Vérification de la rémunération des heures supplémentaires et des frais de déplacement

Services de vérification et de conseils
Intégrité, innovation et qualité

Octobre 2017

• Sommaire
• Énoncé de conformité
• 1. Introduction
  • 1.1. Objet
  • 1.2. Contexte
  • 1.3. Objectif, portée, démarche, critères et échantillon de la vérification
    • 1.3.1 Objectif de la vérification
    • 1.3.2 Portée de la vérification
    • 1.3.3 Approche de vérification
    • 1.3.4 Critères de vérification
  • 1.4. Structure du rapport
• 2. Constatations, conclusions et recommandations
  • 2.1. Constatations nationales d’ordre stratégique
  • 2.2. Constatations au niveau de la gouvernance
  • 2.3. Constatations au niveau opérationnel
• 3. Recommandations et plan d’action de la gestion
• Annexe A – Liste de rapports d’analyse des données sur les heures supplémentaires et les déplacements

Sommaire

La gestion de la rémunération des heures supplémentaires et des frais de déplacement contribue à l’administration efficace des fonds publics. Bien que les budgets de Transports Canada (TC) relativement aux heures supplémentaires et aux frais de déplacement ne représentent qu’une petite partie des salaires et des autres coûts de fonctionnement, le défaut de ne pas gérer ces dépenses efficacement peut nuire à la capacité du Ministère à mener à bien ses activités de façon rentable.

La vérification de la rémunération des heures supplémentaires et des frais de déplacement était prévue dans le Plan de vérification axé sur les risques du Ministère. La vérification a évalué l’adéquation et l’efficacité des contrôles actuels pour gérer la rémunération des heures supplémentaires et les frais de déplacement. Plus précisément, elle a évalué les contrôles en place pour s’assurer de la présence :

• de rôles et de responsabilités clairs entre le personnel et la direction, y compris les gestionnaires supérieurs responsables des programmes (GSRP) et d’autres gestionnaires de centre de responsabilité;
• d’outils de surveillance utiles et d’aide connexe pour les gestionnaires et les conseils de gestion, afin de gérer efficacement la rémunération des heures supplémentaires et les frais de déplacement engagés pour exécuter leurs programmes.

Dans l’ensemble, les contrôles en place pour la gestion de la rémunération des heures supplémentaires et des activités de déplacement sont adéquats, et la vérification n’a révélé aucune faiblesse importante dans les contrôles. Toutefois, il est nécessaire d’améliorer l’utilisation des données existantes à l’appui de la prise de décisions stratégiques, de préciser et de renforcer la gouvernance, et d’aborder certains enjeux précis.

Les programmes nationaux qui comptent sur les heures supplémentaires et les déplacements pour offrir leurs programmes n’optimisent pas les données disponibles pour bien comprendre les principales causes des heures supplémentaires et des déplacements et assurer que leurs programmes sont exécutés de façon rentable, tout en favorisant l’équilibre entre la vie professionnelle et personnelle des employés. Bien que les coûts liés aux heures supplémentaires et aux déplacements ne représentent qu’une petite partie du budget de TC, l’absence d’une telle analyse réduit la capacité du Ministère à planifier ses effectifs à long terme et à établir des options rentables d’exécution des programmes, tout en favorisant l’équilibre professionnel et personnel des employés.

Dans le cadre des efforts du Ministère pour améliorer ses pratiques de planification budgétaire, de prévision et de gestion financières, des mesures doivent être prises pour améliorer l’utilisation des données sur les heures supplémentaires et les déplacements. Les analyses réalisées par l’équipe de la vérification et communiquées au Comité de gestion des ressources devraient servir de point de départ d’une analyse suivie qui permettrait d’assurer l’utilisation rentable des heures supplémentaires et des déplacements dans l’exécution des programmes de TC.

Les rôles et les responsabilités décrits dans la Politique sur les heures et services supplémentaires du Ministère sont désuets. Des rôles et des responsabilités bien définis sont requis pour assurer une responsabilisation claire et appuyer une gouvernance efficace.

Enfin, des faiblesses mineures dans les contrôles liés à la préapprobation des heures supplémentaires, à l’entrée des heures supplémentaires dans le Système intégré des congés et des services supplémentaires (LEX), à la surveillance des soldes de congés compensatoires reportés et à la façon dont les recouvrements de coûts liés aux heures supplémentaires et aux frais de déplacement sont comptabilisés ont été observées.

Des recommandations sont formulées dans le cadre de la vérification pour aider la haute direction à cibler ses efforts pour améliorer la gestion de la rémunération des heures supplémentaires et des frais de déplacement dans le but d’assurer qu’elle appuie une exécution efficace et efficiente des programmes.

Énoncé de conformité

La vérification est conforme aux normes de vérification interne du gouvernement du Canada, comme en font foi les résultats d’une évaluation externe du programme d’assurance et d’amélioration de la qualité de la Vérification interne.

Dave Leach (CIA, MAP), directeur, Services de vérification et de conseils

Martin Rubenstein (CPA, CIA, CFE), dirigeant principal de la vérification et de l’évaluation

1. Introduction

1.1. Objet

La vérification de la rémunération des heures supplémentaires et des frais de déplacement était prévue dans le Plan de vérification axé sur les risques de Transports Canada (TC).

Plus précisément, elle a évalué l’adéquation et l’efficacité des contrôles de gestion liés à la rémunération des heures supplémentaires et aux frais de déplacement. Il s’agit d’un domaine qui suscite de plus en plus d’intérêt compte tenu des contraintes budgétaires ministérielles que l’on a subies au début de l’année financière 2015-2016. La vérification visait la façon dont le Ministère gère la rémunération des heures supplémentaires et les frais de déplacement avec ses responsabilisations, ses rôles et ses responsabilités, ses lignes directrices et ses politiques, ses systèmes ministériels, ainsi que ses mesures correctives et de surveillance.

