Programme de l’initiative pour des navires silencieux – Guide du demandeur

De : Transports Canada

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1. But et objectif du Programme

Le Programme a pour objectif de fournir un financement sous forme de contribution fédérale aux groupes autochtones pour appuyer des projets et des activités qui luttent contre les effets du bruit sous-marin causé par les navires sur le milieu marin et les mammifères marins vulnérables, y compris l’épaulard résident du sud.

2. Financement disponible

Le Programme fournira un financement pour une période allant jusqu’à deux exercices financiers. Toutes les activités devront être terminées au plus tard le 31 mars 2026.

  • Le Programme remboursera aux bénéficiaires jusqu’à 100 % des dépenses admissibles engagées pour le projet.
  • La contribution maximale par projet s’élève à 400 000 $.

3. Critères d’évaluation de l’admissibilité

3.1 Bénéficiaires admissibles

Les bénéficiaires admissibles doivent se trouver le long de la voie de navigation du projet d’agrandissement du réseau de Trans Mountain et comprennent :

  • les gouvernements autochtonesNote de bas de page 1, les conseils tribaux et autres formes d’organes de gouvernement régional et les organismes autochtones représentatifs sur le plan national ou régional, ainsi que les sociétés de développement autochtones.
  • L’admissibilité est limitée aux groupes ci-après, conformément au cadre fédéral établi pour la gestion des mesures d’adaptation liées au projet d’agrandissement du réseau de Trans Mountain :
  • la bande de Musqueam;
  • la nation Squamish;
  • La Première Nation de Tsawwassen;
  • la nation Tsleil-Waututh;
  • les tribus Cowichan;
  • la Première Nation Halalt;
  • la Première Nation du lac Cowichan;
  • la Première Nation de Lyackson;
  • la tribu de Penelakut;
  • la Première Nation Snaw-Naw-as (Nanoose);
  • la Première Nation Snuneymuxw (Nanaimo);
  • la Première Nation de Stz’uminus (Chemainus);
  • la nation d’Esquimalt;
  • la nation de Malahat;
  • la Première Nation de Pauquachin;
  • la bande indienne Scianew (Beecher Bay);
  • la Première Nation de Semiahmoo;
  • la nation des Songhees (Lekwungen);
  • la Première Nation de Tsartlip;
  • la Première Nation de Tsawout;
  • la Première Nation de Tseycum;
  • la Première Nation des T’Sou-ke;
  • la Première Nation de Ditidaht;
  • Les Premières Nations Ka:’yu:’k’t’h’/Che:k’tles7et’h (Maa-nulth)*;
  • les Premières Nations Huu-ay-aht (Maa-nulth)*;
  • la Première Nation des Pacheedahts;
  • la nation Toquaht (Maa-nulth)*;
  • la tribu d’Uchucklesaht (Maa-nulth)*;
  • la Première Nation d’Ucluelet (Maa-nulth)*.

*Remarque : Signataire de traité moderne

3.2 Activités admissibles

Des contributions seront versées pour financer les activités admissibles ci-dessous dans la mesure où les activités proposées contribuent directement à l’atteinte des objectifs du Programme.

Les activités admissibles incluent les suivantes :

  • l’éducation et la sensibilisation liées au bruit sous-marin des navires;
  • les activités de renforcement des capacités pour échanger et améliorer les connaissances, l’expertise et la mobilisation au moyen de diverses approches (p. ex. symposiums, ateliers, conférences, foires scientifiques collaboratives, bourses d’études);
  • le développement, l’acquisition, l’analyse, l’installation et le déploiement, la démonstration et la mise à l’essai :
    1. de technologies, d’équipements, d’instruments, de conceptions, de processus, de données, de logiciels et de systèmes;
    2. des activités connexes d’évaluation, de suivi et de formation;
  • les études et les recherches.

Voici des exemples d’activités admissibles :

  • participation autochtone à des projets de recherche ou d’essai visant à évaluer des technologies et des pratiques opérationnelles de navires silencieux (p. ex. réalisation d’essais en mer ou participation à ceux-ci);
  • soutien à la capacité de surveiller le bruit sous-marin en milieu marin dans les territoires traditionnels afin d’évaluer l’efficacité des mesures d’atténuation opérationnelles et techniques, ou de mesurer le bruit ambiant de référence et les tendances;
  • soutien de l’élaboration de plans territoriaux de surveillance ou de gestion du bruit.

