Évaluation de l’état de préparation de la sécurité et de la sûreté maritimes pour la prochaine vérification de l’Organisation maritime internationale

La SSM dispose d'un programme de surveillance pour effectuer des évaluations d'assurance de la qualité des organisations reconnues (OR) qui ont reçu le pouvoir de certifier les navires battant pavillon canadien Bien qu'un mécanisme d'application pour traiter le non-respect des dispositions des accords avec les OR n'ait pas été établi, un tel mécanisme est actuellement en cours d'élaboration.

La SSM doit s'assurer que les OR disposent de « ressources adéquates en termes de capacités techniques, de gestion et de recherche », conformément aux critères de l'OMI. La SSM se concentre sur la capacité des OR à faire le travail, mais ne pense pas qu'ils aient le pouvoir d'examiner ou de faire des recommandations concernant la conformité ou les qualifications du personnel des OR.

L'OMI portera probablement une grande attention à ce chapitre, et conséquemment, la SSM devrait s'assurer qu'elle est bien préparée à défendre sa position concernant ces critères.

La SSM n'a pas de stratégie globale de gestion de l'information. Chaque direction dispose de son propre système d'information. Bien qu'il existe un inventaire décrivant toutes les bases de données disponibles dans la SSM, aucune liste complète des éléments de données n'est conservée dans chaque base de données.

La SSM n'effectue pas d'analyses de tendances à l'aide d'indicateurs de rendement en raison du manque de capacité, de sensibilisation et de connaissances du personnel pour remplir cette fonction.

Bien que la SSM fasse rapport sur le rendement, elle n'utilise pas tous les indicateurs clés suggérés par l'OMI. De plus, les analyses effectuées ne font pas de distinction entre les exigences de l'OMI et les exigences maritimes autres que celles de l'OMI.

L'absence de stratégie globale en matière de données maritimes de la SSM se traduit par des lacunes en matière de cartographie et de sensibilisation aux risques généraux pour le public.

La SSM n'a pas de système de gestion de la qualité (SGQ) pour soutenir la normalisation nationale et l'amélioration continue.

La SSM dispose d'une liste des installations de réception des déchets et d'une liste des fournisseurs de fioul toutes les deux obsolètes.

Les exemptions et équivalences accordées aux navires battant pavillon canadien voyageant à l'étranger, conformément aux exigences de l'OMI, font l'objet d'un suivi, mais elles n'ont pas été signalées à l'OMI. La SSM est également responsable de la mise à jour du tableau de bord du Canada sur le site Web de l'OMI, mais les informations sont périmées.

Le programme identifie et analyse ce qui suit :

• les problèmes et les risques globaux pour l'ensemble du système de transport à l'aide de données fiables et détermine s'il doit intervenir pour tenter d'atténuer les risques et identifier;
• les opportunités stratégiques permettant d'améliorer le niveau de sécurité et de sûreté.

Résultats escomptés:

Un profil de risque bien défini pour cibler les ressources afin d'améliorer le niveau de sécurité et de sûreté des transports tout en tenant compte de l'efficacité économique potentielle et de l'impact environnemental.

Dans le passé, on a mené certains travaux relatifs aux risques (p. ex. Enquête nationale de la SSM sur les risques, 2015 : analyse environnementale fondée sur l'examen de la documentation de recherche et une enquête auprès du personnel du programme).

Comme tous les programmes de S et S, la SSM analyse son environnement interne et externe à l'aide du document sur l'environnement de planification de S et S (DEP). Dans le cadre de l'exercice Forces, faiblesses, possibilités et menaces (FFPM), on identifie les opportunités, les menaces et les risques externes. Cet été, l'équipe de Transformation de TC apportera son aide à tous les modes de transport pour développer leurs DEP 2020-2021 et améliorer la qualité de leurs évaluations des risques.

L'équipe de transformation dirige également l'initiative du processus de gestion publique des risques afin d'élaborer une méthodologie et un cadre de surveillance pour permettre la gestion des risques pour l'ensemble du réseau de transport; cependant, la SSM ne participe pas aux projets pilotes initiaux (l'accent est mis sur la sécurité aérienne et la sécurité ferroviaire).

