Table des matières
- 1. Introduction
- 2. Système ministériel de contrôle interne en matière de rapports financiers
- 3. Résultats de l’évaluation ministérielle au cours de l’exercice 2012-2013
- 4. Plan d’action du Ministère
1. Introduction
Le présent document présente de l’information sommaire sur les mesures prises par Transports Canada pour maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF), y compris des renseignements sur la gestion du contrôle interne et les résultats d’évaluation et les plans d’action connexes.
Des renseignements détaillés sur les pouvoirs de Transports Canada, son mandat et ses activités de programme se trouvent dans le Rapport ministériel sur le rendement (RMR) 2012-2013 section III TC RMR 2011-2012 et dans le Rapport sur les plans et priorités (RPP) TC RPP 2013-2014.
2. Système ministériel de contrôle interne en matière de rapports financiers
2.1 Gestion du contrôle interne
Le ministère est doté d’une structure de gouvernance et de reddition de comptes bien établie pour appuyer les efforts d’évaluation et de surveillance de son système de contrôle interne. Un cadre de gestion du contrôle interne ministériel, approuvé par le sous-ministre, est en place et il comprend les éléments suivants :
- des structures organisationnelles de reddition de comptes et de surveillance étant donné qu’elles sont liées à la gestion du contrôle interne afin d’appuyer une saine gestion financière, y compris les rôles et les responsabilités des cadres supérieurs du Ministère (membres du CGX) dans leurs secteurs de responsabilité pour la gestion du contrôle dans la structure établie du comité de gestion qui est décrite dans le document Gouvernance de Transports Canada en vertu de l’AAP – Un cadre décisionnel intégré;
- un cadre mis à jour du Code de valeurs et d’éthique de TC;
- des activités de communication et de formation continues sur les exigences législatives, les politiques et les procédures à l’appui de la saine gestion financière et du contrôle;
- une surveillance et des comptes rendus réguliers, au moins deux fois par année, sur la gestion du CIRF, en plus des résultats d’évaluation et des plans d’action à l’intention du sous‑ministre, des membres du CGX et du Comité ministériel de vérification (CMV), au besoin. Le CMV donne des conseils au sous-ministre sur la pertinence et le fonctionnement des processus et des cadres de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance du Ministère;
- des mesures de contrôle interne comprises dans les ententes de mesure du rendement de la haute direction;
- des validations annuelles des résultats de la gestion du contrôle interne grâce à la signature des membres du CGX concernant la gestion du contrôle pour leurs secteurs de responsabilité.
2.2 Ententes de services pertinentes par rapport aux états financiers
Transports Canada a recours à d’autres organisations pour le traitement de certaines opérations qui sont consignées dans ses états financiers des façons suivantes :
Ententes courantes :
- Le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux du Canada (TPSGC) exerce une gestion centrale du versement des salaires et de l’acquisition de biens et services en fonction des pouvoirs délégués par le ministère, ainsi que de l’offre de locaux;
- Le Secrétariat du Conseil du Trésor fournit au ministère les renseignements nécessaires pour calculer les charges à payer et les provisions, par exemple, la charge accumulée liée aux indemnités de départ;
- Le ministère de la Justice fournit les services juridiques à Transports Canada;
- Services partagés Canada (SPC) fournit des services d'infrastructure de TI à Transports Canada dans les domaines des centres de données et des services de réseau. La portée et les responsabilités sont abordées dans l'accord interministériel entre la SPC et Transports Canada.
Ententes particulières :
- Transports Canada remplit des fonctions de gestion financière, de comptabilité et de production de rapports et fournit des services d’administration de la paye au nom du Tribunal d’appel des transports du Canada (TATC).
3. Résultats de l’évaluation ministérielle au cours de l’exercice 2012-2013
Au cours de l’exercice 2012-2013, le Ministère a terminé les tests d’efficacité de la conception et la plupart des tests d’efficacité opérationnelle des autres secteurs clés de contrôle conformément à la méthode d’évaluation axée sur les risques décrite dans le cadre du CIRF de Transports Canada pour la surveillance et l’évaluation axée sur les risques. La surveillance continue à être mise en œuvre conformément au plan.
3.1 Tests d’efficacité de la conception des contrôles clés
Pour l’exercice courant, le Ministère a terminé les tests d’efficacité de la conception des processus clés prévus, comme suit :
- contrôles au niveau de l’organisation;
- budgétisation et prévision financières;
- gestion de la paie et des avantages sociaux;
- gestion des immobilisations et des TEC (dépenses en immobilisations des travaux en cours).