4. Dépenses admissibles

Les dépenses admissibles comprennent les éléments suivants, dans la mesure où ils sont nécessaires à l’exécution d’activités admissibles qui sont définies à la section 3.2 :

  • les salaires et avantages sociaux du personnel;
  • les honoraires professionnels au titre des services sous-traités;
  • les dépenses relatives à la participation des Autochtones aux activités du projet, y compris la location de salles et d’installations, les honoraires, les dépenses pour les consultations auprès des Autochtones, la formation et le matériel;
  • les dépenses administratives (y compris les coûts d’administration générale, le loyer, les frais d’assurance et les coûts de location de matériel de bureau) jusqu’à concurrence de 15 % des dépenses totales admissibles;
  • les paiements incitatifs aux exploitants de navires, aux compagnies de transport maritime ou aux agents maritimes en fonction des coûts de pilotage supplémentaires résultant directement du ralentissement volontaire;
  • les coûts d’assurance supplémentaires liés aux exigences du projet pour l’essai et l’installation de technologies, de logiciels, de matériel, de capteurs et de tout autre équipement jugé nécessaire pour les rénovations ou les nouvelles conceptions et constructions de navires;
  • l’achat ou la location de technologies, de matériel, de logiciels, de données et de systèmes;
  • la sensibilisation du public, la diffusion de l’information, le matériel de communication et autres coûts associés;
  • les frais de déplacement (y compris le coût de l’hébergement, la location de véhicules et les taux par kilomètre, les tarifs d’autobus, de train, d’avion ou de taxi et les indemnités de repas et les frais accessoires)Note de bas de page 2;
  • la location de salles de réunion et de matériel audio‑vidéo;
  • les frais liés à la participation à des conférences et à des symposiums et à l’organisation de ces derniers;
  • les coûts de formation relatifs aux nouvelles technologies, à l’équipement, aux logiciels et aux systèmes;
  • les activités de renforcement des capacités pour les communautés autochtones afin de faciliter la participation aux projets et d’améliorer les connaissances et l’expertise concernant les innovations et les approches émergentes en matière de navires silencieux;
  • les dépenses liées aux télécommunications, à l’analyse des données et aux services de validation des données (p. ex. la collecte, le traitement et l’analyse des données des hydrophones);
  • le coût des consultations environnementales;
  • les autres dépenses qui ne sont pas incluses dans les catégories ci-dessus, comme l’indique la demande de financement, et qui sont approuvées par le ministre ou son représentant délégué afin d’atteindre les objectifs et les résultats du Programme.

Les dépenses admissibles ci-dessus peuvent inclure des dépenses associées à des contributions en nature.

Les contributions en nature peuvent revêtir les formes suivantes :

  • marchandises, services ou biens qu’utilise le bénéficiaire pour lesquels des frais sont engagés, mais aucune somme n’est échangée;
  • dons de marchandises, de services ou de biens au bénéficiaire pour lesquels aucuns frais ne sont engagés et aucune somme n’est échangée.

Les dons ne peuvent pas être remboursés, mais ils peuvent faire partie des dépenses totales admissibles du projet ou des activités du bénéficiaire.

5. Durée et approbation des projets admissibles

  • Les bénéficiaires peuvent commencer à engager des dépenses dès l’approbation du projet, et le projet doit être terminé au plus tard le 31 mars 2026.
  • Les projets d’une durée d’une année (12 mois) ou de plusieurs années sont admissibles.
  • Les bénéficiaires peuvent commencer à engager des dépenses dès l’approbation du projet; toutefois, aucun remboursement n’est fait tant qu’une entente de financement n’est pas signée.

6. Critères de sélection fondés sur le mérite

Des représentants de Transports Canada évalueront les propositions de projet afin de déterminer si elles répondent aux critères d’évaluation de l’admissibilité (voir la section 3 pour en savoir plus). S’ils sont admissibles, les projets proposés seront ensuite évalués en fonction des critères de sélection fondés sur le mérite décrits ci-dessous.

Les demandeurs doivent fournir les renseignements suivants (se reporter à la section 10 sur la façon de présenter une demande) :

Pertinence du projet

Dans quelle mesure le projet proposé correspond aux objectifs de l’INS (voir la section 1); plus précisément, de quelle manière le projet :

  • permet aux groupes autochtones de trouver et de mettre en œuvre des solutions de navires silencieux sur leurs navires;
  • surveille le bruit sous-marin afin d’évaluer l’efficacité des mesures d’atténuation opérationnelles et techniques visant à remédier au bruit sous-marin;
  • accroît la capacité scientifique interne du groupe autochtone liée à la compréhension du bruit sous-marin des navires et de ses répercussions sur le milieu marin.

