ERAT – Guide du demandeur

De : Transports Canada

L’objectif général du programme de l’Évaluation des risques liés aux actifs de transport (ERAT) de Transports Canada est de financer des projets visant à mieux connaître et de mieux comprendre les risques et les vulnérabilités liés au climat sur les actifs de transport appartenant au gouvernement fédéral et/ou gérés par celui-ci ainsi que les éventuelles solutions d’adaptation pouvant être mises en œuvre.

La période de candidature est maintenant terminée.

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  1. Description du programme
  2. Bénéficiaires admissibles
  3. Financement disponible
  4. Critères d'évaluation de l'admissibilité
  5. Dépenses admissibles
  6. Dépenses inadmissibles
  7. Critères de sélection fondée sur le mérite
  8. Notification
  9. Normes de service
  10. Entente de financement
  11. Comment présenter une candidature
  12. Soumettre une demande

1. Description du programme

L'objectif global de ERAT est de financer des projets axés sur l'amélioration de la compréhension des risques liés aux changements climatiques et des vulnérabilités sur les actifs de transport appartenant au gouvernement fédéral et/ou gérés par celui-ci. Le programme a les objectifs spécifiques suivants :

  • Accroître la résilience des moyens de transport appartenant au gouvernement fédéral et/ou gérés par celui-ci en donnant aux décideurs l'information dont ils ont besoin pour prendre des décisions éclairées; et,
  • Appuyer la recherche et l'analyse qui identifient et corrigent les lacunes ou les obstacles à l'évaluation du risque climatique.

Ces objectifs contribuent à renforcer la résilience du réseau de transport canadien et à appuyer le cadre pancanadien sur la croissance propre et le changement climatique. 

2. Bénéficiaires admissibles

Les bénéficiaires admissibles sont les suivants :

  • Les sociétés d'état des agents fédéraux (ponts Jacques-Cartier et Champlain Inc., the Federal Bridge Corporation Limited)
  • Les administrations portuaires canadiennes (ne peuvent faire une demande pour ce troisième appel de propositions que par le biais d'un financement de type contribution);
  • les administrations des systèmes des aéroports nationaux
  • les provinces et territoires, y compris les entités provinciales et territoriales;
  • les organismes du secteur privé à but lucratif et sans but lucratif
  • les universités

3. Financement disponible

Le Programme ERAT apportera un financement qui pourrait atteindre 4 000 000 $ sur 4 ans.

Tous les projets doivent être achevés au plus tard le 31 mars 2022.

La contribution maximale par projet est de 1 600 000 $ et la subvention maximale par projet est de 50 000 $.

Le financement est offert sous forme de subvention ou de contribution. Afin de garantir l’exécution réussie des projets, Transports Canada adoptera une approche fondée sur le risque pour déterminer l’instrument de financement approprié. Les exigences en matière de rapports qui sont imposées pour le paiement et les montants maximums pouvant être financés par Transports Canada sont les principales différences entre les contributions et les subventions. Transports Canada décidera si le financement sera fourni sous forme de contribution ou de subvention.

Tous les bénéficiaires admissibles peuvent recevoir un remboursement pouvant atteindre 100 % des dépenses admissibles dans le cadre d'une subvention.

Les bénéficiaires admissibles qui suivent peuvent obtenir un remboursement sous forme de contribution pouvant atteindre :

  1. 90 % des dépenses admissibles liées aux :
    • administrations portuaires du Canada;
    • administration des systèmes des aéroports nationaux ;
    • provinces et territoires, notamment aux organismes provinciaux et territoriaux;
    • pour les organismes à but lucratif;
  2. 100 % des dépenses admissibles liées aux :
    • sociétés d'État fédérales;
    • organismes sans but lucratif du secteur privé;
    • universités.

4. Critères d'évaluation de l'admissibilité

Les activités admissibles pour les demandes de subvention et de contribution sont les suivantes :

  1. Les évaluations de risque et de vulnérabilité ainsi que les autres études ou les recherches visant à comprendre les effets du changement climatique sur les actifs de transport appartenant au gouvernement fédéral et/ou gérées par celui-ci* (sur les systèmes ou éléments de l’infrastructure actuelle, future ou prévue) et à donner aux personnes responsables de ces actifs des informations pour renforcer les prises de décision.

