Évaluation de l’état de préparation de la sécurité et de la sûreté maritimes pour la prochaine vérification de l’Organisation maritime internationale

Rapport de vérification interne décrivant les résultats de l'Évaluation de l'état de préparation de la sécurité et de la sûreté maritimes pour la prochaine vérification de l'Organisation maritime internationale.

Sur cette page

But

  • Partager nos observations et nos recommandations à la suite de notre évaluation du Programme de sécurité et de sûreté maritimes (SSM).
  • Demander officiellement un plan d'action de la direction, qui a ensuite été présenté à la réunion du comité de la vérification de février 2020.
  • Les objectifs généraux du projet étaient d'examiner et de déterminer ce qui suit :
    • la mesure dans laquelle la SSM et ses partenaires chargés de la mise en œuvre des instruments de l'OMI sont prêts pour la prochaine vérification de l'OMI et la manière dont la SSM a traité les conclusions de la vérification de l'OMI de 2007;
    • le rendement de la SSM en regard des éléments du Cadre d'évaluation des organismes de réglementation modernes, qui comprend l'examen de la façon dont la SSM mesure le rendement de ses programmes;
    • comment la SSM alloue et surveille ses ressources pour exécuter efficacement ses programmes.

Contexte

À la tête de l'Administration maritime du Canada, la SSM est l'organisme responsable de veiller à ce que le Canada fasse rapport à l'OMI sur la mise en œuvre et l'application des programmes de sûreté, de sécurité et de protection de l'environnement maritimes. Un certain nombre d'entités gouvernementales telles que la Garde côtière canadienne et le Bureau de la sécurité des transports aident TC à s'acquitter des obligations du Canada auprès de l'OMI.

L'Organisation maritime internationale (OMI) est un organisme spécialisé des Nations Unies et l'autorité de normalisation internationale en matière de sécurité, de sûreté et de respect de l'environnement dans le secteur du transport maritime international. Son rôle principal consiste à instaurer un cadre de réglementation juste et efficace de l'industrie du transport maritime, qui soit adopté et observé par ses États membres, y compris le Canada.

L'OMI a procédé à la vérification du Canada en 2007 dans le cadre du programme de vérification volontaire de l'OMI. En 2020, le Canada fera l'objet d'une vérification dans le cadre du nouveau système de vérification obligatoire de l'OMI qui a débuté en 2016.

Approche du project

Ce projet a été mené conjointement avec nos collègues de l'équipe d'évaluation qui ont évalué la procédure de mesure du rendement de la SSM.

Le travail a été organisé en trois parties :

  • Évaluation des lacunes par rapport aux exigences de l'OMI;
  • Évaluation du rendement de la SSM par rapport aux éléments du cadre d'évaluation des organismes de réglementation modernes;
  • Évaluation de la planification et du suivi des ressources de la SSM;

Nos observations sont résumées dans chacune des parties énumérées ci-dessus.

Évaluation des lacunes par rapport aux exigences de l'OMI

Approche

La vérification de l'OMI de 2020 portera sur la SSM, car il s'agit de l'organisation principale du Canada. L'OMI évaluera la conformité du Canada aux engagements de l'OMI comme suit :

  • évaluation de l'état des règlements du Canada pour déterminer s'ils sont conformes aux conventions de l'OMI;
  • examen de la mise en œuvre des programmes de la SSM pour déterminer si celle-ci assure la surveillance du processus de certification des gens de mer canadiens ainsi que la surveillance des navires en ce qui concerne les exigences en matière de sécurité, de sûreté et de protection de l'environnement.

Pour évaluer l'adhésion de la SSM aux conventions de l'OMI, nous avons utilisé comme critères les quelque 150 exigences et sous-exigences de l'OMI (décrites dans le Code de mise en œuvre des instruments de l'OMI [Code III]).

  • Nous avons intégré les conclusions de la vérification de l'OMI de 2007 dans les critères afin de déterminer si et comment elles ont été traitées par la SSM.
  • Nous avons obtenu des renseignements relatifs à chaque critère (c.-à-d. processus et procédures en place) lors de l'examen de la documentation et des entrevues avec le personnel de la SSM.
  • L'équipe d'évaluation a inclus des éléments de mesure du rendement dans les critères pertinents.
  • Nous avons évalué si la SSM satisfaisait, satisfaisait partiellement ou ne satisfaisait pas à chaque critère.
    • Au 31 mai, les résultats sont les suivants : satisfait (72 %), satisfait partiellement (18 %) et ne satisfait pas (2 %) aux critères.
    • Nous n'avons pas évalué 3 % des critères en raison d'un manque d'information ni 5 % des critères pour lesquels la SSM n'est pas le chef de file.
    • La SSM examine actuellement les résultats de l'évaluation.
  • Pour simplifier la communication des résultats, nous avons classé les critères et nos observations en six thèmes et sous-thèmes pertinents. Nos observations sont décrites dans les trois diapositives suivantes.