1.2. Contexte

TC réalise un nombre important d’inspections et d’autres activités qui nécessitent souvent que les employés voyagent et travaillent en dehors de leurs heures de travail normales. La rémunération des heures supplémentaires et les frais de déplacement sont un aspect essentiel de l’exécution du mandat du Ministère. Selon les diverses conventions collectives, les heures supplémentaires accumulées par les employés peuvent être rémunérées soit en argent, soit au moyen d’une période équivalente de congé payé.

Bien que les montants de la rémunération des heures supplémentaires acquises et des frais de déplacement engagés ne représentent pas une très grande part du budget ministériel total, en période de contraintes budgétaires, de telles dépenses peuvent être examinées de très près. Même si certains des coûts associés aux heures supplémentaires et aux déplacements peuvent être recouvrés auprès de l’industrie ou d’autres ministères du gouvernement, lorsque les employés prennent leurs congés compensatoires payés ou lorsqu’ils sont en déplacement, il y a des coûts indirects pour le Ministère (c.-à-d., personnel non disponible) qui ont une incidence sur les activités quotidiennes ou l’exécution des programmes, ce qui accroît encore davantage les besoins en matière d’heures supplémentaires.

La présente vérification s’est penchée simultanément sur la rémunération des heures supplémentaires et les frais de déplacement pour les raisons suivantes :

• Les deux sont généralement guidés par des directives gouvernementales et doivent être gérés par des gestionnaires ayant des pouvoirs financiers délégués.
• Les deux doivent être préapprouvés par des gestionnaires délégués, et l’approbation finale doit être consignée dans les systèmes ministériels.
• Les deux ont une incidence non seulement sur le budget de l’exercice en cours, mais aussi sur l’exécution des programmes (activités), l’équilibre professionnel et personnel des employés, les relations de travail, la réputation du Ministère et la planification à long terme.
• Les inscriptions inexactes dans les systèmes peuvent avoir une incidence sur les rapports financiers et le rendement ministériel, ou indiquer une fraude potentielle.
• Dans certains programmes de Sécurité et sûreté, les coûts liés aux heures supplémentaires et aux déplacements associés à certaines activités peuvent être recouvrés auprès des industries, conformément à divers règlements, contrats ou protocoles d’ententes.

À TC, les employés entrent leurs demandes de services supplémentaires dans l’application automatisée du Ministère, le Système intégré des congés et des services supplémentaires (LEX). Les gestionnaires titulaires de pouvoirs financiers délégués examinent et approuvent les cas de services supplémentaires (heures supplémentaires). Les Ressources humaines (RH) administrent le LEX pour s’assurer que le système correspond aux toutes dernières conventions collectives et que les indemnités d’heures supplémentaires auxquelles les employés ont droit sont payées au moyen du système gouvernemental de la paye. Les gestionnaires peuvent surveiller les transactions relatives aux heures supplémentaires directement au moyen de la fonction de rapport du LEX. TC utilise le Système de masse salariale (SMS) pour gérer tous les renseignements liés aux salaires, et les heures supplémentaires doivent être prévues et surveillées en tant que coût général.

Pour ce qui est des déplacements, les employés utilisent l’outil Web du Ministère appelé iVoyage pour assurer le suivi et la gestion des demandes et des approbations requises pour les déplacements, de l’autorisation initiale jusqu’au remboursement des frais de déplacement. Tant pour la rémunération des heures supplémentaires que pour les frais de déplacement, les gestionnaires peuvent surveiller les dépenses en exécutant différents rapports au moyen de l’outil de production de rapports financiers de TC, Renseignements d’affaires. Normalement, les conseillers en gestion financière (CGF) des gestionnaires fournissent les rapports et les renseignements sur les heures supplémentaires et les frais de déplacement dans les rapports mensuels Faits saillants de l’utilisation des ressources (FSUR) ou des rapports personnalisés demandés par les gestionnaires.

La rémunération des heures supplémentaires et les frais de déplacement ne sont que deux exemples des nombreux postes de dépenses examinés dans le cadre des processus de budgétisation, de planification et de production de rapports du Ministère. Pour ce qui est des programmes nationaux, les Comités des activités de programme, dirigés par un gestionnaire supérieur responsable des programmes (GSRP), de concert avec les conseils de gestion du groupe, ont été les principaux organismes de gouvernance pour la budgétisation, la planification et la production de rapports. En date de janvier 2017, un nouvel organisme de gouvernance, le Comité de gestion des ressources (CGR), a été mis sur pied. Son objectif est de veiller à la réalisation d’un examen, au niveau des cadres supérieurs, des activités de gestion des ressources à l’échelle du Ministère. Le CGR fournit une tribune pour la discussion, l’intégration, la gestion, la prise de décisions et la formulation de recommandations à l’intention du Comité de gestion exécutif (CGX) de TC.

1.3. Objectif, portée, démarche, critères et échantillon de la vérification

1.3.1 Objectif de la vérification

Plus précisément, la vérification a évalué les contrôles en place pour s’assurer de la présence :

• de rôles et de responsabilités clairs pour les employés et les gestionnaires, y compris les gestionnaires supérieurs responsables (GSR) et d’autres gestionnaires de centres de responsabilité;
• d’outils de surveillance utiles et d’aide connexe pour les gestionnaires et les conseils de gestion, afin de gérer efficacement la rémunération des heures supplémentaires et les frais de déplacement engagés pour exécuter leurs programmes.

