Guide du demandeur pour le PIEB

De : Transports Canada

1. Objectif du Programme

Le Programme d’innovation pour les eaux de ballast (PIEB) soutient les efforts de Transports Canada pour mettre en œuvre le Règlement sur l’eau de ballast de 2021. Les bâtiments doivent utiliser un système de gestion des eaux de ballast (SGEB) pour se conformer au Règlement et réduire le risque d’introduction et de propagation d’espèces aquatiques envahissantes au Canada. Le PIEB aidera l’industrie à relever les défis techniques et opérationnels liés au SGEB dans la région des Grands Lacs et du fleuve Saint-Laurent (RGLFSL), dont les eaux sont froides, douces et mélangées à des sédiments.

Plus précisément, l’objectif du PIEB est de fournir du financement, sous forme de contributions, pour mettre en œuvre des projets qui permettront :

  • de soutenir les efforts de l’industrie pour trouver des solutions aux défis techniques liés à l’installation, à l’utilisation et à l’entretien des SGEB sur les bâtiments naviguant dans la RGLFSL, et ainsi d’augmenter la protection de l’environnement;
  • d’accroître la disponibilité des données et de l’information sur l’installation, l’utilisation et l’entretien des SGEB dans la RGLFSL afin : de guider la mise en œuvre du Règlement; d’orienter les discussions entre le Canada et les États-Unis sur la compatibilité des règlements; et d’appuyer les efforts internationaux du Canada pour améliorer la Convention sur la gestion des eaux de ballast.

2. Financement disponible

Le Programme offrira un financement sur une période de quatre ans. Toutes les activités doivent être terminées au plus tard le 31 mars 2027.

Le Programme remboursera aux bénéficiaires jusqu’à soixante-quinze pour cent (75 %) des dépenses admissibles engagées pour un projet jusqu’à concurrence d’une contribution maximale de 5 000 000 $ par projet.

3. Critères d’évaluation de l’admissibilité

3.1 Bénéficiaire admissible

Les demandeurs admissibles doivent être une entité juridique canadienne et faire partie de l’une des catégories suivantes :

  • les organismes privés à but lucratif;
  • les provinces et les territoires, y compris les entités leur appartenant;
  • les municipalités, y compris les entités leur appartenant, ainsi que les administrations locales et régionales;
  • les administrations portuaires canadiennes;
  • les organismes privés sans but lucratif;
  • les organismes du secteur publicFootnote 1;
  • le milieu universitaire.

3.2 Activités admissibles

Les contributions seront versées pour soutenir les activités admissibles suivantes, conformément à l’objectif du Programme.

  • Les études, la recherche, le développement, les essais et les activités de diffusion des connaissances qui portent sur les défis que posent l’installation, l’utilisation et l’entretien des systèmes de gestion des eaux de ballast dans la région des Grands Lacs et du fleuve Saint Laurent.

Voici quelques exemples d’activités qui pourraient être admissibles :

  • Recueillir systématiquement et rapporter périodiquement des données complètes sur l’utilisation de SGEB en service dans diverses conditions saisonnières et qualités d’eau dans la RGLFSL en vue de déterminer :
    • les effets sur les systèmes du bâtiment et rendre compte des résultats techniques tels que le succès/l’échec de l’utilisation du SGEB, la disponibilité du SGEB pour le lestage, les problèmes d’entretien et la fiabilité du SGEB;
    • l’efficacité biologique du SGEB, comme les changements dans les concentrations d’organismes entre l’absorption et le rejet pour les opérations typiques du SGEB ou en réponse à une qualité d’eau difficile;
    • les incidences des opérations de SGEB sur les bâtiments ou les activités portuaires, comme le temps d’accostage.
  • Mettre au point des solutions et en faire la démonstration pour relever les défis techniques liés au SGEB dans la RGLFSL en testant et en mettant à l’épreuve des technologies ou des procédures modifiées, améliorées, optimisées ou nouvellement développées, y compris des améliorations pour accroître l’efficacité du SGEB – par exemple :
    • modification des configurations de filtres;
    • amélioration des lampes UV;
    • approches pour atténuer les risques lorsque les SGEB atteignent les limites opérationnelles prévues ou ont des difficultés à répondre aux demandes opérationnelles dans des conditions d’eau difficiles (par exemple, des mesures d’urgence et des mesures de récupération).
  • Répertorier les lacunes en matière de connaissances/formation, compiler les pratiques exemplaires ou élaborer des initiatives de formation pour l’équipage des bâtiments en ce qui concerne l’installation, l’utilisation ou l’entretien des types courants de SGEB pour les bâtiments naviguant dans la RGLFSL.
  • Exécuter d’autres activités pertinentes visant à relever les défis de l’installation, de l’utilisation ou de l’entretien des SGEB pour les bâtiments naviguant dans la RGLFSL, tel que déterminé par le ministre des Transports.