Observations

Observations
Thème de l'OMI Remarques
Stratégie maritime Il n'y a pas de stratégie globale sur la sécurité maritime au CanadaNote de bas de page 1 qui identifie tous les ministères et intervenants, qui explique leurs rôles et responsabilités respectifs, ainsi que la manière dont ils coopèrent pour assurer la sécurité maritime au Canada.
Exigences prévues par la loi Les mises à jour de la législation et de la réglementation canadiennes en vue d'apporter des modifications aux conventions de l'OMI ne sont pas toujours effectuées en temps opportun.
Programme d'inspection Puisque certains programmes de formation obligatoires pour les inspecteurs maritimes ne sont pas disponibles ou ne sont pas à jour, le maintien des qualifications des inspecteurs de la SSM leur permettant d'exercer leurs pouvoirs délégués est un défi.
Pouvoir délégué à des tiers (organisations reconnues)

La SSM dispose d'un programme de surveillance pour effectuer des évaluations d'assurance de la qualité des organisations reconnues (OR) qui ont reçu le pouvoir de certifier les navires battant pavillon canadien Bien qu'un mécanisme d'application pour traiter le non-respect des dispositions des accords avec les OR n'ait pas été établi, un tel mécanisme est actuellement en cours d'élaboration.

La SSM doit s'assurer que les OR disposent de « ressources adéquates en termes de capacités techniques, de gestion et de recherche », conformément aux critères de l'OMI. La SSM se concentre sur la capacité des OR à faire le travail, mais ne pense pas qu'ils aient le pouvoir d'examiner ou de faire des recommandations concernant la conformité ou les qualifications du personnel des OR.

L'OMI portera probablement une grande attention à ce chapitre, et conséquemment, la SSM devrait s'assurer qu'elle est bien préparée à défendre sa position concernant ces critères.

Analyse des données pour identifier les problèmes et les risques de non-conformité systémique

La SSM n'a pas de stratégie globale de gestion de l'information. Chaque direction dispose de son propre système d'information. Bien qu'il existe un inventaire décrivant toutes les bases de données disponibles dans la SSM, aucune liste complète des éléments de données n'est conservée dans chaque base de données.

La SSM n'effectue pas d'analyses de tendances à l'aide d'indicateurs de rendement en raison du manque de capacité, de sensibilisation et de connaissances du personnel pour remplir cette fonction.

Bien que la SSM fasse rapport sur le rendement, elle n'utilise pas tous les indicateurs clés suggérés par l'OMI. De plus, les analyses effectuées ne font pas de distinction entre les exigences de l'OMI et les exigences maritimes autres que celles de l'OMI.

L'absence de stratégie globale en matière de données maritimes de la SSM se traduit par des lacunes en matière de cartographie et de sensibilisation aux risques généraux pour le public.

Exécution du programme

La SSM n'a pas de système de gestion de la qualité (SGQ) pour soutenir la normalisation nationale et l'amélioration continue.

La SSM dispose d'une liste des installations de réception des déchets et d'une liste des fournisseurs de fioul toutes les deux obsolètes.

Les exemptions et équivalences accordées aux navires battant pavillon canadien voyageant à l'étranger, conformément aux exigences de l'OMI, font l'objet d'un suivi, mais elles n'ont pas été signalées à l'OMI. La SSM est également responsable de la mise à jour du tableau de bord du Canada sur le site Web de l'OMI, mais les informations sont périmées.

Suivi des vérifications et des évaluations précédentes

En 2007, la SSM a préparé un plan d'action pour répondre aux sept conclusions de la vérification de l'OMI. À l'heure actuelle, une seule des sept conclusions a été corrigée. Des six conclusions restantes, deux seront mises en œuvre comme suit : Une conclusion sera mise en œuvre d'ici l'automne 2019 et l'autre au 31 mars 2021. Les travaux visant à corriger une autre conclusion se poursuivent. Les dates d'achèvement des trois autres conclusions n'ont pas été fournies.

En 2016, la SSM a préparé un plan d'action pour répondre aux trois conclusions de l'évaluation indépendante de la garde-côtière américaine concernant les normes de formation, de délivrance des brevets et de veille. Les trois conclusions seront traitées d'ici octobre 2019.

Évaluation du rendement de la SSM par rapport aux éléments du cadre d'évaluation des organismes de réglementation modernes

Approche

Pour évaluer l'état actuel du programme de SSM par rapport aux caractéristiques des organismes de réglementation modernes, nous avons développé un cadre d'évaluation des organismes de réglementation modernes.

Nous nous sommes appuyés sur de nombreuses sources externes et internes (par exemple, le cadre pour l'excellence en réglementation de Penn Program on Regulation; Cadre de surveillance de la sûreté et de la sécurité et du Continuum du système de transport de TC) pour élaborer les caractéristiques d'un organisme de réglementation moderne afin d'évaluer la capacité actuelle de la SSM et la capacité dans les matières suivantes :

  • Évaluation des risques relatifs au système de transport
  • Sélection d'interventions rentables
  • Conception et mise en œuvre de stratégies de surveillance
  • Évaluation du rendement pour une amélioration continue
  • Maintenir et améliorer les pouvoirs essentiels

Nous avons évalué l'état actuel du programme de SSM par rapport au cadre. Pour ce faire, nous avons procédé à un examen de la documentation et tiré parti de l'évaluation des lacunes par rapport aux exigences de l'OMI et de l'évaluation de l'état de la capacité de mesure du rendement de la SSM. La SSM examine actuellement les résultats de l'évaluation et élabore un plan d'action.

Observations

Évaluation des risques

Évaluation des risques
Critères Attentes Progrès et réalisations Lacunes et améliorations à apporter
1. Identification des risques et des opportunités et évaluation fondé sur des données probantes en matière de transport (sûr, sécurisé, propre et efficace)

Le programme identifie et analyse ce qui suit :

  • les problèmes et les risques globaux pour l'ensemble du système de transport à l'aide de données fiables et détermine s'il doit intervenir pour tenter d'atténuer les risques et identifier;
  • les opportunités stratégiques permettant d'améliorer le niveau de sécurité et de sûreté.

