Annexe de la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers - Transports Canada - Exercice financier 2009-2010

De : Transports Canada

Table des matières

1. Introduction

Le présent document est une annexe de la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers de Transports Canada pour l’exercice 2009-2010. Comme l’exige la nouvelle Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor, qui est entrée en vigueur le 1er avril 2009, le présent document contient de l’information sommaire sur les mesures prises par Transports Canada pour maintenir l’efficacité de son système de contrôle interne en matière de rapports financiers ( CIRF ). Plus particulièrement, il fournit des renseignements sommaires sur les évaluations du contrôle interne effectuées par Transports Canada au 31 mars 2010, y compris les progrès, les résultats, les plans d’action connexes ainsi que certaines données financières essentielles pour comprendre l’environnement de contrôle propre à Transports Canada.

Il est important de noter que le système de CIRF n’est pas conçu pour éliminer chaque risque possible, mais plutôt pour ramener les risques à un niveau raisonnable au moyen de contrôles qui sont proportionnels aux risques qu’ils visent à atténuer. Le maintien de l’efficacité d’un système de CIRF est un processus ininterrompu qui vise à cerner et à prioriser les risques et les contrôles d’atténuation, en plus de surveiller le rendement du système pour faciliter une amélioration continue.

1.1 Pouvoir, mandat et activités de programme

La Partie III - Rapports ministériels sur le rendement ( RMR et la 2009-2010 Partie III - Les rapports sur les plans et les priorités contiennent des renseignements détaillés sur le pouvoir, le mandat et les activités de programme de Transports Canada.

1.2 Données financières principales

Les états financiers (non vérifiés) de Transports Canada pour l’exercice financier 2009-2010 se trouvent dans la publication États financiers de Transports Canada pour 2009-2010. D’autres renseignements sont présentés dans les Comptes publics du Canada 2009-2010. Les principales données sont les suivantes.

  • Les dépenses totales s’élèvent à 1,42 milliards de dollars.
    • Au total, 26 % des dépenses totales (363 millions de dollars) consistent en paiements de transfert (subventions et contributions).
    • Transports Canada compte plus de 5 314 employés; les coûts salariaux (553 millions de dollars) représentent environ 39 % du total des charges de fonctionnement.
  • Les revenus totalisent 377 millions de dollars, provenant principalement des loyers d’aéroports (250 millions de dollars ou 66 % du total des revenus).
  • Les immobilisations corporelles représentent 95 % du total des actifs (2,88 milliards de dollars).
  • Le total des passifs s’élève à 1,85 milliards de dollars.
    • Les comptes créditeurs constituent la majorité des passifs (938 millions de dollars ou 51 % du total des passifs).
    • Les obligations locatives au titre d'immobilisations corporelles louées se chiffrent à 622 millions de dollars ou 34 % du total des passifs.

Transports Canada possède huit systèmes d’information clés qui sont essentiels à ses activités et rapports financiers, incluant de nombreuses interfaces entre systèmes internes et externes.

1.3 Accords de service afférents aux états financiers

Transports Canada dépend et aide d’autres organisations dans le traitement de certaines opérations inscrites dans les états financiers.

  • Travaux publics et Services gouvernementaux Canada ( TPSGC ) administre au niveau central les paiements des salaires et des avantages sociaux, l’achat de certains biens et services ainsi que la fourniture de locaux au nom de Transports Canada.
  • Le Secrétariat du Conseil du Trésor transmet à Transports Canada l’information nécessaire pour calculer diverses charges à payer et indemnités, comme le passif lié aux indemnités de départ à payer.
  • Le ministère de la Justice offre des services juridiques à Transports Canada.
  • Transports Canada gère certains programmes pour Infrastructure Canada.

1.4 Changements importants pendant l’exercice 2009-2010

Aucun changement ministériel important ne s’est produit pendant l’exercice 2009-2010 en ce qui a trait aux états financiers, à l’exception de l’amélioration de la gouvernance pendant la première année d’existence du Comité de vérification ministériel et une nouvelle architecture des activités de programme.

