Vidéo d'aide pour DHSMT via DocuSign : Aéroport - Point d'inscription

Connectez-vous à DocuSign à l’aide de votre adresse courriel et de votre mot de passe. Si c’est la première fois que vous accédez à l’application, vous serez invité à créer un mot de passe.

Une fois connecté, vous verrez un tableau de bord vous montrant les enveloppes des six derniers mois. « Action requise » montre les enveloppes pour lesquelles votre signature est requise. « En attente de signatures » montre les enveloppes qui doivent être signées par quelqu’un d’autre. Comme le point d’inscription d’un aéroport est le dernier point de signature, vous ne verrez pas d’enveloppe dans cette catégorie. « Expire bientôt » montre les enveloppes qui expireront après une période d’inactivité. Pour l’instant, les dates d’expiration sont assez longues, donc vous ne devriez pas voir d’enveloppe dans cette catégorie non plus. « Complété » montre le nombre d’enveloppes complétées. Nous allons éliminer celles-ci à intervalles réguliers.

Sélectionnez « Action requise ». Vous verrez alors votre boîte de réception et les enveloppes en attente de signature. Vous pouvez modifier la plage de dates. Sélectionnez « Modifier », puis changez la date et sélectionnez « Appliquer ». Vous pouvez également utiliser les fonctions « Aperçus rapides » pour passer en revue les enveloppes selon ces catégories. Sélectionnez « Boîte de réception » pour afficher toutes les enveloppes, y compris les enveloppes terminées et les enveloppes refusées.

Vous pouvez également effectuer une recherche par nom ou par date de naissance.

Pour visualiser une demande avant de la signer, cliquez sur le nom du demandeur. Cela ouvre une page de résumé.

Sur le côté droit, vous verrez deux vignettes menant vers les fichiers PDF de la demande. La première vignette ne comporte que la toute première page du document, c’est-à-dire celle que le signataire autorisé de l’entreprise a vue et signée. Le deuxième document comprend le reste du document, y compris les pièces justificatives. Pour visualiser ces documents, il suffit de sélectionner les vignettes. Utilisez cette option si vous souhaitez prévisualiser ou examiner une demande avant qu’un candidat arrive pour son rendez-vous de vérification.

Ne signez pas la demande avant d’avoir le demandeur en face de vous, au moment de prendre ses empreintes digitales et de vérifier son identité.

Lorsque vous êtes prêt à signer, sélectionniez « Signer ».

Une fois que vous commencez le processus de signature dans DocuSign, la première étape consiste à réviser les renseignements supplémentaires qui se trouvent en haut à gauche, puis à sélectionner « Continuer ».

Lorsque vous ouvrez une demande en mode signature, vous la retirez, comme si vous étiez en train de modifier un document sur SharePoint. Cela signifie qu’aucun autre agent du point d’inscription ne peut accéder à la demande pour la signer. Si vous devez quitter la demande et y revenir, ne fermez pas l’onglet ou la fenêtre. Sélectionnez plutôt « Autres actions » puis « Terminer ultérieurement ». La demande sera ainsi réactivée pour que vous et les autres agents du point d’inscription puissiez l’ouvrir en mode signature plus tard.

Cliquez sur le drapeau « Commencer » pour vous rendre à votre première ligne de signature. N’oubliez pas que vous ne devez signer le document que lorsque vous avez le demandeur devant vous, que vous prenez ses empreintes digitales et que vous vérifiez ses documents.

Cliquez sur le drapeau jaune “signer.”

Lorsque vous ajoutez votre signature pour la première fois, DocuSign vous propose de modifier l’orthographe de votre nom, de changer le style de votre signature numérisée ou de télécharger ou écrire votre propre signature.

Quand vous êtes prêtes, sélectionnez « choisir et signer. »

Ne signez sous la rubrique « zone de précontrôle » que si votre aéroport dispose d’une zone précontrôle et que le signataire autorisé de l’entreprise a indiqué oui dans la Partie A – Autorité requérante. Si votre aéroport ne dispose pas d’un système de précontrôle, DocuSign sautera cette signature pour vous.

Sélectionnez « suivant » pour passer en revue les autres pages de la demande, y compris les pièces justificatives jointes.

Si vous remarquez un détail erroné dans la demande qui peut être confirmé en examinant les pièces justificatives (par example, le demandeur a inscrit le 1 au lieu du 2 comme date de naissance), vous pouvez utiliser la case « Commentaires de l’agent d’inscription » au bas de la page 9 pour laisser des commentaires à l’intention du PFS de Transports Canada.

Si vous remarquez un problème avec la demande qui ne peut pas être réglé en examinant les pièces justificatives (par exemple, déclaration d’activité manquante ou un nom erroné, ou pièces justificatives manquants dans la demande) et que le demandeur doit présenter une nouvelle demande, vous pouvez refuser de signer l’enveloppe.

Sélectionnez « Autres actions » puis « Refuser de signer ». Lisez l’avertissement puis sélectionnez « Continuer ». Indiquez la raison pour laquelle vous refusez de signer la demande. Cette information ne sera pas vue par le demandeur ou le signataire autorisé de l’entreprise, mais elle peut être vue par Transports Canada et vos collègues du point d’inscription. Assurez-vous d’être professionnel et clair quant à la raison pour laquelle vous refusez de signer la demande. Cela permet à Transports Canada d’apporter des améliorations à la demande et au processus.

Ne cochez pas cette case, car cela empêchera toutes les demandes futures de vous parvenir. Quand vous êtes prêtes, sélectionnez « Refuser de signer ».

Une fois que vous avez signé aux endroits indiqués, et que vous avez confirmé que les documents justificatifs sont clairs et correctes, sélectionnez « Terminer » en haut pour terminer le processus.

Si vous utilisez Livescan pour recueillir et soumettre les empreintes digitales du demandeur, vous n’avez plus besoin de numériser la demande ou les pièces justificatives. Saisissez ‘0’ pour le nombre de pages à numériser. Il faut toutefois entrer les huit premiers chiffres du numéro de DHSMT dans le champ « no de référence individuel du participant » dans le système SAID pour que Transports Canada puisse faire correspondre le système SAID avec la bonne DHSMT provenant de DocuSign.

Pour voir le numéro de DHSMT, sélectionnez le fichier, puis sélectionnez la première page du PDF sur le côté droit. Le numéro de DHSMT sera visible en haut de la demande.

Vous n’êtes plus tenu d’envoyer quoi que ce soit par la poste à Transports Canada.

Si vous n’utilisez pas LiveScan, vous devez quand même envoyer les cartes d’empreintes digitales et une photo du demandeur à Transports Canada. Veuillez inscrire les huit premiers chiffres du numéro de DHSMT sur la carte d’empreintes digitales afin que Transports Canada puisse associer les empreintes digitales à la bonne demande.