Expérience et capacité pertinentes du demandeur

La mesure dans laquelle le demandeur peut, sur le plan des ressources, du personnel et de l’expertise, réaliser le projet proposé. Plus précisément, les représentants de Transports Canada tiendront compte des éléments suivants concernant le demandeur :

  • son expérience ou son expertise;
  • ses structures institutionnelles, organisationnelles et de gestion, ses contrôles financiers et autre forme de soutien requis pour mener à bien le projet proposé.

Qualité du plan du projet

La mesure dans laquelle les activités prévues, le calendrier, le budget, les résultats visés, les rôles et les responsabilités sont clairs, réalistes et conformes aux objectifs du projet proposé. Le projet proposé sera évalué en fonction des critères suivants :

  • des buts, des objectifs et des résultats clairement énoncés;
  • un plan de projet réalisable ainsi que des livrables, un budget et un calendrier concrets;
  • un gestionnaire de projet expérimenté et qualifié dont les rôles et les responsabilités sont clairement définis;
  • un plan complet de gestion des risques;
  • une stratégie réaliste de mesure du rendement;
  • une utilisation efficace des ressources et des plans pour produire des résultats de façon abordable.

7. Avis

Le demandeur sera informé s’il a été sélectionné pour le financement. Transports Canada se réserve le droit d’accepter ou de rejeter toute proposition de projet.

8. Normes de service

Afin d’assurer l’amélioration constante du service et de mener un processus transparent, nous avons établi les normes de service suivantes :

  • Nous avons pour objectif de fournir aux demandeurs un accusé de réception écrit de leur demande ou de leur proposition de projet, et ce, dans les 10 jours ouvrables suivant la date d’échéance de la demande.
  • Nous avons pour objectif de faire un paiement dans les 20 jours ouvrables suivant l’envoi au bénéficiaire de l’avis annonçant que les exigences décrites dans l’entente de financement ont été respectées.

Remarque : si le Programme ne peut se conformer aux normes mentionnées plus haut, nous en aviserons les bénéficiaires en temps opportun.

9. Ententes de financement

Une entente de financement signée par le bénéficiaire et Transports Canada est requise pour recevoir du financement. Les sections suivantes présentent certains aspects clés de ce document juridique.

9.1 Ententes de financement axées sur les risques

Une évaluation des risques de tous les projets approuvés sera effectuée avant la signature d’une entente de financement. On veille ainsi à ce que les exigences de l’entente de financement correspondent aux niveaux de risque du projet et à la capacité du bénéficiaire à atteindre les résultats escomptés. L’évaluation du risque du projet déterminera :

  • la fréquence à laquelle le bénéficiaire doit rendre compte des progrès du projet;
  • les documents financiers que le bénéficiaire doit remettre avec toute demande de remboursement;
  • le nombre de fois que nous visiterons le site d’un bénéficiaire ou communiquerons avec ce dernier;
  • les exigences en matière de vérification.

L’évaluation des risques se fondera notamment sur l’information figurant dans la proposition de projet du demandeur.

9.2 Portée du projet et entente

La proposition de projet du demandeur constitue le fondement de la portée du projet, des documents juridiques obligatoires, des clauses, des modalités, des critères de mesure du rendement et de la structure des paiements dans l’entente de financement. Une fois que l’entente de financement est signée, aucun changement ne peut être apporté au projet (notamment au budget, à la structure, aux échéances, etc.) sans une entente écrite entre le bénéficiaire et Transports Canada.

9.3 Exigences relatives à la production de rapports

Les exigences en matière de rapports seront établies dans l’entente de financement, et peuvent inclure l’envoi de demandes de remboursement, d’une liste de factures, de rapports d’étape, de rapports annuels et d’un rapport final.

9.4 Rapports d’étape

Les bénéficiaires sont tenus de transmettre des rapports d’étape tous les trimestres ou tous les semestres (ou chaque année dans le cas des ententes pluriannuelles), comme le prévoit l’entente de financement. Les rapports d’étape détermineront les progrès accomplis au cours de la période visée et accompagneront les demandes de remboursement.

9.5 Rapports annuels

Dans le cas des projets pluriannuels, le bénéficiaire devra produire des rapports annuels. Ces rapports incluront, mais sans s’y limiter, ce qui suit :

  • une description détaillée de l’avancement du projet et des réalisations majeures au cours de l’année, de même qu’une mise à jour sur la façon dont le projet progresse et dans quelle mesure il est conforme aux objectifs déterminés et aux résultats finaux;
  • une mise à jour des données sur les indicateurs de rendement figurant dans l’entente de financement, comparativement au début du projet;
    • le bénéficiaire s’assurera que les processus de collecte de données appropriés sont en place pour permettre la saisie et le signalement des indicateurs de rendement utilisés pour mesurer l’atteinte des résultats du projet;
  • des rapports annuels sur les dépenses admissibles engagées par le bénéficiaire et fondées sur la répartition des dépenses admissibles demandées, conformément au budget établi dans l’entente de financement;
  • les faits saillants des activités de communication liées au projet au cours de la période visée, le cas échéant;
  • les problèmes, sujets de préoccupation ou facteurs de risque susceptibles d’influer sur l’achèvement, le calendrier ou le budget du projet selon les plans initiaux, et aussi selon les stratégies d’atténuation proposées pour corriger la situation.

