Guide du demandeur - Programme de partenariat et de mobilisation des communautés autochtones et locales – volet du coordonnateur autochtone maritimes (PPMCAL CASM)

Le Programme de partenariat et de mobilisation des communautés autochtones et locales – volet du coordonnateur autochtone maritimes (PPMCAL‑CAM) est un nouveau programme de Transports Canada qui prévoit l'octroi de financement aux communautés, organisations et entités des Premières Nations,  Métis et Inuites afin de créer et financer un poste de coordonnateur autochtone maritime dans le but de renforcer leurs capacités internes à participer activement au Plan de protection des océans  et/ou à d'autres initiatives maritimes de Transports Canada.

Le présent guide explique comment les communautés, organisations et entités des Premières Nations, Métis et Inuites peuvent présenter une demande de financement dans le cadre de ce programme.

Sur cette page

• Description du programme
• Financement disponible
• Critères d'évaluation de l'admissibilité
• Dépenses admissibles
• Dépenses non admissibles
• Durée et approbation des projets
• Critères de sélection fondés sur le mérite
• Avis
• Normes de service
• Ententes de financement
• Comment présenter une demande
• Présentation d'une demande

Description du programme

Le PPMCAL‑CAM a pour objectif de verser une aide financière aux communautés et organisations des Premières Nations, des Métis et Inuites pour favoriser leur participation active à une ou plusieurs des initiatives du Plan de protection des océans et à d'autres initiatives maritimes dirigées par Transports Canada. Cet objectif pourra être atteint par l'embauche de ressources (p. ex. coordonnateur des initiatives maritimes, technicien).

Remarque : Le PPMCAL‑CAM peut aider votre communauté, organisation ou entité à participer au Plan de protection des océans à long terme et sur une base continue. Si vous avez besoin d'un financement à court terme (moins de 5 000 $) pour participer à une seule rencontre ou réunion, veuillez présenter une demande de financement dans le cadre du Programme de financement de la participation communautaire.

Financement disponible

Le financement, sous forme de contribution, est offert pour une période maximale de quatre ans et toutes les activités devront être terminées au plus tard le 31 mars 2027.

Le financement est offert jusqu'à l'intégralité des dépenses admissibles.

Pour les postes de CAM dans les communautés organisations et entités hors de la région de l'Arctique :

• La contribution maximale par projet est de 125 000 $ par année, pour une période maximale de quatre ans, la contribution totale ne pouvant dépasser 500 000 $ par projet.

Pour les postes de CAM dans les communautés organisations et entités la région de l'Arctique :

• La contribution maximale par projet est de 150 000 $ par année, pour une période maximale de quatre ans, la contribution totale ne pouvant dépasser 600 000 $ par projet.

Critères d'évaluation de l'admissibilité

Bénéficiaires admissibles

Pour obtenir un financement, vous devez démontrer que votre organisation ou votre communauté ou entité est affectée par les stratégies, programmes, projets et politiques de transport maritime relevant directement du Plan de protection des océans et/ou d'autres initiatives de transport maritime dirigées par Transports Canada. 

Bénéficiaires admissibles :

• les communautés, organisations et entités des Premières Nations, Métis et Inuites
• les autorités des Premières Nations, Métis et Inuites
• les partenariats ou regroupements des Premières Nations, Métis et Inuits

Activités admissibles

Les propositions de projets doivent viser les objectifs suivants :

Le PPMCAL‑CAM prévoit un financement pour aider et encourager les bénéficiaires admissibles à :

• participer à une mobilisation à long terme autour d'une ou de plusieurs initiatives du Plan de protection des océans et d'autres initiatives maritimes dirigées par Transports Canada;
• renforcer leurs capacités et resserrer les liens en vue d'une participation continue au système de sécurité maritime de Transports Canada.

Le bénéficiaire devra s'assurer que des processus appropriés de collecte de données sont en place pour permettre la saisie et la documentation sous forme de rapport sur les indicateurs de performance utilisés pour mesurer la réalisation des résultats du projet sur une base annuelle, en détaillant comment les activités éligibles répondent aux objectifs et aux résultats du projet proposés.

