Table des matières
- 1. Introduction
- 2. Système ministériel de contrôle interne en matière de rapports financiers
- 3. Résultats de l’évaluation ministérielle de l’exercice 2016-2017
- 4. Plan d’action du Ministère
1. Introduction
Le présent document fournit de l’information sommaire sur les mesures prises par Transports Canada (TC) pour maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF), y compris des renseignements sur la gestion du contrôle interne, les résultats d’évaluation et les plans d’action connexes.
Des renseignements détaillés sur les pouvoirs de Transports Canada, son mandat et ses activités de programme se trouvent dans le Rapport ministériel sur le rendement 2016-2017 et dans le Plan ministériel 2017-2018.
2. Système ministériel de contrôle interne en matière de rapports financiers
2.1 Gestion du contrôle interne
Transports Canada est doté d’une structure de gouvernance et de reddition de comptes bien établie pour appuyer les efforts d’évaluation et de surveillance de son système de contrôle interne. Un cadre de gestion du contrôle interne ministériel, approuvé par le sous-ministre, est en place et il comprend les éléments suivants :
- Des structures organisationnelles de reddition de comptes et de surveillance afin d’appuyer une saine gestion financière, y compris les rôles et les responsabilités des cadres supérieurs du Ministère (membres du Comité de gestion exécutif de Transports (CGX) et autres);
- Un cadre ministériel de Code de valeurs et d’éthique;
- Des activités de communication et de formation continues sur les exigences législatives, les politiques et les procédures à l’appui de la saine gestion financière et du contrôle;
- Tirer parti des travaux des Services de vérification et de conseils pour les audits internes sur l’efficacité des processus de gestion de risque, de contrôle et de gouvernance, le cas échéant;
- Une surveillance et des comptes rendus réguliers, au moins deux fois par année, sur la gestion du CIRF, incluant les résultats d’évaluation et plans d’action à l’intention du sous-ministre, des membres du Comité de gestion des ressources (CGR) et du Comité ministériel de vérification (CMV), au besoin;
- Le CMV donne au sous-ministre des conseils et une rétroaction sur la pertinence et le fonctionnement des processus et des cadres de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance du Ministère;
- Des mesures de contrôle interne comprises dans les ententes de mesure du rendement de la haute direction; et
- Des validations annuelles des résultats de la gestion du contrôle interne grâce à la signature des membres du CGX concernant la gestion du contrôle pour leurs secteurs de responsabilité.
2.2 Ententes de services pertinentes par rapport aux états financiers
Transports Canada a recours à d’autres organisations pour le traitement de certaines opérations qui sont consignées dans ses états financiers, comme suit :
Ententes courantes :
- Le ministère des Services publics et de l’Approvisionnement Canada (SPAC) exerce une gestion centrale du versement des salaires et de l’acquisition de biens et services en fonction des pouvoirs délégués par le ministère, ainsi que des services de gestion des locaux;
- Le Secrétariat du Conseil du Trésor fournit au Ministère les renseignements nécessaires pour calculer les charges à payer et les provisions, par exemple, la charge accumulée liée aux indemnités de départ;
- Le ministère de la Justice fournit des services juridiques à Transports Canada;
- Services partagés Canada (SPC) fournit des services d'infrastructure de technologies de l’information (TI) à Transports Canada dans les domaines des centres de données et des services de réseau. La portée et les responsabilités sont abordées dans le Cadre des contrôles généraux de la technologie de l’information pour les services d’infrastructure de la technologie de l’information lié au contrôle interne en matière de rapports financiers de Services partagés Canada.
Ainsi, Transports Canada se fie au système de contrôle interne efficace en matière de rapports financiers en place chez ces fournisseurs de services.
Ententes particulières :
- À partir d’un protocole d'entente avec Infrastructure Canada, Transports Canada fournit de la gestion des programmes et des services administratifs dans le cadre du Fonds canadien sur l'infrastructure stratégique et le Fonds sur l'infrastructure frontalière (la mise en œuvre du projet), ainsi que le Fonds Chantiers Canada (le volet grandes infrastructures).