La SSM n'a pas de profil de risque bien défini pour le secteur du transport maritime pouvant lui permettre de soutenir la sélection des stratégies d'intervention et le ciblage des ressources.

La majorité des travaux de la SSM (environ 95 %) se concentrent sur des activités planifiées sans risque (certification) ayant des calendriers cycliques fixes. Dans certains cas, la réglementation peut avoir été fondée sur les risques lors de sa première mise en place, mais il n'y a pas eu d'examen continu pour évaluer si le cycle est toujours justifié.

Bien que la SSM recueille des données de surveillance, il existe d'importantes lacunes dans les données (p. ex. les volumes de passagers, le nombre de petits bateaux de pêche).

L'équipe de transformation de TC devrait envisager de commencer à travailler plus tôt avec la SSM dans le cadre de l'initiative du processus de gestion publique des risques.

Le programme sélectionne et met en œuvre les interventions appropriées pour répondre aux risques et tirer parti des occasions de soutenir de façon rentable un réseau de transport maritime sûr, sécuritaire, efficace et propre.

Résultats escomptés :

Les ressources du programme sont mises en place dans les zones où les risques et les besoins sont les plus grands, de manière à ce qu'elles aient le plus d'impact.

Le programme a la souplesse nécessaire pour répondre aux tendances, problèmes et opportunités innovantes émergentes et il trouve le juste équilibre dans la création de valeur sociale et économique.

La SSM a effectué certaines interventions ciblées pour atténuer les risques identifiés dans certains domaines (campagnes d'inspection concentrées (CIC), surveillance des petits navires [vérifications sur place des fabricants de petits navires (par rapport aux précédents examens sur papier]).

La SSM suit un processus défini pour la mise en œuvre des interventions qui touchent la réglementation. La SSM suit le processus d'élaboration réglementaire normalisé, y compris la notification publique par le biais de la Gazette du Canada. La SSM, en collaboration avec les autres programmes de S et S, élabore un plan d'action réglementaire (PAR) qui énumère les priorités des instruments législatifs et réglementaires pour faire face aux risques liés à la sûreté, la sécurité et la protection de l'environnement.

La S et S prend des mesures pour adapter le cadre réglementaire des transports afin de soutenir l'innovation et la croissance économique.

La SSM a mis en œuvre certaines stratégies d'intervention, mais elle n'a pas de processus pour identifier la mesure d'intervention ou la combinaison de mesures la plus rentable. Il n'y a aucun processus en place pour évaluer le rendement des stratégies d'intervention existantes permettant de confirmer qu'elles sont toujours nécessaires ou qu'elles sont rentables.

Actuellement, on utilise peu l'éducation, la communication et la sensibilisation comme stratégie d'intervention. La direction de la SSM reconnaît le besoin de recourir à ces activités et certains travaux ont été effectués en 2017-2018 pour appuyer le Règlement sur les bateaux de pêche, ce qui contribue à améliorer la conformité, en particulier pour les opérateurs d'embarcations de plaisance et de petits bateaux. Il est nécessaire d'évaluer les coûts et les avantages de faire appel à l'éducation, à la communication et à la sensibilisation ainsi qu'à d'autres interventions non réglementaires et d'essayer d'obtenir le financement requis.

Le programme est bien conçu et comporte des activités clairement définies pour mettre en œuvre les instruments sélectionnés pour atténuer les risques liés aux transports (c.-à-d. choix et combinaison d'outils de surveillance tels que les autorisations réglementaires, les inspections, les vérifications, l'application du programme).

Résultats escomptés :

Le risque dans le secteur des transports est géré de manière proactive et cohérente, sur la base d'une approche fondée sur des données probantes.

Le plan national de surveillance intégré (PNS) de S et S récemment élaboré est une bonne étape vers une meilleure compréhension des facteurs externes et internes qui ont un impact sur les environnements opérationnels de tous les programmes de S et S afin d'identifier les facteurs qui sous-tendent les priorités de surveillance du programme. Le Plan du cadre de réglementation (PCR) intégré couvre les principales fonctions politiques, législatives et réglementaires de S et S.

Le PNS développe présentement un outil de production de rapports amélioré (appelé registre des activités de rapport conjoint en ligne [CORAL]) pour fournir plus rapidement aux gestionnaires des données de supervision.