    * La majorité des biens appartenant au gouvernement fédéral sont répertoriés dans le Répertoire des biens immobiliers fédéraux; les biens gérés par le gouvernement fédéral sont ceux qui sont directement gérés par un ministère ou un organisme fédéral. Les biens dont la propriété/la gestion n'est pas claire seront examinés au cas par cas.
    • En ce qui concerne l’activité admissible no 1 qui porte sur la recherché ou d’autres études, le demandeur doit prouver qu’il possède les connaissances et les capacités nécessaires pour exécuter le projet, qu’il a établi une méthode et un plan clairs pour entreprendre les travaux, et qu’il a cerné les résultats et les applications possibles afin d’aider à mieux comprendre les risques du climat pour les actifs de transport fédéraux.
  2. L’acquisition (et l’installation, le cas échéant) de données, d’équipement, de technologie, de systèmes logiciels ou de formation connexes pour étudier et comprendre les effets du climat sur les actifs de transport appartenant au gouvernement fédéral et/ou gérées par celui-ci ou les éléments de l’infrastructure.
    • En ce qui concerne l’activité admissible no 2 qui porte sur l’acquisition de données, d’équipement, de technologie et de systèmes logiciels, les tâches exécutées devront appuyer les travaux d’évaluation des risques liés au climat en cours ou futurs ou permettre une étude approfondie du rendement d’une ressource (ou d’un de ses éléments) face à un ou plusieurs risques établis en matière de changement climatique. Le processus d’acquisition et d’installation doit être conforme aux normes généralement acceptées de l’industrie.

      Remarque : Pour l’activité no 2, des subventions peuvent être accordées sur démonstration de l’achèvement de l’acquisition, aussi longtemps que cette dernière a été effectuée durant les trois mois avant le moment de la demande de subvention.

Pour les demandes de subventions, les critères ci-dessous doivent également être respectés :

  • le projet contribuera directement aux objectifs du programme (énoncés à la section 1);
  • le bénéficiaire a les connaissances et les capacités nécessaires pour mettre en œuvre et terminer le projet;
  • la demande est de qualité et complète;
  • la méthode et le plan établis pour entreprendre l'activité sont clairs;
  • le budget est raisonnable et nécessaire pour soutenir les objectifs du projet.

5. Dépenses admissibles

Les dépenses admissibles comprennent :

  • salaires et avantages sociaux du personnel;
  • services professionnels (p. ex. comptabilité, vérification, services d'experts-conseils, etc.);
  • coûts de traduction;
  • achat, location ou affrètement des actifs, des technologies, d'équipements et de fournitures;
  • acquisition de données et des outils de formation connexes;
  • licences et permis;
  • loyers, frais de location, améliorations locatives et assurance;
  • frais de location de salle et autres coûts relatifs aux installations;
  • dépenses liées aux télécommunications, à l'analyse des données et aux services de validation des données;
  • frais d'accueil pouvant atteindre 5 % des coûts totaux du projet, conformément à la Directive sur les dépenses de voyages, d'accueil, de conférences et d'événements;
  • paiements d'honoraires auprès de personnes Autochtones;
  • dépenses administratives représentant 15 % du total des coûts du projet au maximum (y compris les coûts d'administration générale, le loyer, les frais d'assurance, la location d'équipement de bureau et les frais d'adhésion);
  • frais de déplacement (y compris le coût de l'hébergement, la location de véhicules et les taux par kilomètre, les tarifs d'autobus, de train, d'avion ou de taxi et les indemnités de repas et les frais accessoires).
  • autres dépenses qui, à notre avis, sont considérées comme étant directes, raisonnables et supplémentaires pour réussir la mise en œuvre du projet et qui ont été approuvées par écrit avant d'être engagées.

Les dépenses admissibles peuvent comprendre les contributions en nature assimilables à des espèces. Les dépenses en nature peuvent être remboursées tant que les trois critères ci-dessous sont respectés :

  • les coûts associés sont considérés comme des dépenses admissibles et ont été approuvés par Transports Canada;
  • les coûts associés ne sont pas des dons reçus d'une tierce partie;
  • les coûts associés sont liés à des biens, à des services ou à des actifs que le demandeur devrait autrement acheter et payer en tant qu'élément essentiel du projet.