Les activités admissibles comprennent l'embauche de ressource (s) dédiée(s), d'un expert technique ou d'un consultant pour aider les communautés et les organisations des Premières Nations, Métis et Inuites au développement, à l'amélioration et à la mise en œuvre de stratégies et politiques de transport maritime qui sont directement reliées au Plan de protection des océans et/ou à d'autres initiatives maritime dirigées par Transports Canada pour :

• préparer les activités de consultation ou de mobilisation, y participer ou les coordonner (réunions, présentations écrites ou en ligne, groupes de discussion);
• effectuer un travail de coordination avec les membre des communautés pour solliciter, recueillir et présenter leurs contributions;
• diriger et animer les activités de consultation locales et régionales (réunions/discussions) afin d'améliorer les ententes de collaboration existantes et de faire progresser les discussions, notamment celles portant sur la collaboration et les partenariats en matière de sécurité maritime, de protection de l'environnement et de gérance maritime;
• soutenir les discussions pour accorder aux communautés, organisations et entités des Premières Nations, Métis et Inuites un rôle plus important dans la conception et la mise en œuvre des initiatives;
• diffuser de l'information et des connaissances autochtones se rapportant à l'incidence des politiques, programmes, processus, directives, règlements ou lois proposés dans les domaines de la sécurité maritime et de l'environnement;
• soutenir la mise en œuvre de programmes fédéraux‑autochtones qui visent à améliorer la sécurité des bateaux commerciaux ou récréatifs appartenant à des Autochtones, de leurs usages et de leurs exploitants (par exemple, travailler avec plusieurs communautés pour sensibiliser à la sécurité nautique et aux pratiques de navigation de plaisance sécuritaires);
• favoriser le développement et la formation de partenariats pour soutenir la participation et la gestion collaborative dans les domaines de la sécurité maritime et de l'environnement, par le truchement des programmes du Plan de protection des océans  et/ou des initiatives maritimes dirigées par Transports Canada;
• soutenir la mise en œuvre de programmes fédéraux‑autochtones qui visent à améliorer la sécurité des bâtiments commerciaux ou récréatifs appartenant à des Autochtones, de leurs usages et de leurs exploitants (p. ex. collaboration avec plusieurs communautés pour mieux faire connaître les pratiques en matière de sécurité nautique);
• diriger dans plusieurs communautés des séances de formation ayant trait au Plan de protection des océans et/ou aux initiatives maritimes dirigées par Transports Canada.
• élaborer des directives propres à la région concernant les interactions avec les navires ou bateaux et les communautés afin d'améliorer la sûreté ou la sécurité maritime, ou d'autres éléments en lien aux initiatives;
• assurer une surveillance relativement à la sûreté ou la sécurité maritime dans plusieurs communautés;
• améliorer la gestion des situations d'urgence assurée par Transports Canada, entre les communautés et le gouvernement fédéral;
• élaborer des programmes, des directives ou des projets pour les communautés qui veulent régler des conflits en matière de sûreté ou de sécurité maritime, ou aborder des enjeux ayant trait à la sécurité maritime, les aires marines de conservation ou la protection de l'environnement;
• examiner des documents techniques, incluant des cadres, des politiques ou des documents de travail, ou y contribuer, ou diriger des recherches et des études sur des sujets liés au transport et à l'environnement.

Bénéficiaire ultime

Les demandeurs qui représentent plus d'un bénéficiaire doivent clairement indiquer le nom de chaque communauté /groupe représenté dans leur demande. Veuillez noter que la ou les personnes autorisées de chaque communauté /groupe représenté devront signer un document confirmant que le demandeur les représente. Ce document fera partie de l'entente de contribution officielle. 

