Annexe de la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers - Transports Canada - Exercice financier 2011-2012

NOTE AU LECTEUR

Conformément à la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor, qui est entrée en vigueur le 1er avril 2009, les ministères sont tenus de démontrer les mesures prises pour maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF).

Dans le cadre de cette politique, les ministères sont tenus de réaliser des évaluations annuelles de leur système de CIRF, d’établir des plans d’action pour aborder tout ajustement nécessaire et de joindre à leur Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF) un résumé des résultats de l’évaluation et du plan d’action.

Les systèmes efficaces de CIRF visent à produire des états financiers fiables et d’assurer que :

  • les transactions sont autorisées de façon appropriée;
  • les documents financiers sont tenus comme il se doit;
  • les actifs sont protégés des risques tels que le gaspillage, l’abus, la perte, la fraude et la mauvaise gestion; et
  • les lois, les règlements et les politiques applicables sont suivis.

Il convient de noter que le système de CIRF n’est pas conçu pour éliminer tous les risques, mais plutôt pour atténuer le risque à un niveau raisonnable en veillant à ce que les contrôles soient pondérés et proportionnels aux risques qu’ils visent à atténuer.

Le système de CIRF est conçu pour atténuer les risques à un niveau raisonnable en fonction d’un processus continu de détermination des risques clés, pour évaluer l’efficacité des principaux contrôles connexes et les ajuster au besoin, ainsi que pour surveiller le système à l’appui de l’amélioration continue. De ce fait, la portée, le rythme et le statut de ces évaluations ministérielles de l’efficacité de leur système de CIRF varieront d’une organisation à l’autre en fonction des risques et des circonstances uniques de chacune.

Table des matières

1. Introduction

Le présent document est une annexe de la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers de Transports Canada pour l’exercice 2011-2012. Comme l’exige la nouvelle Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor, le présent document contient de l’information sommaire sur les mesures prises par Transports Canada pour maintenir l’efficacité de son système de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF). Plus particulièrement, il fournit des renseignements sommaires sur les évaluations du contrôle interne effectuées par Transports Canada au 31 mars 2012, y compris les progrès, les résultats et les plans d’action connexes ainsi que certaines données financières essentielles pour comprendre l’environnement de contrôle propre au ministère. Transports Canada produit cette annexe pour une troisième année.

1.1 Pouvoir, mandat et activités de programme

Des renseignements détaillés sur le pouvoir, le mandat et les activités de programme de Transports Canada sont présentés dans la Partie III – Rapport ministériel sur le rendement (RMR) de 2011-2012 et la Partie III – Rapports sur les plans et les priorités de 2012-2013.

1.2 Données financières principales

Les états financiers (non audités) de Transports Canada pour l’exercice financier 2011-2012 se trouvent sur le site Web suivant : http://www.tc.gc.ca/fra/services-generaux/finance-ef-791.htm. D’autres renseignements sont présentés dans les Comptes publics du Canada 2011-2012. Les principales données sont les suivantes:

  • Les dépenses totales s’élèvent à 1,56 milliard de dollars.

     

    • 23 % des dépenses totales (351 millions de dollars) consistent en paiements de transfert (subventions et contributions).
    • Transports Canada a 5 441 employés avec des coûts salariaux (595 millions de dollars) représentant environ 38 % du total des charges de fonctionnement.
  • Les revenus totalisent 402 millions de dollars, provenant principalement des loyers d’aéroports (273 millions de dollars ou 68 % du total des revenus). Les recettes non disponibles perçues au nom du gouvernement du Canada représentent 314 millions de dollars (78 %) des recettes totales.
  • Les immobilisations corporelles représentent 65 % du total des actifs (2,48 milliards de dollars).
  • Le total des passifs s’élève à 2,27 milliards de dollars.
    • Tout comme l’exercice précédent, les comptes créditeurs constituent la majorité des passifs avec 1,36 milliard de dollars ou 60 % du total des passifs.
    • Les obligations locatives au titre d’immobilisations corporelles louées se chiffrent à 588 millions de dollars ou 26 % du total des passifs.
  • Transports Canada a une forte présence régionale représentant environ 31 % (490 millions de dollars) des dépenses de fonctionnement du Ministère. Il y a une fonction décentralisée de finances et de comptabilité dans chacun des bureaux régionaux qui est chargée d’initier, d’approuver, de traiter et/ou de consigner une partie considérable des dépenses de fonctionnement. Transports Canada a neuf systèmes d’information clés qui sont essentiels à ses opérations et à ses rapports financiers, y compris les nombreuses interfaces des systèmes internes et externes.