Systèmes prototypes ou SGEB modifiés et approuvés par type

Dans le cas des projets de recherche et développement (R et D) qui comportent l’installation et l’utilisation de systèmes prototypes ou de SGEB modifiés et approuvés par type, les demandeurs retenus devront demander séparément une approbation de dispense pour l’activité de R et D en vertu du paragraphe 10(2.1) de la Loi de 2001 sur la marine marchande du Canada en tenant compte des Directives G10 de l’OMI.

3.3 Preuve de financement

Les demandeurs doivent démontrer qu’ils ont un financement suffisant pour leur projet en indiquant toutes les sources de fonds dans leur proposition de projet.

3.4 Dépenses admissibles

Les dépenses admissibles comprennent les éléments suivants, dans la mesure où ils sont nécessaires à l’exécution des activités admissibles définies à la section 3.2 :

  • Salaires et avantages sociaux du personnel;
  • Honoraires professionnels au titre des services sous-traités;
  • Frais de traduction;
  • Frais de location de salles et autres coûts relatifs aux installations;
  • Frais de conférence;
  • Achat ou location d’immobilisations, de technologies, d’équipement pour l’instrumentation, la conception, les processus, les données, les logiciels, les systèmes et les fournitures;
  • Frais de stockage et d’entreposage;
  • Dépenses liées aux technologies de gestion des eaux de ballast, y compris la conception, la planification, le développement, la préparation, la construction, l’amélioration, la modernisation, l’installation, la formation, l’utilisation, l’entretien, la remise à neuf des actifs, le déploiement, la démonstration, les essais, l’analyse et les évaluations;
    • VEUILLEZ NOTER : Le financement ne peut pas être utilisé pour l’installation, la modification ou l’utilisation d’un SGEB approuvé par typeFootnote 2 lorsque le but du projet est principalement de satisfaire aux obligations de conformité de l’organisation. Transports Canada peut envisager de financer l’installation ou l’utilisation d’un SGEB, sur un nombre limité de bâtiments, lorsque cela est nécessaire pour démontrer une approche nouvelle ou novatrice pour relever les défis opérationnels dans la RGLFSL.
  • Matériel de communication et coûts des activités connexes;
  • Coûts d’assurance supplémentaires liés aux exigences du projet pour l’essai ou l’installation de technologies, de logiciels, de matériel, de capteurs et de tout autre équipement jugé nécessaire pour les rénovations ou les nouvelles conceptions/constructions de bâtiments;
  • Coûts de formation relatifs, par exemple, aux nouvelles technologies, à l’équipement, aux logiciels et aux systèmes;
  • Dépenses liées aux télécommunications, à l’analyse des données et aux services de validation des données;
  • Dépenses pour l’échantillonnage et l’analyse, la surveillance et la collecte de données relatives aux eaux de ballast;
  • Licences et permis;
  • Dépenses administratives (y compris les dépenses d’administration générale, le loyer, l’assurance, la location de matériel de bureau et les frais d’adhésion)**;
  • Frais de déplacement (y compris le coût de l’hébergement, la location de véhicules et les taux par kilomètre, les tarifs d’autobus, de train, d’avion ou de taxi, les indemnités de repas et les frais accessoires). Les frais de déplacement et de subsistance ne peuvent excéder les taux et indemnités fixés dans la Directive sur les voyages du Comité national mixte que l’on peut consulter à l’adresse suivante : https://www.njc-cnm.gc.ca/directive/d10/fr;
  • Autres dépenses non incluses dans les catégories ci-dessus relevées dans la demande de financement et jugées nécessaires par le ministre ou son représentant délégué pour atteindre l’objectif et les résultats du Programme.

** VEUILLEZ NOTER que Transports Canada ne consacrera pas plus de quinze pour cent (15 %) de sa contribution totale à un projet au paiement de dépenses administratives.

Les dépenses précitées peuvent inclure les dépenses en nature lorsque la contribution de Transports Canada est inférieure à 100 % des dépenses admissibles. Les dépenses en nature peuvent comprendre ce qui suit : 

  • marchandises, services ou biens qu’utilise le bénéficiaire pour lesquels des frais sont engagés, mais aucune somme n’est échangée;
  • dons de marchandises, de services ou de biens au bénéficiaire pour lesquels aucuns frais ne sont engagés et aucune somme n’est échangée;
  • les dons ne donnent pas droit à un remboursement, mais ils peuvent faire partie des dépenses totales de projet admissibles du bénéficiaire.