Les codes du Système national de rapport d'emploi du temps et d'activités du personnel (NTARS) de la SSM ont été simplifiés et alignés sur les activités du PNS en 2018 pour aider à fournir des données plus utiles pour éventuellement soutenir une meilleure planification des salaires.

Dans le cadre du Programme de délégation des inspections obligatoires (PDIO), des tiers externes (organismes reconnus) sont mandatés pour effectuer des inspections et délivrer des documents maritimes canadiens aux navires inscrits au PDIO.

Le programme est exécuté de manière efficace et fonctionne comme prévu.

Résultats escomptés :

Le personnel et les délégués ont accès à des directives et des outils cohérents, clairs et utiles (par exemple, des instructions permanentes d'opérations - IPO).

Le programme jouit d'un haut niveau de crédibilité et d'une solide réputation dans le secteur des transports et auprès du public.

Récemment, la S et S a élaboré une norme pour l'élaboration des IPO destinées aux activités de surveillance. Les résultats de ces travaux soutiendront la SSM lorsqu'elle sera prête à développer un système de gestion de la qualité.

Le Système de gestion de la sécurité maritime (SGSM) est une compilation de la documentation utilisée pour administrer les programmes et politiques de sécurité maritime. Le Manuel d'inspection et de conformité de la Sûreté maritime fournit des conseils aux inspecteurs de la sûreté maritime dans l'exercice de leurs fonctions.

Le système de délivrance des documents du personnel multimodal (SDDPM) regroupe désormais les diplômes et la formation technique des inspecteurs.

TC a élaboré une formation liée aux activités de surveillance déléguées et la dispense maintenant aux inspecteurs délégués qui travaillent pour les OR.

Les régions surveillent les navires par le biais du Programme de délégation des inspections obligatoires (PDIO), les OR inspectent les navires et la SSM vérifie les OR. La SSM a mis en place un processus de surveillance des OR (c.-à-d. un programme de vérification et des instructions de travail).

En 2019-2020, la SSM élaborera un plan national de dotation et de relève en RH.

La SSM n'a pas de système de gestion de la qualité (SGQ) pour s'assurer que les IPO sont suivies comme prévu.

Les IPO de certaines parties de la Sécurité maritime sont à jour, tandis que d'autres ne le sont pas. Les mises à jour des IPO sont effectuées sur une base ad hoc. La SSM doit élaborer un plan pour satisfaire à la nouvelle norme d'IPO en matière de S et S.

Le groupe de formation technique multimodale intégrée (FTIM) de TC est chargé de s'assurer que les inspecteurs reçoivent la formation technique requise. Certains cours de formation obligatoires ne sont pas à jour et certains peuvent ne pas être offerts lorsque les inspecteurs en ont besoin pour obtenir leurs titres de compétences. Dans ces cas, la SSM délivre des certificats temporaires à ses inspecteurs.

Dans son PNS 2018-2019, la SSM a identifié des défis en matière de recrutement tels que :

• le recrutement d'une main-d'œuvre technique dynamique qui reflète les besoins démographiques et géographiques.
• la perte de l'expertise technique et des connaissances de l'entreprise lors des départs en retraite.

La SSM dispose d'instruments et de processus (p. ex. le cadre ministériel des résultats [CMR], les profils d'information sur le rendement [PIR]) et les méthodologies (p. ex. le répertoire des méthodologies) en place pour collecter des données sur les indicateurs et les cibles des extrants et les résultats du programme.

La SSM recueille des données sur environ 35 systèmes de bases de données.

Le personnel de la SSM ne sait pas comment les PIR, leurs indicateurs, leurs extrants et leurs résultats sont alignés sur d'autres documents clés de planification et de production de rapports de la SSM (DEP, PNS, PAR, gestion intégrée des risques, planification et rapports intégrés). Il y a un manque de sensibilisation et de compréhension dans le programme de SSM et parmi la haute direction sur le développement et la conception des indicateurs PIR.

La SSM ne peut pas analyser les coûts d'activité, évaluer l'efficacité et soutenir l'analyse des options de rentabilité, car le système financier du ministère n'est pas conçu pour saisir cette information. Cependant, la SSM a effectué une évaluation des coûts d'activités spécifiques dans le cadre des travaux de modernisation du recouvrement des coûts.

