Table des matières
Contenu
- 1. INTRODUCTION
- 2. SYSTÈME MINISTÉRIEL DE CONTRÔLE INTERNE EN MATIÈRE DE RAPPORTS FINANCIERS
- 3. RÉSULTATS DE L'ÉVALUATION MINISTÉRIELLE AU COURS DE L'EXERCICE 2013-2014
- 4. PLAN D'ACTION DU MINISTÈRE
1. Introduction
Le présent document fournit de l'information sommaire sur les mesures prises par Transports Canada (TC) pour maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF), y compris des renseignements sur la gestion du contrôle interne et les résultats d'évaluation et les plans d'action connexes.
Des renseignements détaillés sur les pouvoirs de Transports Canada, son mandat et ses activités de programme se trouvent dans le Rapport ministériel sur le rendement (RMR) 2013-2014 section III TC RMR 2012-2013 et dans le Rapport sur les plans et priorités (RPP) TC RPP 2014-2015.
2. Système ministériel de contrôle interne en matière de rapports financiers
2.1 Gestion du contrôle interne
Le Ministère est doté d'une structure de gouvernance et de reddition de comptes bien établie pour appuyer les efforts d'évaluation et de surveillance de son système de contrôle interne. Un cadre de gestion du contrôle interne ministériel, approuvé par le sous-ministre, est en place et il comprend les éléments suivants :
- des structures organisationnelles de reddition de comptes et de surveillance afin d'appuyer une saine gestion financière, y compris les rôles et les responsabilités des cadres supérieurs du Ministère (membres du CGX et autres);
- un cadre mis à jour du Code de valeurs et d'éthique de TC;
- des activités de communication et de formation continues sur les exigences législatives, les politiques et les procédures à l'appui de la saine gestion financière et du contrôle;
- une surveillance et des comptes rendus réguliers, au moins deux fois par année, sur la gestion du CIRF, en plus des résultats d'évaluation et des plans d'action à l'intention du sous ministre, des membres du CGX et du Comité ministériel de vérification (CMV), au besoin;
- le CMV donne au sous-ministre des conseils et une rétroaction sur la pertinence et le fonctionnement des processus et des cadres de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance du Ministère;
- des mesures de contrôle interne comprises dans les ententes de mesure du rendement de la haute direction;
- des validations annuelles des résultats de la gestion du contrôle interne grâce à la signature des membres du CGX concernant la gestion du contrôle pour leurs secteurs de responsabilité.
2.2 Ententes de services pertinentes par rapport aux états financiers
Transports Canada a recours à d'autres organisations pour le traitement de certaines opérations qui sont consignées dans ses états financiers des façons suivantes :
Ententes courantes :
- Le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux du Canada (TPSGC) exerce une gestion centrale du versement des salaires et de l'acquisition de biens et services en fonction des pouvoirs délégués par le ministère, ainsi que de l'offre de locaux;
- Le Secrétariat du Conseil du Trésor fournit au Ministère les renseignements nécessaires pour calculer les charges à payer et les provisions, par exemple, la charge accumulée liée aux indemnités de départ;
- Le ministère de la Justice fournit des services juridiques à Transports Canada;
- Services partagés Canada (SPC) fournit des services d'infrastructure des technologies de l'information (TI) à Transports Canada dans les domaines des centres de données et des services de réseau. La portée et les responsabilités sont abordées dans l'accord interministériel entre SPC et Transports Canada. Ententes particulières :
- Transports Canada remplit des fonctions de gestion financière, de comptabilité et de production de rapports et fournit des services d'administration de la paye au nom du Tribunal d'appel des transports du Canada (TATC).
3. Résultats de l'évaluation ministérielle au cours de l'exercice 2013-2014
Pendant l'exercice 2013-2014, le Ministère a effectué tous les tests d'efficacité de la conception et d'efficacité opérationnelle des autres secteurs de contrôle clés, conformément à la méthode d'évaluation axée sur les risques décrite dans le document Cadre du CIRF de Transports Canada pour la surveillance et l'évaluation axée sur les risques. La surveillance continue a été mise en œuvre conformément au plan.
