Canada a neuf systèmes d’information clés qui sont essentiels à ses opérations et à ses rapports financiers, y compris les nombreuses interfaces des systèmes internes et externes.

1.3 Accords de service afférents aux états financiers

Transports Canada dépend et aide d’autres organisations dans le traitement de certaines opérations inscrites dans ses états financiers :

Arrangements communs

  • Travaux publics et Services gouvernementaux Canada ( TPSGC ) administre centralement les paiements des salaires et l’approvisionnement en biens et services, conformément à la délégation de pouvoirs du Ministère.
  • Le Secrétariat du Conseil du Trésor ( SCT ) fournit à Transports Canada de l’information utilisée pour calculer diverses charges à payer et indemnités, comme le passif lié aux indemnités de départ à payer.
  • Le ministère de la Justice offre des services juridiques à Transports Canada.

Arrangement précis

  • Transports Canada gère certains programmes pour Infrastructure Canada.

1.4 Changements importants pendant l’exercice financier 2010-2011

Il n’y a eu aucun changement important depuis l’exercice précédent.

2. Environnement de contrôle lié au CIRF de Transports Canada

Transports Canada reconnaît l’importance du leadership de la haute direction pour s’assurer que les membres du personnel de tous les niveaux comprennent le rôle qu’ils ont à jouer dans le maintien de l’efficacité des systèmes de CIRF et sont équipés adéquatement pour exercer efficacement leurs responsabilités. L’objectif de Transports Canada est d’améliorer continuellement son environnement de contrôle interne en utilisant une approche adaptée et axée sur les risques, et en ciblant ses investissements dans les ressources de façon à continuer à apporter des améliorations et des innovations à un coût raisonnable.

2.1 Postes clés, rôles et responsabilités

Ci-dessous sont énumérés les postes et les comités clés de Transports Canada qui sont chargés de maintenir et d’examiner l’efficacité du système de CIRF .

Sous-ministre ( SM ) – À titre d’administrateur des comptes, le sous-ministre de Transports Canada assume globalement la responsabilité et la direction des mesures prises pour maintenir l’efficacité du système de contrôle interne. Dans ce rôle, le sous-ministre est membre d’office du Comité de vérification ministériel. Le sous-ministre préside aussi le Comité exécutif de gestion ( CGX ) de Transports Canada. 

Dirigeant principal des finances ( DPF ) – Le dirigeant principal des finances de Transports Canada soutient le sous-ministre, dont il relève directement, et guide la coordination, la cohérence et l’orientation de la conception et du maintien d’un système de contrôle interne efficace et intégré en matière de rapports financiers, y compris son évaluation annuelle. Les responsabilités du dirigeant principal des finances comprennent aussi la gestion du profil de risque ministériel.

Cadres supérieurs – Les cadres supérieurs de Transports Canada chargés de l’exécution des programmes sont responsables du maintien et de l’examen de l’efficacité du système de CIRF qui relève de leur secteur de responsabilité.  

Dirigeant principal de la vérification (DPV) – Le dirigeant principal de la vérification de Transports Canada est placé sous l’autorité directe du sous-ministre et fournit une assurance en effectuant périodiquement des vérifications internes qui aident à maintenir l’efficacité du système de CIRF .

Comité de vérification ministériel ( CVM ) – Le Comité de vérification ministériel est un comité consultatif qui émet des opinions objectives sur les états financiers et les cadres de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance de Transports Canada. Établi en 2008, il est composé de quatre membres externes. À ce titre, il analyse le profil de risque ministériel de Transports Canada et son système de contrôle interne, y compris l’évaluation et les plans d’action relatifs au système de CIRF .

Comité exécutif de gestion ( CGX ) – En tant qu’organisme décisionnaire central de Transports Canada, le CGX examine, approuve et surveille le profil de risque ministériel et le système de contrôle interne du Ministère, y compris l’évaluation et les plans d’action relatifs au système de CIRF . Le CGX se penche régulièrement sur les questions liées aux politiques, aux programmes et aux règlements ainsi qu’aux questions associées aux ressources et à la gestion (gestion intégrée), passant d’un groupe de questions à l’autre, au besoin.   

2.2 Mesures clés prises par Transports Canada

L’environnement de contrôle de Transports Canada comprend une série de mesures qui permettent aux membres de son personnel de gérer les risques en les sensibilisant, en mettant à leur disposition les connaissances et les outils appropriés et en perfectionnant leurs compétences.