- Sur la base du recouvrement des frais, Transports Canada fournit de la gestion financière, des services de comptabilité et de rapports, en plus de certains services de la technologie de l’information et de gestion à l'Administrateur de la Caisse d’indemnisation des dommages dus à la pollution par les hydrocarbures causée par les navires et la Caisse d’indemnisation pour les accidents ferroviaires impliquant des marchandises désignées.
3. Résultats de l’évaluation ministérielle de l’exercice 2016-2017
En 2014-2015, le Ministère a entamé la mise en œuvre de son programme de surveillance continue axée sur les risques du CIRF, conformément au cadre de CIRF de Transports Canada pour l’évaluation et la surveillance axées sur les risques.
Transports Canada a terminé ou substantiellement terminé son évaluation des processus opérationnels suivants, basé sur son plan de surveillance continue axée sur le risque de 2016-2017 :
- Contrôles à l’échelle de l’entité (14 sur 43 points d’attention du Cadre du COSO 2013);
- Budgétisation et prévisions financières;
- Acquisitions (dépenses de fonctionnement, marchés et engagements).
L’évaluation des acquisitions n’a pu être achevée entièrement au cours de l’année en raison de départs d’employés et des ressources requises pour compléter deux évaluations reportées de 2015-2016. Les résultats de l’évaluation des acquisitions seront présentés au CGR à l’automne 2017.
Les contrôles financiers clés évalués, en ce qui a trait aux processus opérationnels ci-dessus, fonctionnaient généralement de façon efficace, ou étaient en place mais nécessitant des améliorations pour assurer la production d’information financière fiable. Il n’y a eu aucune faiblesse de contrôle présentant une incidence de risque élevé. Des plans d’action de la gestion (PAG) sont en place ou en cours pour répondre aux faiblesses identifiées. Ces PAG ont été approuvés par les directeurs généraux responsables et font l’objet d’une surveillance active et de rapports à la haute direction et au CMV semestriellement.
À la suite de la surveillance continue, pour renforcer son environnement de contrôle, le Ministère a identifié les mesures correctives requises suivantes :
Contrôles à l’échelle de l’entité
- Aligner le processus ministériel de planification et d’établissement de rapports intégrés avec les exigences de la nouvelle politique pour appuyer la transition de TC vers la Politique sur les résultats du Conseil du Trésor, y compris la documentation de l'approche approuvée et la mise à jour des politiques, cadres et outils pertinents pour appuyer la collecte et l'utilisation opportunes de données de qualité sur le rendement (information financière).
Budgétisation et prévisions financières
- Mettre à jour et mettre en œuvre un guide et une formation financière propre au Ministère sur le cycle complet de budgétisation, y compris sur le suivi des affectations de financement et des excédents déclarés et les techniques de prévision pour accroître la capacité de gestion financière et améliorer la cohérence des pratiques de gestion et de prévision budgétaires dans l'ensemble du Ministère;
- Renforcer l'attestation des gestionnaires de centre de responsabilité et l’encadrement fonctionnel liée à l'examen et à la mise à jour en temps opportun des dépenses et des engagements depuis le début de l’exercice dans le système financier pour mieux appuyer leurs prévisions annuelles;
- Évaluer les stratégies de financement à long terme pour établir une source de fonds durable au niveau ministériel pour les coûts de fonctionnement et d'entretien liés aux projets;
- Renforcer le processus de validation des renseignements financiers attestés par les cadres supérieurs du Ministère;
- Améliorer l'information financière présentée à la haute direction pour inclure les risques financiers pluriannuels liés aux projections salariales, fluctuations des revenus et pressions de financement, ainsi que des rapports distincts par sources de financement à court terme et à long terme connexes aux plans de dépenses, afin de mieux comprendre la viabilité des programmes et des activités du Ministère au-delà de l'année en cours.
De plus, le Ministère a continué de surveiller :
- La soumission des rapports d’approbation de clôture de période, dans le cadre du processus opérationnel de clôture financière et de rapports; et
- La conformité à la Directive sur la vérification des comptes du Conseil du Trésor, par le biais du Plan national d’échantillonnage (PNE) de TC, pour les paiements de dépenses, dans le cadre de la surveillance continue des contrôles clés.