2. Environnement de contrôle lié au CIRF de Transports Canada

Transports Canada reconnaît l’importance du leadership de la haute direction pour s’assurer que les membres du personnel de tous les niveaux comprennent le rôle qu’ils ont à jouer dans le maintien de l’efficacité des systèmes de CIRF et sont équipés adéquatement pour exercer efficacement leurs responsabilités. L’objectif de Transports Canada est d’améliorer continuellement son environnement de contrôle interne en utilisant une approche adaptée et axée sur les risques, et en ciblant ses investissements dans les ressources de façon à continuer à apporter des améliorations et à innover à un coût raisonnable.

2.1 Postes, rôles et responsabilités clés

Ci-dessous sont énumérés les postes et les comités clés de Transports Canada qui sont chargés de maintenir et d’examiner l’efficacité du système de CIRF .

Sous-ministre – À titre d’administrateur des comptes, le sous-ministre de Transports Canada assume globalement la responsabilité et la direction des mesures prises pour maintenir l’efficacité du système de contrôle interne. Dans ce rôle, le sous-ministre est membre d’office du Comité de vérification ministériel. De plus, il préside le Comité exécutif de gestion ( CGX ) de Transports Canada.

Dirigeant principal des finances – Le dirigeant principal des finances de Transports Canada soutient le sous-ministre, dont il relève directement, et guide la coordination, la cohérence et l’orientation de la conception et du maintien d’un système de contrôle interne efficace et intégré en matière de rapports financiers, y compris son évaluation annuelle. Les responsabilités du dirigeant principal des finances comprennent aussi la gestion du Profil de risque ministériel 2008 - 2009 .

Cadres supérieurs – Les cadres supérieurs de Transports Canada chargés de l’exécution des programmes sont responsables du maintien et de l’examen de l’efficacité du système de CIRF qui relève de leur secteur de responsabilité.

Dirigeant principal de la vérification – Le dirigeant principal de la vérification de Transports Canada est placé sous l’autorité directe du sous-ministre et fournit une assurance en effectuant périodiquement des vérifications internes qui aident à maintenir l’efficacité du système de CIRF .

Comité de vérification ministériel – Le Comité de vérification ministériel est un comité consultatif qui émet des opinions objectives sur les états financiers et les cadres de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance de Transports Canada. Établi en 2008, il est composé de quatre membres externes. À ce titre, il analyse le profil de risque de l’organisation de Transports Canada et son système de contrôle interne, y compris l’évaluation et les plans d’action relatifs au système de CIRF .

Comité exécutif de gestion ( CGX ) – En tant qu’organisme décisionnaire central de Transports Canada, le CGX examine, approuve et surveille le profil de risque de l’organisation et le système de contrôle interne du Ministère, y compris l’évaluation et les plans d’action relatifs au système de CIRF . Le CGX se penche régulièrement sur les questions liées aux politiques, aux programmes et aux règlements ainsi qu’aux questions associées aux ressources et à la gestion (gestion intégrée), passant d’un groupe de questions à l’autre, au besoin.

Comité directeur du contrôle interne ( CDCI ) – Le mandat du CDCI consiste à soutenir le sous-ministre et à surveiller les pratiques de gestion pour s’assurer qu’un système efficace de contrôle interne axé sur les risques est en place, adéquatement tenu, surveillé et examiné avec la mise en œuvre de mesures correctives en temps opportun, lorsque cela est justifié. À l’appui de ce mandat, le CDCI adresse des recommandations au dirigeant principal des finances, au CGX et, en bout de chaîne, au sous-ministre.

2.2 Principaux contrôles à l’échelle de l’organisation de Transports Canada

L’environnement de contrôle de Transports Canada comprend une série de mesures qui permettent aux membres de son personnel de gérer les risques en les sensibilisant, en mettant à leur disposition les connaissances et les outils appropriés et en perfectionnant leurs compétences.

Voici quelques mesures clés :

