Annexe de la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers - Transports Canada - Exercice financier 2015-2016

 

Annexe de la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers – Transports Canada - Exercice financier 2015-2016
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Table des matières

• 1. Introduction
• 2. Système ministériel de contrôle interne en matière de rapports financiers
  • 2.1 Gestion du contrôle interne
  • 2.2 Ententes de services pertinentes par rapport aux états financiers
• 3. Résultats de l’évaluation ministérielle de l’exercice 2015-2016
• 4. Plan d’action du ministère
  • 4.1 Progrès réalisés au cours de l’exercice 2015-2016
  • 4.2 État et plan d’action pour le prochain exercice et les exercices suivants

1. Introduction

Le présent document fournit de l’information sommaire sur les mesures prises par Transports Canada (TC) pour maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF), y compris des renseignements sur la gestion du contrôle interne, les résultats d’évaluation et les plans d’action connexes.

Des renseignements détaillés sur les pouvoirs de Transports Canada, son mandat et ses activités de programme se trouvent dans le Rapport ministériel sur le rendement 2015-2016 et dans le Rapport sur les plans et priorités 2016-2017.

2. Système ministériel de contrôle interne en matière de rapports financiers

2.1 Gestion du contrôle interne

Transports Canada est doté d’une structure de gouvernance et de reddition de comptes bien établie pour appuyer les efforts d’évaluation et de surveillance de son système de contrôle interne. Un cadre de gestion du contrôle interne ministériel, approuvé par le sous-ministre, est en place et il comprend les éléments suivants :

• Des structures organisationnelles de reddition de comptes et de surveillance afin d’appuyer une saine gestion financière, y compris les rôles et les responsabilités des cadres supérieurs du Ministère (membres du Comité de gestion exécutif de Transports (CGX) et autres);
• Un cadre ministériel de Code de valeurs et d’éthique;
• Des activités de communication et de formation continues sur les exigences législatives, les politiques et les procédures à l’appui de la saine gestion financière et du contrôle;
• Tirer parti des travaux des Services de vérification et de conseils pour les audits internes sur l’efficacité des processus de gestion de risque, de contrôle et de gouvernance, le cas échéant;
• Une surveillance et des comptes rendus réguliers, au moins deux fois par année, sur la gestion du CIRF, incluant les résultats d’évaluation et plans d’action à l’intention du sous-ministre, des membres du CGX et du Comité ministériel de vérification (CMV), au besoin;
• Le CMV donne au sous-ministre des conseils et une rétroaction sur la pertinence et le fonctionnement des processus et des cadres de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance du Ministère;
• Des mesures de contrôle interne comprises dans les ententes de mesure du rendement de la haute direction; et
• Des validations annuelles des résultats de la gestion du contrôle interne grâce à la signature des membres du CGX concernant la gestion du contrôle pour leurs secteurs de responsabilité.

2.2 Ententes de services pertinentes par rapport aux états financiers

Transports Canada a recours à d’autres organisations pour le traitement de certaines opérations qui sont consignées dans ses états financiers, comme suit :

Ententes courantes

• Le ministère des Services publics et de l’Approvisionnement Canada (SPAC) exerce une gestion centrale du versement des salaires et de l’acquisition de biens et services en fonction des pouvoirs délégués par le ministère, ainsi que des services de gestion des locaux;
• Le Secrétariat du Conseil du Trésor fournit au Ministère les renseignements nécessaires pour calculer les charges à payer et les provisions, par exemple, la charge accumulée liée aux indemnités de départ;
• Le ministère de la Justice fournit des services juridiques à Transports Canada;
• Services partagés Canada (SPC) fournit des services d'infrastructure de technologies de l’information (TI) à Transports Canada dans les domaines des centres de données et des services de réseau. La portée et les responsabilités sont abordées dans le Cadre des contrôles généraux de la technologie de l’information pour les services d’infrastructure de la technologie de l’information lié au contrôle interne en matière de rapports financiers de Services partagés Canada.

Ainsi, Transports Canada se fie au système de contrôle interne efficace en matière de rapports financiers en place chez ces fournisseurs de services.

Ententes particulières

• À partir d’un protocole d'entente avec Infrastructure Canada, Transports Canada fournit de la gestion des programmes et des services administratifs dans le cadre du Fonds canadien sur l'infrastructure stratégique et le Fonds sur l'infrastructure frontalière (la mise en œuvre du projet), ainsi que le Fonds Chantiers Canada (le volet grandes infrastructures).
• Sur la base du recouvrement des frais, Transports Canada fournit de la gestion financière, des services de comptabilité et de rapports, en plus de certains services de la technologie de l’information et de gestion à l'Administrateur de la Caisse d’indemnisation des dommages dus à la pollution par les hydrocarbures causée par les navires.

3. Résultats de l’évaluation ministérielle de l’exercice 2015-2016

En 2014-2015, le Ministère a entamé la mise en œuvre complète de son programme de surveillance continue axée sur les risques du CIRF, conformément au cadre de CIRF de Transports Canada pour l’évaluation et la surveillance axées sur les risques.