Dépenses admissibles

Les dépenses admissibles comprennent :

• salaires et avantages sociaux du personnel (voir note 1)
• honoraires professionnels pour des services contractuels (p. ex. comptabilité, vérification, services de consultation)
• frais de location de salles et autres coûts relatifs aux installations
• coûts des documents de sensibilisation et de communication auprès du public, ainsi que des activités connexes
• honoraires (voir note 2)
• frais de déplacement, incluant l'hébergement, la location de véhicule et le taux par kilomètre, les billets d'autobus, de train et d'avion, les taxis, les allocations de repas et autres dépenses accessoires (voir note 3)
• dépenses administratives pouvant atteindre 15 % de la contribution totale de Transports Canada (incluant les dépenses d'administration générale, la traduction, le loyer, les assurances, la location d'équipement de bureau et les frais d'adhésion).

Les dépenses précitées peuvent inclure les dépenses en nature lorsque la contribution de Transports Canada est inférieure à 100 %. Ces dernières peuvent comprendre ce qui suit :

• marchandises, services ou biens qu'utilise le bénéficiaire et pour lesquels des frais sont engagés, sans échange d'argent
• dons de marchandises, de services ou de biens au bénéficiaire et pour lesquels aucuns frais ne sont engagés et aucune somme n'est échangée.

Note 1 : On suggère d'allouer un maximum de 100 000 $ par année pour les postes hors de l'Arctique et de 125 000 $ par année pour les postes dans la région arctique dans la catégorie « salaires et avantages sociaux » et d'allouer le reste du financement demandé aux frais de déplacement pour les ressources engagées et à d'autres dépenses relatives aux projets.

Note 2 : Les honoraires englobent les gestes d'appréciation, qu'ils soient monétaires ou non, comme le tabac pour les cérémonies.

Note 3 : Les demandeurs doivent calculer ces montants en fonction des taux et indemnités fixés dans la Directive sur les voyages du Conseil national mixte.

Dépenses non admissibles

Les dépenses non admissibles comprennent : 

• les frais engagés avant la date d'approbation du financement ou après la date de la demande de remboursement finale, telle que précisée dans l'entente de financement
• les dépenses pour le paiement de la taxe de vente provinciale, de la taxe sur les biens et les services ou de la taxe de vente harmonisée, s'il y a lieu, pour lesquelles le bénéficiaire a droit à une réduction, et les autres coûts admissibles à des réductions
• les frais d'achat d'un terrain ou de bâtiments, avec frais immobiliers associés, et de véhicules
• les dépenses liées aux infrastructures (par exemple, l'entretien, la maintenance ou le remplacement d'équipements de sécurité nouveaux ou existants ou de quais)
• les frais de financement et les paiements d'intérêts sur les prêts
• les frais d'accueil (p. ex. boissons alcoolisées et cadeaux)
• les frais de déplacement et dépenses journalières dépassant les taux établis dans la Directive sur les voyages du Conseil national mixte.

Durée et approbation des projets

Les bénéficiaires peuvent commencer à engager des dépenses pour leurs projets à partir de la date où ils sont approuvés par le Ministre. Toutes les activités devront être terminées au plus tard le 31 mars 2027. Toutefois, les remboursements ne seront versés que lorsque l'entente de financement sera signée.

Des avances pourront être versées dans certaines circonstances exceptionnelles et au cas par cas. Pour plus d'information, veuillez écrire à : TC.ILCEPP-PPMCAL.TC@tc.gc.ca.

Critères de sélection fondés sur le mérite

Transports Canada examinera votre proposition de projet afin de déterminer si elle répond aux critères d'évaluation de l'admissibilité. Si le projet est jugé admissible, la proposition sera évaluée en fonction des critères de sélection fondés sur le mérite décrits ci‑dessous.

Vous devez fournir les renseignements énoncés ci‑dessous dans le cadre de votre demande.

