1. Introduction
Le présent document fournit de l’information sommaire sur les mesures prises par Transports Canada (TC) pour maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF), y compris des renseignements sur la gestion du contrôle interne, les résultats d’évaluation et les plans d’action connexes.
Des renseignements détaillés sur les pouvoirs de Transports Canada, son mandat et ses activités de programme se trouvent dans le Rapport sur les résultats ministériels 2021-2022 et dans le Plan ministériel 2022-2023.
2. Système ministériel de contrôle interne en matière de rapports financiers
2.1 Gestion du contrôle interne
Transports Canada est doté d’une structure de gouvernance et de reddition de comptes bien établie pour appuyer les efforts d’évaluation et de surveillance de son système de contrôle interne. Un cadre de gestion du contrôle interne ministériel, approuvé par le sous-ministre, est en place et il comprend les éléments suivants :
- Des structures organisationnelles de reddition de comptes et de surveillance afin d’appuyer une saine gestion financière, y compris les rôles et les responsabilités des cadres supérieurs du Ministère (membres du Comité de gestion exécutif de Transports (CGX) et autres);
- Un Bureau des valeurs et de l’éthique pour fournir des activités de sensibilisation, de la formation et pour l’administration du Code de valeurs et d’éthique de TC, ainsi qu’un Agent principal de l’intégrité pour fournir des conseils, des directives, et superviser les divulgations au sein du ministère;
- Des activités de communication et de formation continues sur les exigences législatives, les politiques et les procédures à l’appui de la saine gestion financière et du contrôle;
- Tirer parti des travaux des Services de vérification et de conseils pour les audits internes sur l’efficacité des processus de gestion de risque, de contrôle et de gouvernance, le cas échéant;
- Une surveillance et des comptes rendus réguliers, au moins deux fois par année, sur le contrôle interne en matière de gestion financière (CIGF), incluant les résultats d’évaluation et plans d’action à l’intention du sous-ministre, des membres du Comité de gestion des ressources (CGR) et du Comité ministériel de vérification (CMV), au besoin;
- Le CMV donne au sous-ministre des conseils et une rétroaction sur la pertinence et le fonctionnement des processus et des cadres de gestion des risques, des contrôles et de gouvernance du Ministère; et
- Des validations annuelles de la mise en œuvre de la gestion du contrôle interne grâce à la signature des membres du CGX concernant la gestion du contrôle interne pour leurs secteurs de responsabilité.
2.2 Ententes de services pertinentes par rapport aux états financiers
Transports Canada a recours à d’autres organisations pour le traitement de certaines opérations qui sont consignées dans ses états financiers, comme suit :
Ententes communes :
- Le ministère des Services publics et de l’Approvisionnement Canada (SPAC) exerce une gestion centrale du versement des salaires et de l’acquisition de biens et services en fonction des pouvoirs délégués par le ministère, ainsi que des services de gestion des locaux;
- Le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) fournit au Ministère les renseignements nécessaires pour calculer les charges à payer et les provisions, par exemple, la charge accumulée liée aux indemnités de départ;
- Le ministère de la Justice fournit des services juridiques à Transports Canada;
- Services partagés Canada (SPC) fournit des services d'infrastructure de technologies de l’information (TI) à Transports Canada dans les domaines des centres de données et des services de réseau. La portée et les responsabilités sont abordées dans le Cadre des contrôles généraux de la technologie de l’information pour les services d’infrastructure de la technologie de l’information lié au contrôle interne en matière de rapports financiers de Services partagés Canada.
Ainsi, Transports Canada se fie au système de contrôle interne efficace en matière de rapports financiers en place chez ces fournisseurs de services.
Ententes particulières :
- À partir d’un protocole d'entente avec Infrastructure Canada, Transports Canada fournit de la gestion des programmes et des services administratifs dans le cadre du Fonds Chantiers Canada et du Fonds canadien sur l'infrastructure stratégique.
- Sur la base du recouvrement des coûts, Transports Canada fournit de la gestion financière, des services de comptabilité et de rapports, en plus de certains services de la technologie de l’information et de gestion à l'Administrateur de la Caisse d’indemnisation des dommages dus à la pollution par les hydrocarbures causée par les navires et la Caisse d’indemnisation pour les accidents ferroviaires impliquant des marchandises désignées.
3. Résultats de l’évaluation ministérielle de l’exercice 2020-21
En 2018-19, le Ministère a commencé son nouveau cycle de surveillance continue du CIGF, incluant les nouveaux éléments de gestion financière, conformément au cadre de CIRF de Transports Canada pour l’évaluation et la surveillance axées sur les risques.
En 2021-2022, Transports Canada a terminé son évaluation des processus opérationnels suivants, basé sur son plan de surveillance continue axée sur les risques :
- Voyages, accueils et événements
- Revenus et comptes débiteurs – Services des aéronefs
- Approvisionnements aux paiements – Dépenses
- Contrôles généraux des TI – Évaluation de la portée
Les contrôles financiers clés évalués, en ce qui a trait aux processus opérationnels ci-dessus, fonctionnaient généralement de façon efficace, ou des contrôles compensatoires étaient en place pour assurer la production d’information financière fiable. Des recommandations pour l’amélioration ont été notées dans certaines sections avec une incidence faible à moyenne. Il n’y a eu aucune faiblesse de contrôle présentant une incidence de risque élevé. Les constatations ont été corrigées ou seront corrigées en 2022-2023.