Résultats escomptés:

Un profil de risque bien défini pour cibler les ressources afin d'améliorer le niveau de sécurité et de sûreté des transports tout en tenant compte de l'efficacité économique potentielle et de l'impact environnemental.

Dans le passé, on a mené certains travaux relatifs aux risques (p. ex. Enquête nationale de la SSM sur les risques, 2015 : analyse environnementale fondée sur l'examen de la documentation de recherche et une enquête auprès du personnel du programme).

Comme tous les programmes de S et S, la SSM analyse son environnement interne et externe à l'aide du document sur l'environnement de planification de S et S (DEP). Dans le cadre de l'exercice Forces, faiblesses, possibilités et menaces (FFPM), on identifie les opportunités, les menaces et les risques externes. Cet été, l'équipe de Transformation de TC apportera son aide à tous les modes de transport pour développer leurs DEP 2020-2021 et améliorer la qualité de leurs évaluations des risques.

L'équipe de transformation dirige également l'initiative du processus de gestion publique des risques afin d'élaborer une méthodologie et un cadre de surveillance pour permettre la gestion des risques pour l'ensemble du réseau de transport; cependant, la SSM ne participe pas aux projets pilotes initiaux (l'accent est mis sur la sécurité aérienne et la sécurité ferroviaire).

La SSM n'a pas de profil de risque bien défini pour le secteur du transport maritime pouvant lui permettre de soutenir la sélection des stratégies d'intervention et le ciblage des ressources.

La majorité des travaux de la SSM (environ 95 %) se concentrent sur des activités planifiées sans risque (certification) ayant des calendriers cycliques fixes. Dans certains cas, la réglementation peut avoir été fondée sur les risques lors de sa première mise en place, mais il n'y a pas eu d'examen continu pour évaluer si le cycle est toujours justifié.

Bien que la SSM recueille des données de surveillance, il existe d'importantes lacunes dans les données (p. ex. les volumes de passagers, le nombre de petits bateaux de pêche).

L'équipe de transformation de TC devrait envisager de commencer à travailler plus tôt avec la SSM dans le cadre de l'initiative du processus de gestion publique des risques.

Sélection des interventions

Sélection des interventions
Critères Attentes Progrès et réalisations Lacunes et améliorations à apporter
2. Sélectionner une ou plusieurs interventions rentables pour répondre aux risques et aux opportunités liés à la sûreté et à la sécurité des transports.

Le programme sélectionne et met en œuvre les interventions appropriées pour répondre aux risques et tirer parti des occasions de soutenir de façon rentable un réseau de transport maritime sûr, sécuritaire, efficace et propre.

Résultats escomptés :

Les ressources du programme sont mises en place dans les zones où les risques et les besoins sont les plus grands, de manière à ce qu'elles aient le plus d'impact.

Le programme a la souplesse nécessaire pour répondre aux tendances, problèmes et opportunités innovantes émergentes et il trouve le juste équilibre dans la création de valeur sociale et économique.

La SSM a effectué certaines interventions ciblées pour atténuer les risques identifiés dans certains domaines (campagnes d'inspection concentrées (CIC), surveillance des petits navires [vérifications sur place des fabricants de petits navires (par rapport aux précédents examens sur papier]).

La SSM suit un processus défini pour la mise en œuvre des interventions qui touchent la réglementation. La SSM suit le processus d'élaboration réglementaire normalisé, y compris la notification publique par le biais de la Gazette du Canada. La SSM, en collaboration avec les autres programmes de S et S, élabore un plan d'action réglementaire (PAR) qui énumère les priorités des instruments législatifs et réglementaires pour faire face aux risques liés à la sûreté, la sécurité et la protection de l'environnement.

La S et S prend des mesures pour adapter le cadre réglementaire des transports afin de soutenir l'innovation et la croissance économique.

La SSM a mis en œuvre certaines stratégies d'intervention, mais elle n'a pas de processus pour identifier la mesure d'intervention ou la combinaison de mesures la plus rentable. Il n'y a aucun processus en place pour évaluer le rendement des stratégies d'intervention existantes permettant de confirmer qu'elles sont toujours nécessaires ou qu'elles sont rentables.

Actuellement, on utilise peu l'éducation, la communication et la sensibilisation comme stratégie d'intervention. La direction de la SSM reconnaît le besoin de recourir à ces activités et certains travaux ont été effectués en 2017-2018 pour appuyer le Règlement sur les bateaux de pêche, ce qui contribue à améliorer la conformité, en particulier pour les opérateurs d'embarcations de plaisance et de petits bateaux. Il est nécessaire d'évaluer les coûts et les avantages de faire appel à l'éducation, à la communication et à la sensibilisation ainsi qu'à d'autres interventions non réglementaires et d'essayer d'obtenir le financement requis.

Concevoir et mettre en œuvre une stratégie de surveillance

Concevoir et mettre en œuvre une stratégie de surveillance
Critères Attentes Progrès et réalisations Lacunes et améliorations à apporter
3. Concevoir et mettre en œuvre une stratégie de surveillance rentable pour évaluer la conformité et surveiller le rendement du système de transport (surveillance et conformité).

Le programme est bien conçu et comporte des activités clairement définies pour mettre en œuvre les instruments sélectionnés pour atténuer les risques liés aux transports (c.-à-d. choix et combinaison d'outils de surveillance tels que les autorisations réglementaires, les inspections, les vérifications, l'application du programme).