Voici quelques mesures clés :

  • Gouvernance et orientation stratégique : Le Comité exécutif de gestion ( CGX ), le Comité ministériel de vérification, les Conseils de gestion des résultats stratégiques (CGRS), le Comité opérationnel des services internes (COSI), le Comité de gestion des ressources;
  • Valeurs de la fonction publique : Un Bureau des valeurs et de l’éthique, un agent de l’intégrité, un code de déontologie et un code de valeurs et d’éthique;
  • Politiques et programmes : Architecture des activités de programme ( AAP ), des politiques ministérielles adaptées à l’environnement de contrôle de Transports Canada, un cadre de gestion du budget, un document de gouvernance et une matrice de délégation des pouvoirs;
  • Personnes : Plan intégré de ressources humaines à l’échelle nationale et obligation pour les titulaires des postes clés en gestion financière de détenir un titre professionnel comptable;  
  • Service axé sur les citoyens : Divers comités d’intervenants externes;
  • Gestion des risques : Profil de risque ministériel, cadre de gestion des risques pour les paiements de transfert, plan d’échantillonnage national et fonction spécialisée de contrôle de la qualité et de surveillance pour le CIRF ;
  • Administration : Documentation des principaux processus administratifs et des risques et des points de contrôle clés connexes à l’appui de la gestion et de la surveillance du système de CIRF ;
  • Responsabilisation : Accords de rendement annuels comportant des responsabilités clairement définies dans le domaine de la gestion financière;
  • Apprentissage, innovation et gestion du changement : Programmes de formation et communications dans les domaines centraux de la gestion financière;
  • Résultats et rendement : Cadre de mesure du rendement et production régulière de rapports sur le rendement financier;
  • Automatisation : Systèmes automatisés de technologie de l’information ( TI ) pour accroître la sûreté, l’intégrité, l’efficience et l’efficacité;
    et
  • Vérification interne : Plan de vérification interne axé sur les risques.

3. Évaluation du système de CIRF de Transports Canada

3.1 Approche d’évaluation

À l’appui de la Politique sur le contrôle interne, Transports Canada doit être en mesure de maintenir un système efficace de CIRF dans le but de fournir l’assurance raisonnable que :

  • les transactions sont autorisées de façon appropriée;
  • les documents financiers sont tenus comme il se doit;
  • les actifs sont protégés;
  • les lois, les règlements et les politiques applicables sont suivis.

Au fil du temps, le processus a inclus l’évaluation de l’efficacité de la conception et du fonctionnement du système de CIRF , ce qui se traduit par la surveillance et l’amélioration continue du système ministériel de CIRF .

L’efficacité de la conception signifie qu’il faut s’assurer d’identifier les principaux points de contrôle, de les documenter, de les mettre en place et de les adapter aux risques (c.à.d.) que les contrôles sont proportionnels aux risques qu’ils visent à atténuer) et d’apporter des corrections, ce qui comprend la mise en correspondance des processus et des systèmes de TI cruciaux avec les principaux comptes des états financiers par lieu, selon le cas.

L’efficacité du fonctionnement signifie que l’application des contrôles clés a été vérifiée sur une période définie et que les corrections requises ont été apportées.

La vérification porte sur tous les niveaux de contrôle, notamment les contrôles du ministère ou de l’entité, les contrôles informatiques généraux et les contrôles des processus administratifs.

Le contrôle continu signifie qu’une approche systématique et intégrée de contrôle est en place à l’appui de l’amélioration continue, y compris des évaluations périodiques axées sur le risque et des mesures correctives opportunes.

3.2 Portée de l’évaluation ministérielle au cours de l’exercice financier  2010-2011

Au cours de l’exercice 2010-2011, le Ministère a terminé les essais liés à l’efficacité de la conception et à l’efficacité du fonctionnement relativement aux processus opérationnels et aux contrôles informatiques généraux de l’Administration centrale et des bureaux régionaux comme suit :

Processus opérationnels

Efficacité de la conception
  • Paye
  • Immobilisations
Efficacité du fonctionnement
  • Paiements de transfert
  • Revenus
  • Approvisionnement

Contrôles informatiques généraux

Efficacité de la conception
  • Système de facturation de Transports Canada (SFTC)
  • Application Desktop Integrator (ADI) d’Oracle

4. Résultats de l’évaluation ministérielle au cours de l’exercice financier 2010-2011

La présente section résume les principaux résultats de l’évaluation des essais liés à l’efficacité de la conception et du fonctionnement réalisés par Transports Canada en 2010-2011.

4.1 Efficacité de la conception des contrôles clés

Au moment de réaliser les essais liés à l’efficacité de la conception relativement aux immobilisations, à la paye et aux contrôles informatiques généraux, Transports Canada a mis à jour la documentation sur les processus opérationnels et a validé les principaux processus auprès des intervenants. Il a vérifié que les processus documentés correspondaient aux pratiques réelles, et tous les besoins liés à des mesures correctives ont été abordés dès que les ajustements nécessaires ont été cernés. Ces activités visaient l’Administration centrale et les bureaux régionaux. L’efficacité de la conception incluait également l’alignement approprié de chaque contrôle clé avec les risques qu’ils visent à atténuer.

Transports Canada a également tenu compte de l’information issue de vérifications pertinentes, notamment les suivantes :

À la suite de ces évaluations, Transports Canada a établi des exigences de correction qui ont été ou sont appliquées dans les domaines suivants :

Documentation :

  • Mise à jour du Plan national d’échantillonnage du Ministère, y compris une liste de vérification des principaux contrôles financiers.
  • Meilleure uniformité dans la qualité, la fiabilité, l’opportunité et la disponibilité de la documentation liée aux contrôles et aux procédures d’approvisionnement, y compris une documentation améliorée à l’appui de l’autorisation des transactions.
  • Mise en œuvre de mécanismes pour assurer une documentation suffisante et facilement accessible à l’appui de l’autorisation des transactions.

