1. Introduction
Le présent document fournit de l’information sommaire sur les mesures prises par Transports Canada (TC) pour maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF), y compris des renseignements sur la gestion du contrôle interne, les résultats d’évaluation et les plans d’action connexes.
Des renseignements détaillés sur les pouvoirs de Transports Canada, son mandat et ses activités de programme se trouvent dans le Rapport sur les résultats ministériels 2018-2019 et dans le Plan ministériel 2019-2020.
2. Système ministériel de contrôle interne en matière de rapports financiers
2.1 Gestion du contrôle interne
Transports Canada est doté d’une structure de gouvernance et de reddition de comptes bien établie pour appuyer les efforts d’évaluation et de surveillance de son système de contrôle interne. Un cadre de gestion du contrôle interne ministériel, approuvé par le sous-ministre, est en place et il comprend les éléments suivants :
- Des structures organisationnelles de reddition de comptes et de surveillance afin d’appuyer une saine gestion financière, y compris les rôles et les responsabilités des cadres supérieurs du Ministère (membres du Comité de gestion exécutif de Transports (CGX) et autres);
- Un Bureau des valeurs et de l’éthique pour fournir des activités de sensibilisation et de formation et pour l’administration du Code de valeurs et d’éthique de TC, ainsi qu’un Agent principal de l’intégrité pour fournir des conseils, des directives, et superviser les divulgations au sein du ministère;
- Des activités de communication et de formation continues sur les exigences législatives, les politiques et les procédures à l’appui de la saine gestion financière et du contrôle;
- Tirer parti des travaux des Services de vérification et de conseils pour les audits internes sur l’efficacité des processus de gestion de risque, de contrôle et de gouvernance, le cas échéant;
- Une surveillance et des comptes rendus réguliers, au moins deux fois par année, sur le contrôle interne en matière de gestion financière (CIGF), incluant les résultats d’évaluation et plans d’action à l’intention du sous-ministre, des membres du Comité de gestion des ressources (CGR) et du Comité ministériel de vérification (CMV), au besoin;
- Le CMV donne au sous-ministre des conseils et une rétroaction sur la pertinence et le fonctionnement des processus et des cadres de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance du Ministère; et
- Des validations annuelles de la mise en œuvre de la gestion du contrôle interne grâce à la signature des membres du CGX concernant la gestion du contrôle interne pour leurs secteurs de responsabilité.
2.2 Ententes de services pertinentes par rapport aux états financiers
Transports Canada a recours à d’autres organisations pour le traitement de certaines opérations qui sont consignées dans ses états financiers, comme suit :
Ententes courantes :
- Le ministère des Services publics et de l’Approvisionnement Canada (SPAC) exerce une gestion centrale du versement des salaires et de l’acquisition de biens et services en fonction des pouvoirs délégués par le ministère, ainsi que des services de gestion des locaux;
- Le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) fournit au Ministère les renseignements nécessaires pour calculer les charges à payer et les provisions, par exemple, la charge accumulée liée aux indemnités de départ;
- Le ministère de la Justice fournit des services juridiques à Transports Canada;
- Services partagés Canada (SPC) fournit des services d'infrastructure de technologies de l’information (TI) à Transports Canada dans les domaines des centres de données et des services de réseau. La portée et les responsabilités sont abordées dans le Cadre des contrôles généraux de la technologie de l’information pour les services d’infrastructure de la technologie de l’information lié au contrôle interne en matière de rapports financiers de Services partagés Canada.
Ainsi, Transports Canada se fie au système de contrôle interne efficace en matière de rapports financiers en place chez ces fournisseurs de services.
Ententes particulières :
- À partir d’un protocole d'entente avec Infrastructure Canada, Transports Canada fournit de la gestion des programmes et des services administratifs dans le cadre du Fonds canadien sur l'infrastructure stratégique et le Fonds sur l'infrastructure frontalière (la mise en œuvre du projet), ainsi que le Fonds Chantiers Canada (le volet grandes infrastructures).
- Sur la base du recouvrement des frais, Transports Canada fournit de la gestion financière, des services de comptabilité et de rapports, en plus de certains services de la technologie de l’information et de gestion à l'Administrateur de la Caisse d’indemnisation des dommages dus à la pollution par les hydrocarbures causée par les navires et la Caisse d’indemnisation pour les accidents ferroviaires impliquant des marchandises désignées.
3. Résultats de l’évaluation ministérielle de l’exercice 2018-2019
À la fin de 2017-2018, le Ministère a achevé son premier cycle complet de surveillance continue du CIRF, conformément au cadre de CIRF de Transports Canada pour l’évaluation et la surveillance axées sur les risques. Un nouveau cycle de surveillance continue du CIGF, y compris les nouveaux éléments de gestion financière, a commencé en 2018-2019.
En 2018-2019, Transports Canada a terminé son évaluation des processus opérationnels suivants, basé sur son plan de surveillance continue axée sur les risques :
- Immobilisations et immobilisations en construction;
- Attestation des présentations au Cabinet et au Conseil du Trésor (CT) par le Dirigeant principal des finances (DPF).
L'évaluation de la Paie et avantages sociaux n'a pas pu être entièrement achevée au cours de l'année en raison de départs d’employés, ainsi que de la capacité limitée et des priorités concurrentes de l'équipe de Rémunération des ressources humaines. La communication des résultats de l'évaluation pour la Paie et avantages sociaux au Comité de gestion des ressources (CGR) aura lieu à l’hiver 2020. Les évaluations de la surveillance continue du processus opérationnel des Revenus et comptes débiteurs sur une période de deux ans progressent comme prévu.