3.1 Tests d'efficacité de la conception des contrôles clés
Pendant l'exercice 2013-2014, le Ministère a effectué les tests d'efficacité de la conception du processus de la clôture d'exercice et des rapports financiers, dernier processus opérationnel clé restant.
À la fin des tests d'efficacité de la conception, le Ministère a conclu que les contrôles clés étaient efficaces; il n'a relevé aucune lacune exigeant des mesures de redressement.
3.2 Tests d'efficacité opérationnelle des contrôles clés
Pendant l'exercice 2013-2014, le Ministère a effectué tous les tests d'efficacité opérationnelle prévus et mis en œuvre toutes les mesures correctives nécessaires touchant les contrôles au niveau de l'organisation, les contrôles des processus opérationnels clés, les contrôles généraux des TI et les contrôles des applications des TI, tel qu'il est indiqué ci-dessous :
- contrôles au niveau de l'organisation;
- budgétisation et prévisions financières;
- paie et avantages sociaux;
- immobilisations et travaux en cours (TEC);
- acquisition de services de voyage;
- produits à recevoir et autres entrées générales;
- recettes et créances;
- marchés et engagements;
- clôture d'exercice et rapports financiers;
- contrôles généraux de l'application Oracle E-Business Suite Release 12 (EBS R12) et des systèmes sources;
- contrôles de l'application Oracle EBS R12.
À la suite des tests d'efficacité opérationnelle, le Ministère a déterminé que les contrôles financiers clés touchant des comptes importants ou à risque élevé fonctionnent généralement de manière efficace et permettent de prévenir ou de déceler des inexactitudes importantes dans les états financiers. Aucune observation touchant les processus opérationnels n'était associée à un risque élevé. Les risques moyens relevés ont fait l'objet de mesures correctives ou feront le plus rapidement possible l'objet de mesures correctives visant un suivi et une surveillance appropriés; les risques faibles relevés feront l'objet de mesures correctives à long terme, en lien avec les priorités des plans de mise en œuvre.
Le directeur général responsable a approuvé les plans d'action de la direction touchant les processus clés énumérés ci-dessus; les plans font l'objet d'un contrôle actif et d'une reddition de comptes à la haute direction et au CMV.
Le Ministère a déterminé que les mesures correctives suivantes s'imposaient :
Immobilisations et travaux en cours (TEC)
- Renforcer les rôles et les responsabilités ainsi que les procédures touchant la surveillance des projets des TEC, la clôture rapide des projets et le rapprochement avec le module des immobilisations.
Acquisition de services de voyage
- Renforcer les rôles et responsabilités découlant de l'article 32 au moyen d'un examen pan-ministériel, d'une mise à jour des autorisations générales de voyager et de l'établissement de niveaux plus efficaces pour l'approbation des autorisations de voyages électroniques;
- accroître le contrôle des dépenses de voyage au moyen d'un examen et d'une mise à jour du Plan national d'échantillonnage.
Produits à recevoir et autres entrées générales
- Mettre en œuvre un système ou un processus normalisé de tenue de livres pour enregistrer électroniquement les documents relatifs aux écritures de journal et assurer une surveillance continue;
- donner au personnel une orientation claire sur les corrections à apporter aux écritures de journal et aux codes et assurer les accès appropriés;
- renforcer les contrôles pour s'assurer que toutes les écritures de journal sont consignées de manière appropriée et que les écritures de journal manuelles sont consignées dans le grand livre général d'une façon plus efficiente et appropriée.
Recettes et créances
- Renforcer les contrôles et augmenter la normalisation et l'efficacité des processus de facturation manuelle, de traitement des rentrées de fonds et de recouvrement;
- améliorer la conception du processus touchant certains flux de rentrées et renforcer la surveillance des mesures de contrôle et de redressement des créances par ordre chronologique;
- améliorer les paramètres de mesure de l'information et du rendement à l'appui des analyses stratégiques et des décisions de la direction touchant les recettes et les créances.