Remarque : Les contributions en nature reçues d'une tierce partie sont considérées comme des dons et peuvent constituer une partie de la part du demandeur dans les dépenses admissibles totales du projet, mais ne sont pas remboursables.

5.1 Durée et approbation des projets admissibles

  • Le projet doit être achevé au plus tard le 31 mars 2022.
  • Les projets d'une durée d'une année (12 mois) ou de plusieurs années sont admissibles.
  • Transports Canada ne peut pas faire de paiements anticipés. Par conséquent, le demandeur doit prouver qu'il a assez de fonds pour garantir l'exécution réussie du projet.
  • Il doit préciser la source de tous les fonds (p. ex. en nature, tierce partie) dans sa proposition. Les lettres d'organismes partenaires confirmant l'appui financier devraient être jointes à la proposition.
  • Le demandeur pourra commencer à engager les dépenses admissibles et remboursables dès qu'elles auront été approuvées et confirmées par écrit par Transports Canada. Les exceptions pour les contributions sont décrites dans la section 4.

6. Dépenses inadmissibles

Certaines dépenses ne sont pas admissibles au financement et ne seront donc pas prises en compte dans le calcul du total des dépenses admissibles du projet proposé. Ces dépenses inadmissibles comprennent :

  • les coûts engagés avant la date d'approbation du financement ou après la date de réclamation finale sauf pour la situation décrite dans la section 4 pour l'activité no 2;
  • les dépenses pour le paiement de la taxe de vente provinciale, de la TPS ou de la TVH s'il y a lieu, pour lesquelles le bénéficiaire a droit à une réduction et les autres coûts admissibles à des réductions;
  • l'achat de terrains ou d'immeubles, les frais immobiliers connexes et les véhicules;
  • les frais de financement et les paiements d'intérêts sur les prêts;
  • les dépenses qui ont été remboursées à partir d'autres sources de financement, en vertu de lois fédérales ou dans le cadre de programme de financement.

7. Critères de sélection fondée sur le mérite

Transports Canada examinera toutes les demandes de subvention et de contribution afin d'établir si elles répondent aux critères d'admissibilité énoncés à la section 4. S'il est jugé admissible, le projet proposé sera évalué en fonction des critères de sélection de mérite énoncés ci-après.

Les demandeurs doivent également joindre les renseignements ci-dessous à leur demande : les modèles de demande de subvention ou de contribution doivent être utilisés pour obtenir un financement et sont disponibles sur demande à l'adresse tc.tara-erat.tc@tc.gc.ca.

Pertinence du projet

Le degré de pertinence du projet dépend de la mesure dans laquelle le projet proposé répond aux objectifs de l'Évaluation des risques liés aux actifs de transport de Transports Canada, qui sont énoncés à la section 1.

Expérience et capacité du demandeur

L'expérience pertinente et la capacité du demandeur correspondent à la mesure à laquelle le demandeur peut, sur le plan des ressources, du personnel et de l'expertise, réaliser le projet proposé. Plus précisément, Transports Canada tiendra compte des éléments ci-dessous concernant le demandeur :

  • mandat ou expérience, et expertise;
  • engagement avéré en fonction des projets passés ou actuels;
  • capacité suffisante des structures institutionnelles, organisationnelles ou de gestion ainsi que des contrôles financiers et des autres autres mesures de soutien disponible pour mener à bien le projet proposé.

Qualité de la proposition

La qualité de la proposition correspond à la mesure dans laquelle les activités planifiées, le calendrier, le budget, les résultats visés, les rôles et les responsabilités sont clairs, réalistes et conformes aux objectifs du projet proposé. Transports Canada déterminera si le projet proposé présente :

  • des buts, des objectifs et des résultats clairement énoncés;
  • un plan de projet réalisable, des livrables concrets, un budget et un calendrier des échéanciers;
  • une analyse des risques et une stratégie d'atténuation;
  • une équipe d'exécution du projet expérimentée et qualifiée, avec des rôles et responsabilités clairement définis.