À la suite de la surveillance continue, pour renforcer son environnement de contrôle, le Ministère a identifié les mesures correctives suivantes :
Voyages, accueils et événements
- Rappeler aux agents responsables de la gestion des numéros d’autorisation de voyage de vérifier l’occurrence et la validité de l’attestation en vertu de l’article 32 avant de délivrer un numéro d’autorisation de voyage à un voyageur.
Revenus et comptes débiteurs – Services des aéronefs
- Revoir les processus internes pour s’éloigner du flux de travail sur papier et automatiser les manipulations manuelles des données en tirant parti du travail effectué dans d'autres secteurs du Ministère.
Approvisionnements aux paiements
- Rappeler à tous les gestionnaires de centres de responsabilité l'importance de respecter la délégation des pouvoirs de signature en matière financière et améliorer l'activité de surveillance entourant la certification S32 au sein du Ministère.
- Procéder à un examen approfondi des informations contenues dans la base de données des cartes de spécimen de signature afin de corriger les irrégularités concernant les liens et les incohérences avec les cartes de spécimen de signature elles-mêmes.
- Envisager l’option de centraliser la documentation sur les achats de faible valeur monétaire.
- Améliorer les preuves documentaires des examens de dossiers par les pairs.
- Revoir les chapitres pertinents des politiques financière relatifs aux cartes d’achat du gouvernement pour en assurer la cohérence.
- Revoir les fonctionnalités du système afin de restreindre l'accès au type de contrat " engagements financiers non contractuels " dans le système financier ou mettre en place un processus de suivi des contrats saisis à l'aide de cette classification.
De plus, le Ministère a continué de surveiller :
- La soumission des rapports d’approbation de clôture de période et de clôture d’exercice, dans le cadre du processus opérationnel de clôtures et rapports financiers;
- La conformité à la Directive sur la délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers du SCT, par le biais du Plan national d’échantillonnage (PNE) de Transports Canada, pour les paiements de dépenses, dans le cadre de la surveillance continue des contrôles clés.
4. Plan d’action ministériel
4.1 Progrès réalisés au cours de l’exercice 2021-22
Au cours de l’exercice 2021-2022, Transports Canada a continué l’exécution de son plan et de sa stratégie de surveillance continue axée sur les risques, y compris la mise en œuvre de la CIGF :
| Éléments de contrôle clés | État |
|---|---|
|
Voyages, accueils et événements |
|
|
Revenus et comptes débiteurs – Services des aéronefs |
|
|
Approvisionnements aux paiements |
|
|
CGTI – Évaluation de la portée |
|
|
Établissement des coûts |
|
En 2021-2022, Transports Canada a également effectué un suivi de l’état d’avancement des plans correctifs des années précédentes. Dix-huit plans d’action sont toujours en cours et sont reliés aux contrôles à l’échelle de l’entité (un), contrôles généraux liés à la TI (deux), immobilisations et immobilisations en construction (deux), charges à payer et autres entrées au journal général (trois), subventions et contributions (cinq) et administration de la paie (cinq). Ces plans correctifs adressent des faiblesses avec des incidences de risque faible-moyen à moyen. Le progrès est surveillé de près jusqu'à ce que les correctifs puissent être pleinement mis en œuvre.
4.2 État d’avancement et plan d’action pour le prochain exercice et années subséquentes
Le plan rotationnel de surveillance continue basé sur les risques de Transports Canada pour les cinq prochaines années est approuvé par la direction et basé sur une validation annuelle des processus et des contrôles à haut risque et des ajustements connexes au besoin, est présenté dans le tableau suivant :
| Principaux secteurs de contrôle | Exercice financier 2022-23 |
Exercice financier 2023-24 |
Exercice financier 2024-25 |
Exercice financier 2025-26 |
Exercice financier 2026-27 |
|---|---|---|---|---|---|
| Contrôles à l’échelle de l’entité | |||||
| Contrôles à l’échelle de l’entité | X | ||||
| Contrôles généraux liés à la TI | |||||
| Contrôles généraux liés à la TI | X | X | |||
| Contrôles des processus opérationnels | |||||
| Revenus et comptes débiteurs | X | X | |||
| Subventions et contributions (Paiements de transfert) | X | ||||
| Budgétisation et prévisions financières | X | ||||
| Charges à payer et autres entrées au journal général | X | ||||
| Voyages, accueils et évènements | X | ||||
| Approvisionnements aux paiements (dépenses de fonctionnement, marchés et engagements) | X | ||||
| Passifs environnementaux | X | ||||
| Clôtures et rapports financiers | X | ||||
| Immobilisations et immobilisations en construction | X | ||||
| Administration de la paie | X | ||||
| Attestation des présentations au Cabinet et au CT par le DPF | X | ||||
| Planification des investissements | X | ||||
| Établissement des coûts | X | ||||