Marchés et engagements
- Renforcer les rôles et responsabilités touchant le contrôle des engagements pendant le processus d'engagement des dépenses d'achat et améliorer la documentation des approbations aux termes de l'article 32.
Clôture d'exercice et rapports financiers
- Veiller à l'application uniforme des procédures d'approbation et de contrôle de fin de période et de fin d'exercice;
- chercher des moyens de réduire les manipulations physiques pendant la production des états financiers annuels;
- produire un rapport de situation de la clôture d'exercice pour la comptabilité générale.
Contrôles de l'application Oracle EBS R12
- Renforcer les contrôles de processus spécifiques touchant l'approvisionnement, les comptes créditeurs, les recettes et les créances en lien avec l'accès à certaines fonctions, la séparation des tâches qui composent les processus et l'amélioration des configurations du système.
3.3 Surveillance continue des contrôles clés
Pendant l'exercice 2013-2014, le Ministère a mis à jour son plan de surveillance continue et confirmé la planification et la portée des évaluations de 2013-2014. Le Ministère a effectué comme prévu la surveillance continue du processus d'acquisition (dépenses de fonctionnement) et des contrôles généraux, en fonction du CIRF, de l'application Oracle EBS et des systèmes sources.
À la suite de la surveillance continue, le Ministère a déterminé que les mesures correctives suivantes s'imposaient :
Approvisionnement (dépenses de fonctionnement)
- Continuer à appliquer les politiques qui soutiennent la conformité avec les exigences de l'article 32.
Contrôles généraux de l'application Oracle EBS R12 et des systèmes sources
- Renforcer les contrôles touchant l'accès aux programmes et aux données en revoyant et améliorant le processus d'examen de l'accès des utilisateurs et les procédures liées aux systèmes ministériels;
- effectuer et documenter un examen périodique touchant l'accès au réseau ministériel et à l'application Oracle.
De plus, le Ministère a effectué une surveillance continue des contrôles clés :
- Surveillance de l'exécution des services comptables de la région de la capitale nationale et des autres régions ainsi que du processus d'approbation de fin de période de la comptabilité générale dans le but d'améliorer le contrôle de fin de période;
- mise à jour de la Stratégie de surveillance et d'évaluation fondée sur les risques de CIRF pour y intégrer un processus d'approbation par les membres de la haute direction du CIRF afin de confirmer les contrôles internes liés à leurs secteurs de responsabilité respectifs;
- poursuite de la surveillance de la conformité avec la directive sur la vérification des comptes à l'aide du Plan national d'échantillonnage de TC.
4. Plan d'action du Ministère
4.1 Progrès réalisés au cours de l'exercice 2013-2014
Pendant l'exercice 2013-2014, le Ministère a fait des progrès importants en effectuant les dernières évaluations initiales du CIRF et en améliorant son cadre des contrôles clés. Un sommaire des principaux progrès réalisés par le Ministère en fonction des plans définis dans l'annexe de l'exercice précédent est présenté ci-après et précisé davantage à la section 4.2 (voir tableau) :
| Élément dans le plan d'action de l'exercice précédent | Tâches planifiées | État |
|---|---|---|
| Contrôles à l'échelle de l'organisation | ||
| Contrôles à l'échelle de l'organisation |
|
|
| Contrôles relatifs aux processus opérationnels | ||
| Budgétisation et prévisions financières |
|
|
| Paie et avantages sociaux |
|
|
| Immobilisations et TEC (dépenses d'immobilisations des travaux en cours) |
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| Acquisition de services de voyage |
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| Approvisionnement (dépenses de fonctionnement) |
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| Produits à recevoir et autres entrées générales (CAFE, écritures de journal) et responsabilités environnementales |
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| Recettes et créances |
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| Marchés et engagements |
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| Clôture d'exercice et rapports financiers |
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| Contrôles relatifs aux TI | ||
| Contrôles généraux relatifs aux TI
Oracle ERP (y compris les AVE) |
|
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| Contrôles généraux relatifs aux TI
Oracle, cartes d'achat du gouvernement, Système de facturation de Transports Canada (SFTC), système salarial de Transport, congés et heures supplémentaires, système de gestion des salaires) (SGS), Hyperion (rapports organisationnels) |
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| Contrôles des applications de TI (CATI) Oracle EBS R12 (y compris les AVE) |
|
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4.2 État et plan d'action pour le prochain exercice et les exercices suivants
En s'appuyant sur les progrès réalisés jusqu'ici, Transports Canada a terminé l'évaluation initiale complète de son système de contrôle interne en matière de rapports financiers en 2013-2014.