1.3 Accords de service afférents aux états financiers

Transports Canada dépend et aide d’autres organisations dans le traitement de certaines opérations inscrites dans ses états financiers :

Arrangements communs

  • Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) administre centralement les paiements des salaires et l’approvisionnement en biens et services, conformément à la délégation de pouvoirs du Ministère.
  • Le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) fournit à Transports Canada de l’information utilisée pour calculer diverses charges à payer et indemnités, comme le passif lié aux indemnités de départ à payer.
  • Le ministère de la Justice offre des services juridiques à Transports Canada.
  • Services partagés Canada offre à Transports Canada certains services d’administration et de soutien de TI. Services partagés Canada a été créé le 4 août 2011 afin de regrouper, de rationaliser et d’améliorer les services d’infrastructure de technologie de l’information (TI) pour 43 ministères et organismes fédéraux. Le 15 novembre 2011, la responsabilité liée à la gestion des courriels, du centre de données et des services de réseau, y compris les ressources connexes, a été transférée de Transports Canada à Services partagés Canada. La gestion et la prestation de ces services ont été partagées au cours de la période de transition de 2011-2012 pendant l’établissement de Services partagés Canada.

Arrangement particulier

  • Transports Canada gère certains programmes pour Infrastructure Canada.

1.4 Changements importants pendant l’exercice financier 2011-2012

Il n’y a eu aucun changement important depuis l’exercice précédent.

2. Environnement de contrôle lié au CIRF de Transports Canada

Transports Canada reconnaît l’importance du leadership de la haute direction pour s’assurer que les membres du personnel de tous les niveaux comprennent le rôle qu’ils ont à jouer dans le maintien de l’efficacité des systèmes de CIRF et sont équipés adéquatement pour exercer efficacement leurs responsabilités. L’objectif de Transports Canada est d’améliorer continuellement son environnement de contrôle interne en utilisant une approche adaptée et axée sur les risques, et en ciblant ses investissements dans les ressources de façon à continuer à apporter des améliorations et des innovations à un coût raisonnable.

2.1 Postes clés, rôles et responsabilités

Ci-dessous sont énumérés les postes et les comités clés de Transports Canada qui sont chargés de maintenir et d’examiner l’efficacité du système de CIRF.

Sous-ministre (SM) À titre d’administrateur des comptes, le sous-ministre de Transports Canada assume globalement la responsabilité et la direction des mesures prises pour maintenir l’efficacité du système de contrôle interne. Dans ce rôle, le sous-ministre est membre d’office du Comité de vérification ministériel. Le sous-ministre préside aussi le Comité exécutif de gestion (CGX) de Transports Canada.

Dirigeant principal des finances (DPF) Le dirigeant principal des finances de Transports Canada soutient le sous-ministre, dont il relève directement, et guide la coordination, la cohérence et l’orientation de la conception et du maintien d’un système de contrôle interne efficace et intégré en matière de rapports financiers, y compris son évaluation annuelle. Les responsabilités du dirigeant principal des finances comprennent aussi la gestion du profil de risque ministériel.

Cadres supérieurs – Les cadres supérieurs de Transports Canada chargés de l’exécution des programmes sont responsables du maintien et de l’examen de l’efficacité du système de CIRF qui relève de leur secteur de responsabilité.

Dirigeant principal de la vérification (DPV) Le dirigeant principal de la vérification de Transports Canada est placé sous l’autorité directe du sous-ministre et fournit une assurance en effectuant périodiquement des vérifications internes qui aident à maintenir l’efficacité du système de CIRF.