9.6 Rapports finaux

Lorsqu’un projet est terminé, les bénéficiaires seront tenus de présenter un rapport final. Ce rapport devrait donner un résumé des informations demandées dans les rapports annuels et permettre de vérifier l’ensemble des activités, des coûts et des résultats du projet. Dans le cadre de l’entente de financement, nous devons recevoir le rapport définitif avant de régler les demandes finales de remboursement des dépenses.

En plus des renseignements requis dans le rapport final, le bénéficiaire pourrait être invité à fournir une évaluation et une analyse générale des objectifs réalisés, des résultats atteints et des leçons apprises.

9.7 Demandes de remboursement

Les bénéficiaires ne peuvent présenter de demandes de remboursement que pour les dépenses précisées dans l’entente de financement. Les bénéficiaires recevront des modèles qui illustrent les dépenses admissibles figurant dans l’entente de financement. Les bénéficiaires seront également tenus de présenter une liste de factures avec chaque demande de remboursement.

9.8 Langues officielles

Tous les bénéficiaires doivent se conformer aux dispositions de la Loi sur les langues officielles lorsqu’ils réalisent un projet financé dans le cadre de l’INS. Les exigences linguistiques peuvent s’appliquer aux projets en fonction de la portée (nationale, régionale ou locale) ou de la particularité des régions et des publics cibles de ces derniers. Des représentants de Transports Canada collaboreront avec chaque bénéficiaire retenu afin d’établir dans quelle mesure ces dispositions s’appliquent à son projet.

10. Comment présenter une demande

Les sections ci-dessous décrivent les documents requis pour présenter une proposition.

La trousse de demande devrait comprendre les renseignements suivants :

  1. Renseignements sur le demandeur :
    1. appellation légale de l’organisme;
    2. nom et titre de la principale personne-ressource de l’organisme demandeur;
    3. adresse postale pour toute la correspondance;
    4. coordonnées telles que le numéro de téléphone au bureau, l’adresse courriel ou site Web, etc.;
  2. Profil organisationnel :
    1. type d’organisme;
    2. structure organisationnelle et gouvernance;
    3. activités organisationnelles.
  3. Personnel de gestion de projet :
    1. un gestionnaire de projet doit être désigné pour chaque projet; veuillez indiquer ses coordonnées (si elles diffèrent de celles de l’organisme demandeur), y compris son numéro de téléphone, son adresse courriel et son adresse postale.
  4. Déclarations :
    1. questionnaire sur les conflits d’intérêts;
    2. déclaration de l’organisme demandeur attestant de l’exactitude de la proposition de projet et de l’engagement de l’organisme de réaliser le projet dûment signée par un mandataire autorisé.
  5. Description du projet :
    1. objectifs du projet;
    2. lieu de l’exécution du projet;
    3. dates de début et d’achèvement proposées;
    4. principales activités du projet;
    5. plan d’exécution du projet.
  6. Budget du projet 

Remarque importante : Le modèle de proposition de projet et le modèle de budget sont joints au courriel d’invitation. Vous devez utiliser ces modèles pour préparer votre proposition de projet.

11. Présentation d’une demande

Date limite de présentation des demandes

Les propositions doivent être reçues au plus tard le 25 avril 2024.

Remarque : Toutes les propositions de projet doivent être signées, complètes, exactes et présentées au moyen des modèles fournis. Tous les demandeurs doivent fournir des documents juridiques qui attestent que l’organisme est une entité juridique (p. ex. en utilisant des lettres patentes, certificats de constitution ou autres instruments juridiques). Tout renseignement manquant ou incomplet aura pour effet de ralentir le traitement de votre demande et peut entraîner son rejet.

Les propositions de projet doivent être soumises par courriel en format MS Word, MS Excel ou PDF. Les propositions de projet et les demandes de renseignements concernant le processus de demande doivent être envoyées à l’adresse QuietVesselInitiative-InitiativeDeNaviresSilencieux@tc.gc.ca.

Transports Canada accusera réception des propositions de projet.

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