4. Plan d’action du Ministère
4.1 Progrès réalisés au cours de l’exercice 2016-2017
Au cours de l’exercice 2016-2017, Transports Canada a continué l’exécution de son plan et de sa stratégie de surveillance continue axée sur les risques :
| Éléments de contrôle clés | État |
|---|---|
| Contrôles à l'échelle de l'entité - année 2
(14 sur 43 points d’attention du Cadre du COSO 2013) |
|
| Budgétisation et prévisions financières |
|
| Acquisitions (dépenses de fonctionnement, marchés et engagements) |
|
| Contrôles à l'échelle de l'entité – année 1
(7 sur 43 points d’attention du Cadre du COSO 2013) ** reporté de 2015-2016 ** |
|
| Voyage et événements
** reporté de 2015-2016 ** |
|
En 2016-2017, Transports Canada a également effectué un suivi de l’état des plans correctifs de l'année précédente. Soixante-sept pour cent (67%) de ces plans correctifs sont complétés. Douze plans d'action de la gestion, reliés aux contrôles à l’échelle de l’entité, revenus et comptes débiteurs et voyage et évènements, avec des incidences de risque faible-moyen et moyen sont en cours et seront surveillés de près jusqu'à ce que les correctifs puissent être pleinement mise en œuvre en 2017-2018.
4.2 État et plan d’action pour le prochain exercice et les exercices suivants
Le plan de surveillance continue axée sur les risques de trois ans de Transports Canada a été changé pour un de quatre ans à partir de 2016-2017 pour les contrôles relatifs aux processus opérationnels et contrôles relatifs aux TI. Les contrôles à l'échelle de l'entité sont évalués selon un calendrier triennal cyclique.
En juin 2017, une deuxième évaluation globale intégrée des risques du CIRF a été réalisée avec les intervenants clés afin de prioriser les secteurs de contrôle clés (la première évaluation des risques du CIRF a été achevée en 2014-2015). Basé sur la validation des processus et des contrôles à plus haut risque et les ajustements connexes, le plan quadriennal de surveillance continue du CIRF est présenté dans le tableau ci-dessous :
| Éléments de contrôle clés | Année fiscale 2017-2018 | Année fiscale 2018-2019 | Année fiscale 2019-2020 | Année fiscale 2020-2021 |
|---|---|---|---|---|
| Contrôles à l'échelle de l'entité | ||||
| Contrôles à l'échelle de l'entitéNote de bas de page 1 | X Sera évalué dans l’exercice sélectionné | X Sera évalué dans l’exercice sélectionné | X Sera évalué dans l’exercice sélectionné | X Sera évalué dans l’exercice sélectionné |
| Contrôles relatifs aux processus opérationnels | ||||
| Passifs environnementaux | X Sera évalué dans l’exercice sélectionné | Vide | Vide | Vide |
| Clôture financière et rapports | X Sera évalué dans l’exercice sélectionné | Vide | Vide | Vide |
| Subventions et contributions (Paiements de transfert) | Vide | X Sera évalué dans l’exercice sélectionné | Vide | Vide |
| Immobilisations et travaux en cours | Vide | X Sera évalué dans l’exercice sélectionné | Vide | Vide |
| Paie et avantages sociauxNote de bas de page 2 | Vide | X Sera évalué dans l’exercice sélectionné | Vide | Vide |
| Revenues et comptes débiteursNote de bas de page 3 | Vide | X Sera évalué dans l’exercice sélectionné | X Sera évalué dans l’exercice sélectionné | Vide |
| Budgétisation et prévisions financières | Vide | Vide | X Sera évalué dans l’exercice sélectionné | Vide |
| Acquisitions (dépenses de fonctionnement, marchés et engagements) | Vide | Vide | X Sera évalué dans l’exercice sélectionné | Vide |
| Charges à payer et autres entrées générales | Vide | Vide | Vide | X Sera évalué dans l’exercice sélectionné |
| Voyage et évènements | Vide | Vide | Vide | X Sera évalué dans l’exercice sélectionné |
| Contrôles relatifs aux technologies de l’information (TI) | ||||
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Contrôles généraux de TI (CGTI)Note de bas de page 4
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X Sera évalué dans l’exercice sélectionné | Vide | Vide | X Sera évalué dans l’exercice sélectionné |
Transports Canada réévaluera aussi les contrôles, reliés à des changements significatifs, qui sont introduits dans les processus clés au cours de l’année.