Résultats escomptés :

Le risque dans le secteur des transports est géré de manière proactive et cohérente, sur la base d'une approche fondée sur des données probantes.

Le plan national de surveillance intégré (PNS) de S et S récemment élaboré est une bonne étape vers une meilleure compréhension des facteurs externes et internes qui ont un impact sur les environnements opérationnels de tous les programmes de S et S afin d'identifier les facteurs qui sous-tendent les priorités de surveillance du programme. Le Plan du cadre de réglementation (PCR) intégré couvre les principales fonctions politiques, législatives et réglementaires de S et S.

Le PNS développe présentement un outil de production de rapports amélioré (appelé registre des activités de rapport conjoint en ligne [CORAL]) pour fournir plus rapidement aux gestionnaires des données de supervision.

Les codes du Système national de rapport d'emploi du temps et d'activités du personnel (NTARS) de la SSM ont été simplifiés et alignés sur les activités du PNS en 2018 pour aider à fournir des données plus utiles pour éventuellement soutenir une meilleure planification des salaires.

Dans le cadre du Programme de délégation des inspections obligatoires (PDIO), des tiers externes (organismes reconnus) sont mandatés pour effectuer des inspections et délivrer des documents maritimes canadiens aux navires inscrits au PDIO.

La S et S surveille actuellement les activités achevées et en rend compte dans le PNS; cependant, les coûts réels de ces activités ne sont pas calculés et leur impact sur le rendement du réseau de transport n'est pas mesuré, c'est-à-dire que l'impact des activités de la SSM sur la sûreté et la sécurité du système de transport maritime n'est pas mesuré.
3. Concevoir et mettre en œuvre une stratégie de surveillance rentable pour évaluer la conformité et surveiller le rendement du système de transport (surveillance et conformité).

Le programme est exécuté de manière efficace et fonctionne comme prévu.

Résultats escomptés :

Le personnel et les délégués ont accès à des directives et des outils cohérents, clairs et utiles (par exemple, des instructions permanentes d'opérations - IPO).

Le programme jouit d'un haut niveau de crédibilité et d'une solide réputation dans le secteur des transports et auprès du public.

Récemment, la S et S a élaboré une norme pour l'élaboration des IPO destinées aux activités de surveillance. Les résultats de ces travaux soutiendront la SSM lorsqu'elle sera prête à développer un système de gestion de la qualité.

Le Système de gestion de la sécurité maritime (SGSM) est une compilation de la documentation utilisée pour administrer les programmes et politiques de sécurité maritime. Le Manuel d'inspection et de conformité de la Sûreté maritime fournit des conseils aux inspecteurs de la sûreté maritime dans l'exercice de leurs fonctions.

Le système de délivrance des documents du personnel multimodal (SDDPM) regroupe désormais les diplômes et la formation technique des inspecteurs.

TC a élaboré une formation liée aux activités de surveillance déléguées et la dispense maintenant aux inspecteurs délégués qui travaillent pour les OR.

Les régions surveillent les navires par le biais du Programme de délégation des inspections obligatoires (PDIO), les OR inspectent les navires et la SSM vérifie les OR. La SSM a mis en place un processus de surveillance des OR (c.-à-d. un programme de vérification et des instructions de travail).

En 2019-2020, la SSM élaborera un plan national de dotation et de relève en RH.

La SSM n'a pas de système de gestion de la qualité (SGQ) pour s'assurer que les IPO sont suivies comme prévu.

Les IPO de certaines parties de la Sécurité maritime sont à jour, tandis que d'autres ne le sont pas. Les mises à jour des IPO sont effectuées sur une base ad hoc. La SSM doit élaborer un plan pour satisfaire à la nouvelle norme d'IPO en matière de S et S.

Le groupe de formation technique multimodale intégrée (FTIM) de TC est chargé de s'assurer que les inspecteurs reçoivent la formation technique requise. Certains cours de formation obligatoires ne sont pas à jour et certains peuvent ne pas être offerts lorsque les inspecteurs en ont besoin pour obtenir leurs titres de compétences. Dans ces cas, la SSM délivre des certificats temporaires à ses inspecteurs.

Dans son PNS 2018-2019, la SSM a identifié des défis en matière de recrutement tels que :

  • le recrutement d'une main-d'œuvre technique dynamique qui reflète les besoins démographiques et géographiques.
  • la perte de l'expertise technique et des connaissances de l'entreprise lors des départs en retraite.

Cadre de mesure du rendement

Cadre de mesure du rendement
Critères Attentes Progrès et réalisations Lacunes et améliorations à apporter
4. Examiner et évaluer les résultats du programme pour améliorer continuellement l'efficacité et l'efficience du programme. Une structure de mesure du rendement efficace est en place afin d'améliorer l'exécution du programme et la reddition de comptes afin de maximiser la contribution de TC à un réseau de transport maritime sûr, sécuritaire, efficace et propre.

La SSM dispose d'instruments et de processus (p. ex. le cadre ministériel des résultats [CMR], les profils d'information sur le rendement [PIR]) et les méthodologies (p. ex. le répertoire des méthodologies) en place pour collecter des données sur les indicateurs et les cibles des extrants et les résultats du programme.

La SSM recueille des données sur environ 35 systèmes de bases de données.