3.5 Dépenses non admissibles

Certaines dépenses ne donnent pas droit à un remboursement et ne seront donc pas prises en compte dans le calcul du total des dépenses admissibles du projet, notamment :

  • les coûts engagés avant la date d’approbation des fonds ou après la date de la demande de remboursement finale;
  • les dépenses pour le paiement de la taxe de vente provinciale, de la taxe sur les biens et services ou de la taxe de vente harmonisée, le cas échéant, pour lesquelles le bénéficiaire a droit à une réduction, et les autres coûts admissibles à des réductions;
  • les frais d’achat de terrains ou de bâtiments et les frais immobiliers connexes;
  • les frais de financement et paiements d’intérêts sur les prêts;
  • les dépenses qui ont été remboursées à partir d’autres sources de financement, en vertu de lois fédérales ou dans le cadre de programmes de financement.

3.6 Durée et approbation des projets admissibles

  • Les bénéficiaires peuvent commencer à engager des coûts dès l’approbation du projet par le ministre, et le projet doit être terminé au plus tard le 31 mars 2027.
    1. Les bénéficiaires peuvent commencer à engager des coûts dès l’approbation, mais aucun remboursement ne sera effectué avant la signature d’une entente de financement.

4. Critères de sélection fondés sur le mérite

Les demandeurs doivent fournir les renseignements suivants pour soutenir l’évaluation de leur projet (voir la section 8).

4.1 Pertinence du projet

  • Les demandeurs doivent décrire clairement comment le ou les objectifs et le ou les résultats de leur projet cadrent avec l’objectif du PIEB, tel qu’énoncé à la section 1, ci-dessus, et y contribuent.
  • Les demandeurs doivent décrire clairement comment les activités du projet qu’ils proposent cadrent avec les activités admissibles du PIEB.
  • Les demandeurs doivent décrire clairement comment leur projet utilisera des méthodologies/approches crédibles et généralement acceptées (par exemple, des études scientifiques) pour exécuter leur recherche en vue d’obtenir des résultats réalisables et pratiques.

4.2 Expérience et capacité pertinentes du demandeur

Ce critère renvoie à la mesure dans laquelle le demandeur peut, sur le plan des ressources, du personnel et de l’expertise, réaliser le projet. La proposition de projet doit décrire clairement l’expérience et les capacités de l’équipe de projet. Elle doit démontrer que le demandeur (et tout partenaire du projet) est capable d’exécuter efficacement le projet. Plus précisément, Transports Canada tiendra compte des éléments suivants :

  • l’expérience et l’expertise du personnel proposé participant à la réalisation du projet;
  • les collaborations avec les partenaires du projet qui apportent une valeur ajoutée au projet, par exemple d’autres propriétaires/exploitants de bâtiments, des équipementiers, des développeurs de technologies, des associations industrielles ou des universités;
  • les structures institutionnelles, organisationnelles et de gestion, les contrôles financiers et les autres formes de soutien requis pour mener à bien le projet.

4.3 Qualité du plan du projet

La mesure dans laquelle les activités, calendriers, budget, résultats, rôles et responsabilités prévus sont clairs et réalistes et cohérents avec les objectifs du projet. Les critères suivants seront évalués :

  • des buts, des objectifs et des résultats clairement énoncés;
  • un plan de projet réalisable, des livrables, un budget et un calendrier concrets;
  • une analyse détaillée des risques et une stratégie d’atténuation;
  • un gestionnaire de projet expérimenté et qualifié dont les rôles et les responsabilités sont clairement établis;
  • un plan solide pour diffuser les résultats du projet à d’autres intervenants du secteur maritime (par exemple, en préparant des rapports des résultats qui pourraient être publiés sur le site Web de Transports Canada, en participant à des ateliers/conférences organisés par Transports Canada, en publiant des résultats dans des revues techniques évaluées par des pairs, etc.) et des réunions de diffusion des connaissances avec Transports Canada.

4.4 Optimisation des fonds

La proposition de projet doit démontrer une utilisation efficace et efficiente des ressources et des plans pour produire des résultats.

4.5 Critères propres au projet

En plus des critères de sélection obligatoires, les propositions de projet seront également évaluées en fonction de la mesure dans laquelle elles répondent aux critères suivants propres au projet :

CP 1 Le projet suscite la participation d’au moins deux propriétaires/exploitants de bâtiments canadiens en ce qui concerne leurs activités dans la RGLFSL.
CP 2 Le projet s’attaque aux multiples défis liés à l’installation, à l’utilisation et à l’entretien des SGEB dans la RGLFSL.
CP3 Le projet fait appel à des SGEB existants et approuvés par type.