1.3.2 Portée de la vérification

L’équipe de la vérification a examiné la gestion des dépenses relatives aux heures supplémentaires et aux déplacements engagées au cours des quatre derniers exercices financiers (2013-2014 à 2016-2017) pour les organisations suivantes :

• Services des aéronefs
• Aviation civile – Administration centrale et cinq Régions
• Sécurité et sûreté maritimes – Administration centrale et cinq Régions
• Programmes – Programmes dans cinq Régions
• Politiques – Politique maritime à l’Administration centrale

Ces organisations comptent pour environ 75 % du total des dépenses relatives aux heures supplémentaires et 68 % du total des dépenses relatives aux déplacements au cours de la période de quatre ans examinée.

 

Texte alternatif sous forme de paragraphe

La figure présente un graphique à barres. Le graphique à barres illustre le nombre total d’heures supplémentaires acquises par les employés de 2013-2014 à 2016-2017 pour les organisations visées par la vérification et le Ministère dans son ensemble. Au chapitre des heures supplémentaires acquises par les employés, les organisations visées représentent de 73 % à 76 % du total ministériel. Le nombre d’heures supplémentaires acquises par les employés a augmenté de 2013-2014 à 2014-2015; toutefois, une baisse constante a été enregistrée de 2014-2015 à 2016-2017.

 

Texte alternatif sous forme de paragraphe

La figure présente un graphique à barres. Le graphique à barres illustre le total des dépenses relatives aux déplacements de 2013-2014 à 2016 2017 pour les organisations visées la vérification et le Ministère dans son ensemble. Au chapitre des dépenses liées aux déplacements, les organisations visées représentent de 66 % à 69 % du total ministériel. Les dépenses relatives aux déplacements ont augmenté de 2013-2014 à 2014 2015; toutefois, une baisse constante a été enregistrée de 2014-2015 à 2016-2017.

1.3.3 Approche de vérification

Au moment d’examiner la gestion de la rémunération des heures supplémentaires et des frais de déplacement au sein du Ministère, l’équipe de vérification :

• a examiné les rôles et les responsabilités définis dans les documents internes et externes pertinents;
• a examiné les politiques, les documents d’orientation et les procédures du Ministère se rapportant aux heures supplémentaires et aux déplacements, de même que de la formation offerte;
• a examiné les systèmes ministériels actuels pour savoir comment les gestionnaires, les conseils de gestion et les services ministériels les utilisent pour gérer les heures supplémentaires et les déplacements;
• a examiné les données, l’information et les rapports fournis aux gestionnaires par différents groupes de soutien (p. ex., Finances, RH);
• a interrogé le personnel et la direction à l’Administration centrale et dans deux Régions (Pacifique et Ontario) pour voir comment ils gèrent et surveillent la rémunération des heures supplémentaires et les dépenses relatives aux déplacements;
• a analysé des données du système financier et des systèmes des RH, ainsi que les plans nationaux de surveillance de Sécurité et sûreté;
• a mené des essais ciblés des transactions relatives aux heures supplémentaires;
• a élaboré des profils et des résumés des dépenses relatives aux heures supplémentaires et aux déplacements pour les organisations visées par la vérification afin d’illustrer les types d’analyses de données que la direction pourrait effectuer.

1.3.4 Critères de vérification

La vérification visait deux grands domaines :

• Gouvernance
• Contrôles de gestion et activités de surveillance

Gouvernance

L’équipe de la vérification interne s’attendait à ce que les rôles et les responsabilités de la direction et du personnel responsable de la surveillance des heures supplémentaires et des déplacements soient définis, intégrés, documentés et communiqués.

Contrôles de gestion et activités de surveillance

Attentes dans le cadre de la vérification interne :

• Les risques à l’échelle du Ministère – y compris les risques de fraude – sont définis, évalués, atténués et surveillés en continu dans les différents systèmes et processus manuels et automatisés utilisés pour gérer la rémunération des heures supplémentaires et les frais de déplacement.
• Des activités clés de contrôle sont conçues, documentées et mises en œuvre afin d’aborder les risques horizontaux qui ont été définis relativement à la gestion de la rémunération des heures supplémentaires et des frais de déplacement.
• Les politiques, les lignes directrices, les procédures et les outils sont normalisés, mis à jour et mis à la disposition de tous les employés qui engagent des dépenses, entrent et gèrent des données liées à la rémunération des heures supplémentaires et aux frais de déplacement.
• Les renseignements et les rapports fournis aux gestionnaires à des fins décisionnelles sont justes, exhaustifs et facilement accessibles.
• Les gestionnaires et les conseils de gestion utilisent l’information pour surveiller et gérer adéquatement la rémunération des heures supplémentaires et les frais de déplacement.
• Les gestionnaires, les conseils de gestion et les Services ministériels collaborent efficacement pour surveiller et gérer la rémunération des heures supplémentaires et les frais de déplacement, afin d’assurer l’exécution efficace du programme.

1.4. Structure du rapport

Pour chaque niveau de constatation, nous avons fourni des renseignements contextuels, un résumé des constatations auxquelles nous nous attendions, nos conclusions et au besoin, des recommandations. La dernière partie du rapport comprend le plan d’action de la direction visant à donner suite aux recommandations de la vérification.

2. Constatations, conclusions et recommandations

Conclusion générale

L’équipe de la vérification a déterminé que les contrôles en place pour la gestion des activités relatives aux heures supplémentaires et aux déplacements sont adéquats et qu’il n’existe aucune faiblesse importante dans les contrôles. Toutefois, il est nécessaire d’améliorer l’utilisation des données existantes à l’appui de la prise de décisions stratégiques, de mettre à jour la politique de TC sur les heures supplémentaires et d’apporter certains changements précis à l’entrée des données, à la surveillance de la conformité et aux rapports en général.

