Table des matières
- 1. Introduction
- 2. Système ministériel de contrôle interne en matière de rapports financiers
- 3. Résultats de l’évaluation ministérielle de l’exercice 2017-2018
- 4. Plan d’action ministériel
1. Introduction
Le présent document fournit de l’information sommaire sur les mesures prises par Transports Canada (TC) pour maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF), y compris des renseignements sur la gestion du contrôle interne, les résultats d’évaluation et les plans d’action connexes.
Des renseignements détaillés sur les pouvoirs de Transports Canada, son mandat et ses activités de programme se trouvent dans le Rapport sur les résultats ministériels 2017-2018 et dans le Plan ministériel 2018-2019.
2. Système ministériel de contrôle interne en matière de rapports financiers
2.1 Gestion du contrôle interne
Transports Canada est doté d’une structure de gouvernance et de reddition de comptes bien établie pour appuyer les efforts d’évaluation et de surveillance de son système de contrôle interne. Un cadre de gestion du contrôle interne ministériel, approuvé par le sous-ministre, est en place et il comprend les éléments suivants :
- Des structures organisationnelles de reddition de comptes et de surveillance afin d’appuyer une saine gestion financière, y compris les rôles et les responsabilités des cadres supérieurs du Ministère (membres du Comité de gestion exécutif de Transports (CGX) et autres);
- Un Bureau des valeurs et de l’éthique pour fournir des activités de sensibilisation et de formation et pour l’administration du Code de valeurs et d’éthique de TC, ainsi qu’un Agent principal de l’intégrité pour fournir des conseils, des directives, et superviser les divulgations au sein du ministère;
- Des activités de communication et de formation continues sur les exigences législatives, les politiques et les procédures à l’appui de la saine gestion financière et du contrôle;
- Tirer parti des travaux des Services de vérification et de conseils pour les audits internes sur l’efficacité des processus de gestion de risque, de contrôle et de gouvernance, le cas échéant;
- Une surveillance et des comptes rendus réguliers, au moins deux fois par année, sur la gestion du CIRF, incluant les résultats d’évaluation et plans d’action à l’intention du sous-ministre, des membres du Comité de gestion des ressources (CGR) et du Comité ministériel de vérification (CMV), au besoin;
- Le CMV donne au sous-ministre des conseils et une rétroaction sur la pertinence et le fonctionnement des processus et des cadres de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance du Ministère; et
- Des validations annuelles des résultats de la gestion du contrôle interne grâce à la signature des membres du CGX concernant la gestion du contrôle pour leurs secteurs de responsabilité.
2.2 Ententes de services pertinentes par rapport aux états financiers
Transports Canada a recours à d’autres organisations pour le traitement de certaines opérations qui sont consignées dans ses états financiers, comme suit :
Ententes courantes :
- Le ministère des Services publics et de l’Approvisionnement Canada (SPAC) exerce une gestion centrale du versement des salaires et de l’acquisition de biens et services en fonction des pouvoirs délégués par le ministère, ainsi que des services de gestion des locaux;
- Le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) fournit au Ministère les renseignements nécessaires pour calculer les charges à payer et les provisions, par exemple, la charge accumulée liée aux indemnités de départ;
- Le ministère de la Justice fournit des services juridiques à Transports Canada;
- Services partagés Canada (SPC) fournit des services d'infrastructure de technologies de l’information (TI) à Transports Canada dans les domaines des centres de données et des services de réseau. La portée et les responsabilités sont abordées dans le Cadre des contrôles généraux de la technologie de l’information pour les services d’infrastructure de la technologie de l’information lié au contrôle interne en matière de rapports financiers de Services partagés Canada.
Ainsi, Transports Canada se fie au système de contrôle interne efficace en matière de rapports financiers en place chez ces fournisseurs de services.
Ententes particulières :
- À partir d’un protocole d'entente avec Infrastructure Canada, Transports Canada fournit de la gestion des programmes et des services administratifs dans le cadre du Fonds canadien sur l'infrastructure stratégique et le Fonds sur l'infrastructure frontalière (la mise en œuvre du projet), ainsi que le Fonds Chantiers Canada (le volet grandes infrastructures).
- Sur la base du recouvrement des frais, Transports Canada fournit de la gestion financière, des services de comptabilité et de rapports, en plus de certains services de la technologie de l’information et de gestion à l'Administrateur de la Caisse d’indemnisation des dommages dus à la pollution par les hydrocarbures causée par les navires et la Caisse d’indemnisation pour les accidents ferroviaires impliquant des marchandises désignées.