Pertinence du projet

Conformité aux objectifs du programme et aux initiatives du Plan de protection des océans et/ou autres initiatives maritimes de Transports Canada et  :

• Dans quelle mesure le projet proposé permet‑il d'atteindre les objectifs suivants :
  • participer au travail de mobilisation à long terme dans le cadre d'une ou de plusieurs initiatives du Plan de protection des océans et d'autres initiatives maritimes de Transports Canada grâce à l'embauche d'un ou de ressources (p. ex. coordonnateur des initiatives maritimes, technicien);
  • renforcer les capacités et resserrer les liens en vue d'une participation continue au système de sécurité maritime.
• Dans quelle mesure le projet proposé se rattache‑t‑il à un ou à plusieurs des piliers du Plan de protection des océans ci-dessous :
  • Trafic maritime plus sécuritaire
  • Meilleure protection des écosystèmes côtiers
  • Renforcer la prévention et la réponse aux incidents
  • Partenariats plus solides avec les communautés côtières et autochtones
• Décrivez comment les fonds seront employés, incluant l'embauche de ressources et les autres dépenses.
• Décrivez en quoi le projet est conforme aux priorités et initiatives régionales.

Remarque : Les demandes qui concernent des initiatives du Plan de protection des océans auront priorité.

Expérience et capacités pertinentes du demandeur

Votre communauté, organisation, entité dispose‑t‑elle des ressources, du personnel et de l'expertise nécessaires pour réaliser le projet. Plus précisément, Transports Canada tiendra compte des éléments suivants concernant le demandeur :

• son mandat, son expérience ou son expertise
• son engagement avéré dans le cadre de projets passés ou en cours
• les structures institutionnelles, organisationnelles et de gestion, les contrôles financiers et autres formes de soutien nécessaires pour mener le projet à bien

Objectifs du projet et plan de travail

Les activités prévues, le calendrier, le budget, les résultats visés, les rôles et les responsabilités sont‑ils clairs, réalistes et conformes aux objectifs du projet? Le projet proposé sera évalué en fonction des critères suivants :

• des objectifs et des résultats clairement énoncés
• un plan de projet réalisable, des livrables concrets, un budget et un calendrier
• une analyse détaillée des risques et une stratégie d'atténuation
• un gestionnaire de projet expérimenté et qualifié dont les rôles et les responsabilités sont clairement établis.

Optimisation des ressources

Les ressources seront‑elles utilisées judicieusement dans le cadre du projet? Quel est votre plan pour obtenir des résultats de façon rentable?

Autres critères

Au moment de choisir les projets à financer, nous pourrions également considérer ce qui suit :

• représentation régionale et répartition équilibrée du financement entre les diverses régions du Canada
• priorisation des partenariats ou regroupements de communautés, organisations et entités afin d’atteindre les objectifs de représentation régionale et de répartition équilibrée du financement entre les diverses régions du Canada
• priorisation des communautés, organisations et entités qui ne reçoivent pas de financement de Transports Canada pour le Plan de protection des océans et/ou d’autres initiatives maritimes dirigées par Transports Canada

Avis

Après avoir évalué votre proposition de projet, nous vous transmettrons par courriel notre décision de financer ou non votre proposition de projet. Transports Canada se réserve le droit d'accepter ou de rejeter toute proposition de projet.

Normes de service

Dans le but d'améliorer continuellement le service et de mener un processus transparent, voici les normes de service qui ont été établies :

• Notre objectif est de fournir aux demandeurs un accusé de réception écrit de leur demande ou de leur proposition de projet dans un délai de 10 jours ouvrables
• Notre objectif est de verser les paiements dans les 20 jours ouvrables suivant l'envoi au bénéficiaire de l'avis indiquant que les exigences décrites dans l'entente de financement ont été respectées

Remarque : Si les responsables du programme ne peuvent pas se conformer aux normes de service mentionnées ci‑dessus, nous vous en aviserons en temps opportun

Ententes de financement

Vous devrez signer une entente de financement avant de recevoir des fonds. Les sections suivantes soulignent certains éléments clés de ce document juridique.

Ententes de financement axées sur les risques

Avant de signer une entente de financement, nous mènerons une évaluation des risques du projet approuvé. Cette précaution vise à s'assurer que les exigences liées à vos ententes de financement sont conformes au niveau de risque du projet et soutiennent la capacité de votre communauté, organisation ou entité à réaliser le projet.