Le personnel de la SSM ne sait pas comment les PIR, leurs indicateurs, leurs extrants et leurs résultats sont alignés sur d'autres documents clés de planification et de production de rapports de la SSM (DEP, PNS, PAR, gestion intégrée des risques, planification et rapports intégrés). Il y a un manque de sensibilisation et de compréhension dans le programme de SSM et parmi la haute direction sur le développement et la conception des indicateurs PIR.

La SSM ne peut pas analyser les coûts d'activité, évaluer l'efficacité et soutenir l'analyse des options de rentabilité, car le système financier du ministère n'est pas conçu pour saisir cette information. Cependant, la SSM a effectué une évaluation des coûts d'activités spécifiques dans le cadre des travaux de modernisation du recouvrement des coûts.

Les données de la SSM ne sont pas intégrées, sont sujettes à des erreurs de saisie et ne font pas systématiquement l'objet de rapports. Les rapports sont créés en extrayant manuellement les données.

La SSM ne dispose pas de ressources suffisantes (internes ou externes) possédant les compétences, les connaissances et l'expérience requises pour recueillir et analyser les données ainsi que pour rassembler et résumer les données de conformité et autres données de sécurité pour le système de transport maritime.

4. Examiner et évaluer les résultats du programme pour améliorer continuellement l'efficacité et l'efficience du programme. Une structure de mesure du rendement efficace est en place afin d'améliorer la prestation du programme et la reddition de comptes afin de maximiser la contribution de TC à un réseau de transport maritime sûr, sécuritaire, efficace et propre.

La SSM assure l'assurance qualité pour une partie spécifique de son programme, la convention sur les normes de formation des gens de mer, de délivrance des brevets et de veille (STCW).

La SSM a mis en place des processus pour assurer l'amélioration des instruments et des processus de mesure du rendement (c.-à-d. le redéveloppement des indicateurs, l'adaptation des outils de suivi et de production de rapports pour répondre aux nouveaux besoins/renseignements). Par conséquent, les modèles PIR de la SSM ont été améliorés et sont plus complets. L'annuaire des méthodologies répertorie les hyperliens vers des méthodologies spécifiques liées aux principaux indicateurs de responsabilité.

La SSM ne collecte pas de profils d'information sur le rendement conformément à sa structure de mesure du rendement.

La SSM ne dispose pas d'un système de gestion de la qualité global lui permettant de contrôler le respect des normes nationales et soutenir l'amélioration continue.

La direction de la planification et des rapports ministériels a fourni un soutien limité à la SSM pour la mesure du rendement.

On constate un manque de communication et de consultation entre la SSM de la RCN et d'autres programmes et régions en matière de conception des indicateurs PIR.

Certains membres du personnel de la SSM ne sont pas au courant de l'existence du modèle logique de la SSM et des modèles logiques génériques de S et S et ne comprennent pas le fonctionnement de la chaîne de résultats de la SSM, de la conception du PIR et la sélection d'indicateurs appropriés pour mesurer le rendement.

Les profils d'information sur le rendement et les rapports sur le rendement ne sont pas pleinement utilisés pour recueillir les leçons apprises et pour éclairer la conception et l'exécution du programme (c.-à-d. une rétroaction en temps réel).

On constate un manque de discussion au niveau de la haute direction concernant l'information sur le rendement (en particulier sur les résultats à court terme et les résultats à moyen terme).

La SSM ne dispose pas d'outils de suivi et d'outils de communication intégrés pour établir des liens avec les initiatives horizontales pertinentes (p. ex. Plan de protection des océans (PPO), Transformation). Le travail sur les priorités ministérielles (p. ex. PPO, pipeline Transmountain, protection des baleines) augmente la pression sur les activités obligatoires et essentielles, ce qui a une incidence sur leur exécution.

Autorités fondatrices

Autorités fondatrices
Critères Attentes Progrès et réalisations Lacunes et améliorations à apporter
5. Éléments fondamentaux : But, autorité, confiance du public, communication

Le programme a une mission, des buts et des objectifs clairs.

Le programme a les autorités appropriées et le public et l'industrie comprennent facilement leurs droits et obligations.

La majeure partie des activités de surveillance de la SSM sont prescrites dans plus de 100 lois, règlements, normes, protocoles d'entente (PE) et mémorandums d'accord (p.ex. Loi de 2001 sur la marine marchande du Canada, Organisation maritime internationale [OMI]).

La SSM élabore plusieurs documents de planification pour planifier et surveiller son travail (p. ex. Plan national de surveillance (PNS), Plan d'action réglementaire (PAR), Plan de travail).

La participation de la SSM à l'établissement de normes internationales de l'OMI renforce la confiance et le soutien du public et lui permet de s'aligner sur l'orientation générale du Canada.

La SSM tire ses pouvoirs principalement de la Loi sur la marine marchande (LMM), de la Loi sur la marine marchande du Canada (LMMC) et de la Loi sur la prévention de la pollution des eaux arctiques (LPPEA). Chaque pouvoir sera évalué en fonction des 11 pouvoirs modernes que l'équipe de modernisation législative a identifiés pour TC.

Étant donné que les exigences en matière de données sont définies pour mieux soutenir l'évaluation des risques, la sélection des interventions, la conception du programme de surveillance et la mesure du rendement du programme, la SSM devrait déterminer si des changements réglementaires sont nécessaires pour s'assurer que la SSM peut évaluer ou obliger la déclaration des données requises de l'industrie à TC.