Processus opérationnels :

  • Améliorer l’uniformité de la documentation pour mieux appuyer une évaluation efficace et efficiente du contrôle interne en matière de rapports financiers.
  • Améliorer l’uniformité de la mise en œuvre, des rapports et du contrôle de l’assurance de la qualité de la vérification des comptes (qui se fait avant et après le paiement) afin d’améliorer l’examen, l’analyse et l’action systématiques concernant les écarts de rendement liés à plusieurs processus opérationnels.
  • Préciser les normes, les communications, les rôles et les responsabilités concernant les autorisations générales.

Contrôles informatiques généraux :

  • Contrôles renforcés liés à l’accès aux programmes et aux applications informatiques.

4.2 Efficacité du fonctionnement des contrôles clés

En 2010-2011, Transports Canada a évalué l’efficacité du fonctionnement de principaux contrôles tels que décrits à la section 3.2. En complétant les essais liés à l’efficacité du fonctionnement, Transports Canada a déterminé que les principaux contrôles fonctionnent bien sur une période de 12 mois et tous besoins liés aux mesures correctives à ce jour seront abordés sous peu.

5. Plan d’action de Transports Canada

5.1 Progrès durant l’exercice financier 2010-2011

Au cours de l’exercice financier 2010-2011, Transports Canada a continué à faire d’importants progrès dans l’évaluation et l’amélioration de ses principaux contrôles. Voici un résumé des principaux progrès réalisés par le Ministère au cours de l’exercice financier 2010-2011 :

Engagements issus de l’annexe de l’exercice financier précédent Statut
Évaluation de l’efficacité de la conception des principaux contrôles :
Immobilisations Terminé
Contrôles de l’entité Reporté à 2011-2012
Paye Terminé
Évaluation des contrôles informatiques généraux pour le Système de facturation de Transports Canada (SFTC) Terminé
Évaluation des contrôles informatiques généraux pour Application Desk Integrator (ADI) d’Oracle Terminé
Mise à jour de la documentation et des essais sur l’efficacité de la conception des principaux contrôles concernant l’approvisionnement relativement aux déplacements à la suite de la mise en œuvre d’un nouveau système de gestion des déplacements* Terminé
Documenter et tester la conception des principaux contrôles aux fins du budget et de la prévision* Terminé
Évaluation de l’efficacité du fonctionnement des principaux contrôles :
Paiements de transfert Terminé
Revenus Terminé
Approvisionnement Terminé
Contrôles de l’entité Reporté à 2011-2012
Évaluation d’autres processus mis en œuvre pour appuyer les principaux contrôles
Normalisation des processus et des contrôles liés aux comptes créditeurs dans tous les bureaux régionaux qui initient, approuvent les processus et/ou consignent une partie des dépenses de fonctionnement de Transports Canada Terminé
Examiner les stocks de pièces de rechange des Services des aéronefs pour avoir l’assurance que les stocks et les articles durables sont représentés avec précision dans les systèmes financiers Terminé

*Travail additionnel terminé (non inclus dans le plan d’action de l’exercice financier précédent)

5.2 Plan d’action pour le prochain exercice financier et les exercices financiers suivants

Résumé du plan d’action – Prochain exercice financier et exercices financiers subséquents :

Éléments du plan d’action 2011-2012 2012-2013 2013-2014 2014-2015
Évaluation de l’efficacité de la conception des principaux  contrôles :
Mise à l’essai de l’efficacité de la conception des contrôles de l’entité. √      
Compléter la documentation et la mise à l’essai de l’efficacité de la conception des principaux contrôles informatiques généraux pour les deux derniers systèmes (iTravel et carte d’achat du gouvernement).     √  
Évaluation de l’efficacité du fonctionnement des principaux contrôles :
Mise à l’essai de l’efficacité du fonctionnement des principaux contrôles de l’entité. √      
Mise à l’essai de l’efficacité du fonctionnement du système financier du Ministère. √      
Mise à l’essai de l’efficacité du fonctionnement des principaux contrôles relativement au budget et aux prévisions. √      
Mise à jour des essais concernant l’efficacité du fonctionnement des principaux contrôles pour l’approvisionnement concernant les déplacements à la suite de la mise en œuvre du nouveau système de gestion.   √    
Mise à l’essai de l’efficacité du fonctionnement des principaux contrôles relativement à la paye et aux immobilisations.     √  
Mise à l’essai de l’efficacité du fonctionnement des principaux contrôles informatiques généraux des autres systèmes.     √  
Élaborer et documenter une stratégie normalisée de mise à l’essai et de surveillance des activités de contrôle de la qualité concernant les rapports financiers. √      
Élaborer un plan d’échantillonnage pour les opérations de paye. √      
Programme de surveillance permanent de l’efficacité du système ministériel de CIRF . √ √ √ √

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