Comité de vérification ministériel (CVM) – Le Comité de vérification ministériel est un comité consultatif qui émet des opinions objectives sur les états financiers et les cadres de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance de Transports Canada. Établi en 2008, il est composé de quatre membres externes. À ce titre, il analyse le profil de risque ministériel de Transports Canada et son système de contrôle interne, y compris l’évaluation et les plans d’action relatifs au système de CIRF.

Comité exécutif de gestion (CGX) – En tant qu’organisme décisionnaire central de Transports Canada, le CGX examine, approuve et surveille le profil de risque ministériel et le système de contrôle interne du Ministère, y compris l’évaluation et les plans d’action relatifs au système de CIRF. Le CGX se penche régulièrement sur les questions liées aux politiques, aux programmes et aux règlements ainsi qu’aux questions associées aux ressources et à la gestion (gestion intégrée), passant d’un groupe de questions à l’autre, au besoin.

2.2 Mesures clés prises par Transports Canada

L’environnement de contrôle de Transports Canada comprend une série de mesures qui permettent aux membres de son personnel de gérer les risques en les sensibilisant, en mettant à leur disposition les connaissances et les outils appropriés et en perfectionnant leurs compétences.

Voici quelques mesures clés :

  • Gouvernance et orientation stratégique : Le Comité exécutif de gestion (CGX), le Comité ministériel de vérification, les Conseils de gestion des résultats stratégiques (CGRS), le Comité opérationnel des services internes (COSI), le Comité de gestion des ressources;
  • Valeurs de la fonction publique : Un Bureau des valeurs et de l’éthique, un agent de l’intégrité, un code de déontologie et un code de valeurs et d’éthique;
  • Politiques et programmes : Architecture des activités de programme (AAP), des politiques ministérielles adaptées à l’environnement de contrôle de Transports Canada, un cadre de gestion du budget, un document de gouvernance et une matrice de délégation des pouvoirs;
  • Personnes : Plan intégré de ressources humaines à l’échelle nationale et obligation pour les titulaires des postes clés en gestion financière de détenir un titre professionnel comptable;
  • Service axé sur les citoyens : Divers comités d’intervenants externes;
  • Gestion des risques : Profil de risque ministériel, cadre de gestion des risques pour les paiements de transfert, plan d’échantillonnage national et fonction spécialisée de contrôle de la qualité et de surveillance pour le CIRF;
  • Administration : Documentation des principaux processus opérationnels et des risques et des points de contrôle clés connexes à l’appui de la gestion et de la surveillance du système de CIRF;
  • Responsabilisation : Accords de rendement annuels comportant des responsabilités clairement définies dans le domaine de la gestion financière;
  • Apprentissage, innovation et gestion du changement : Programmes de formation et communications dans les domaines centraux de la gestion financière;
  • Résultats et rendement : Cadre de mesure du rendement et production régulière de rapports sur le rendement financier;
  • Automatisation : Systèmes automatisés de technologie de l’information (TI) pour accroître la sûreté, l’intégrité, l’efficience et l’efficacité; et
  • Vérification interne :Plan de vérification interne axé sur les risques.

3. Évaluation du système de CIRF de Transports Canada

3.1 Approche d’évaluation

À l’appui de la Politique sur le contrôle interne, Transports Canada doit être en mesure de maintenir un système efficace de CIRF dans le but de fournir l’assurance raisonnable que :

  • les transactions sont autorisées de façon appropriée;
  • les documents financiers sont tenus comme il se doit;
  • les actifs sont protégés, et
  • les lois, les règlements et les politiques applicables sont suivis.

Pour veiller à ce que ces objectifs soient atteints au fil du temps, des évaluations de l’efficacité de la conception et du fonctionnement du système de CIRF doivent être réalisées et être appuyées par la suite par un cadre de surveillance continue qui améliorera continuellement le système ministériel de CIRF.

L’évaluation de l’efficacité de la conception est définie comme étant le processus de documentation visant à assurer que, en ce qui a trait à la production de rapports financiers aux fins de la préparation des états financiers annuels, les contrôles clés au niveau de l’entité, du processus opérationnel et du contrôle de TI sont indiqués et documentés, concordent avec les risques qu’ils sont censés atténuer et fonctionnent comme il est prévu. Cela comprend l’identification de toute mesure corrective devant être prise.