3. Résultats de l’évaluation ministérielle de l’exercice 2017-2018
En 2014-2015, le Ministère a entamé la mise en œuvre de son programme de surveillance continue axée sur les risques du CIRF, conformément au cadre de CIRF de Transports Canada pour l’évaluation et la surveillance axées sur les risques. Un cycle complet de surveillance continue du CIFR a été complété à la fin de l’année 2017-2018.
En 2017-2018, Transports Canada a terminé son évaluation des processus opérationnels suivants, basé sur son plan de surveillance continue axée sur les risques :
- Contrôles à l’échelle de l’entité (22 sur 43 points d’attention du Cadre du COSO 2013);
- Contrôles généraux des TI;
- Clôtures et rapports financiers;
- Passifs environnementaux.
Les contrôles financiers clés évalués, en ce qui a trait aux processus opérationnels ci-dessus, fonctionnaient généralement de façon efficace, ou étaient en place mais nécessitant des améliorations pour assurer la production d’information financière fiable. Il y a eu une faiblesse de contrôle présentant une incidence de risque élevé liée aux contrôles généraux des TI. Des plans d’action de la gestion (PAG) approuvés sont en place ou en cours pour répondre aux faiblesses identifiées. Ces PAG ont été approuvés par les directeurs généraux responsables et font l’objet d’une surveillance active et de rapports à la haute direction et au CMV semestriellement.
À la suite de la surveillance continue, pour renforcer son environnement de contrôle, le Ministère a identifié les mesures correctives suivantes :
Contrôles à l’échelle de l’entité
- Procéder à un examen périodique et à une mise à jour des politiques sur les ressources humaines conformément aux échéanciers établis par le Ministère.
Contrôles généraux des TI
- Améliorer le processus d’octroi, de modification et de suppression des accès au réseau, y compris la notification en temps opportun des départs/transferts des employés et la conservation des formulaires de demande de services réseau approuvés.
- Effectuer et/ou conserver la documentation supportant l’examen périodique des accès des utilisateurs pour trois systèmes d’application.
- Mettre en œuvre un accès séparé pour la soumission, l’approbation et la facturation des services pour un système d’application.
- Finaliser le plan ministériel de reprise après sinistre informatique et le tester périodiquement afin de permettre la continuité des systèmes financiers clés dans les situations d’évènement imprévu.
Passifs environnementaux
- Améliorer le processus d’examen annuel des soldes de clôture des passifs environnementaux par site contaminé.
De plus, le Ministère a continué de surveiller :
- La soumission des rapports d’approbation de clôture de période et de clôture d’exercice, dans le cadre du processus opérationnel de clôtures et rapports financiers; et
- La conformité à la Directive sur la délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers du SCT, par le biais du Plan national d’échantillonnage (PNE) de Transports Canada, pour les paiements de dépenses, dans le cadre de la surveillance continue des contrôles clés.
4. Plan d’action ministériel
4.1 Progrès réalisés au cours de l’exercice 2017-2018
Au cours de l’exercice 2017-2018, Transports Canada a continué l’exécution de son plan et de sa stratégie de surveillance continue axée sur les risques :
| Éléments de contrôle clés | État |
|---|---|
| Contrôles à l'échelle de l'entité – année 3
(22 sur 43 points d’attention du Cadre du COSO 2013) |
|
| Contrôles généraux des TI |
|
| Clôtures et rapports financiers |
|
| Passif environnementaux |
|
| Acquisitions (dépenses de fonctionnement, marchés et engagements)
**reporté de 2016-2017** |
|
En 2017-2018, Transports Canada a également effectué un suivi de l’état des plans correctifs des années précédentes. Soixante et onze pour cent (71%) de ces plans correctifs ont été complétés. Quatorze plans d'action de la gestion, reliés aux contrôles à l’échelle de l’entité, budgétisation et prévisions financières, revenus et comptes débiteurs et voyage et évènements, avec des incidences de risque faible-moyen et moyen sont en cours et seront surveillés de près jusqu'à ce que les correctifs puissent être pleinement mis en œuvre en 2018-2019.