2.1. Constatations nationales d’ordre stratégique

Contexte

Les dépenses relatives aux heures supplémentaires et aux déplacements sont nécessaires pour que TC puisse exécuter ses programmes à de nombreux sites d’un bout à l’autre du pays. Les inspecteurs de Sécurité et sûreté maritimes qui voyagent pour mener des inspections des navires et le personnel de Services des aéronefs qui effectuent la maintenance d’aéronefs pour des clients qui offrent des services en permanence (p. ex., la Garde côtière canadienne) ne sont que quelques exemples des raisons pour lesquelles TC consacre des fonds aux heures supplémentaires et aux déplacements.

Les coûts liés aux heures supplémentaires et aux déplacements ne représentent certes qu’une partie relativement petite du budget de TC, mais ils influent sur l’équilibre professionnel et personnel des employés plus que toute autre dépense. À l’instar des autres dépenses, les décisions relatives aux dépenses liées aux heures supplémentaires et aux déplacements devraient être fondées sur les meilleures données et analyses disponibles à l’appui d’une exécution de programme rentable et durable.

Nos attentes

Nous nous attendions à ce que des renseignements et des rapports exacts et complets soient fournis aux gestionnaires et à ce que les conseils de gestion utilisent ces renseignements pour superviser et gérer adéquatement les heures supplémentaires et les frais de déplacement de façon à appuyer une exécution des programmes efficace et efficiente.

Ce que nous avons constaté

Les gestionnaires ont accès aux rapports relatifs aux heures supplémentaires et aux déplacements à partir de la base de données des Renseignements d’affaires (RA) de TC et aux rapports sur les heures supplémentaires directement à partir du LEX. De plus, les CGF appuient les gestionnaires en ce qui a trait à la gestion financière en leur fournissant des rapports sur les heures supplémentaires et les frais de déplacement. Le niveau de détail de ces rapports varie, mais ils incluent généralement les rapports FSUR, des rapports illustrant les répercussions financières potentielles des congés reportés et une liste des personnes qui effectuent le plus souvent des heures supplémentaires. Ces rapports portent principalement sur l’incidence financière à court terme des heures supplémentaires et des frais de déplacement en déterminant les pressions budgétaires de l’exercice en cours. Ils n’incluent pas une analyse des générateurs de coûts relatifs aux heures supplémentaires et aux déplacements, de la charge de travail ou des changements dans l’effectif qui appuieraient les décisions stratégiques à plus long terme. Les rapports fournis aux GSRP ne mettent pas non plus l’accent sur le programme national (qui inclut les régions) pour faciliter la gestion des heures supplémentaires et des frais de déplacement à l’échelle nationale.

Bien que les systèmes ministériels puissent générer des rapports selon divers niveaux de détails, le Ministère ne réalise pas d’analyse aux fins de comparaison des dépenses relatives aux heures supplémentaires et aux déplacements avec des renseignements non financiers pour cerner les incidences à plus long terme sur les finances, les activités ou les effectifs.

Étant donné qu’aucune analyse complète des heures supplémentaires et des frais de déplacement à l’échelle du programme national n’a été réalisée par le Ministère, l’équipe de la vérification a réalisé diverses analyses des données fondées sur les données disponibles pour démontrer le type d’analyse qui devrait être réalisée pour appuyer la prise de décisions. L’équipe de la vérification a analysé quatre années de données issues des cinq programmes visés par la vérification et a fourni l’analyse à chaque gestionnaire supérieur responsable des programmes. En voici quelques exemples :

1. Profil des programmes à l’échelle nationale : Pour chacun des cinq programmes (AC et cinq régions), des profils ont été créés pour illustrer les dépenses relatives aux heures supplémentaires et aux déplacements dans chaque région, ainsi que pour illustrer les changements survenus au cours de la période de quatre ans. Cette analyse peut aider les GSRP à établir les différences entre les régions et ainsi les aider à cerner les occasions d’amélioration de l’efficience.
2. Analyse 24-7 : Cette analyse établit à quel moment (jour de la semaine et heure du jour) les heures supplémentaires sont travaillées. Chaque convention collective établit les heures de travail normales dans le cadre desquelles, en théorie, du travail peut être planifié. Par exemple, la convention collective des inspecteurs techniques établit qu’une journée de travail normale de 7,5 heures peut avoir lieu entre 6 h et 18 h du lundi au vendredi (à l’exception des jours fériés). Ce type d’analyse peut aider à cerner les possibilités d’organiser le travail de façon à réduire au minimum le besoin d’effectuer des heures supplémentaires en dehors de ces heures de travail normales ou à suggérer le besoin d’étudier la possibilité d’établir des quarts de travail.
3. Analyse des employés équivalents temps pleins (ETP) : Les heures supplémentaires ont été converties en ETP et comparées au nombre réel d’ETP du Programme. Une telle analyse peut aider les GSRP à analyser si d’autres ETP pourraient être requis pour l’exécution de leurs programmes ou si les heures supplémentaires continuent d’être rentables.
4. Analyse des congés de maladie : Le nombre de congés de maladie pris par les personnes qui effectuent le plus souvent des heures supplémentaires a été comparé avec le nombre de congés de maladie pris par les autres employés du même groupe professionnel. L’analyse peut être utile pour déterminer la mesure dans laquelle les heures supplémentaires ont des répercussions sur le bien-être des employés.