Stratégie de mesure du rendement

Transports Canada veut contribuer à des projets qui génèrent des résultats qui peuvent être présentés aux Canadiens. Transports Canada évaluera la stratégie de mesure du rendement du demandeur tel que décrit dans le gabarit du demandeur, les résultats attendus des activités proposées, et la façon dont celles-ci cadrent avec les objectifs de l'Évaluation des risques liés aux actifs de transport de Transports Canada (énoncés à la section 1).

Optimisation des ressources

L'optimisation des ressources correspond à la mesure dans laquelle la proposition établit l'utilisation efficiente des ressources et prévoit de produire des résultats de façon rentable.

Autres critères

La priorité peut être accordée aux projets qui :

  • pouvent leur pertinence et démontre des liens envers les effets liés aux changements climatiques;
  • favorisent l'efficacité et la fiabilité dy système de transport;
  • font la promotion des technologies transférables et des connaissances parmi les intervenants;
  • établissent un équilibre régional pour répartir les fonds dans l'ensemble du Canada;
  • prouvent que le demadneur a la capacité d'obtenir un soutien en espèces ou en nature de sources non fédérales et de réduire la part du financement fédéral.

8. Notification

Lorsque Transports Canada aura évalué le projet proposé, le demandeur sera informé si son projet a été retenu ou non aux fins de réception d'un financement. Transports Canada se réserve le droit d'accepter ou de rejeter toute demande qui a été soumise.

9. Normes de service

Afin d’assurer l’amélioration constante du niveau de service et de maintenir un processus transparent, Transports Canada a établi les normes de service suivantes :

  • Notre objectif est de fournir aux demandeurs un accusé de réception par écrit de leur demande ou de leur proposition de projet dans les 10 jours ouvrables qui suivent la date d’échéance de la demande.
  • Notre objectif est de faire un paiement dans les 20 jours ouvrables qui suivent l’envoi au bénéficiaire de l’avis annonçant que toutes les exigences décrites dans l’entente de financement ont été respectées.

Remarque : Si le programme ne peut se conformer aux normes mentionnées plus haut, les fonctionnaires du ministère aviseront les bénéficiaires en temps opportun.

10. Ententes de financement

10.1 Entente de subvention

10.1.1 Entente sur les activités financées

Le Guide du demandeur, la trousse de demande (comprenant la partie 1 – Formulaire de demande, et la partie 2 – Modalités de l'entente de subvention) ainsi que la lettre d'approbation de financement remplie et signée, le cas échéant, constituent l'accord de financement entre Transports Canada et le bénéficiaire des subventions au titre du programme d’Évaluation des risques liés aux actifs de transport de Transports Canada.

10.1.2 Lettre d'approbation de financement pour les activités admissibles

Les demandeurs admissibles recevront une lettre d'approbation de financement. Cette lettre précisera le moment où les dépenses admissibles pourront faire l'objet d'un remboursement dans le cadre du Programme.

10.1.3 Portée du projet et de l'entente

Un financement sera fourni aux bénéficiaires pour les dépenses admissibles en fonction des exigences suivantes :

  • Seules les dépenses admissibles engagées après la date précisée dans la lettre d'approbation de financement seront admissibles à un remboursement. L'exception s'appliquant aux subventions est décrite dans la section 4.
  • Les remboursements seront effectués lorsque les activités admissibles seront terminées, comme il est indiqué à la section 4 du Formulaire de demande.
  • Le montant maximal du financement total fourni par le gouvernement ne doit pas dépasser la totalité des dépenses admissibles.

Remarque : Les remboursements seront versés au demandeur à titre de paiement forfaitaire et seulement pour les coûts engagés. Aucun financement ne sera fourni à l'avance. Le financement est conditionnel à la disponibilité du financement dans le cadre du programme.

10.2 Ententes de contribution

Une entente de financement signé par le bénéficiaire et Transports Canada est requis pour recevoir un financement dans le cadre de l'Évaluation des risques liés aux actifs de transport de Transports Canada. Les sections suivantes présentent certains secteurs clés de ce document juridique.