À la suite des tests d’efficacité de la conception, le Ministère a relevé des lacunes pour lesquelles les mesures correctives requises ci-après ont été mises en place à la fin de cette période de référence :
- processus amélioré et reddition de compte accrue pour la direction et surveillance des dépenses en immobilisations des travaux en cours pour veiller à ce que les immobilisations achevées soient adéquatement capitalisées et que les comptes de travail en cours soient rapprochés et que le solde soit réglé en temps opportun;
- renforcement du rapprochement, des procédures de fin de période et des rapports sur les progrès concernant les comptes des travaux en cours à l’Administration centrale et dans les Régions.
Les tests d’efficacité opérationnelle sur les projets de TEC seront effectués en 2013-2014 lorsque les mesures correctives auront été en place pendant suffisamment de temps.
De plus, conformément au plan ministériel de surveillance continue, la conception des principaux processus ci-après a été analysée et mise à jour pour veiller à ce qu’une saine gestion financière demeure en place :
- Gestion de l’acquisition de services de voyage – conception mise à jour afin de tenir compte des nouvelles procédures pour le système iVoyages amélioré et le processus de demande de remboursement des frais de voyage sans papier;
- Gestion de l’approvisionnement (dépenses de fonctionnement) – conception mise à jour en réponse aux initiatives et aux mesures correctives (d’une évaluation précédente de la vérification interne des contrôles financiers) afin de centraliser les fonctions des comptes créditeurs dans les Régions et la RCN;
- Gestion des recettes et des créances – conception mise à jour pour un flux de rentrées en particulier afin de tenir compte du changement de processus visant à centraliser la facturation des ports et des aéroports dans une seule Région;
- Gestion des marchés et des engagements – conception mise à jour afin de tenir compte du changement de processus visant à centraliser le traitement des bons de commandes dans la RCN.
3.2 Tests d’efficacité opérationnelle des contrôles clés
En 2012-2013, le Ministère a effectué les tests d’efficacité opérationnelle des contrôles au niveau de l’organisation, des contrôles des processus opérationnels clés et des contrôles des applications des TI, tel qu’il est indiqué ci-dessous :
- contrôles au niveau de l’organisation;
- gestion de la budgétisation et des prévisions financières;
- gestion de la paie et des avantages sociaux;
- gestion des immobilisations et des TEC;
- contrôles de l’application Oracle EBS R12.
À la suite des tests d’efficacité opérationnelle, le Ministère a pu déterminer les mesures correctives nécessaires suivantes :
Contrôles au niveau de l’organisation :
- Terminer la mise en œuvre et la diffusion du nouveau Code de valeurs et d’éthique de TC et du cadre connexe;
- Accroître la sensibilisation des employés et des gestionnaires à leurs rôles et responsabilités en matière de valeurs et d’éthique;
- Mettre en œuvre et transmettre la Politique relative à la fraude modifiée et les nouvelles procédures de gestion des risques de fraude;
- Améliorer la surveillance du processus de clôture à la fin de la période afin d’assurer l’achèvement rapide de ce processus;
- Améliorer les pratiques de contrôle et de prévision des engagements;
- Renforcer la capacité des compétences approfondies d’analyse financière et d’établissement de rapports afin d’améliorer la qualité des conseils financiers donnés à la haute direction;
- Améliorer la gouvernance de la GI/TI afin de renforcer la stratégie de GT/TI et la prise de décision sur les investissements.
Gestion de la budgétisation et des prévisions financières :
- Renforcer la « fonction d’analyse critique » des finances et augmenter la surveillance à l’appui du processus solide de gestion budgétaire.
Gestion de la paie et des avantages sociaux :
- Renforcer la vérification des comptes pour les approbations en ligne de paiement en bloc lié à la rémunération;
- Améliorer l’uniformité des approbations et des pièces justificatives requises.
Gestion des immobilisations :
- Renforcer les rôles et les responsabilités ainsi que les procédures en ce qui concerne la surveillance des projets des TEC et la clôture rapide des projets;
- Améliorer le processus interne d’aliénation des immobilisations afin de veiller à ce que les contrôles liés à l’aliénation et à la responsabilité de l’aliénation fonctionnent de manière constante et efficace.
Les mesures correctives déterminées par les autoévaluations ministérielles pour ce qui est des processus clés susmentionnés sont abordées dans le plan des mesures correctives de la direction établi et ont progressé dans la plupart des secteurs.