L'évaluation des risques du projet déterminera ce qui suit :

• la fréquence à laquelle vous devrez présenter des rapports d'étape
• les documents financiers que vous devrez présenter avec vos demandes de remboursement
• la fréquence des visites sur place ou des échanges avec le bénéficiaire
• les exigences relatives à la vérification (toutes les ententes de financement comportent une section autorisant Transports Canada à effectuer une vérification)

L'évaluation des risques se fondera sur l'information figurant dans votre proposition de projet, sans toutefois s'y limiter.

Portée du projet et entente

Votre proposition de projet constituera le fondement de la portée du projet, des documents juridiques obligatoires, des clauses, des modalités et de la structure de paiement énoncés dans l'entente de financement.

Une fois que l'entente de financement est signée, aucun changement ne peut être apporté à la portée du projet (notamment au budget, à la structure, aux échéances, etc.) sans un accord écrit de votre communauté, organisation ou entité et Transports Canada.

Exigences relatives à la production de rapports

L'entente de financement précisera les exigences en matière de production de rapports, qui peuvent comprendre :

• les déclarations financières
• une liste de factures
• les rapports d'étape
• les rapports annuels
• un rapport final

Rapports d'étape

Vous êtes tenu de soumettre des rapports d'étape trimestriels, sauf indication contraire de Transports Canada, et tel que stipulé dans l'entente de financement. Ces rapports détermineront les progrès accomplis au cours de la période de référence et comprendront les déclarations financières.

Vous devrez vous assurer que des processus de collecte de données appropriés sont en place pour permettre la saisie et la déclaration des indicateurs de rendement utilisés pour mesurer l'atteinte des résultats du projet. Ces indicateurs de rendement seront définis au moment où l'entente de financement sera mise en place. Ils contribueront aux résultats du PPMCAL‑CAM, qui sont les suivants :

Rapports annuels

Dans le cas des projets pluriannuels, vous devrez produire un rapport annuel. Ce rapport devra notamment inclure :

• une description détaillée de l'avancement du projet et des réalisations majeures au cours de l'année
• une mise à jour sur la façon dont le projet progresse et sa conformité aux objectifs de départ et aux résultats finaux
• les dernières données sur les indicateurs de rendement figurant dans l'entente de financement, par rapport au début du projet
• le bénéficiaire s'assurera que des processus de collecte de données appropriés sont en place pour permettre la saisie et la déclaration des indicateurs de rendement utilisés pour mesurer l'atteinte des résultats du projet
• une déclaration annuelle sur les dépenses admissibles du projet engagées et fondées sur la répartition des dépenses admissibles réclamées, conformément au budget établi dans l'entente de financement
• les problèmes, sujets de préoccupation ou facteurs de risque susceptibles d'influer sur l'achèvement, le calendrier ou le budget du projet selon les plans initiaux, et les stratégies d'atténuation proposées pour corriger ces situations
• les faits saillants des activités de communication concernant le projet au cours de la période de référence, le cas échéant

Rapport final

À la fin de votre projet, vous devez soumettre un rapport final. Ce rapport doit résumer les renseignements demandés dans les rapports annuels et permettre de vérifier l'ensemble des activités, des coûts et des résultats du projet. En vertu de l'entente de financement, nous devons recevoir le rapport final avant de régler les demandes finales de remboursement des dépenses.

En plus des renseignements requis dans le rapport final, nous pourrions vous demander de fournir une évaluation et une analyse générales des objectifs atteints, des résultats obtenus et des enseignements tirés.

Demandes de remboursement

Vous ne pouvez présenter une demande de remboursement que pour les dépenses engagées qui figurent dans l'entente de financement. Vous recevrez des modèles qui intègrent les dépenses admissibles figurant dans l'entente de financement.

Vous devrez également présenter une liste de factures pour accompagner chaque demande de remboursement.