Une fois qu'un profil de risque pour le système de transport aura été élaboré, et que les stratégies d'intervention existantes et potentielles auront été évaluées, les changements relatifs aux pouvoirs existants devront être identifiés et dans le cadre du processus de planification du Plan d'action réglementaire, les priorités et les délais pour obtenir de nouveaux pouvoirs ou modifier les pouvoirs existants devront être fixés.

5. Éléments fondamentaux : But, autorité, confiance du public, communication

Le programme exerce ses pouvoirs de manière à susciter la confiance du public et de l'industrie en regard de son indépendance et de ses décisions.

Le programme consulte et mobilise efficacement le public, l'industrie, d'autres ministères, tous les paliers de gouvernement et les autorités internationales.

La SSM doit respecter le code de valeurs et d'éthique, les règles en matière de conflits d'intérêts et celles relatives à l'après-mandat de TC.

La haute direction donne suite aux questions soulevées par le Comité mixte permanent d'examen de la réglementation (CMPER).

La SSM consulte et interagit avec des intervenants tels que le Conseil consultatif maritime canadien (CCMC), le Groupe de travail interministériel sur la sécurité maritime (GTISM) et l'OMI.

 

Évaluation de la planification et du suivi des ressources de la SSM

Approche

  • Pour évaluer la façon dont la SSM alloue et surveille ses ressources pour exécuter efficacement ses programmes, nous avons examiné dans quelle mesure :
    • des méthodologies, des orientations et des règles claires sont en place et une analyse a été menée pour soutenir la planification, la budgétisation, la prévision et la communication des activités de la SSM;
    • les gestionnaires de centres de responsabilité (GCR) et les fonctions de soutien des Services intégrés, concernés par la planification, la budgétisation, les prévisions et la production de rapports, comprennent leurs rôles, leurs responsabilités et leurs obligations en matière de reddition de comptes et ont les connaissances, l'expérience et les capacités nécessaires pour remplir leurs rôles; et dans quelle mesure
    • des systèmes et des outils efficaces sont en place pour aider les Services ministériels à générer des informations suffisantes, exactes, pertinentes et opportunes aux fins d'analyse pour appuyer la prise de décisions des GCR.
  • Nous avons interrogé les planificateurs de la SSM, du service des finances générales et de la planification et rapports ministériels de Transports Canada pour déterminer leurs points de vue concernant la gestion des ressources de la SSM.
  • Nous avons utilisé un nouvel outil de production de rapports (Power BI) pour effectuer diverses analyses des six dernières années financières sur les données financières de la SSM afin de démontrer comment les données existantes pourraient être analysées afin de mieux soutenir la direction dans la planification et la prise de décision.
  • Nous avons également utilisé les données de la SSM de l'AF 2018-2019 pour tester le type d'analyse et de rapports qui pourraient être créés pour répondre à la nouvelle exigence du Ministère selon laquelle tous les programmes doivent planifier, surveiller et déclarer leurs dépenses spécifiques tout au long de l'année (processus de surveillance des nouvelles dépenses).

Observations

Gestion des ressources

Gestion des ressources
Critères Attentes Progrès et réalisations Lacunes et améliorations à apporter
1. Des méthodologies, des orientations et des règles claires sont en place et une analyse a été menée pour soutenir la planification, la budgétisation, la prévision et la communication des activités de la SSM;

Une méthodologie d'établissement des coûts efficace est en place et elle est utilisée de manière cohérente à tous les échelons de la SSM. (Planification)

On a défini, documenté et communiqué des pratiques commerciales courantes pour allouer les budgets à différents niveaux de gestion (DG, directeur, gestionnaires, etc.) de manière à responsabiliser les gestionnaires. (Budgétisation)

On a défini, documenté, communiqué des pratiques commerciales courantes (p. ex. les coûts globaux des système de gestion des salaires, les remises, les heures supplémentaires, etc.) et l'utilisation de ces paramètres est contrôlée. (Prévision)

Des mesures du rendement robustes sont établies pour inciter les gestionnaires de CR (GCR) et le personnel des fonctions de soutien des Services ministériels à adopter les comportements souhaités. (Production de rapports)

La SSM a récemment commencé à travailler avec la nouvelle unité de science de données au sein de la Direction des services numériques pour essayer de relier les données provenant de plusieurs sources afin d'essayer de chiffrer les activités.

La méthodologie utilisée pour soutenir adéquatement les décisions d'allocation budgétaire et les orientations est déficiente.

La SSM dispose de nombreux systèmes de collecte de données (p. ex. NTARS), mais ces systèmes ne sont pas liés au système financier.

En raison d'un manque de capacité en matière d'analyse des données, aucune analyse de données historiques ou détaillées n'a été effectuée pour améliorer la planification, la budgétisation, les prévisions et la production de rapports.

En raison de la complexité de la structure de la SSM comprenant plusieurs inventaires de programmes (IP) pour lesquelles la SSM contribue au financement ou reçoit du financement, la gestion des ressources est compliquée et nécessite une analyse complète des tendances des données, ainsi que des directives ou des règles standard pour garantir des pratiques cohérentes de saisie des données parmi les inventaires de programme (IP) et les régions connexes de la SSM.

2. Les gestionnaires de centres de responsabilité (GCR) et les fonctions de soutien des Services intégrés, concernés par la planification, la budgétisation, les prévisions et la production de rapports, comprennent leurs rôles, leurs responsabilités et leurs obligations en matière de reddition de comptes et ont les connaissances, l'expérience et les capacités nécessaires pour remplir leurs rôles.