Le Ministère adopte une approche axée sur les risques pour les mesures correctives des lacunes relatives aux contrôles. Tous les efforts sont déployés pour combler les lacunes importantes relatives aux contrôles, et la priorité est donnée à toute mesure corrective jugée à risque élevé. Il convient de noter que le Ministère reconnaît que la réalisation de certaines mesures correctives puisse nécessiter un laps de temps raisonnable en raison du niveau de complexité ou d’efforts à déployer. Pour les éléments à faible risque, la direction peut décider d’accepter le risque relevé, sans prendre d’autres mesures correctives. Toutes les mesures correctives font l’objet d’un suivi au moyen des plans d’action de la direction (PAD) approuvés qui sont régulièrement surveillés de façon à ce que la situation puisse être signalée à la haute direction.
3.3 Surveillance continue des contrôles clés
Au cours de l’exercice 2012-2013, le Ministère n’a pas pu poursuivre la surveillance continue prévue pour réévaluer l’efficacité opérationnelle des recettes et des créances en raison d’un changement dans le processus visant à centraliser la facturation de certaines fonctions dans une seule Région. La réévaluation a été reportée afin d’allouer suffisamment de temps pour l’entrée en vigueur du nouveau processus et des procédures connexes. Par conséquent, seule l’efficacité de la conception des sous-processus importants et des contrôles connexes a été mise à jour comme indiqué à la section 3.1 ci-dessus.
Dans le contexte d’autres activités de surveillance continue, le Ministère a apporté des améliorations constantes, dans la mesure du possible, notamment l’amélioration de sa surveillance du respect de la directive sur la vérification des comptes dans le cadre du Plan national d’échantillonnage de TC nouvellement révisé.
De plus, le processus de vérification des comptes pour les paiements de transfert au titre de subventions et de contributions a été simplifié et harmonisé avec le cadre de gestion des risques pour les paiements de transfert au sein du Ministère.
4. Plan d’action du Ministère
4.1 Progrès réalisés au cours de l’exercice 2012-2013
Au cours de l’exercice 2012-2013, le Ministère a réalisé d’importants progrès en effectuant ses évaluations et en améliorant son cadre de contrôles clés. Un sommaire des principaux progrès réalisés par le Ministère en fonction des plans définis dans l’annexe de l’exercice précédent est présenté ci-après et précisé davantage à la section 4.2 (voir tableau) :
|
Élément dans le plan d’action de l’exercice précédent |
État |
|---|---|
| Tests d’efficacité opérationnelle | |
|
Contrôles au niveau de l’organisation |
|
|
Gestion de la budgétisation et des prévisions financières |
|
|
Gestion de la paie et des avantages sociaux |
|
|
Gestion des immobilisations et des TEC (dépenses en immobilisations des travaux en cours) |
|
|
Gestion de l’acquisition de services de voyage |
|
|
Gestion de l’approvisionnement (dépenses de fonctionnement) |
|
|
Gestion des produits à recevoir et d’autres entrées générales (CAFE, écritures de journal) et responsabilités environnementales |
|
|
Gestion des recettes et des créances |
|
|
Gestion des marchés et des engagements |
|
|
Gestion de la clôture d’exercice et des rapports financiers |
|
|
Contrôles généraux information (CGI) – PRE d’Oracle |
|
|
Contrôles des applications informatiques (CAI) – Oracle EBS R12 |
|
|
Système de facturation de Transports Canada (SFTC) |
|
|
CIRF – Système décentralisé des licences du personnel de l’air (SDLPA) et interface téléchargeable d’Oracle (ADI d’Oracle) |
|
4.2 État et plan d’action pour le prochain exercice et les exercices suivants
Grâce aux progrès réalisés et au cadre ministériel de CIRF pour l’évaluation axée sur les risques et la surveillance révisé, le Ministère est en mesure de terminer l’évaluation complète axée sur les risques de son système de CIRF en 2013-2014.
Au cours de l’exercice 2013-2014, le ministère prévoit mettre à jour ses évaluations des risques liés aux rapports financiers pour les processus opérationnels clés. Cette évaluation des risques mise à jour pourrait avoir une incidence sur la fréquence de la future surveillance continue des processus opérationnels décrits ci-dessous. Le Ministère a également mis à jour son évaluation des risques liés aux contrôles généraux liés aux TI (CGTI) en raison du système financier EBS R12 d’Oracle récemment adopté et des divers sous-systèmes étendus qui forment l’ensemble du système Oracle ERP. Par conséquent, la réévaluation prévue de l’efficacité opérationnelle de ces systèmes a été devancée, passant de 2015-2016 à 2013-2014.
