Introduction

1.1 Objet

La vérification des services d’aide temporaire ( SAT ) à Transports Canada ( TC ) s’inscrivait dans le plan de vérification du Ministère pour l’exercice 2011-2012 fondé en partie sur des préoccupations soulevées par la Commission de la fonction publique concernant l’utilisation de services d’aide temporaire dans tout le gouvernement et le potentiel d’utilisation non uniforme ou inappropriée des SAT au sein de TC .

La présente vérification visait à évaluer l’efficacité des contrôles de l’utilisation du Système en direct pour les SAT et à fournir une assurance quant à la mesure dans laquelle ces contrôles sont respectés. On a aussi examiné les tendances en matière d’utilisation des SAT en vue de cerner les possibilités d’en accroître l’efficience.

1.2 Contexte

Au besoin, TC peut faire appel à de l’expertise externe pour de l’aide temporaire et/ou de l’aide spécialisée au moyen d’un certain nombre de mécanismes. Sur le plan de la dotation, TC peut embaucher des employés occasionnels, des employés nommés pour une durée déterminée ou des étudiants. TC peut également obtenir des ressources en utilisant une des nombreuses offres à commandes ou un des nombreux arrangements en matière d’approvisionnement créés par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada ( TPSGC ) pour les contrats de service.

Le Système en direct pour les SAT est à la fois une offre à commandes et un arrangement en matière d’approvisionnement créé par TPSGC pour aider les ministères fédéraux dans la région de la capitale nationale ( RCN ) à obtenir des services d’aide temporaire pouvant aller jusqu’à 400 000 $ par contrat.

L’offre à commandes permet à un gestionnaire de centre de responsabilité de demander des ressources d’une classification et d’un niveau en particulier. Le processus de sélection privilégie le fournisseur le moins disant en mesure de fournir les ressources requises.

L’arrangement en matière d’approvisionnement permet à un gestionnaire de centre de responsabilité de conclure des contrats relatifs à des ressources en vue de répondre à des exigences plus complexes en précisant les critères obligatoires et les critères de sélection cotés dans un énoncé des travaux. L’énoncé des travaux est envoyé à au moins trois fournisseurs. Deux fournisseurs sont retenus par le Système en direct pour les SAT (le fournisseur le moins disant et un fournisseur sélectionné au hasard), et la proposition d’un fournisseur additionnel est retenue par le gestionnaire de centre de responsabilité. Le fournisseur retenu est sélectionné en fonction des coûts et de l’évaluation de critères cotés et obligatoires.

TPSGC entend par SAT les « services offerts par les ressources d’entreprises d’aide temporaire ¹».

Le Système en direct pour les SAT de TPSGC présente cinq groupes différents de ressources (soutien administratif, services administratifs, services opérationnels, services techniques et services professionnels). Chaque groupe est divisé en plusieurs classifications (p. ex. commis de bureau général, coordonnateur de chantier de construction, électricien, vérificateur, etc.), et chaque classification est composée de quatre niveaux tout au plus (subalterne, intermédiaire, avancé et supérieur). Les SAT ne peuvent être utilisés que si la ressource requise s’inscrit dans une des classifications prédéfinies.

Conformément au Bulletin 2009-1 ², Services du matériel et des contrats de TC , « les gestionnaires dans la RCN qui ont besoin de services d’aide temporaire doivent les combler en utilisant le Système en direct SAT de TPSGC  ».

Le Système en direct pour les SAT ne doit être utilisé par les ministères fédéraux dans la RCN que dans les cas suivants :

• un fonctionnaire est absent pour un certain temps;
• un effectif supplémentaire est requis pour répondre à une augmentation temporaire de la charge de travail, et le nombre de fonctionnaires sur place ne suffit plus;
• un poste est vacant durant les procédures de dotation.

Si les exigences du Ministère dépassent la portée mentionnée ci-dessus ou ne s’inscrivent pas dans une des classifications prédéfinies, alors la méthode d’approvisionnement des SAT ne doit pas être utilisée.

L’un des défis que devait relever la présente vérification consistait à cerner l’ensemble des contrats de SAT conclus par TC , étant donné qu’il n’existait aucune méthode permettant de repérer les contrats de SAT dans le système financier ministériel sans qu’on ait à examiner tous les documents contractuels un par un. Il importe de souligner que les derniers changements apportés au système financier ministériel permettront de simplifier le repérage des contrats de SAT à l’avenir, si le Ministère devait demander le suivi de ces renseignements.

Dans le cadre de la présente vérification, on a dressé une liste initiale des contrats potentiels de SAT en examinant trois champs dans le système financier ministériel qui doivent être utilisés pour coder les contrats de SAT .