L’analyse réalisée par l’équipe de la vérification représente seulement un échantillon de l’analyse potentielle pouvant être réalisée au moyen des données à la disposition du Ministère. Pour qu’elle soit utile aux GSRP, l’analyse devrait être personnalisée afin de répondre à leurs besoins en matière de prise de décisions.

Conclusion

Les programmes nationaux qui comptent sur les heures supplémentaires et les déplacements pour offrir leurs programmes n’optimisent pas les données disponibles pour bien comprendre les principales causes des heures supplémentaires et des déplacements et assurer que leurs programmes sont exécutés de façon rentable, tout en favorisant l’équilibre entre la vie professionnelle et personnelle des employés. Bien que les coûts liés aux heures supplémentaires et aux déplacements ne représentent qu’une petite partie du budget de TC, l’absence d’une telle analyse réduit la capacité du Ministère à planifier ses effectifs à long terme et à établir des options rentables d’exécution des programmes, tout en favorisant l’équilibre professionnel et personnel des employés. Dans le cadre des efforts du Ministère pour améliorer ses pratiques de planification budgétaire, de prévision et de gestion financières, des mesures doivent être prises pour améliorer l’utilisation des données sur les heures supplémentaires et les déplacements. Les analyses réalisées par l’équipe de la vérification et communiquées au CGR devraient servir de point de départ d’une analyse suivie qui permettrait d’assurer l’utilisation rentable des heures supplémentaires et des déplacements dans l’exécution des programmes de TC.

Recommandations

1. Le Ministère, par l’entremise de son nouveau CGR, doit fixer ses attentes à l’égard des GSRP concernant la gestion de la rémunération des heures supplémentaires et des frais de déplacement de leurs programmes nationaux. Pour aider à assurer que les programmes sont mis en œuvre de façon rentable et pour favoriser l’équilibre entre la vie personnelle et professionnelle des employés, les données provenant des systèmes ministériels devraient être surveillées, analysées et entièrement intégrées aux processus ministériels de planification.
2. Le sous-ministre adjoint (SMA), Services généraux, devrait cerner et mettre en œuvre des occasions d’améliorer l’appui et les conseils stratégiques fournis aux GSRP par les conseillers financiers et les conseillers en ressources humaines.

2.2. Constatations au niveau de la gouvernance

Contexte

La gestion de la rémunération des heures supplémentaires et des frais de déplacement nécessite la participation de nombreux intervenants clés qui ont chacun différent rôles et responsabilités pour assurer que les fonds connexes soient planifiés, budgétés, utilisés et surveillés. Lorsqu’il y a de nombreux intervenants, il est d’autant plus important de veiller à l’efficacité de la gouvernance.

Nos attentes

Nous nous attendions à ce que les rôles et les responsabilités de la direction et du personnel responsable de la surveillance des heures supplémentaires et des déplacements soient définis, intégrés, documentés et communiqués.

Ce que nous avons constaté

Les rôles et les responsabilités des différents intervenants, ainsi que les directives sur la gestion de la rémunération des heures supplémentaires et des frais de déplacement sont définis en termes généraux dans diverses directives, politiques, lignes directrices et conventions collectives, et dans divers documents et procédures internes.

Bien qu’il n’y ait pas de politique pangouvernementale précise sur la gestion des heures supplémentaires, la Directive sur les conditions d’emploi et les diverses conventions collectives constituent une base générale pour l’administration des heures supplémentaires. À TC, des guides de l’utilisateur pour des systèmes comme le LEX, iVoyage et le Système de masse salariale sont également disponibles pour aider le personnel en ce qui a trait aux questions techniques liées à l’entrée des données sur les heures supplémentaires et les déplacements. Toutefois, à l’exception des directives générales ou techniques destinées aux utilisateurs des systèmes, il n’y a pas de directives précises qui décrivent les éléments que les programmes nationaux devraient analyser afin de mieux gérer les heures supplémentaires et les déplacements.

En l’absence d’une directive nationale, certaines régions et certains programmes ont élaboré leurs propres approches de gestion des heures supplémentaires, ce qui fait en sorte qu’il est difficile de gérer uniformément les heures supplémentaires à l’échelle nationale et de cerner les éléments à améliorer.

La Politique sur les heures et services supplémentaires de TC, qui a été mise à jour en mai 2001, fournit des directives générales sur les heures supplémentaires, mais elle n’énonce pas les rôles et les responsabilités des intervenants ayant des fonctions clés, tels que les GSRP, les CGF, les Relations de travail et l’Unité de recouvrement des coûts. Ces principaux intervenants ont divers rôles dans la planification et la gestion des heures supplémentaires, notamment la supervision des programmes nationaux, la prestation de conseils aux gestionnaires et la collaboration avec les gestionnaires pour veiller au repérage des heures supplémentaires recouvrables. De plus, l’évolution des rôles des conseillers en rémunération n’a pas été incluse dans la mise à jour de la politique, afin de tenir compte des changements dans leurs pratiques de surveillance. Pendant la transition du Ministère vers l’utilisation de toutes les fonctionnalités de Phénix, le nouveau système de paye du gouvernement, les conseillers en rémunération de TC consacrent moins de temps à surveiller la conformité aux conditions prévues dans les conventions collectives et plus de temps à s’assurer que les entrées de données n’entraînent pas de problèmes techniques avec Phénix. Ce changement accentue l’importance pour les employés de veiller à l’exactitude de leurs demandes de services supplémentaires, ainsi que l’importance pour les gestionnaires de s’assurer que ces demandes sont exactes, complètes et conformes à la convention collective des employés.