L’évaluation de l’efficacité du fonctionnement est définie comme étant l’essai et l’évaluation des contrôles clés indiqués et documentés au niveau de l’entité, du processus opérationnel et de TI, pour veiller à ce que les contrôles fonctionnent comme il est prévu sur une période définie et que les corrections requises sont apportées par le biais de plans d’action de la direction documentés. De tels essais sont réalisés à l’aide d’une méthode d’échantillonnage acceptable pour un éventail complet de transactions ministérielles au niveau de l’entité, du processus opérationnel et des contrôles informatiques généraux de TI.

Un cadre de surveillance continue désigne une stratégie intégrée et une approche continue visant à évaluer périodiquement et à faciliter la gestion de CIRF à l’appui d’une amélioration continue. Il englobe une approche ministérielle intégrée selon laquelle le ministère a en place divers mécanismes par le biais desquels l’efficacité de la conception et du fonctionnement de l’entité, de l’organisation et des contrôles de TI sont évalués et réévalués en fonction des risques, au moyen d’un plan d’évaluation par rotation périodique, notamment la prise rapide de mesures correctives nécessaires.

3.2 Portée de l’évaluation au cours de l’exercice financier 2011-2012

3.2.1 Stratégie de surveillance et d’évaluation fondée sur les risques de CIRF à Transports Canada

Dans le cadre de son engagement dans l’annexe à la déclaration de responsabilité de la direction de 2010-2011, notamment le CIRF, le Ministère a terminé un cadre d’évaluation fondée sur les risques et une stratégie de surveillance continue pour le CIRF.

Le présent document énonce officiellement la méthodologie et l’approche générales en ce qui concerne la réalisation d’évaluations de l’efficacité de la conception et du fonctionnement des contrôles clés au niveau de l’entité, du processus opérationnel et de l’aspect informatique de TI. Le Ministère suivra la stratégie et l’approche documentées pour effectuer le reste des évaluations de l’efficacité du fonctionnement au niveau de l’entité, de certains processus opérationnels et de contrôles clés en matière d’application de TI (système informatique). Plus important encore, le document fait état des rôles et des responsabilités des responsables des processus opérationnels fonctionnels et des intervenants clés essentiels à l’intégrité et à la gestion du système de CIRF à Transports Canada.

En outre, le document CIRF à Transports Canada – Stratégie de surveillance et d’évaluation fondée sur les risques contient un plan normalisé et pluriannuel d’évaluation par rotation visant à mettre à l’essai les contrôles clés au niveau de l’entité, du processus opérationnel et des contrôles généraux de TI qui assurent que la fréquence et la portée des essais concordent avec les risques relevés.

3.2.2 Essai de l’efficacité du fonctionnement – terminé

Contrôles généraux de TI

Transports Canada a évalué et a terminé les essais liés à l’efficacité du fonctionnement des contrôles généraux de TI comme décrit ci-dessous et détaillé plus loin à la section 4.1.

  • Suite de l’application du système financier Oracle E-Business (y compris iVoyages)

Lors de la réalisation des essais d’efficacité du fonctionnement, Transports Canada a indiqué que les contrôles clés fonctionnent bien au cours d’une période de 12 mois en fonction des essais. Toutes mesures correctives nécessaires jusqu’à maintenant sont en train d’être prises.

3.2.3 Autres évaluations fondées sur le risque – En cours

En raison des contraintes considérables liées aux ressources en 2011-2012, certaines évaluations prévues de l’efficacité de la conception et du fonctionnement ont été retardées et n’ont donc pas été terminées avant le 31 mars 2012. Ces évaluations sont en cours et seront terminées d’ici la fin de l’exercice à venir (voir les détails à la section 5 ci-dessous) :

  • Contrôles au niveau de l’entité – dans le contexte de CIRF
  • Contrôles au niveau du processus opérationnel :

     

    • Gestion de la budgétisation et de la prévision financière;
    • Gestion des immobilisations et travaux en cours;
    • Gestion de la rémunération et des avantages sociaux.
  • Contrôles d’application de TI :

     

    • Applications Oracle – modules principaux de Finances, Matériaux et iVoyages (après la version 12 d’Oracle);
    • Système de facturation de Transports Canada (SFTC);
    • Rémunération associée au Système intégré du personnel des Transports (SIPT) des RH et au système des congés et des services supplémentaires de LEX;
    • Système de masse salariale (SMS).