10.2.1 Ententes de financements axés sur les risques

Transports Canada mènera une évaluation des risques de chaque projet approuvé avant la signature d'une entente de financement. On veille ainsi à ce que les exigences de l'entente de financement correspondent aux niveaux de risque du projet et à la capacité du bénéficiaire à atteindre les résultats escomptés. L'évaluation du risque du projet déterminera :

  • la fréquence à laquelle le bénéficiaire doit rendre compte des progrès du projet;
  • les documents financiers que le bénéficiaire doit remettre avec toute demande de remboursement;
  • le nombre de fois que Transports Canada visitera le site d'un bénéficiaire ou communiquera avec ce dernier;
  • les exigences en matière de vérification (toutes les ententes de financement indiquent le droit du Canada de vérifier la conformité).

L'évaluation du risque se fondera, entre autres, sur l'information figurant dans la proposition du demandeur.

10.2.2 Portée du projet et de l'entente

La proposition de projet du demandeur constitue le fondement de la portée du projet, les documents juridiques obligatoires, les clauses, les modalités, les critères de mesure du rendement et la structure des paiements dans l'entente de financement. Une fois l'entente de financement signé, aucun changement ne peut être apporté au projet (y compris le budget, la structure, les échéances, etc.) sans une entente écrite entre le bénéficiaire et Transports Canada.

10.2.3 Exigences en matière de rapport

Les exigences en matière de rapports seront établies dans l'entente de financement, et peuvent inclure, entre autres, l'envoi de demandes de remboursement, d'une liste de factures, de rapports d'étape, de rapports annuels et d'un rapport final.

Rapports d'étape

Les bénéficiaires peuvent être tenus de transmettre des rapports d'étape tous les trimestres ou tous les semestres (ou chaque année dans le cas des ententes pluriannuelles), tel que stipulé dans l'entente de financement. Les rapports d'étape détermineront les progrès accomplis au cours de la période visée et accompagneront les demandes de remboursement.

Rapports annuels

Dans le cas des projets pluriannuels, le bénéficiaire devra produire des rapports annuels. Ces rapports comprendront, entre autres :

  • une description détaillée des progrès accomplis dans les travaux, des principales réalisations au cours de l'année, et des données à jour sur l'évolution du projet ainsi que sa situation par rapport aux objectifs initiaux et aux résultats finaux attendus;
  • des données à jour sur les indicateurs de rendement figurant dans l'entente de financement, par rapport au début du projet;
  • un rapport annuel sur les dépenses admissibles engagées par le bénéficiaire, y compris une répartition des dépenses admissibles pour lesquelles un remboursement est demandé, conformément au budget établi dans l'entente de financement;
  • les problèmes, les sujets de préoccupation ou les facteurs de risque susceptibles d'influer sur l'achèvement, le calendrier ou le budget du projet selon les plans initiaux, ainsi que les stratégies d'atténuation proposées pour corriger les enjeux ou les écarts.

Rapports finaux

Lorsqu'un projet est terminé, les bénéficiaires seront tenus de présenter un rapport final. Ce rapport devrait donner un résumé des informations demandées dans les rapports annuels et permettre de vérifier l'ensemble des activités, des coûts et des résultats du projet. Dans le cadre de l'entente de financement, Transports Canada doit recevoir le rapport final avant de régler les demandes finales de remboursement des dépenses.

En plus des renseignements requis dans le rapport final, Transports Canada pourrait demander au bénéficiaire de fournir une évaluation et une analyse générale des objectifs réalisés, des résultats atteints et des leçons apprises.

Demandes de paiement

Les bénéficiaires ne peuvent présenter une demande de remboursement que pour les dépenses citées dans l'accord de financement. Transports Canada fournira aux bénéficiaires des modèles énonçant les dépenses admissibles convenues dans l'accord de financement. Les bénéficiaires seront également tenus de présenter une liste de factures avec chaque demande de remboursement.

Autres clauses de l'accord de financement

Langues officielles

Tous les bénéficiaires doivent respecter la Loi sur les langues officielles lorsqu'ils exécutent un projet financé dans le cadre de l'Évaluation des risques liés aux actifs de transport de Transports Canada. Les exigences linguistiques peuvent s'appliquer aux projets en fonction de la portée (nationale, régionale ou locale) ou de la particularité des Régions et des publics cibles des projets. Transports Canada collaborera avec chaque bénéficiaire retenu afin d'établir dans quelle mesure ces dispositions s'appliquent à son projet.