Pour ce qui est des déplacements, la Directive sur les voyages du Conseil national mixte (CNM) établit les principes de la gestion des voyages du gouvernement et des directives à l’intention des membres du personnel et de la direction en vue de l’établissement de pratiques de voyages justes, raisonnables et modernes dans toute la fonction publique. Des instructions détaillées et des trucs à chaque étape du processus associé aux frais de déplacement sont également fournis sur l’intranet de TC, monTC. De plus, la nouvelle Directive sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements, qui est entrée en vigueur le 1er avril 2017, a redéfini les niveaux d’approbation et déclenché des changements correspondants aux documents de délégation, au système iVoyage et à son guide de l’utilisateur. Ces changements ont été communiqués aux employés par l’intermédiaire de monTC et dans une communication directe envoyée par courriel aux bureaux de comptabilité régionaux.

À l’instar des heures supplémentaires, il n’y a pas de directives précises quant à la façon dont les déplacements devraient être gérés à l’échelle nationale ni à la façon dont les données liées aux déplacements devraient être analysées pour cerner tout éventuel gain d’efficience qui pourrait être appliqué à l’échelle nationale.

Conclusion

Les rôles et les responsabilités décrits dans la Politique sur les heures et services supplémentaires du Ministère sont désuets. Des rôles et responsabilités bien définies sont requis pour assurer une responsabilisation claire et appuyer une gouvernance efficace. De plus, si des directives sur la gestion de la rémunération des heures supplémentaires et des frais de déplacement étaient fournies aux GSRP, elles les aideraient à :

• analyser les générateurs de coûts liés aux heures supplémentaires et aux déplacements;
• établir des points de repère relativement aux dépenses en matière d’heures supplémentaires et de déplacement pour des activités similaires;
• analyser les coûts et les avantages des heures supplémentaires lors d’un déplacement par opposition à la prolongation du séjour à l’hôtel pour une nuit supplémentaire;
• uniformiser les règles administratives relatives à la prévision des heures supplémentaires dans le Système de masse salariale du Ministère.

Recommandation

3. Le SMA, Services généraux, devrait mettre à jour la politique ministérielle relative aux heures supplémentaires de façon à tenir compte des changements à l’échelle gouvernementale (p. ex., Phénix) et au niveau ministériel (p. ex., la structure de l’Architecture des activités de programme, le CGR) de façon à définir clairement les rôles et les responsabilités. De ce fait, les procédures et les directives devraient être mises à jour et communiquées. Cela favorisera l’exhaustivité et l’exactitude des entrées de données, la surveillance et la production de rapports de façon continue, ainsi que l’analyse détaillée des heures supplémentaires à l’échelle nationale.

2.3. Constatations au niveau opérationnel

Contexte

La majeure partie des dépenses relatives aux heures supplémentaires et aux déplacements sont engagées par des inspecteurs et des spécialistes techniques, qui doivent aussi entrer des données liées à leurs heures supplémentaires et à leurs déplacements dans les systèmes ministériels. À leur tour, les gestionnaires sont responsables d’assurer que les données entrées sont exactes et complètes. Pour aider à assurer que les entrées relatives aux heures supplémentaires et aux déplacements sont faites avec exactitude, des politiques et procédures claires sont essentielles pour fournir des directives uniformes.

De plus, étant donné que TC peut recouvrer des coûts, y compris les coûts liés aux heures supplémentaires et aux déplacements pour certaines activités, et que ces recouvrements de coûts font partie des revenus du Ministère, des lignes directrices claires sur la gestion de ces recouvrements de coûts sont requises pour aider à assurer que TC recouvre et comptabilise ses revenus avec exactitude.

Nos attentes

Nous nous attendions à ce que les politiques, les lignes directrices, les procédures et les outils soient normalisés, mis à jour et mis à la disposition de tous les employés qui engagent des dépenses, entrent et gèrent des données liées à la rémunération des heures supplémentaires et aux frais de déplacement. Nous nous attendions également à ce que ces contrôles clés soient surveillés pour veiller à ce que les enjeux et/ou les risques liés aux heures supplémentaires et aux déplacements soient abordés en temps opportun.

Ce que nous avons constaté

Dans l’ensemble, nous avons constaté que les contrôles opérationnels sont définis et fonctionnent comme prévu. Il y a cependant quelques éléments en particulier liés à la préapprobation des heures supplémentaires, à l’entrée des données, à la surveillance des soldes de congés compensatoires et au recouvrement de coûts qui devraient être améliorés.

Selon la Politique sur les heures et services supplémentaires de TC et les conventions collectives, toutes les heures supplémentaires doivent être préapprouvées; cependant, elles n’indiquent pas la façon dont la préapprobation doit être accordée. Dans les régions et à l’Administration centrale, l’équipe de la vérification a relevé diverses méthodes de préapprobation des heures supplémentaires. Alors que certains groupes demandent la préapprobation par courriel et font référence au courriel au moment de présenter leur demande de services supplémentaires dans le LEX, d’autres considèrent leur horaire d’inspection approuvé comme une préapprobation. Des incohérences ont également été relevées quant à la personne responsable d’accorder la préapprobation. Dans certains groupes, les heures supplémentaires sont préapprouvées par le superviseur direct, notamment le chef d’équipe technique, alors que dans d’autres groupes, l’approbation du directeur régional est requise. Bien qu’une certaine latitude puisse être nécessaire dans la façon dont les heures supplémentaires sont préapprouvées afin de tenir compte des réalités opérationnelles, des lignes directrices définissant des méthodes acceptables de préapprobation des heures supplémentaires réduiraient le risque de pratiques inappropriées.