4.2 État et plan d’action pour le prochain exercice et les exercices suivants
Le plan de surveillance continue axée sur les risques de quatre ans de Transports Canada a été changé pour un plan de cinq ans à partir de 2018-2019. La prolongation du plan de surveillance continue a pour but de tenir compte de la portée étendue des travaux pour englober les cinq éléments de gestion financière identifiés par le SCT (budgétisation et prévisions financières, établissement des coûts, planification des investissements, attestation du PDF et paie/salaire), ainsi que la capacité interne disponible pour réaliser le plan. Les contrôles à l’échelle de l’entité ont fait l’objet d’une évaluation basé sur un calendrier roulant de trois ans qui a débuté en 2015-2016, mais en 2018-2019, retournera à une base rotationnelle car aucune faiblesse de contrôle significative n’a été identifiée pour justifier une réévaluation plus fréquente.
Suite à l’évaluation globale intégrée des risques du CIRF menée en juin 2017 et la mise à jour subséquente, le plan quinquennal de surveillance continue du Contrôle interne en matière de gestion financière (CIGF) approuvé est présenté dans le tableau ci-dessous :
| Plan rotationnel de surveillance continue axée sur les risques | |||||
|---|---|---|---|---|---|
| Éléments de contrôle clés | Année
fiscale 2018-2019 |
Année
fiscale 2019-2020 |
Année
fiscale 2020-2021 |
Année
fiscale 2021-2022 |
Année
fiscale 2022-2023 |
| Contrôles à l’échelle de l’entité | |||||
| Contrôles à l’échelle de l’entité | Vide | Vide | Vide | Vide | X Sera évalué dans l’exercice sélectionné |
| Contrôles relatifs aux technologies de l’information (TI) | |||||
| Contrôles relatifs aux TI (CGTI) Note de bas de page 1
Incluent : Oracle ERP (y compris iVoyages, cartes d'achat du gouvernement, compte ministériel de frais de voyage et Système de facturation de Transports Canada), Système intégré du personnel de Transports / Application des congés et des services supplémentaires, Système de masse salariale, Hyperion, Business Intelligence, et Système d’affectation et de suivi de Sécurité maritime |
Vide | Vide | Vide | X Sera évalué dans l’exercice sélectionné | Vide |
| Contrôles relatifs aux processus opérationnels | |||||
| Immobilisations et immobilisations en construction (dépenses en capital) | X Sera évalué dans l’exercice sélectionné | Vide | Vide | Vide | Vide |
| Paie et avantages sociauxNote de bas de page 2 | X Sera évalué dans l’exercice sélectionné | Vide | Vide | Vide | Vide |
| Revenus et comptes débiteursNote de bas de page 3 | X Sera évalué dans l’exercice sélectionné | X Sera évalué dans l’exercice sélectionné | Vide | Vide | Vide |
| Subventions et contributions (Paiements de transfert) | Vide | X Sera évalué dans l’exercice sélectionné | Vide | Vide | Vide |
| Budgétisation et prévisions financières | Vide | Vide | X Sera évalué dans l’exercice sélectionné | Vide | Vide |
| Charges à payer et autres entrées générales | Vide | Vide | X Sera évalué dans l’exercice sélectionné | Vide | Vide |
| Voyages et évènements | Vide | Vide | X Sera évalué dans l’exercice sélectionné | Vide | Vide |
| Acquisitions (dépenses de fonctionnement, marchés et engagements) | Vide | Vide | Vide | X Sera évalué dans l’exercice sélectionné | Vide |
| Passifs environnementaux | Vide | Vide | Vide | Vide | X Sera évalué dans l’exercice sélectionné |
| Clôtures et rapports financiers | Vide | Vide | Vide | Vide | X Sera évalué dans l’exercice sélectionné |
| Éléments supplémentaires de contrôle interne en matière de gestion financière | |||||
| Planification des investissements | Vide | X Sera évalué dans l’exercice sélectionné | Vide | Vide | Vide |
| Attestation des présentations au Cabinet et au Conseil du Trésor par le DPF | Vide | Vide | X Sera évalué dans l’exercice sélectionné | Vide | Vide |
| Établissements des coûts | Vide | Vide | Vide | X Sera évalué dans l’exercice sélectionné | Vide |
Les lignes directrices du SCT portant sur les CIGF n’ont pas encore été publiées mais lorsqu’elles seront disponibles, Transports Canada pourra alors mettre à jour son Cadre de contrôle interne en matière de rapports financiers pour l’évaluation et la surveillance axé sur les risques afin d’incorporer les éléments du CIGF, et également commencer à définir les nouveaux processus de CIGF étendus. Transports Canada réévaluera aussi les contrôles, reliés à des changements significatifs, qui sont introduits dans les processus clés au cours de l’année.