Langues officielles

Vous devez respecter la Loi sur les langues officielles lors de la mise en œuvre d'un projet financé dans le cadre de ce programme. Certaines exigences linguistiques peuvent s'appliquer aux projets selon leur portée (nationale, régionale ou locale) ou la particularité des régions et des publics cibles des projets. TC travaillera avec chaque bénéficiaire retenu afin de déterminer dans quelle mesure ces dispositions s'appliquent à son ou ses projets.

Comment présenter une demande

Les sections suivantes décrivent les documents qu'il vous faut pour soumettre une proposition.

Vous devez utiliser les gabarits pour créer les propositions de projet et budgétaires. Ces gabarits devraient se trouver dans la trousse qui vous a été envoyée par courriel. Si vous ne les avez pas reçus, veuillez envoyer un courriel à tc.ilcepp-ppmcal.tc@tc.gc.ca.

Le dossier de demande doit comprendre les éléments suivants :

• Titre du projet et sommaire
• Renseignements sur le demandeur :
  • Dénomination sociale de la communauté/organisation/entité
  • Nom et titre de la principale personne‑ressource de l'organisation du demandeur
  • Adresse postale pour toute la correspondance
  • Coordonnées telles que les numéros de téléphone ou de télécopieur du bureau, l'adresse de courriel ou Internet, etc.
• Le profil de l'organisation ou de la communauté
  • Type d'organisation
  • Structure organisationnelle et gouvernance
  • Historique de l'organisation
  • Mandat de l'organisation
  • Activités de l'organisation
• Personnel/personnes‑ressources responsables de la gestion de projet
  • Chaque projet doit avoir un gestionnaire de projet attitré; veuillez indiquer ses coordonnées si elles sont différentes de celles de la communauté/organisation/entité
• Déclarations
  • Questionnaire sur les conflits d'intérêts
  • Déclaration de l'organisation du demandeur attestant de l'exactitude de la proposition de projet et de l'engagement de l'organisation à réaliser le projet, portant la signature d'un mandataire autorisé
• Description du projet :
  • Objectifs et buts du projet
  • Lieu de l'exécution du projet
  • Dates de début et de fin proposées
  • Principales activités du projet, incluant une liste des initiatives du PPO et/ou d'autres initiatives dirigées par Transports Canada auxquelles contribuent ces activités
  • Plan de travail du projet
  • Partenaires et contributions (le cas échéant)
  • Information sur les bénéficiaires ultimes
  • Évaluation des risques et mesures d'atténuation
• Plan de communication (le cas échéant)
• Lettres de soutien, notamment pour le soutien financier (le cas échéant)
• Budget du projet

Remarque : Vous trouverez en pièce jointe de l'invitation un modèle de proposition de projet et un modèle de budget. Nous vous recommandons fortement d'utiliser ces modèles pour votre proposition de projet.

Présentation d'une demande

Date limite pour présenter une demande

Les demandes doivent être reçues au plus tard le 9 juin 2023. 

Transports Canada accusera réception de votre demande ou de votre proposition de projet dans un délai de 10 jours ouvrables.

Toutes les demandes et propositions de projet doivent être signées, complètes, exactes, détaillées et présentées au moyen des modèles fournis. Vous devez fournir les documents juridiques qui attestent que votre communauté, organisation, entité est une entité juridique, par exemple :

• attestation avec le numéro de bande de la Loi sur les Indiens du Canada
• lettre signée par le gestionnaire du conseil de bande (document de résolution - résolution du conseil de bande)
• constitution et règlements
• numéro d'enregistrement du ministère des Services aux Autochtones Canada
• autres documents juridiques

Tout renseignement manquant ou incomplet aura pour effet de ralentir le traitement de votre demande et peut entraîner son rejet.

Courriel :

Les dossiers de demande sur support électronique doivent être en format MS Word, MS Excel ou PDF. Le dossier de demande doit être envoyé par courriel à l'adresse suivante : TC.ILCEPP-PPMCAL.TC@tc.gc.ca

Services et informations associés

• Veuillez nous contacter TC.ILCEPP-PPMCAL.TC@tc.gc.ca pour obtenir les gabarits de proposition de projet et budgétaire.