Cette liste potentielle de contrats de SAT a ensuite été analysée, et les contrats considérés comme des contrats ne visant pas des SAT en ont été retirés. L’équipe de la vérification a alors ajouté des renseignements supplémentaires qui étaient nécessaires à la vérification en fouillant dans différentes banques de données. Ce fut un processus long et laborieux. La liste finale de contrats de SAT constitue la meilleure source d’information qui pouvait être générée à partir des renseignements disponibles dans le système financier ministériel. Même si beaucoup de temps a été consacré à la création de cette banque d’information, il s’agissait d’une étape essentielle de la vérification.

Le tableau suivant présente en détail les dépenses en SAT par région et exercice :

Dépenses engagées par région	Dépenses engagées au cours d’un exercice
	2008-2009	2009-2010	2010-2011	2011-2012	Total général	Pourcentage du total
4 - RÉGION DE LA CAPITALE NATIONALE ( RCN )	17 538 150	19 976 564	15 630 906	11 935 036	65 080 655	98,13 %
1 - RÉGION DE L’ATLANTIQUE	56 855	90 739	76 061	54 000	277 656	0,42 %
3 - RÉGION DE L’ONTARIO	154 350	19 619	10 702	80 029	264 700	0,4 %
V - SERVICES PARTAGÉS CANADA				241 553	241 553	0,36 %
2 - RÉGION DU QUÉBEC	82 374	72 347	70 852	15 810	241 382	0,36 %
6 - RÉGION DU PACIFIQUE	33 119	32 902	21 845	97 377	185 244	0,28 %
5 - RÉGION DES PRAIRIES ET DU NORD	5 716	1 783	18 512	3 244	29 255	0,04 %
Total général	17 870 565	20 193 953	15 828 877	12 427 049	66 320 445	100 %

Table 1 Dépenses détaillées en SAT par région et exercice.

Comme plus de 98 % (65 millions de dollars) des dépenses liées aux SAT ont été engagées dans la RCN , la vérification porte uniquement sur les dépenses en SAT dans la RCN .

Les tableaux suivants se trouvent dans les annexes et les profils des dépenses en SAT à venir :

• Annexe G — Dépenses en SAT par organisation
• Annexe H — Dépenses en immobilisations et dépenses opérationnelles liées aux SAT
• Annexe I — Profil des contrats de SAT classés par importance
• Annexe J — Comparaison des dépenses et des services professionnels liés aux SAT

1.3 Objectif, portée et méthode/stratégie de la présente vérification

La vérification visait principalement à évaluer l’efficacité des contrôles de l’utilisation du Système en direct pour les SAT et à fournir une assurance quant à la mesure dans laquelle ces contrôles sont respectés. On a aussi examiné les tendances en matière d’utilisation des SAT en vue de cerner les possibilités d’en accroître l’efficience.

Au cours des quatre dernières années (de l’exercice 2008-2009 à l’exercice 2011-2012), 244 centres de responsabilité dans la RCN ont géré 1 731 contrats de SAT qui ont engagé 65 millions de dollars en dépenses. De l’exercice 2008-2009 à l’exercice 2010-2011, les contrats de SAT représentaient environ 9 % des contrats de services professionnels des comptes publics.

Les centres de responsabilité ont été cotés et classés en fonction de leurs dépenses totales et du nombre de contrats administrés. La population a été divisée entre les centres de responsabilité considérés comme de grands utilisateurs de contrats de SAT et les centres de responsabilité considérés comme des utilisateurs moins importants. Tous les centres de responsabilité qui ont engagé plus de 1 million de dollars en dépenses et/ou administré plus de 20 contrats de l’exercice 2008-2009 à l’exercice 2011-2012 ont été considérés comme de grands utilisateurs des SAT . Il a été déterminé que 36 centres de responsabilité étaient de grands utilisateurs. Ces 36 centres de responsabilité (15 % de l’ensemble des centres de responsabilité) représentent plus de 50 % (928 contrats) de tous les contrats de SAT attribués et 60 % (40,5 millions de dollars) des dépenses liées aux SAT .

On a sélection un échantillon aléatoire de 73 contrats des 36 grands utilisateurs afin de les examiner de façon approfondie. L’échantillon de 73 contrats présente un degré de confiance de 95 % et une marge d’erreur de ± 5 % que tout résultat tiré de l’échantillon s’applique également aux grands utilisateurs de SAT .

Comme il a été mentionné, notre liste comprenait des contrats potentiels de SAT . Parmi l’échantillon initial de 73 contrats, 4 % (3 contrats) des contrats ne visaient pas l’obtention de SAT .