11. Comment présenter sa candidature

Les sections ci-dessous décrivent les documents requis pour présenter une demande ou une proposition. Les modèles de demande de subvention ou de contribution qui doivent être utilisés pour obtenir un financement sont disponibles sur demande.

11.1 Documents requis pour les ententes de subvention

Pour les subventions, les demandeurs doivent présenter une trousse de demande dûment remplie qui comprend deux parties à remplir dans leur intégralité afin de déposer une demande dans le cadre du programme.

Trousse de demande : Formulaire de demande (partie 1) et modalités de l'entente de subvention (partie 2)

11.2 Documents requis pour les accords de contribution

Les demandeurs présenteront une proposition de projet dûment remplie comprenant les données suivantes :

  1. Renseignements sur le demandeur
    1. Raison sociale de l'entreprise.
    2. Nom et titre de la principale personne-ressource de l'organisme du demandeur.
    3. Adresse postale pour toute correspondance.
    4. Coordonnées telles que les numéros de téléphone ou de télécopieur du bureau, l'adresse de courriel ou Internet, etc.
    5. Personnel de gestion du projet
      • Chaque projet doit avoir un gestionnaire de projet attitré. Veuillez indiquer ces coordonnées si elles sont différentes de celles de l'organisme demandeur.
  2. Déclarations
    1. Questionnaire sur les conflits d'intérêts.
    2. Déclaration de l'organisme demandeur attestant l'exactitude de la proposition de projet et son engagement à exécuter le projet, et signature de l'agent autorisé.
  3. Justification du financement
  4. Description du projet
    1. Objectifs et buts du projet en lien avec les objectifs de l’Évaluation des risques liés aux actifs de transport de Transports Canada (sections 1).
    2. Lieu de l'exécution du projet.
    3. Liste des actifs de propriété fédérale évalués ou bénéficiant des travaux
    4. Dates de début et d’achèvement proposées.
    5. Principales activités du projet.
    6. Plan d’exécution du projet.
    7. Partenaires et contributions.
    8. Évaluation des risques et mesures d’atténuation.
    9. Stratégie de mesure du rendement.
      1. Surveillance du rendement et des résultats;
      2. Méthode de mesure.
    10. Plan de communication, le cas échéant.
    11. Lettres de soutien financier.
    12. Renseignements sur le budget (conformément aux dépenses admissibles indiquées à la section 5).

Remarque importante : le gabarit de demande de proposition (en format Microsoft Word) et le gabarit du budget et du flux de trésorerie (en format Excel) doivent être utilisés pour présenter une demande et peuvent être obtenus en faisant une demande à l'adresse suivante : tc-tara-erat.tc@tc.gc.ca.

12. Soumettre une demande

Date limite pour présenter une demande

La période de candidature est maintenant terminée.

Remarque : Toutes les propositions de projet doivent être signées, complètes, exactes, détaillées et présentées au moyen des modèles fournis. Tous les demandeurs doivent fournir des documents juridiques confirmant que leur organisme est une entité légitime (des lettres de brevet, un certificat de constitution ou un autre document légal). Tout renseignement manquant ou incomplet aura pour effet de ralentir le traitement de la demande et pourrait entraîner son rejet.

Une trousse de demande peut être envoyée par courriel ou par la poste, à la discrétion du demandeur.

Courriel :

Les dossiers de demande électroniques doivent être sauvegardés en format PDF et authentifiés d’une signature manuelle ou digitale. La demande doit être envoyée à l’adresse suivante : tc.tara-erat.tc@tc.gc.ca

Poste :

Une copie papier signée peut être envoyée par courrier, et elle doit être reçue dans nos bureaux avant la date limite.

Pour assurer la transparence et l'équité du processus de sélection, aucun prolongement ne sera accordé.

Postez votre demande à l'adresse suivante :

Évaluation des risques liés aux actifs de transport (ERAT)
Transports Canada
330, rue Sparks, Place de Ville – Tour C (AHSA)
Ottawa ON  K1A 0N5

Transports Canada confirmera la réception des trousses de demande.

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