L’équipe de la vérification s’est également appliquée à détecter diverses erreurs potentielles dans l’entrée des données, telles que la sélection du mauvais multiplicateur d’heures supplémentaires, en examinant les transactions du LEX des quatre dernières années. Bien que quelques erreurs aient été cernées, elles ne touchent qu’une infime partie du nombre total de transactions et représentent un montant négligeable en dollars. Quoi qu’il en soit, étant donné que les conseillers en rémunération consacrent moins de temps à surveiller la conformité aux conditions prévues dans les conventions collectives et plus de temps à s’assurer que les entrées de données n’entraînent pas de problèmes techniques avec le nouveau système de paye du gouvernement, il est avantageux d’analyser les transactions dans le LEX de façon périodique afin de cerner les erreurs potentielles. Les résultats de ce type d’analyses permettraient de mettre en place une formation ciblée ou d’autres mesures afin d’aider à réduire le risque d’entrées inexactes.

Conformément à ce qui a été mentionné précédemment, les Services généraux fournissent aux gestionnaires un rapport, habituellement une fois par année (vers la fin de l’exercice), qui indique les soldes de congés compensatoires de leurs employés. Les gestionnaires doivent surveiller étroitement leur budget, de même que les changements dans leurs effectifs et les priorités opérationnelles pouvant avoir une incidence sur les heures supplémentaires, afin d’éviter les problèmes, particulièrement à la fin de l’exercice lorsque l’organisation doit engager une dépense pour le paiement des congés compensatoires inutilisés. En date de 2016-2017, cette situation est devenue un risque plus élevé en raison de la prolongation des dates limite pour le paiement obligatoire. Par conséquent, les ministères ont été autorisés à reporter tout congé compensatoire inutilisé, au lieu de faire appliquer les paiements obligatoires. Le solde de congés compensatoires reportés est passé d’environ 1,7 M$ au début de l’exercice 2017-2018 à environ 3 M$ en septembre, d’où l’importance accrue d’assurer une surveillance étroite de l’incidence potentielle au niveau ministériel.

Les coûts associés aux heures supplémentaires et aux déplacements peuvent être recouvrés pour ce qui est de certains services techniques, mais il y a des incohérences entre les programmes quant aux coûts qui sont recouvrés. Par exemple, un programme recouvre seulement les coûts liés aux heures supplémentaires payées en argent à leur personnel. Dans ce cas, les coûts associés aux heures supplémentaires rétribuées en congés payés ne sont pas facturés au client, même s’ils représentent un coût pour TC.

De plus, les heures supplémentaires et les frais de déplacement sont comptabilisés différemment entre les programmes. Certains programmes créditent les heures supplémentaires et les frais de déplacement recouvrables sur les dépenses, alors que d’autres les consignent comme un revenu.

Ces questions seront abordées dans le cadre de l’initiative ministérielle en cours visant à moderniser le recouvrement des coûts.

Conclusion et recommandation

4. La vérification n’a révélé aucune faiblesse importante dans les contrôles. Toutefois, des essais ont révélé des domaines particuliers requérant certaines améliorations concernant l’entrée des données, la surveillance de la conformité et la production de rapports en général. Le SMA, Services généraux, devrait veiller à ce que :

1. des méthodes acceptables de préapprobation des heures supplémentaires soient définies et communiquées;
2. des améliorations au contrôle du système LEX soient mises en œuvre pour réduire le risque d’erreurs dans l’entrée des données, et veiller à ce qu’une surveillance périodique soit réalisée pour relever les erreurs potentielles dans l’entrée des données;
3. une surveillance appropriée du passif ministériel croissant lié aux congés compensatoires soit exercée, et veiller à fournir un plan d’action à la haute direction;
4. une approche uniforme pour la facturation et la consignation des coûts recouvrés relativement aux heures supplémentaires et aux déplacements soit définie et mise en œuvre.

3. Recommandations et plan d’action de la gestion

Le tableau suivant résume les recommandations découlant de la vérification et le plan de la direction pour y répondre.