Transports Canada a terminé ou substantiellement terminé son évaluation des processus opérationnels suivants, basé sur son plan de surveillance continue axée sur le risque de 2015‑2016 :

• Contrôles à l’échelle de l’entité (7 sur 43 points d’attention du Cadre du COSO 2013)

• Revenus et comptes débiteurs, comportant six sous-catégories de revenus et deux processus administratifs communs;
• Charges à payer et autres entrées au journal général;
• Acquisition de services de voyage.

Les évaluations des contrôles à l’échelle de l’entité et de l’acquisition de services de voyage n’ont pu être achevées entièrement au cours de l’année en raison de départs d’employés et de la somme de travail considérable qu’a nécessité l’exécution du nombre d’évaluations relatives aux revenus et comptes débiteurs. Les rapports pour ces deux évaluations seront présentés au CGX à l’automne 2016.

Les contrôles financiers clés évalués, en ce qui a trait aux processus opérationnels ci-dessus, fonctionnaient généralement de façon efficace, ou des activités de contrôle compensatoires étaient en place, afin de prévenir ou de détecter toute inexactitude importante dans les états financiers. Il n’y a eu aucune faiblesse de contrôle présentant une incidence de risque élevé. Quant aux constatations à incidence de risque moyen ou faible-moyen qui furent notées, des mesures correctives ont déjà été ou seront mises en place en 2016-2017 pour y remédier.

Les directeurs généraux responsables ont approuvé les plans d’action de la gestion touchant les processus opérationnels clés énumérés ci-dessus; ces plans d’action de la gestion font l’objet d’une surveillance active et de rapports à la haute direction et au CMV semestriellement.

À la suite de la surveillance continue, le Ministère a identifié les mesures correctives requises pour renforcer son environnement de contrôle suivantes :

Revenus et comptes débiteurs

• Mettre en œuvre une approche formelle normalisée pour identifier et valider des situations où les exemptions pour les frais terminaux sont autorisées en vertu des règlements prescrits;
• Établir et surveiller les normes de service pour l’exécution en temps opportun des contrats de location, y compris les renouvellements, afin de faciliter le processus de facturation;
• Améliorer les contrôles relatifs au suivi de l’achèvement des rapprochements bancaires et l’enquête sur les écarts non rapprochés en temps opportun;
• Renforcer l’approche du ministère et normaliser le processus de recouvrement des comptes débiteurs, y compris l’implication de la gestion au niveau des programmes et régions dans les activités de collecte;
• Investir et/ou réaffecter des ressources au secteur fonctionnel centralisé responsable de la facturation, la réception des fonds et les comptes débiteurs pour réaliser des activités de contrôle clé et renforcer la capacité de recouvrement.

De plus, le Ministère a continué de surveiller :

• La soumission des rapports d’approbation de clôture de période, dans le cadre du processus opérationnel de clôture financière et de rapports; et
• La conformité à la Directive sur la vérification des comptes du Conseil du Trésor, par le biais du Plan national d’échantillonnage (PNE) de TC, pour les paiements d’acquisition et de paie et avantages sociaux, dans le cadre de la surveillance continue des contrôles clés.

4. Plan d’action du ministère

4.1 Progrès réalisés au cours de l’exercice 2015-2016

Au cours de l’exercice 2015-2016, Transports Canada a continué l’exécution de son plan et de sa stratégie de surveillance continue axée sur les risques :

En 2015-2016, Transports Canada a également effectué un suivi de l’état des plans correctifs de l'année précédente. Soixante-dix-neuf pour cent (79%) de ces plans correctifs sont complétés. Cinq plans d'action de la gestion, reliés aux subventions et contributions (paiements de transfert), immobilisations et travaux en cours, et paie et avantages sociaux, avec des incidences de risque faible-moyen et moyen sont en cours et sont surveillés de près jusqu'à ce que les correctifs puissent être pleinement mise en œuvre en 2016-2017.

Au quatrième trimestre de 2015-2016, un examen spécial des contrôles en matière de budgétisation et prévisions financières a été réalisé par un consultant externe du Conseil du Trésor lorsque le Ministère a identifié un risque de dépassement de son budget de fonctionnement. L’examen a abouti à des recommandations visant à renforcer la gouvernance, la planification financière et les contrôles internes, et les mesures correctives du ministère sont en cours. Les modifications apportées aux contrôles internes en matière de budgétisation et prévisions financières sont considérées dans le cadre de la détermination de la portée et la planification des évaluations du CIRF pour 2016-2017.

4.2 État et plan d’action pour le prochain exercice et les exercices suivants

Le plan de surveillance continue axée sur les risques de trois ans de Transports Canada a été changé pour un de quatre ans à partir de 2016-2017 pour les contrôles relatifs aux processus opérationnels et contrôles relatifs aux TI. Les contrôles à l'échelle de l'entité sont évalués selon un calendrier triennal cyclique. Basé sur la validation annuelle des processus et des contrôles à haut risque et les ajustements connexes, le plan quadriennal de surveillance continue des CIRF est présenté dans le tableau ci-dessous :

Transports Canada réévaluera aussi les contrôles affectés si des changements significatifs sont introduits dans les processus clés au cours de l’année.