3.2.4 Autres activités de surveillance continue – Terminées

Comme il a été mentionné ci-dessus, en raison des contraintes liées aux ressources pendant l’exercice, le ministère a axé son ensemble de compétences disponibles en matière de ressources sur le renforcement de certaines faiblesses associées au contrôle relevées lors des évaluations précédentes par la vérification interne, tout en adoptant une approche fondée sur l’évaluation des risques et une stratégie de ressources pour s’assurer que le reste des évaluations de l’efficacité du fonctionnement se termineront à temps d’ici la fin de l’exercice 2012-2013.

Au cours de l’exercice, Transports Canada a terminé et a tenu compte de l’information issue des vérifications pertinentes et des examens fonctionnels suivants :

  • Vérifications internes de Transports Canada

     

    • Vérification des contrôles du cycle de vie du projet de GI/TI
    • Vérification des contrôles financiers : Approvisionnement
  • Examens fonctionnels de Transports Canada
    • Examens annuels des principaux contrôles financiers
    • Examens fonctionnels des pratiques en matière de passation de marchés
    • Examens fonctionnels de l’approvisionnement relatif aux dépenses liées aux cartes d’achat du gouvernement, examen des services professionnels et d’aide temporaire
    • Autres examens des charges financières (p. ex., déplacements, accueil, etc.) à l’appui du Plan d’action pour la réduction du déficit.

Transports Canada continue les efforts pour améliorer le processus opérationnel dans le but de renforcer les contrôles en matière de rapports financiers et d’atteindre les objectifs suivants :

Processus opérationnels :

  • Améliorer l’uniformité de la documentation pour mieux appuyer une évaluation efficace du CIRF;
  • Améliorer l’uniformité de l’établissement de rapports et de la surveillance du processus d’assurance de la qualité en ce qui concerne la vérification des comptes (qui se fait avant et après le paiement) afin de réduire les lacunes relatives au rendement en réponse à des domaines d’amélioration indiqués dans la vérification des contrôles financiers relatifs à l’approvisionnement de 2011-2012;
  • Mettre en œuvre un Plan d’échantillonnage national (PEN) mis à jour qui comprenait des améliorations comme un guide en ligne visant à vérifier les contrôles financiers clés ainsi qu’une liste de vérification uniforme pour vérifier les attributs de contrôle clés;
  • Normaliser l’approbation et les rapports de fin de période dans tous les bureaux ministériels de comptabilité générale;
  • Préciser les normes, les rôles et les responsabilités concernant l’exercice approprié du pouvoir délégué.

4. Résultats de l’évaluation ministérielle au cours de l’exercice financier 2011-2012

Comme la section 3.2 l’indiquait ci-dessus, la présente section résume les résultats de la principale évaluation des essais liés à l’efficacité du fonctionnement réalisés par Transports Canada en 2011-2012.

4.1 Efficacité du fonctionnement des contrôles généraux de TI (CGTI)

Au moment de réaliser les essais liés à l’efficacité du fonctionnement pour les CGTI du Ministère, Transports Canada a mis à jour la documentation précédente sur la conception et a validé les principaux processus auprès des divers intervenants de GI/TI et d’affaires.

L’évaluation des CGTI a été effectuée en respectant les principes des objectifs de contrôle de l’information et des technologies associées (COBIT) qui à leur tour ont été élaborés en fonction du cadre du COSO. Les principes COBIT constituent le cadre accepté par l’industrie pour évaluer la gouvernance et les contrôles de TI et ils sont divisés en quatre principaux critères de contrôle :

  • Sécurité – Accès aux programmes et aux données;
  • Gestion du changement;
  • Élaboration du programme (et mise en œuvre du système);
  • Opérations informatiques.