	Recommandation	Plan d’action de la direction	Date d’achèvement (pour chaque mesure)	Rapport direct du BPR pour chaque mesure précise
1.	Le Comité de gestion des ressources devrait établir des attentes relatives à la planification et à la production de rapports en ce qui a trait aux heures supplémentaires et aux déplacements dans le cadre du processus de planification et d’établissement de rapports intégrés.	Le Comité de gestion des ressources définira et communiquera ses attentes relatives à la planification et à la production de rapports en ce qui a trait aux heures supplémentaires et aux frais de déplacement dans le cadre du processus de planification et d’établissement de rapports intégrés. Ces attentes obligeront les gestionnaires supérieurs responsables des programmes à déployer une utilisation rentable et efficace des budgets des heures supplémentaires et des déplacements dans le cadre de l’exécution de leurs programmes. La planification et la production de rapports relativement au budget par les gestionnaires supérieurs responsables des programmes à l’intention du Comité de gestion des ressources seront appuyées par l’analyse de données.	Début en avril 2018 et années suivantes	Finance
2.	Le SMA, Services généraux, devrait cerner et mettre en œuvre des occasions d’améliorer l’appui et les conseils stratégiques fournis aux GSRP par les conseillers financiers et les conseillers en ressources humaines.	Dans le cadre du processus de planification et d’établissement de rapports intégrés, les RH et les Finances amélioreront l’appui qu’ils fournissent au GSRP et aux gestionnaires en fournissant des renseignements sur les heures supplémentaires et les déplacements à des fins de planification. Le SMA, Services généraux, travaille à l’élaboration d’outils de prévision à l’intention des conseillers en gestion financière et en ressources humaines, ainsi que des GSRP/gestionnaires. Des documents de formation et des directives seront également élaborés afin d’aider à améliorer l’exactitude des prévisions au sein du Ministère.	Avril 2018	Finance/ RH
3.	Le SMA, Services généraux, devrait mettre à jour la politique ministérielle relative aux heures supplémentaires, de même que les procédures et directives connexes pour définir clairement les rôles et les responsabilités.	Les RH examineront, modifieront et mettront à jour la politique ministérielle relative aux heures supplémentaires et les procédures connexes pour s’assurer que les rôles et les responsabilités sont clairement définis. La politique mise à jour et, au besoin, les directives seront communiquées aux employés et aux gestionnaires.	Mars 2018	RH RH
4.	Le SMA, Services généraux, devrait veiller à ce que : des méthodes acceptables de préapprobation des heures supplémentaires soient définies et communiquées; des améliorations au contrôle du système LEX soient mises en œuvre pour réduire le risque d’erreurs dans l’entrée des données, et veiller à ce qu’une surveillance périodique soit réalisée pour relever les erreurs potentielles dans l’entrée des données; une surveillance appropriée du passif ministériel croissant lié aux congés compensatoires soit exercée, et veiller à fournir un plan d’action à la haute direction; une approche uniforme pour la facturation et la consignation des coûts recouvrés relativement aux heures supplémentaires et aux déplacements soit définie et mise en œuvre.	Des directives et des pratiques exemplaires concernant la préapprobation des heures supplémentaires seront communiquées aux gestionnaires. Une solution au problème d’arrondissement dans le système LEX sera élaborée et appliquée. Une solution au problème de commandes prioritaires manuelles dans le système LEX sera élaborée et appliquée. La solution permettra d’assurer que le nombre d’heures maximum ne soit pas excédé, mais permettra aux utilisateurs de modifier le nombre d’heures pour rendre compte du nombre réel d’heures travaillées. Une surveillance de certains problèmes liés à l’entrée de données aura lieu deux fois par année (décembre et juin) dans les domaines suivants : Arrondissement d’échelon Nombre d’heures n’excédant pas le nombre d’heures réel entré Utilisation des multiplicateurs d’heures supplémentaires Des rapports sur les passifs liés aux congés seront produits et communiqués aux gestionnaires en juin (P03) et en décembre (P09). Ces renseignements seront communiqués au CGR et au CGX durant les examens financiers. Les lignes directrices relatives au recouvrement des coûts seront examinées afin de fournir des directives claires sur la façon de facturer et de consigner les heures supplémentaires et les déplacements dans les situations où ces coûts devraient être recouvrés.	Décembre 2018	RH RH RH RH Finance Finance

Annexe A – Liste de rapports d’analyse des données sur les heures supplémentaires et les déplacements

HEURES SUPPLÉMENTAIRES
	Répartition des heures supplémentaires travaillées par programme (AC et 5 Régions) - L’AC propose également une répartition par direction - Répartition des heures supplémentaires travaillées selon une rétribution en argent ou en congé payé équivalent - AC et chaque région en tant que pourcentage (%) de l’ensemble du programme
	Écart en pourcentage (%) des heures supplémentaires travaillées par rapport aux années précédentes (une année de référence ou année précédente) – AC et 5 Régions
	Heures supplémentaires travaillées, heures supplémentaires réelles payées en tant que pourcentage (%) de la dépense salariale totale
	Heures supplémentaires rétribuées en argent et en congé payé équivalent par opposition au nombre réel d’heures supplémentaires payées et au nombre réel de congés compensatoires pris
	Heures supplémentaires travaillées par codes Codes de type de services supplémentaires Codes de motif Codes de client Codes de projet
	Heures supplémentaires travaillées par groupe professionnel (et non par niveau de classification) et pourcentage (%) de chaque groupe par rapport au total de l’organisation
	ETP des heures supplémentaires travaillées par opp. à l’utilisation des ETP
	Répartition (Régions et AC) par direction, division et centre de responsabilité (CR)
	Principaux CR dans chaque région et à l’AC avec répartition des heures supplémentaires rétribuées en argent et en congé payé équivalent
	Employés qui effectuent le plus souvent des heures supplémentaires et heures supplémentaires en tant que pourcentage (%) de leur salaire annuel
	Tendances en matière d’heures supplémentaires travaillées –mensuelles, trimestrielles
	Analyse 24-7 – pour déterminer si les heures supplémentaires sont travaillées pendant les jours et heures de travail réguliers
	Heures supplémentaires travaillées par opp. aux heures supplémentaires recouvrées
	Budget relatif aux heures supplémentaires et budget salarial par opp. aux dépenses relatives aux heures supplémentaires et aux dépenses salariales réelles
DÉPLACEMENTS
	Répartition des dépenses liées aux déplacements par programme (AC et 5 Régions) – L’AC propose également une répartition par direction – AC et chaque région en tant que pourcentage (%) de l’ensemble du programme
	Écart en pourcentage (%) des déplacements par rapport aux années précédentes (une année de référence ou année précédente) – AC et 5 Régions
	Dépenses liées aux déplacements par codes d’article d’exécution Niveau élevé (p. ex., 08A, 08C, 08G, etc.) Niveau inférieur (p. ex., 08A1, 08A2, etc.)
	Dépenses liées aux déplacements par opp. à l’utilisation des ETP
	Répartition (Régions et AC) par direction, division et CR
	Principaux CR dans chaque région et à l’AC avec répartition par codes d’article d’exécution
	Principaux voyageurs par nombre de déplacements et dépenses en dollars
	Tendances dans les dépenses liées aux déplacements – mensuelles, trimestrielles
	Dépenses liées aux déplacements par opp. aux dépenses liées aux déplacements recouvrées
	Budget lié aux déplacements et budgets des ACF par opp. aux dépenses liées aux déplacements et aux dépenses réelles liées aux déplacements