Vérification des services d’aide temporaire

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Table des matières

• Sommaire
  • 1. Introduction
  • Objectifs et portée de la vérification
  • 3. Conclusions
  • Énoncé d’assurance/de fiabilité
• 1. Introduction
  • 1.1. Objet
  • 1.2. Contexte
  • 1.3. Objectif, portée et méthode/stratégie de la présente vérification
  • 1.4. Structure du rapport

• 2. Constatations
  • 2.1. Constatations: Introduction
  • 2.2. Consatations: cadre de gouvernance
  • 2.3. Constatations: cadre de contrôle
    • 2.3.1. Conformité
    • 2.3.2. Connaissance des utilisateurs relativement aux SAT
    • 2.3.3. Utilisation des SAT
    • 2.3.4. Dossiers

• 3. Conclusions
• 4. Recommendations, et réaction et plan d’action de la direction

Sommaire

Introduction

Les services d’aide temporaire (SAT) sont des services offerts par les ressources d’entreprises d’aide temporaire. Le Système en direct pour les SAT est un outil d’approvisionnement en ligne conçu par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) qui aide les ministères fédéraux, dans la région de la capitale nationale, à acquérir des services d’aide temporaire pouvant aller jusqu’à 400 000 $ (toutes les modifications subséquentes, les frais de déplacement et de subsistance, les heures supplémentaires ainsi que la taxe sur les produits et services ou la taxe de vente harmonisée compris) ou qui s’échelonnent sur 48 semaines consécutives, selon la première éventualité. Les commandes subséquentes et/ou les contrats peuvent être prolongés pour une période additionnelle de 24 semaines consécutives avec l’approbation de TPSGC.

Le Système en direct pour les SAT est composé de deux volets : l’offre à commandes et l’arrangement en matière d’approvisionnement. À Transports Canada (TC), l’autorité fonctionnelle en matière de contrats relève de l’unité contractuelle de Gestion ministérielle. Cependant, le pouvoir de conclure des contrats pour des SAT au moyen d’une offre à commandes ou d’un arrangement en matière d’approvisionnement a été délégué aux gestionnaires de centres de responsabilité en vertu de leur pouvoir de signature en matière d’achats de faible valeur.

Au cours des quatre dernières années (de l’exercice 2008-2009 à l’exercice 2011-2012), 244 centres de responsabilité dans la région de la capitale nationale (RCN) ont géré 1 731 contrats de SAT qui ont engagé 65 millions de dollars en dépenses. De l’exercice 2008-2009 à l’exercice 2010-2011, les contrats de SAT représentaient environ 9 % des contrats de services professionnels des comptes publics.

Objectifs et portée de la vérification

La présente vérification visait à évaluer l’efficacité des contrôles de l’utilisation du Système en direct pour les SAT et à fournir une assurance quant à la mesure dans laquelle ces contrôles sont respectés. On a aussi examiné les tendances en matière d’utilisation des SAT en vue de cerner les possibilités d’en accroître l’efficience.

Comme 98 % (65 millions de dollars) des dépenses liées aux SAT de l’exercice 2008‑2009 à l’exercice 2011-2012 ont été engagées dans la RCN, la vérification porte uniquement sur les dépenses en SAT dans la RCN.

Conclusions

De manière générale, la vérification a révélé que les priorités en matière de gouvernance et les mesures de contrôle concernant l’utilisation de contrats de SAT devraient être grandement améliorées (voir l’annexe A pour consulter l’échelle de notation des conclusions et les définitions).

Ce n’est qu’après la création du Comité d’examen des approvisionnements de la haute direction (CEAHD) en décembre 2011 que l’utilisation des SAT a été remise en question et surveillée au sein du Ministère. Le CEAHD joue un rôle limité de remise en question. Il tente de déterminer si les services professionnels dont a besoin un gestionnaire de centre de responsabilité doivent être obtenus de façon contractuelle plutôt qu’en prenant des arrangements en matière de dotation permanente ou temporaire. Lorsque le CEAHD aura accepté la demande du gestionnaire de centre de responsabilité de conclure un contrat de services professionnels, les contrats de SAT ne seront plus remis en question ni surveillés par le CEAHD, ni par le personnel responsable des contrats.

La pertinence de la délégation aux gestionnaires de centres de responsabilité du pouvoir contractuel concernant les SAT n’a pas été réévaluée depuis 2008, année où les limites en matière de dépenses pour les SAT sont passées de 89 000 $ à 400 000 $. Il serait intéressant d’examiner ces pouvoirs délégués dans le contexte des mesures de contrôle des risques et des dépenses. Il serait également important de se pencher sur le rôle du CEAHD en ce qui a trait aux contrats de SAT.

Enfin, la vérification a révélé que le cadre de contrôle doit être renforcé pour :

• réduire le volume élevé d’erreur de codage dans le système financier. (Il a été observé que les récents changements apportés au système financier du Ministère permettront également de réduire les erreurs de codage et d’améliorer l’exactitude de la reddition de comptes);
• veiller à ce que les ressources contractuelles répondent aux exigences minimales du poste (groupe et classification) prévues par TPSGC;
• faire en sorte qu’un contrat de SAT soit le moyen le plus rentable et approprié pour obtenir les ressources requises et effectuer les travaux demandés;
• tenir à jour tous les documents au dossier.

Le SMA, Gestion ministérielle et gouvernance des Sociétés d’État, avec l’appui du DG, Finances et administration, devrait :

• effectuer une évaluation des risques complète à la lumière des résultats de la présente vérification pour déterminer le degré de tolérance au risque acceptable du Ministère et orienter les décisions concernant la délégation, l’autorité contractante et les mesures de contrôle relatives aux SAT requises pour soutenir cette délégation des pouvoirs;
• déterminer le degré approprié de surveillance continue du recours aux contrats de SAT, en tenant compte du degré de risque cerné dans l’évaluation des risques et de la tolérance au risque acceptée pour veiller à l’utilisation juste des contrats de SAT et au respect de différentes mesures de contrôle;
• assurer une reddition de comptes exhaustive et exacte;
• mettre à jour les orientations et les lignes directrices pour combler les lacunes cernées dans la présente vérification, y compris le besoin d’une tenue des dossiers juste, et veiller à ce que les gestionnaires soient tenus informés;
• faire en sorte que les titulaires de l’autorité contractante en matière de SAT aient accès à un domaine d’expertise central où ils peuvent obtenir les conseils et l’orientation nécessaires;
• veiller à ce que les titulaires de l’autorité contractante en matière de SAT soient bien formés.

Énoncé d’assurance/de fiabilité

Selon notre jugement professionnel, la vérification a été effectuée conformément aux Normes relatives à la vérification interne du gouvernement du Canada, telles qu’établies par le Contrôleur général. Des procédures satisfaisantes ont été utilisées pour la vérification, et un nombre suffisant d’éléments de preuve pertinents ont été réunis pour appuyer l’exactitude des opinions formulées dans le présent rapport.

Signatures

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