Les rôles, les responsabilités et les obligations en matière de reddition de compte sont clairement définis et compris par les personnes participant à la planification, à la budgétisation, aux prévisions et à la production de rapports, et comment ces éléments sont tous interdépendants.

Les GCR ont des connaissances, l'expérience et une capacité suffisantes pour chiffrer les activités, gérer les risques résultant des changements budgétaires, identifier et signaler rapidement les excédents et les déficits, examiner et comprendre les rapports, les renseignements et les données fournis par les fonctions de soutien des Services intégrés pour identifier les écarts et les problèmes en vue de mener des enquêtes et des analyses plus approfondies.

Le personnel des fonctions de soutien des Services intégrés comprend les activités du programme et est en mesure de remettre en question les décisions en matière de gestion des ressources prises par les GCR.

Les activités qui auront une incidence sur le budget et les prévisions font l'objet d'une communication suffisante, continue, ouverte, transparente et opportune par le QG et les régions, les GCR et le personnel des fonctions de soutien des Services intégrés.

Tous les GCR de TC ont reçu une formation de base en gestion financière afin de contribuer à améliorer la planification et les prévisions budgétaires dans l'ensemble du Ministère. Le personnel des postes de soutien administratif a également récemment reçu une formation.

Certains rôles et certaines responsabilités ne sont pas clairs, en particulier ceux qui pourraient aider à assurer la qualité de la saisie des données financières. À ce jour, les conseillers en gestion financière (CGF) n'ont reçu aucune formation ou orientation spécifique pour normaliser les protocoles et les règles en matière de saisie des données financières qui permettraient de réduire le risque de compromettre la qualité des données.

Les recommandations relatives à la formation des CGF émises à la suite de l'évaluation de la budgétisation, de la prévision et de production de rapports réalisée par le contrôle de la qualité de la gestion financière (FMQC) pour l'AF 20016-2017 n'ont pas été mises en œuvre conformément à la réponse la plus récente du PAD.

3. Des systèmes et des outils efficaces sont en place, le personnel des fonctions de soutien des Services intégrés les utilise pour générer des informations précises, pertinentes, en nombre suffisant et en temps opportun pour l'analyse et le soutien à la prise de décision des GCR.

Les activités du programme sont évaluées en fonction des données pertinentes sur les risques et le rendement, y compris les tendances historiques. Les GCR évaluent adéquatement le coût des activités de base en cours. (Planification)

Les allocations budgétaires sont fondées sur des besoins définis appuyés par des données sur les risques et les performances, les tendances historiques et des liens clairs avec les priorités du gouvernement. Les directives en place sont simples et claires. (Budgétisation)

Des données complètes, précises et opportunes sont entrées dans les systèmes financiers et RH de l'entreprise afin de refléter les situations réelles. Les GCR et les services généraux effectuent la validation. (Prévision)

Les rapports et les analyses fournis par les fonctions de soutien des Services intégrés aux GCR sont suffisants, exacts, pertinents et opportuns. Les présentations sont compréhensibles et mettent en évidence les problèmes et les risques pour faciliter la prise de décision des GCR en matière d'ajustement des prévisions et d'identification des excédents et des déficits en temps opportun. (Prévision)

Le Ministère a prévu certaines initiatives (p. ex. le processus de plan de dépenses) pour améliorer le suivi des dépenses, la planification des salaires et la gestion des engagements financiers. Les administrateurs et les GCR ont maintenant la latitude pour réaffecter un pourcentage de leurs budgets, mais les conseillers en gestion financière (CGF) et les gestionnaires ne disposent pas de directives spécifiques à suivre.

Il n'y a pas de procédures et de règles documentées à suivre pour planifier efficacement les activités, allouer le budget, faire des prévisions et produire des rapports. Les processus et les directives en matière de rapport d'étape provisoire (REP) sont de haut niveau et les exigences en matière production de rapports de gestion ont constamment changé au cours des dernières années.

Il est possible de s'appuyer sur les outils d'analyse de visualisation des données développés par l'équipe de vérification interne et de continuer à les utiliser pour mieux soutenir la planification stratégique et la prise de décision de la SSM.

Résumé de la gestion des ressources

L'équipe de vérification interne a proposé d'animer des rencontres avec un petit groupe de travail de la SSM composé de représentants du QG de la SSM, de la région et du service des finances générales pour approfondir les données financières concernant ce qui suit :

  • Tendances et modèles : quelles observations peuvent être tirées des données – des tendances d'une période à l'autre au cours d'un exercice, tendances sur plusieurs années, tendances d'un centre de responsabilité particulier (direction générale, division, sous-division, CR, région, etc.);
  • Intégrité des données : existe-t-il des anomalies qui pourraient indiquer des problèmes liés à l'entrée des données ou au système qui devraient être examinés et résolus - c.-à-d., que faire si l'on devait apporter des correctifs pour améliorer la qualité des données afin de soutenir une analyse significative;
  • Affichage du tableau de bord : quels changements pourrait-on apporter aux tableaux de bord (ajouts ou simplifications) pour aider à identifier les problèmes et à soutenir une analyse significative.

Recommandations et plan d'action de la direction

Répondre aux observations de notre évaluation concernant les lacunes relatives aux exigences de l'OMI; évaluation de la SSM par rapport au cadre d'évaluation des organismes de réglementation modernes et évaluation de la planification et de la surveillance des ressources de la SSM, nous recommandons à la SSM ce qui suit :

Recommandations et plan d’action de la direction
Recommandation Plan d'action de la direction
Exigences de l'Organisation maritime internationale
1. La mise en œuvre des améliorations aux processus pour appuyer toutes les conventions obligatoires de l'OMI et les mises à jour sont intégrées aux lois, règlements et politiques en temps opportun.