Les données de la SSM ne sont pas intégrées, sont sujettes à des erreurs de saisie et ne font pas systématiquement l'objet de rapports. Les rapports sont créés en extrayant manuellement les données.

La SSM ne dispose pas de ressources suffisantes (internes ou externes) possédant les compétences, les connaissances et l'expérience requises pour recueillir et analyser les données ainsi que pour rassembler et résumer les données de conformité et autres données de sécurité pour le système de transport maritime.

La SSM assure l'assurance qualité pour une partie spécifique de son programme, la convention sur les normes de formation des gens de mer, de délivrance des brevets et de veille (STCW).

La SSM a mis en place des processus pour assurer l'amélioration des instruments et des processus de mesure du rendement (c.-à-d. le redéveloppement des indicateurs, l'adaptation des outils de suivi et de production de rapports pour répondre aux nouveaux besoins/renseignements). Par conséquent, les modèles PIR de la SSM ont été améliorés et sont plus complets. L'annuaire des méthodologies répertorie les hyperliens vers des méthodologies spécifiques liées aux principaux indicateurs de responsabilité.

La SSM ne collecte pas de profils d'information sur le rendement conformément à sa structure de mesure du rendement.

La SSM ne dispose pas d'un système de gestion de la qualité global lui permettant de contrôler le respect des normes nationales et soutenir l'amélioration continue.

La direction de la planification et des rapports ministériels a fourni un soutien limité à la SSM pour la mesure du rendement.

On constate un manque de communication et de consultation entre la SSM de la RCN et d'autres programmes et régions en matière de conception des indicateurs PIR.

Certains membres du personnel de la SSM ne sont pas au courant de l'existence du modèle logique de la SSM et des modèles logiques génériques de S et S et ne comprennent pas le fonctionnement de la chaîne de résultats de la SSM, de la conception du PIR et la sélection d'indicateurs appropriés pour mesurer le rendement.

Les profils d'information sur le rendement et les rapports sur le rendement ne sont pas pleinement utilisés pour recueillir les leçons apprises et pour éclairer la conception et l'exécution du programme (c.-à-d. une rétroaction en temps réel).

On constate un manque de discussion au niveau de la haute direction concernant l'information sur le rendement (en particulier sur les résultats à court terme et les résultats à moyen terme).

La SSM ne dispose pas d'outils de suivi et d'outils de communication intégrés pour établir des liens avec les initiatives horizontales pertinentes (p. ex. Plan de protection des océans (PPO), Transformation). Le travail sur les priorités ministérielles (p. ex. PPO, pipeline Transmountain, protection des baleines) augmente la pression sur les activités obligatoires et essentielles, ce qui a une incidence sur leur exécution.

Le programme a une mission, des buts et des objectifs clairs.

Le programme a les autorités appropriées et le public et l'industrie comprennent facilement leurs droits et obligations.

La majeure partie des activités de surveillance de la SSM sont prescrites dans plus de 100 lois, règlements, normes, protocoles d'entente (PE) et mémorandums d'accord (p.ex. Loi de 2001 sur la marine marchande du Canada, Organisation maritime internationale [OMI]).

La SSM élabore plusieurs documents de planification pour planifier et surveiller son travail (p. ex. Plan national de surveillance (PNS), Plan d'action réglementaire (PAR), Plan de travail).

La participation de la SSM à l'établissement de normes internationales de l'OMI renforce la confiance et le soutien du public et lui permet de s'aligner sur l'orientation générale du Canada.

La SSM tire ses pouvoirs principalement de la Loi sur la marine marchande (LMM), de la Loi sur la marine marchande du Canada (LMMC) et de la Loi sur la prévention de la pollution des eaux arctiques (LPPEA). Chaque pouvoir sera évalué en fonction des 11 pouvoirs modernes que l'équipe de modernisation législative a identifiés pour TC.

Étant donné que les exigences en matière de données sont définies pour mieux soutenir l'évaluation des risques, la sélection des interventions, la conception du programme de surveillance et la mesure du rendement du programme, la SSM devrait déterminer si des changements réglementaires sont nécessaires pour s'assurer que la SSM peut évaluer ou obliger la déclaration des données requises de l'industrie à TC.