Les résultats et les constatations de l’évaluation indiquaient des domaines d’amélioration pour les quatre principaux critères de contrôle évalués : sécurité (accès aux programmes et aux données), gestion du changement, élaboration du programme et opérations informatiques.

Le ministère a pris les mesures nécessaires pour commencer à élaborer des plans d’action de gestion efficients dans le but de corriger et de renforcer les contrôles liés à l’accès et d’éliminer rapidement les risques liés à l’accès et à la mise au point du système de TI. On rendra compte du progrès des plans d’action de gestion semestriellement.

5. Plan d’action de Transports Canada

5.1 Plan d’action pour 2012-2013 et les exercices financiers suivants

Le tableau suivant donne une mise à jour des progrès accomplis au cours de l’exercice 2011-2012 en fonction des engagements prévus notés dans le rapport de l’année précédente. De plus, le tableau contient un plan d’action sommaire, notamment d’autres activités et plans de surveillance en cours qui ont été mis en place pour veiller à ce que Transports Canada continue à surveiller et à améliorer son système de CIRF à l’aide d’une approche équilibrée et rentable tenant compte des risques, de la capacité des ressources et des capacités.

Contrôles internes en matière de rapports
financiers (éléments de contrôle)
Évaluation de l’efficacité du fonctionnement Autres activités de surveillance continue
Évaluation terminée au cours de l’année Évaluation initiale (à terminer) Évaluation par rotation pluriannuelle
2011-2012 2012-2013 2012-2013 2013-2014 2014-2015 2015-2016 2016-2017 2012-2013 2013-2014 2014-2015
Contrôles à l’échelle de l’entité                    
Contrôles à l’échelle de l’entité Retardée à 2012-2013              
Contrôles relatifs aux processus opérationnels                    
Gestion de la budgétisation et de la prévision financières Retardée à 2012-2013              
Gestion de la rémunération et des avantages sociaux                
Gestion des immobilisations et des TEC (dépenses en immobilisations)                
Gestion des déplacements liés à l’approvisionnement - iVoyages                  
Gestion de l’approvisionnement (dépenses de fonctionnement)                  
Gestion des comptes de régularisation et d’autres entrées générales (CAFE, écritures de journal)                  
Gestion des passifs environnementaux et d’autres passifs                  
Gestion des paiements de transfert des subventions et des contributions                  
Gestion des recettes et des créances                
Gestion des marchés et des engagements                
Gestion de la clôture d’exercice et des rapports financiers                
Contrôles des TI (CGTI et applications)                    
CGTI d’Oracle ERP (y compris iVoyages) Oui                
Contrôles de l’application Oracle 12 EBS (y compris iVoyages)                
CAG (groupe Oracle)                  
SFTC                
SIPT                  
LEX (congés et heures supplémentaires)                  
Système de masse salariale (SMS)                
SDLPA – Système décentralisé des licences du personnel de l’air                  
Hyperion                  
ADI d’Oracle                  
Autres activités de surveillance en cours                    
Élaborer et documenter une stratégie fondée sur les risques, un plan et une approche pour une mise à l’essai uniforme et une surveillance de l’efficacité du CIRF Oui            
Réviser la trousse et les procédures du questionnaire pour la mise à l’essai du Plan d’échantillonnage national (PEN); améliorer et mettre à jour les rapports sur le PEN; mettre à jour et publier la politique sur le PEN Oui            
Stratégie d’échantillonnage du PEN pour les transactions de paie Retardée à 2012-2013 – après l’évaluation de la rémunération et des avantages sociaux            
Accès des utilisateurs à Oracle – examen annuel et mise à niveau              
Surveillance de fin de période (mensuelle)              
Mise à l’essai postérieure au paiement – PEN (mensuelle)              
Pilote – Subventions et contributions – stratégie après vérification du PEN              
Subventions et contributions – stratégie après vérification du PEN des paiements à faible risque              
Examen des contrôles financiers – visites sur place annuelles