En 2013-2014, le Ministère terminera le processus opérationnel qui n’a pas déjà été évalué, donnera suite aux conclusions ou aux lacunes relevées dans la vérification des contrôles de suivi du BVG, et terminera de mettre en place les mesures correctives des lacunes relevées dans les diverses autoévaluations ministérielles effectuées au cours de l’exercice.
À ce moment, le Ministère appliquera son plan cyclique de surveillance continue afin de réévaluer le rendement des contrôles selon le risque dans tous les secteurs de contrôle. L’état et le plan d’action pour l’achèvement des secteurs de contrôle désignés pour l’exercice 2013-2014 et les exercices suivants suit :
|
Contrôles internes en matière de rapports financiers (éléments de contrôle clés) |
Éléments d’évaluation |
||
|---|---|---|---|
|
Test d’efficacité de la conception et mesures correctives |
Test d’efficacité opérationnelle et mesures correctives1 |
Stratégie de surveillance continue2 |
|
|
Au 31 mars 2013 |
Au 31 mars 2013 |
||
|
Contrôles à l’échelle de l’organisation |
|||
|
Contrôles à l’échelle de l’organisation |
Terminée |
Avancée; à compléter en 2013-2014 |
2015-2016 |
|
Contrôles relatifs aux processus opérationnels |
|||
|
Gestion de la budgétisation et des prévisions financières |
Terminée |
Avancée; à compléter en 2013-2014 |
2015-2016 |
|
Gestion de la rémunération et des avantages sociaux |
Terminée |
Avancée; à compléter en 2013-2014 |
2014-2015 |
|
Gestion des immobilisations et des TEC (dépenses en immobilisations) |
Terminée |
Avancée; à compléter en 2013-2014 |
2014-2015 |
|
Gestion de l’acquisition de services de voyage |
Terminée |
Commencée; à compléter en 2013-2014 |
2015-2016 |
|
Gestion de l’approvisionnement (dépenses de fonctionnement) |
Terminée |
Terminée |
2013-2014 |
|
Gestion des produits à recevoir et autres entrées générales (CAFE, indemnités à payer, responsabilité environnementale et autres responsabilités à long terme et autres écritures de journal) |
Terminée |
Commencée; à compléter en 2013-2014 |
2015-2016 |
|
Gestion des paiements de transfert sous forme de subventions et de contributions |
Terminée |
Terminée |
2014-2015 |
|
Gestion des recettes et des créances |
Terminée |
Avancée; à compléter en 2013-2014 |
2015-2016 |
|
Gestion des marchés et des engagements |
Terminée |
Commencée; à compléter en 2013-2014 |
2015-2016 |
|
Gestion de la clôture d’exercice et des rapports financiers |
Commencée |
2013-2014 |
2015-2016 |
|
Contrôles relatifs aux TI |
|||
|
Contrôles généraux liés aux TI
|
Terminée |
Terminée |
2013-2014 |
|
Contrôles généraux liés aux TI
|
Terminée |
Avancée; à compléter en 2013-2014 |
2013-2014 |
|
Contrôles généraux liés aux TI
|
Terminée |
À éliminer (risque à faible niveau) |
À éliminer
|
|
Contrôles des applications de TI
|
Terminée |
Avancée; à compléter en 2013-2014 |
2014-2015 |
1 Avancé réfère à l’achèvement de la mise à l’essai de l’efficacité de l’exploitation, avec les mesures corrections requises pour traiter les constatations relevées dans la vérification de suivi du Bureau du vérificateur général et les plans d’action de la direction approuvés pour combler les lacunes notes au moyen des autoévaluations.
2 Rotation liée à la surveillance continue pour les exercices futurs, une fois que les évaluations initiales sont terminées en 2013-2014.
Ce document peut être visualisé ou téléchargé :
- Annexe de la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers – Transports Canada Exercice financier 2012-2013 - 2011-2012 ( Version PDF , 164 kb )
Pour consulter la version PDF (format de document portable), vous devez avoir un lecteur PDF sur votre ordinateur. Si vous n'en avez pas déjà un, il existe de nombreux lecteurs PDF que vous pouvez télécharger gratuitement ou acheter dans Internet :