Treize entrevues avec des gestionnaires de centres de responsabilité et des adjoints administratifs ont été effectuées pour cerner le besoin en SAT et le recours à ce type de contrats des centres de responsabilité. La vérification a également déterminé quelles autres options avaient été prises en considération et pourquoi l’utilisation d’un contrat de SAT avait été considérée comme la meilleure solution pour répondre aux besoins des gestionnaires de centres de responsabilité. Enfin, ces entrevues ont permis d’évaluer le niveau de connaissance des gestionnaires et du personnel des centres de responsabilité au sujet des règles régissant l’utilisation de SAT et les exigences en matière de codage dans le système financier.

Une analyse approfondie a été effectuée, et les ressources contractuelles ont été identifiées dans la majorité des contrats de SAT . Parmi les 1 121 contractuels identifiés, 63 (4 %) participaient à quatre contrats ou plus. Les personnes titulaires de quatre contrats ou plus ont fait l’objet d’une analyse plus approfondie. On voulait déterminer si elles semblaient offrir des services continus au moyen de contrats répétés.

Les sources suivantes ont été prises en considération au moment d’établir les critères de vérification :

• Orientation de TPSGC concernant l’utilisation du Système en direct pour les SAT . L’information à cet égard se trouve dans le guide pour les utilisateurs³ et sur le site Web de TPSGC ;
• Bulletin 2009-1 — Acquisition de services d’aide temporaire dans la Région de la capitale nationale;
• Étude de 2010 de la Commission de la fonction publique ( CFP ) sur l’« utilisation des services d’aide temporaire dans les organisations de la fonction publique ».

À la lumière de ce qui précède, nous nous attendions à trouver ce qui suit :

• Cadre de gouvernance
  • Une surveillance appropriée fondée sur une évaluation des risques était assurée pour veiller à ce que les procédures soient suivies et que les mesures de contrôle en place fonctionnent tel que prévu.
• Cadre de contrôle
  • Le Ministère respecte les exigences de TPSGC et de TC en ce qui a trait à l’utilisation de SAT .
  • Les gestionnaires et le personnel qui utilisent le Système en direct pour les SAT connaissent les exigences.
  • Les solutions de rechange aux SAT avaient été examinées, et les SAT ont été retenus lorsque l’on considérait qu’il s’agissait de la meilleure option pour répondre à des besoins à court terme.
  • Un « dossier » était tenu pour chaque contrat de SAT (électronique et/ou sur support papier), lequel comprend le contrat et toutes ses modifications, toutes les factures et tous les documents à l’appui des décisions prises ainsi que l’historique du contrat.
  • Les contrats de SAT ont été approuvés par des employés habilités à conclure ce type de contrats.

La phase de planification de la vérification s’est échelonnée de novembre 2011 à mai 2012. Comme il a été mentionné, l’information requise n’était pas disponible et, par conséquent, beaucoup de temps a été consacré à la recherche de données et à la production de renseignements.

La phase d’exécution de la vérification s’est terminée à la fin de juillet. La documentation sur les 73 dossiers retenus a été obtenue et examinée en détail à la lumière des critères cernés dans la phase de planification. On a également interrogé certains gestionnaires et membres du personnel de centres de responsabilité.

1.4 Structure du rapport

Les constatations du vérificateur sont regroupées en deux thèmes : le cadre de gouvernance et le cadre de contrôle. Le cadre de contrôle est sous-divisé en quatre catégories : conformité, connaissance des SAT des utilisateurs, utilisation des SAT et dossiers.

Les conclusions et les recommandations visant à corriger les faiblesses et à combler les lacunes décrites dans la section des Constatations figurent dans les sections Conclusions et Recommandations.

La section sur les Recommandations comprend la réaction du Ministère : Réponse et plan d’action de la direction. La direction réagit aux recommandations du vérificateur ainsi qu’aux engagements et aux délais en vue de remédier aux faiblesses ou lacunes relevées.
 

¹ Site Web de TPSGC sur les SAT — http://www.tpsgc-pwgsc.gc.ca/app-acq/sat-ths/index-fra.html
(Retourner au paragraphe source note 1)
² ANNEXE D — Bulletin 2009-1, Services du matériel et des contrats de TC , « Acquisition de services d’aide temporaire dans la Région de la capitale nationale », SGDDI no 7275168
(Retourner au paragraphe source note 2)
³ SGDDI no 7184157- TPSGC -GUIDE POUR LES UTILISATEURS DES SAT
(Retourner au paragraphe source note 3)