  • Gouvernance et orientation stratégique : CDCI , CGX , Comité de vérification ministériel, Comités opérationnels de résultat stratégique et Comité opérationnel des services internes;
  • Valeurs de la fonction publique : Bureau des valeurs et de l’éthique, agent de l’intégrité, code de conduite et code de valeurs et d’éthique;
  • Politiques et programmes : Architecture des activités de programme, politiques ministérielles adaptées à l’environnement de contrôle de Transports Canada, cadre de gestion budgétaire et matrice de délégation des pouvoirs;
  • Personnes : Plan intégré de ressources humaines à l’échelle nationale et obligation pour les titulaires des postes clés en gestion financière de détenir un titre professionnel comptable;
  • Service axé sur les citoyens : Divers comités d’intervenants externes;
  • Gestion des risques : Profil de risque de l’organisation, cadre de gestion des risques pour les paiements de transfert, plan d’échantillonnage national et fonction spécialisée de contrôle de la qualité et de surveillance pour le CIRF ;
  • Administration : Documentation des principaux processus administratifs et des risques et des points de contrôle clés connexes à l’appui de la gestion et de la surveillance du système de CIRF ;
  • Responsabilisation : Accords de rendement annuels comportant des responsabilités clairement définies dans le domaine de la gestion financière;
  • Apprentissage, innovation et gestion du changement : Programmes de formation et communications dans les domaines centraux de la gestion financière;
  • Résultats et rendement : Cadre de mesure du rendement et production régulière de rapports sur le rendement financier;
  • Automatisation : Systèmes automatisés de technologie de l’information ( TI ) pour accroître la sûreté, l’intégrité, l’efficience et l’efficacité;
  • Vérification interne : Plan de vérification interne axé sur les risques.

3. Évaluation du système de CIRF de Transports Canada

3.1 Point de référence de l’évaluation

En 2004, le gouvernement du Canada a entrepris une initiative pour déterminer si les états financiers des ministères pouvaient être soumis à des vérifications axées sur le contrôle, se fiant ainsi à des contrôles internes qui fonctionnent bien. Conséquemment, au début de 2006, les plus grands ministères, y compris Transports Canada, ont officialisé leur méthode de gestion des systèmes de CIRF , y compris les évaluations ayant trait à la préparation en vue des vérifications et les plans d’action.

Que ce soit pour faciliter les vérifications axées sur le contrôle ou satisfaire aux exigences de la Politique sur le contrôle interne, Transports Canada doit être en mesure de maintenir l’efficacité de son système de CIRF dans le but de donner l’assurance raisonnable que les opérations sont autorisées en bonne et due forme, que les documents financiers sont bien tenus à jour, que les biens sont protégés et que les lois, les règlements et les politiques applicables sont respectés.

Au fil du temps, le processus a inclus l’évaluation de l’efficacité de la conception et du fonctionnement du système de CIRF , ce qui se traduit par la surveillance et l’amélioration continues du système ministériel de CIRF . La vérification porte sur tous les niveaux de contrôle, notamment les contrôles du ministère ou de l’entité, les contrôles informatiques généraux et les contrôles des processus administratifs.

L’efficacité de la conception signifie qu’il faut s’assurer d’identifier les principaux points de contrôle, de les documenter, de les mettre en place et de les adapter aux risques (c. à d. que les contrôles sont proportionnels aux risques qu’ils visent à atténuer) et d’apporter des corrections, ce qui comprend la mise en correspondance des processus et des systèmes de TI cruciaux avec les principaux comptes des états financiers par lieu, selon le cas.

L’efficacité du fonctionnement signifie que l’application des contrôles clés a été vérifiée sur une période définie et que les corrections requises ont été apportées.

3.2 Méthode d’évaluation

Pour se préparer à une vérification axée sur le contrôle, Transports Canada, avec l’aide d’un cabinet indépendant d’experts conseils, a pris des mesures pour évaluer son système de CIRF , en commençant par ses états financiers et en mettant l’accent sur les principaux comptes et les lieux ci-dessous :

  • les paiements de transfert (la région de la capitale nationale représentant 85 % de la valeur financière des opérations liées aux paiements de transfert);
  • les revenus (toutes les régions);
  • l’approvisionnement (les régions de l’Atlantique et de la capitale nationale).

Pour les comptes et les lieux susmentionnés, les étapes suivantes ont été complétées en grande partie :

  • recueillir des données relatives aux processus et aux lieux, aux risques et contrôles associés au CIRF , y compris les politiques et les procédures adéquates;
  • établir les processus clés avec l’identification et la documentation des risques et des points de contrôle principaux sur la base de l’importance, des volumes, de la complexité, de la répartition géographique, de la vulnérabilité à des pertes ou à des fraudes, des secteurs sensibles pour la vérification, des antécédents, de l’attention externe et du recours à des tiers;
  • vérifier l’efficacité de la conception et du fonctionnement pour confirmer que les contrôles fonctionnent comme prévu.