Pendant l'exercice 2013-2014, le Ministère a terminé la mise à jour des évaluations des risques liés aux rapports financiers pour les processus opérationnels clés et mis en œuvre la plus grande partie des mesures correctives touchant les lacunes relevées.
Le Ministère a également entrepris un examen et une mise à jour détaillés de sa méthodologie d'évaluation axée sur les risques du CIRF qui lui ont permis de confirmer que son approche est :
- structurée, rigoureuse et respectée de manière uniforme;
- harmonisée et intégrée avec les méthodes d'évaluation des risques organisationnels de TC;
- adéquate et suffisante pour respecter les exigences de la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor.
Pour terminer, Transports Canada a également effectué une évaluation axée sur les risques du CIRF de comptes financiers ministériels clés en permettant aux principaux intervenants de commenter le processus d'évaluation annuelle du CIRF tout en validant et mettant à jour le Plan de surveillance continue de TC.
En se fondant sur ces considérations, le Ministère a mis à jour le calendrier prévu des prochaines activités de surveillance continue, comme l'indique le Plan de surveillance continue du CIRF 2014-2015 de TC.
| Contrôles internes en matière de rapports financiers (éléments de contrôle clés) | Éléments d'évaluation | ||
|---|---|---|---|
| Test d'efficacité de la conception et mesures correctives | Test d'efficacité opérationnelle et mesures correctives | Rotation liée à la surveillance continue | |
| Au 31 mars 2014 | Au 31 mars 2014 | ||
| Contrôles à l'échelle de l'organisation | |||
| Contrôles à l'échelle de l'organisation (efficacité de la conception et efficacité opérationnelle) | Terminés | Terminés | 2015-2016 |
| Contrôles relatifs aux processus opérationnels | |||
| Immobilisations et TEC (dépenses en immobilisations) | Terminés | Terminés | 2014-2015 |
| Paiements de transfert sous forme de subventions et contributions | Terminés | Terminés | 2014-2015 |
| Paie et avantages sociaux | Terminés | Terminés | 2014-2015 |
| Acquisition de services de voyage | Terminés | Terminés | 2015-2016 |
| Produits à recevoir et autres entrées générales (CAFE, indemnités à payer, responsabilité environnementale et autres écritures de journal) | Terminés | Terminés | 2015-2016 |
| Recettes et créances | Terminés | Terminés | 2015-2016 |
| Fin d'exercice et rapports financiers | Terminés | Terminés | 2016-2017
(mise à jour) |
| Acquisitions (dépenses de fonctionnement, marchés et engagements) | Terminés | Terminés | 2016-2017
(mise à jour) |
| Budgétisation et prévisions financières | Terminés | Terminés | 2016-2017
(mise à jour) |
| Contrôles relatifs aux technologies de l'information (TI) | |||
| Contrôles généraux liés aux TI
Oracle ERP (y compris les AVE), Oracle, cartes d'achat du gouvernement, Système de facturation de Transports Canada (SFTC), système salarial de Transport, congés et heures supplémentaires, système de gestion des salaires) (SGS), Hyperion (rapports organisationnels) |
Terminés | Terminés | 2016-2017 |
| Contrôles des applications de TI
Oracle EBS R12 |
Terminés | Terminés | À éliminer Footnote 1 |
Ce document peut être visualisé ou téléchargé :
- Annexe de la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers Transports Canada Exercice financier 2013-2014 ( Version PDF , 264 kb )
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