La SSM a le pouvoir, en vertu de la LMM, d'incorporer par renvoi aux réglementations nationales les modifications apportées aux conventions de l'OMI.

La mise en œuvre de ce pouvoir par le Canada fait partie d'une approche systématique et d'un plan de réglementation quinquennal.

La SSM poursuit son travail dans le cadre législatif et réglementaire du Canada pour répondre aux exigences de l'OMI. (En cours)

2. Développer, en coordination avec les autres ministères du gouvernement et les parties prenantes, une stratégie globale de la sécurité maritime nationale du CanadaNote de bas de page 2 qui identifie et explique les rôles et responsabilités de chacun et la façon dont ils travaillent ensemble pour maintenir la sécurité maritime au Canada. Élaboration en cours d'un cadre national global en matière de sécurité maritime permettant de consolider d'autres stratégies (Transport 2030, PNS, PPO, etc.) et d'identifier le fonctionnement de tous les ministères et intervenants, et d'expliquer comment ils travaillent ensemble pour assurer la sécurité maritime au Canada. (Février 2020)
3. Achever la mise en œuvre de toutes les conclusions antérieures de l'OMI et les conclusions de l'évaluation par la Garde côtière américaine relatives aux normes de formation, de délivrance des brevets et de veille avant la vérification du Canada par l'OMI de 2020.

Bien que les conclusions de la vérification de l'OMI de 2007 aient déjà été énoncées, des mesures supplémentaires sont prises pour combler de nouvelles lacunes :

Compte tenu des nouvelles exigences en matière de déclaration électronique émises par l'OMI, la SSM s'efforce de soumettre les rapports électroniques non réglés.

Un examen des documents de formation en cours d'emploi, y compris les politiques et procédures pour les inspecteurs, a été mis en place, et un plan de travail comportant des échéanciers détaillés est en cours d'élaboration. (2021)

Éléments du cadre d'évaluation des organismes de réglementation modernes
4. Élaborer un profil de risque complet du secteur du transport maritime afin de jeter les bases de l'examen de l'ensemble des mesures d'intervention afin de s'assurer que les ressources sont ciblées sur les zones les plus à risque. Pour soutenir ce travail, la participation de la SSM à l'initiative de transformation de TC visant à améliorer l'évaluation publique des risques liés aux transports devrait être accélérée. 4.1 Participer activement à la détermination et à l'évaluation des risques publics pour le système de transport maritime dans le cadre du projet de modernisation de la surveillance en collaboration avec l'équipe de gestion publique des risques. (en cours)
5. Mettre en œuvre un processus pour identifier et sélectionner les mesures d'intervention réglementaires ou non réglementaires les plus rentables. Le processus devrait être conçu pour évaluer le rendement des mesures d'intervention existantes afin de garantir qu'elles sont rentables.

5.1 Le Groupe des affaires réglementaires ministérielles (ARM) élabore actuellement un processus de sélection des interventions réglementaires ou non réglementaires les plus rentables en fonction de l'identification et de l'évaluation des risques fondé sur des données probantes (« Manuel de réglementation »).

5.2 Lorsque le manuel de réglementation sera terminé, la SSM l'utilisera pour toutes ses interventions futures. (En cours)

6. Définir clairement les données nécessaires pour surveiller le rendement du secteur du transport maritime et mesurer le rendement de la SSM en matière de contribution à la sécurité et à la sûreté du transport maritime. La gouvernance, l'infrastructure et les processus de collecte, d'analyse et de communication des résultats devraient être améliorés pour soutenir les décisions en temps opportun et le processus d'amélioration continue. De plus, la SSM devrait poursuivre et, dans la mesure du possible, accélérer ses efforts pour élaborer des données fiables sur les coûts d'activité afin d'appuyer l'identification et la sélection de mesures d'intervention rentables.

6.1 Terminer le déploiement et la mise en œuvre d'un registre des activités de rapport conjoint en ligne (CORAL) pour numériser la planification de la fonction de supervision.

6.2 Rédiger un guide de formation pour la production des rapports du Plan national de surveillance (PNS).

6.3 Continuer de travailler avec la Direction des services numériques (DSN) sur la stratégie en matière de données du Ministère et préciser davantage les besoins de données de la SSM.

6.4 En collaboration avec le Bureau de transformation des services numériques (DSTO), élaborer de nouvelles solutions numériques pour moderniser les services de la SSM, et ainsi améliorer la prestation de services et les capacités de production de rapports pour plusieurs programmes. (En cours)

7. Mettre en œuvre un système de gestion de la qualité (SGQ) pour l'ensemble de la SSM afin de surveiller le respect des normes nationales et de soutenir le processus d'amélioration continue. Pour soutenir la mise en œuvre du SGQ, les procédures normalisées d'exploitation de la SSM devraient être renouvelées et élaborées conformément à la norme d'IPO en matière de sécurité et de sûreté récemment établie.

7.1 En collaboration avec les Ressources humaines du ministère, créer quatre postes d'AQ et doter ces postes dès que possible.

7.2 Élaborer un cadre national d'AQ.

7.3 Élaborer un plan d'action d'AQ triennal. (Mars 2020)