Les contrôles financiers clés évalués, en ce qui a trait aux processus opérationnels ci-dessus, fonctionnaient généralement de façon efficace, ou étaient en place mais nécessitant des améliorations pour assurer la production d’information financière fiable. Il n’y a eu aucune faiblesse de contrôle présentant une incidence de risque élevé. Les constatations ayant des incidences de risque moyen et faible-moyen ont été corrigées ou seront corrigées en 2019-2020 et 2020-2021.
À la suite de la surveillance continue, pour renforcer son environnement de contrôle, le Ministère a identifié les mesures correctives suivantes :
Immobilisations et immobilisations en construction :
- Rationaliser le processus de compte rendu des immobilisations pour améliorer la rapidité d'enregistrement des activités liées aux immobilisations dans le système financier;
- Améliorer les directives, les outils et la formation du Ministère afin d’améliorer la clarté et la sensibilisation aux exigences en matière de compte rendu des immobilisations pour les principaux intervenants;
- Incorporer les immobilisations appartenant à TC qui sont détenus et/ou gérés par des tierce parties dans le processus de dénombrement cyclique annuel du Ministère;
- Mettre en place un processus pour assurer un meilleur alignement entre le taux d'amortissement appliqué et les améliorations apportées aux immobilisations existantes.
Attestation des présentations au Cabinet et au CT par le DPF :
- Améliorer le processus de mise à jour des outils d'estimation des coûts et de documentation des taux appliqués, le cas échéant;
- S’assurer que les tableaux d’estimation de coût, pour les initiatives qui ne demandent pas de financement supplémentaire, sont également examinés par la Finance, afin d’appuyer l’attestation du DPF correspondante;
- Établir une norme de service (temps minimum requis) pour la Finance pour effectuer un contrôle de qualité préalable des présentations au Cabinet et au CT.
De plus, le Ministère a continué de surveiller :
- La soumission des rapports d’approbation de clôture de période et de clôture d’exercice, dans le cadre du processus opérationnel de clôtures et rapports financiers;
- La conformité à la Directive sur la délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers du SCT, par le biais du Plan national d’échantillonnage (PNE) de Transports Canada, pour les paiements de dépenses, dans le cadre de la surveillance continue des contrôles clés.
4. Plan d’action ministériel
4.1 Progrès réalisés au cours de l’exercice 2018-2019
Au cours de l’exercice 2018-2019, Transports Canada a continué l’exécution de son plan et de sa stratégie de surveillance continue axée sur les risques, y compris la mise en œuvre de la CIGF :
| Éléments de contrôle clés | État |
|---|---|
| Immobilisations et immobilisations en construction (Dépenses en capital) |
|
| Attestation des présentations au Cabinet et au CT par le DPF |
|
| Paie et avantages sociaux |
|
| Revenus et comptes débiteurs |
|
En 2018-2019, Transports Canada a également effectué un suivi de l’état d’avancement des plans correctifs des années précédentes. Soixante-neuf pour cent (69%) de ces plans correctifs ont été complétés. Dix plans d'action de la gestion, reliés aux contrôles à l’échelle de l’entité, passifs environnementaux, contrôles généraux liés à la TI, et acquisitions, avec des incidences de risque faible-moyen et moyen, et un plan correctif avec une incidence de risque élevé avec une date d'achèvement révisée pour octobre 2019, sont en cours et seront surveillés de près jusqu'à ce que les correctifs puissent être pleinement mis en œuvre.
4.2 État d’avancement et plan d’action pour le prochain exercice et les exercices suivants
Suite à l’évaluation globale intégrée des risques du CIRF menée en juin 2017 et la mise à jour subséquente, le plan quinquennal de surveillance continue du CIGF approuvé est présenté dans le tableau ci-dessous :
| Plan rotationnel de surveillance continue axée sur les risques | |||||
|---|---|---|---|---|---|
| Éléments de contrôle clés | Année
fiscale 2019-2020 |
Année
fiscale 2020-2021 |
Année
fiscale 2021-2022 |
Année
fiscale 2022-2023 |
Année
fiscale 2023-2024 |
| Contrôles à l’échelle de l’entité | |||||
| Contrôles à l’échelle de l’entité | Vide | Vide | Vide | X | Vide |
| Contrôles relatifs à la technologie de l’information (TI) | |||||
| Contrôles généraux liés à la TI (CGTI) Note de bas de page 1 | Vide | Vide | X | Vide | Vide |
| Contrôles relatifs aux processus opérationnels | |||||
| Revenus et comptes débiteurs Note de bas de page 2 | X | Vide | Vide | Vide | X |
| Subventions et contributions (Paiements de transfert) | X | Vide | Vide | Vide | Vide |
| Budgétisation et prévisions financières | Vide | X | Vide | Vide | Vide |
| Charges à payer et autres entrées générales | Vide | X | Vide | Vide | Vide |
| Voyages et évènements | Vide | X | Vide | Vide | Vide |
| Acquisitions (dépenses de fonctionnement, marchés et engagements) | Vide | Vide | X | Vide | Vide |
| Passifs environnementaux | Vide | Vide | Vide | X | Vide |
| Clôtures et rapports financiers | Vide | Vide | Vide | X | Vide |
| Immobilisations et immobilisations en construction | Vide | Vide | Vide | Vide | X |
| Paie et avantages sociaux Note de bas de page 3 | Vide | Vide | Vide | Vide | X |
| Attestation des présentations au Cabinet et au CT par le DPF | Vide | Vide | Vide | Vide | X |
| Éléments supplémentaires de contrôle interne en matière de gestion financière pour l’évaluation initiale | |||||
| Planification des investissements | Vide | X | Vide | Vide | Vide |
| Établissements des coûts | Vide | Vide | X | Vide | Vide |
Transports Canada réévaluera aussi les contrôles, reliés à des changements significatifs, qui sont introduits dans les processus clés au cours de l’année.