Une fois qu'un profil de risque pour le système de transport aura été élaboré, et que les stratégies d'intervention existantes et potentielles auront été évaluées, les changements relatifs aux pouvoirs existants devront être identifiés et dans le cadre du processus de planification du Plan d'action réglementaire, les priorités et les délais pour obtenir de nouveaux pouvoirs ou modifier les pouvoirs existants devront être fixés.

Le programme exerce ses pouvoirs de manière à susciter la confiance du public et de l'industrie en regard de son indépendance et de ses décisions.

Le programme consulte et mobilise efficacement le public, l'industrie, d'autres ministères, tous les paliers de gouvernement et les autorités internationales.

La SSM doit respecter le code de valeurs et d'éthique, les règles en matière de conflits d'intérêts et celles relatives à l'après-mandat de TC.

La haute direction donne suite aux questions soulevées par le Comité mixte permanent d'examen de la réglementation (CMPER).

La SSM consulte et interagit avec des intervenants tels que le Conseil consultatif maritime canadien (CCMC), le Groupe de travail interministériel sur la sécurité maritime (GTISM) et l'OMI.

Une méthodologie d'établissement des coûts efficace est en place et elle est utilisée de manière cohérente à tous les échelons de la SSM. (Planification)

On a défini, documenté et communiqué des pratiques commerciales courantes pour allouer les budgets à différents niveaux de gestion (DG, directeur, gestionnaires, etc.) de manière à responsabiliser les gestionnaires. (Budgétisation)

On a défini, documenté, communiqué des pratiques commerciales courantes (p. ex. les coûts globaux des système de gestion des salaires, les remises, les heures supplémentaires, etc.) et l'utilisation de ces paramètres est contrôlée. (Prévision)

Des mesures du rendement robustes sont établies pour inciter les gestionnaires de CR (GCR) et le personnel des fonctions de soutien des Services ministériels à adopter les comportements souhaités. (Production de rapports)

La méthodologie utilisée pour soutenir adéquatement les décisions d'allocation budgétaire et les orientations est déficiente.

La SSM dispose de nombreux systèmes de collecte de données (p. ex. NTARS), mais ces systèmes ne sont pas liés au système financier.

En raison d'un manque de capacité en matière d'analyse des données, aucune analyse de données historiques ou détaillées n'a été effectuée pour améliorer la planification, la budgétisation, les prévisions et la production de rapports.

En raison de la complexité de la structure de la SSM comprenant plusieurs inventaires de programmes (IP) pour lesquelles la SSM contribue au financement ou reçoit du financement, la gestion des ressources est compliquée et nécessite une analyse complète des tendances des données, ainsi que des directives ou des règles standard pour garantir des pratiques cohérentes de saisie des données parmi les inventaires de programme (IP) et les régions connexes de la SSM.

Les rôles, les responsabilités et les obligations en matière de reddition de compte sont clairement définis et compris par les personnes participant à la planification, à la budgétisation, aux prévisions et à la production de rapports, et comment ces éléments sont tous interdépendants.

Les GCR ont des connaissances, l'expérience et une capacité suffisantes pour chiffrer les activités, gérer les risques résultant des changements budgétaires, identifier et signaler rapidement les excédents et les déficits, examiner et comprendre les rapports, les renseignements et les données fournis par les fonctions de soutien des Services intégrés pour identifier les écarts et les problèmes en vue de mener des enquêtes et des analyses plus approfondies.

Le personnel des fonctions de soutien des Services intégrés comprend les activités du programme et est en mesure de remettre en question les décisions en matière de gestion des ressources prises par les GCR.

Les activités qui auront une incidence sur le budget et les prévisions font l'objet d'une communication suffisante, continue, ouverte, transparente et opportune par le QG et les régions, les GCR et le personnel des fonctions de soutien des Services intégrés.

Certains rôles et certaines responsabilités ne sont pas clairs, en particulier ceux qui pourraient aider à assurer la qualité de la saisie des données financières. À ce jour, les conseillers en gestion financière (CGF) n'ont reçu aucune formation ou orientation spécifique pour normaliser les protocoles et les règles en matière de saisie des données financières qui permettraient de réduire le risque de compromettre la qualité des données.

