Généralités
Une fois que la demande d’un organisateur a été examinée et jugée conforme aux exigences des Normes, une lettre d’autorisation doit être préparée afin que le surintendant régional de l’ Aviation générale puisse la signer.
Présentation normalisée de la lettre d'autorisation - Programme de formation périodique
Toutes les lettres d’autorisation des programmes de formation périodique des pilotes doivent être envoyées sur du papier à en-tête de Transports Canada et adopter la présentation normalisée suivante.
- La lettre doit être adressée à l’organisateur cité ou nommé dans la demande d’approbation.
- La date de délivrance doit être inscrite sur la lettre.
- Les numéros de dossier régional et de SGDDI doivent également être inscrits sur la lettre.
- Après la formule d’appel de circonstance (par exemple, Madame, Monsieur, etc.), le texte suivant doit être utilisé dans toutes les lettres d’autorisation reliées à ce programme.
EXEMPLE DE LETTRE D'AUTORISATION
Nous vous remercions de nous avoir fait parvenir un résumé du futur (indiquer, s’il y a lieu, le nom du cours / du séminaire / du programme ou, en l’absence de nom comme tel, mettre simplement programme de formation périodique), qui doit avoir lieu à (endroit) le (date).
Il est entendu que le contenu de votre (nom du cours / du séminaire / du programme) a été conçu pour mettre à jour les connaissances des pilotes (d’avion, de ballon, de planeur, etc., selon le cas) dans les domaines (énumérer les domaines). Par la présente, (nom du cours / du séminaire / du programme) est approuvé conformément au RAC 421.05(2)c). Les pilotes possédant une licence qui terminent avec succès le séminaire sont réputés satisfaire à l’exigence voulant qu’ils terminent un programme de formation périodique prévu au RAC 401.05(2)a).
Afin de démontrer qu’ils se conforment au RAC 401.08(1), les participants doivent consigner dans leurs carnets personnels la date à laquelle ils ont terminé avec succès un programme de formation périodique. (Inscrire le nom de l’organisateur) devrait conserver un dossier indiquant la date du (nom du cours / du séminaire / du programme), la matière couverte et le nom des participants qui ont terminé avec succès le programme. De plus, (nom de l’organisateur) devrait conserver un dossier indiquant le nom des participants qui n’ont pas terminé avec succès le programme ainsi que le ou les motifs pour lesquels ils ne l’ont pas terminé avec succès. Ce dossier doit être conservé au moins pendant les 24 mois suivant la date du programme de formation périodique.
Tel qu’il a été convenu, un agent de Transports Canada sera chargé d’observer et de contrôler le programme (cet énoncé n’est peut-être pas nécessaire et pourra être modifié dans le cas des programmes permanents de formation périodique).
Veuillez agréer mes salutations distinguées.
Insérer le bloc signature approprié
Au nom du ministre des Transports
Programmes permanents de formation périodique
La plupart du temps, les approbations des programmes périodiques sont faites au cas par cas. Toutefois, certains organismes de l’industrie ont cherché à faire approuver des programmes permanents. Dans une telle situation, l’énoncé suivant devrait être ajouté à la lettre d’autorisation :
- « Le bureau régional de l’Aviation générale de (inscrire l’emplacement du bureau) devrait être avisé des dates et des emplacements des cours au plus tard dix (10) jours ouvrables avant la tenue du cours proposé. Toute modification au contenu du cours devra être officiellement approuvée par Transports Canada. »
Finalement, les participants qui suivent des programmes de formation périodique une fois tous les deux ans ne devraient pas suivre un cours identique à celui auquel ils ont assisté deux ans auparavant. Les organisateurs devraient voir à mettre à jour leurs programmes chaque année. Par conséquent, la période de validité normale des programmes offerts régulièrement sera d’un an et ne pourra en aucun cas dépasser deux ans . Un énoncé additionnel devra être inclus dans la lettre d’autorisation, après la phrase « Par la présente, votre cours est approuvé conformément au RAC 421.05(2)c) » et se lira comme suit :
« La présente approbation est valide jusqu'au (inscrire la date de validité). »