5. Notification

Une fois que la proposition de projet a été évaluée, le demandeur sera informé s’il a été sélectionné pour un financement ou non. Transports Canada se réserve le droit d’accepter ou de rejeter toute proposition de projet

6. Normes de service

Dans le but d’améliorer continuellement le service et de mener un processus transparent, voici les normes de service qui ont été établies :

  • nous avons pour objectif de fournir aux demandeurs un accusé de réception écrit de leur proposition dans les 10 jours ouvrables suivant la date limite de présentation des demandes;
  • nous avons pour objectif de faire un paiement dans les 20 jours ouvrables suivant l’envoi au bénéficiaire de l’avis annonçant que les exigences décrites dans l’entente de financement ont été respectées.

Remarque : Si le Programme ne peut se conformer aux normes susmentionnées, nous en aviserons les bénéficiaires en temps opportun.

7. Ententes de financement

Une fois le projet retenu, une entente de financement doit être signée par les deux parties (Transports Canada et le bénéficiaire) afin que le Ministère puisse commencer à rembourser les dépenses du projet. Une entente de financement est un accord juridique entre les deux parties, établissant les droits et les responsabilités. Les sections suivantes mettent en évidence les éléments clés d’une entente de financement typique :

7.1 Examen/évaluation des risques

Une évaluation des risques du projet sera effectuée par Transports Canada, avant la conclusion d’une entente de financement. Cette évaluation permettra à Transports Canada d’élaborer une entente de financement qui traite adéquatement des niveaux de risque du projet et qui tient compte de la capacité du bénéficiaire à produire des résultats. L’évaluation des risques du projet détermine :

  • la fréquence à laquelle le bénéficiaire doit rendre compte des progrès du projet;
  • les documents financiers que le bénéficiaire doit remettre avec toute demande de remboursement;
  • le nombre de fois que nous visiterons le site d’un bénéficiaire ou communiquerons avec ce dernier;
  • les exigences de vérification (toutes les ententes de financement sont sujettes à une vérification à l’entière discrétion de Transports Canada).

7.2 Portée du projet et entente

La proposition de projet du demandeur constituera le fondement de la portée du projet, au même titre que celui des documents juridiques obligatoires, des clauses, des modalités et de la structure de paiement énoncés dans l’entente de financement. Une fois que l’entente de financement est signée, aucune modification ne peut être apportée à la portée du projet (notamment au budget, à la structure, aux échéances, etc.) sans une entente écrite préalable entre le bénéficiaire et Transports Canada.

7.3 Exigences en matière de rapports

Les exigences en matière de rapports seront établies dans l’entente de financement et peuvent comprendre, entre autres, l’envoi de demandes de remboursement, d’une liste de factures, de rapports d’étape, de rapports annuels et d’un rapport final.

7.4 Rapports d’étape

Les bénéficiaires doivent transmettre des rapports d’étape écrits tous les trimestres ou à une autre fréquence tel qu’il est indiqué dans l’entente de financement. Les rapports d’étape détermineront les progrès accomplis au cours de la période visée et accompagneront les demandes de remboursement. Des réunions périodiques peuvent être organisées avec Transports Canada pendant toute la durée de l’entente, mais elles seront confirmées au moment de la négociation de l’entente.

7.5 Rapports annuels

Pour les ententes pluriannuelles, le bénéficiaire sera tenu de produire un rapport annuel. Ce rapport devra notamment comprendre :

  • une description détaillée de l’avancement du projet, y compris tout résultat technique, et les réalisations majeures au cours de l’année, de même qu’une mise à jour sur la façon dont le projet progresse vers les objectifs de départ;
  • une mise à jour des données et des rapports sur les indicateurs de rendement figurant dans l’entente de financement;
  • des rapports annuels sur les dépenses admissibles engagées par le bénéficiaire, conformément au budget établi dans l’entente de financement;
  • les faits saillants des activités de communication liées au projet au cours de la période visée, s’il y a lieu;
  • les problèmes, sujets de préoccupation ou facteurs de risque susceptibles d’influer sur l’achèvement, le calendrier ou le budget du projet à la lumière des plans initiaux, et selon les stratégies d’atténuation proposées pour corriger la situation.

7.6 Rapport final

Une fois le projet terminé, les bénéficiaires devront présenter un rapport final. Ce rapport devrait fournir un résumé de l’information demandée dans les rapports annuels et permettre de vérifier l’ensemble des activités, des coûts et des résultats du projet. Une section doit être consacrée aux résultats techniques du projet qui peuvent être mis à la disposition du public. Selon l’entente de financement, Transports Canada doit recevoir le rapport final avant de régler les demandes finales de remboursement de dépenses.