Les recommandations relatives à la formation des CGF émises à la suite de l'évaluation de la budgétisation, de la prévision et de production de rapports réalisée par le contrôle de la qualité de la gestion financière (FMQC) pour l'AF 20016-2017 n'ont pas été mises en œuvre conformément à la réponse la plus récente du PAD.

Les activités du programme sont évaluées en fonction des données pertinentes sur les risques et le rendement, y compris les tendances historiques. Les GCR évaluent adéquatement le coût des activités de base en cours. (Planification)

Les allocations budgétaires sont fondées sur des besoins définis appuyés par des données sur les risques et les performances, les tendances historiques et des liens clairs avec les priorités du gouvernement. Les directives en place sont simples et claires. (Budgétisation)

Des données complètes, précises et opportunes sont entrées dans les systèmes financiers et RH de l'entreprise afin de refléter les situations réelles. Les GCR et les services généraux effectuent la validation. (Prévision)

Les rapports et les analyses fournis par les fonctions de soutien des Services intégrés aux GCR sont suffisants, exacts, pertinents et opportuns. Les présentations sont compréhensibles et mettent en évidence les problèmes et les risques pour faciliter la prise de décision des GCR en matière d'ajustement des prévisions et d'identification des excédents et des déficits en temps opportun. (Prévision)

Il n'y a pas de procédures et de règles documentées à suivre pour planifier efficacement les activités, allouer le budget, faire des prévisions et produire des rapports. Les processus et les directives en matière de rapport d'étape provisoire (REP) sont de haut niveau et les exigences en matière production de rapports de gestion ont constamment changé au cours des dernières années.

Il est possible de s'appuyer sur les outils d'analyse de visualisation des données développés par l'équipe de vérification interne et de continuer à les utiliser pour mieux soutenir la planification stratégique et la prise de décision de la SSM.

La SSM a le pouvoir, en vertu de la LMM, d'incorporer par renvoi aux réglementations nationales les modifications apportées aux conventions de l'OMI.

La mise en œuvre de ce pouvoir par le Canada fait partie d'une approche systématique et d'un plan de réglementation quinquennal.

La SSM poursuit son travail dans le cadre législatif et réglementaire du Canada pour répondre aux exigences de l'OMI. (En cours)

Bien que les conclusions de la vérification de l'OMI de 2007 aient déjà été énoncées, des mesures supplémentaires sont prises pour combler de nouvelles lacunes :

Compte tenu des nouvelles exigences en matière de déclaration électronique émises par l'OMI, la SSM s'efforce de soumettre les rapports électroniques non réglés.

Un examen des documents de formation en cours d'emploi, y compris les politiques et procédures pour les inspecteurs, a été mis en place, et un plan de travail comportant des échéanciers détaillés est en cours d'élaboration. (2021)

5.1 Le Groupe des affaires réglementaires ministérielles (ARM) élabore actuellement un processus de sélection des interventions réglementaires ou non réglementaires les plus rentables en fonction de l'identification et de l'évaluation des risques fondé sur des données probantes (« Manuel de réglementation »).

5.2 Lorsque le manuel de réglementation sera terminé, la SSM l'utilisera pour toutes ses interventions futures. (En cours)

6.1 Terminer le déploiement et la mise en œuvre d'un registre des activités de rapport conjoint en ligne (CORAL) pour numériser la planification de la fonction de supervision.

6.2 Rédiger un guide de formation pour la production des rapports du Plan national de surveillance (PNS).

6.3 Continuer de travailler avec la Direction des services numériques (DSN) sur la stratégie en matière de données du Ministère et préciser davantage les besoins de données de la SSM.

6.4 En collaboration avec le Bureau de transformation des services numériques (DSTO), élaborer de nouvelles solutions numériques pour moderniser les services de la SSM, et ainsi améliorer la prestation de services et les capacités de production de rapports pour plusieurs programmes. (En cours)

7.1 En collaboration avec les Ressources humaines du ministère, créer quatre postes d'AQ et doter ces postes dès que possible.

7.2 Élaborer un cadre national d'AQ.

7.3 Élaborer un plan d'action d'AQ triennal. (Mars 2020)