En outre, Transports Canada a documenté et, en grande partie, terminé la vérification de l’efficacité de la conception des contrôles au niveau de l’organisation (ministère) et de l’infrastructure de TI de cinq de ses huit systèmes.

4. Résultats de l’évaluation

Grâce à la méthode d’évaluation décrite ci-dessus, Transports Canada a élaboré une architecture de référence pour les points de contrôle clés par compte majeur. À la fin de l’exercice 2009-2010, Transports Canada avait fini de vérifier l’efficacité de la conception, en plus d’avoir examiné en grande partie l’efficacité du fonctionnement des comptes des paiements de transfert, des revenus et de l’approvisionnement. Transports Canada est à mettre en place les mesures correctives, là où elles sont requises.

4.1 Efficacité de la conception des contrôles clés

En vérifiant l’efficacité de la conception, Transports Canada a mis à jour la documentation sur les processus administratifs et a validé les processus essentiels avec les intervenants. Il a confirmé que les processus documentés correspondaient aux pratiques réelles et que toutes les corrections nécessaires étaient sur le point d’être apportées. Lors de la vérification de l’efficacité de la conception, Transports Canada devait aussi s’assurer que chaque contrôle clé était correctement harmonisé avec les risques qu’il visait à atténuer.
De plus, Transports Canada a tenu compte de données contenues dans des vérifications pertinentes, notamment :

À la suite des évaluations, Transports Canada a identifié des mesures correctives nécessaires, lesquelles ont été ou sont en train d’être mises en place dans les secteurs ci-dessous.

Documentation

  • Améliorer la formation et la communication relativement aux responsabilités en matière de documentation des subventions et des contributions des gestionnaires des centres de responsabilité.
  • Utiliser correctement les listes de contrôle sur la documentation pour démontrer qu’un contrôle est exercé.
  • Accroître l’uniformité de la qualité, de la fiabilité, de la présentation en temps opportun et de la disponibilité de la documentation relative aux contrôles de l’approvisionnement et aux procédures connexes, y compris améliorer la documentation à l’appui des autorisations d’opérations.

Processus administratifs

  • Donner des précisions sur les politiques et les procédures ainsi que les rôles et les responsabilités en ce qui concerne les processus entourant l’autorisation des opérations d’approvisionnement.
  • Normaliser les processus visant le paiement des opérations d’approvisionnement.

Gestion du système général de TI

  • Renforcer les contrôles liés à l’accès aux programmes de TI et aux données.

Rapprochement et intégrité des données

  • Former pour utiliser et coder correctement des opérations particulières, comme les retenues sur les paiements de transfert.

Contrôles relatifs aux fournisseurs de services externes

  • Obtenir l’assurance de TPSGC en ce qui concerne la paye et du Secrétariat du Conseil du Trésor relativement à l’information utilisée pour calculer les charges à payer et les provisions.

Surveillance et assurance de la qualité de la préparation des états financiers

  • Améliorer les directives et les procédures pour la démarcation des opérations de fin d’exercice.

4.2 Efficacité du fonctionnement des contrôles clés

Pendant l’exercice 2009-2010, Transports Canada a évalué l’efficacité du fonctionnement des contrôles clés relatifs aux trois comptes décrits à la section 3.2. Ce faisant, il a mis au point un plan de sondage axé sur les risques qui déterminait les contrôles clés à examiner sur une période définie et la méthode de vérification. Au cours de la vérification de l’efficacité du fonctionnement, Transports Canada a constaté que la plupart des contrôles clés vérifiés fonctionnaient correctement et que toutes les corrections nécessaires à ce jour étaient en train d’être apportées.

4.3 Programme de surveillance continue

Le CDCI appuie le sous-ministre et surveille les pratiques de gestion pour s’assurer qu’un système efficace de contrôle interne axé sur les risques est en place, adéquatement tenu, surveillé et examiné avec la mise en œuvre de mesures correctives en temps opportun, lorsque cela est justifié. Il se réunit trimestriellement et adresse des recommandations au dirigeant principal des finances, au CGX et au sous-ministre, au besoin.

Transports Canada a créé un groupe spécialisé de professionnels de la comptabilité responsable de la surveillance continue et du contrôle de la qualité des données financières et des processus administratifs cruciaux. Le groupe surveille constamment les mesures correctives nécessaires à apporter aux contrôles au niveau de l’entité et aux contrôles des processus administratifs selon les leçons tirées des évaluations annuelles, des vérifications et des activités courantes de surveillance.