En plus des renseignements requis dans le rapport final, les bénéficiaires doivent aussi fournir une évaluation et une analyse générales des objectifs réalisés, des résultats atteints et des leçons apprises dans le cadre du projet.

7.7 Demandes de remboursement

Les bénéficiaires recevront des modèles pour soumettre leurs demandes de remboursement qui illustrent les dépenses admissibles figurant dans l’entente de financement. Les bénéficiaires seront aussi tenus de présenter une liste de factures accompagnant chaque demande.

7.8 Langues officielles

Tous les bénéficiaires doivent respecter la Loi sur les langues officielles (LLO) lors de la réalisation d’un projet dans le cadre du PIEB. Les exigences linguistiques applicables aux projets diffèrent en fonction de la portée (nationale, régionale ou locale) ou de la particularité des régions et des publics cibles des projets. Transports Canada travaillera avec chaque bénéficiaire retenu afin d’établir la façon dont la LLO s’applique à son projet, y compris des options de conformité.

8. Présentation de la demande

Lorsqu’ils soumettent une proposition de projet, les demandeurs doiventFootnote 3 inclure les éléments suivants :

  1. Titre du projet et bref résumé
  2. Coordonnées du demandeur
    1. dénomination sociale de l’organisme demandeur
    2. nom et titre des principales personnes-ressources de l’organisme demandeur
    3. coordonnées telles que l’adresse postale, les numéros de téléphone/télécopieur du bureau, l’adresse électronique/Internet, etc.
  3. Profil de l’organisme
    1. type d’organisme
    2. structure organisationnelle et gouvernance
    3. mandat
    4. activités
  4. Personnel chargé de la gestion du projet
    1. nom du gestionnaire de projet désigné
    2. qualifications et expérience du gestionnaire de projet (p. ex., curriculum vitae)
    3. déclarations
      1. questionnaire sur les conflits d’intérêts
      2. déclaration de l’organisme demandeur attestant de l’exactitude de la proposition de projet et de l’engagement de l’organisme de réaliser le projet, engagement portant la signature d’un mandataire autorisé
  5. Description du projet
    1. Objectifs, buts et pertinence du projet
    2. Lieu d’exécution du projet
    3. Dates de début et de fin proposées
    4. Activités majeures du projet
    5. Justification de tout financement de l’installation ou de l’utilisation de SGEB (le cas échéant)
    6. Plan de travail du projet
    7. Partenaires et contributions
    8. Évaluation des risques et mesures d’atténuation
  6. Plan de communication
    1. La proposition de projet doit inclure un plan pour diffuser les résultats du projet à d’autres intervenants du secteur maritime (par exemple, en préparant des rapports des résultats qui pourraient être publiés sur le site Web de Transports Canada, en participant à des ateliers/conférences organisés par Transports Canada) et des réunions de diffusion des connaissances avec Transports Canada
  7. Lettres d’appui financier (une lettre de chaque autre contributeur confirmant le soutien apporté au projet)
  8. Budget
    1. coûts détaillés du projet, par exercice financier, y compris toutes les contributions en espèces et en nature du secteur public ou privé, clairement ventilées par organisme

Remarque importante : Le modèle de proposition de projet et le modèle de budget et de flux de trésorerie sont joints au courriel d’invitation. Veuillez utiliser ces modèles pour votre proposition de projet.

9. Soumission d’une demande

9.1 Date limite

Les demandes doivent être reçues au plus tard le 25 mai 2023 à 13 h (HNE).

Remarque : Toutes les propositions de projet doivent être signées, complètes et exactes. Elles doivent également utiliser les modèles fournis. Tous les demandeurs doivent fournir des documents juridiques qui attestent que leur organisme est une entité juridique (p. ex. en utilisant des lettres patentes, certificats de constitution ou autres instruments juridiques). Tout renseignement manquant ou incomplet aura pour effet de ralentir le traitement de la demande et pourrait entraîner son rejet.

Les dossiers de demande électroniques doivent être au format MS Word, MS Excel ou PDF. Le dossier de demande et les questions concernant la procédure de demande doivent être envoyés à l’adresse : BallastWaterProgram-ProgrammeEauDeBallast@tc.gc.ca

Transports Canada confirmera la réception des dossiers de demande.

Si vous avez des questions, veuillez communiquer avec : BallastWaterProgram-ProgrammeEauDeBallast@tc.gc.ca

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