À ce jour, les réalisations principales comprennent la vérification de l’efficacité du fonctionnement des contrôles relatifs aux montants clés figurant dans les états financiers tels que les subventions, les contributions et les revenus; une évaluation de la préparation en vue des vérifications; l’élaboration d’un plan d’action pour combler les lacunes cernées; et l’avancement significatif de la mise en œuvre de mesures pour s’assurer que les états financiers du ministère puissent être vérifiés à l’aide d’une approche axée sur les contrôles.

5. Plan d’action

5.1 Progrès réalisés au 31 mars 2010

Pendant l’exercice 2009-2010, Transports Canada a continué d’accomplir d’immenses progrès dans l’évaluation et l’amélioration de ses contrôles clés. Ci-dessous se trouve un sommaire des principaux progrès réalisés par Transports Canada.

Transports Canada a terminé ce qui suit :

  • établir et affecter des ressources à une fonction de surveillance financière et de contrôle de la qualité pour appliquer la Politique sur le contrôle interne, assurer une surveillance continue et produire des rapports;
  • planifier et déterminer la portée d’une étude pour identifier tous les processus administratifs importants, les lieux et les systèmes d’information clés;
  • documenter les activités de contrôle existantes au niveau de l’organisation;
  • documenter et vérifier l’efficacité de la conception des processus et des contrôles clés aux niveaux de l’administration centrale et des régions pour les paiements de transfert, les revenus et l’approvisionnement;
  • mettre en place un programme de surveillance continue pour les passifs environnementaux;
  • établir une méthode pour assurer la vérification régulière des immobilisations;
  • mettre en œuvre un plan d’échantillonnage national pour vérifier les comptes créditeurs;
  • documenter des systèmes de contrôle interne pour cinq de ses huit systèmes de TI .

Transports Canada a considérablement fait avancer les travaux suivants :

  • normaliser les processus et les contrôles liés aux comptes créditeurs dans l’ensemble des bureaux régionaux qui engagent, approuvent, traitent ou enregistrent une grande partie des charges de fonctionnement de Transports Canada;
  • vérifier l’efficacité du fonctionnement des processus et des contrôles clés aux niveaux de l’administration centrale et des régions pour les paiements de transfert, les revenus et l’approvisionnement;
  • examiner les stocks de Services des aéronefs pour avoir l’assurance que les stocks et les articles durables sont correctement comptabilisés dans les systèmes financiers. Les contrôles, l’accès au système et le transfert des données seront analysés plus en profondeur.

Transports Canada a entamé ou partiellement terminé les travaux suivants pour :

  • normaliser les processus concernant les dépenses de fonctionnement (pendant la phase pilote);
  • vérifier l’efficacité de la conception des contrôles des immobilisations pour s’assurer que les contrôles clés fonctionnent efficacement pendant une période de 12 mois ou toute autre période donnée définie au cours de l’exercice;
  • vérifier l’efficacité de la conception et du fonctionnement des contrôles au niveau de l’organisation.

5.2 Plan d’action - exercices futurs

D’ici la fin de l’exercice 2010-2011, Transports Canada prévoit les activités suivantes :

  • continuer à travailler sur les secteurs qui ont considérablement progressé en 2009-2010 et, en particulier, documenter et vérifier l’efficacité de la conception et du fonctionnement des contrôles clés pour les immobilisations et la paye;
  • élaborer et documenter une stratégie normalisée de vérification et de surveillance pour les activités de contrôle de la qualité relatives aux rapports financiers;
  • achever la normalisation des processus administratifs touchant aux dépenses de fonctionnement;
  • mettre au point un plan d’échantillonnage pour les opérations de paye;
  • amorcer l’évaluation des contrôles relatifs aux applications de TI pour les trois autres systèmes d’information.

D’ici la fin de l’exercice 2011-2012, Transports Canada prévoit les activités suivantes :

  • offrir la formation et diffuser les communications nécessaires pour mieux faire connaître les contrôles internes en matière de rapports financiers ainsi que les responsabilités connexes dans tout le ministère;
  • documenter et vérifier l’efficacité de la conception et du fonctionnement des contrôles clés des écritures de journal;
  • continuer de surveiller et de renforcer tous les contrôles internes dans les systèmes de CIRF du ministère.

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