Vidéos d'aide pour DHSMT via DocuSign : Port maritime - Employeur ou parrain

Commencer une nouvelle demande

Nous recommandons à l’employeur, parrain, ou au signataire autorisé de commencer la demande d’habilitation de sécurité en matière de transport (DHSMT) pour les demandeurs en remplissant les deux premières sections, « Détails de la demande » et « Autorité requérante ». Comme les demandes sont signées numériquement à l’aide de DocuSign, le fait que vous remplissiez vous-même les deux premières sections d’une demande garanti que les renseignements sur l’entreprise sont corrects.

Vous n’êtes pas obligé de créer une nouvelle demande à chaque fois ou une demande unique pour chaque demandeur. Vous pouvez créer un seul fichier de demande pour chaque type de demandeur, comme un nouveau débardeur, un nouveau maître de port et un nouveau marin, puis enregistrer les fichiers sur votre ordinateur et les envoyer au besoin. Ils n’expirent pas et ne doivent être modifiés que si les renseignements de l’entreprise changent.

Pour ce faire, accédez à la DHSMT en ligne.

Sélectionnez « Non » à la première question.

Indiquez le type d’habilitation de sécurité pour ce type de demandeur ainsi que le port maritime. Sélectionnez ensuite « Suivant ».

Sélectionnez votre port maritime dans le menu déroulant, puis la profession pour ce type de demandeur, le nom de l’entreprise, la raison de la demande, et ensuite l’adresse de l'entreprise.

Au lieu de sélectionner « Suivant » en bas de la demande, remontez en haut de la page et sélectionnez « Sauvegarder les données saisies ».

Entrez l’adresse de courriel à laquelle vous souhaitez envoyer ce fichier enregistré et cochez la case indiquant que vous acceptez la déclaration, puis sélectionnez « Envoyer ».

Une fois que vous avez envoyé ce fichier, vous pouvez retourner sur la DHSMT et modifier les paramètres pour un autre type de demandeur. Par exemple, si vous aviez d’abord sélectionné « débardeur », remplacez-le par « maître de port », puis sélectionnez « Sauvegarder les données saisies » et envoyez-vous le fichier mis à jour. Vous pouvez continuer à créer autant de versions de la demande que nécessaire. 

Sauvegarder les fichiers .TSCX et les partager avec les demandeurs

Vous recevrez un courriel avec votre fichier .TSCX en pièce jointe. Pour l’enregistrer, faites simplement un clic droit et enregistrez la pièce jointe sur votre ordinateur.

Vous pouvez modifier le nom du fichier pour qu’il corresponde au type de demandeur auquel il est destiné, par exemple « nouveau débardeur», tout en vous assurant qu’il est enregistré en tant que fichier .TSCX.

Lorsque vous êtes prêt à partager ce fichier de demande, déjà commencé, avec vos employés, vous pouvez simplement l’ajouter en tant que pièce jointe et l’envoyer par courriel avec des instructions sur la façon d’ouvrir le fichier et de poursuivre la demande. Un modèle de courrier électronique recommandé se trouve dans les documents de soutien.

Examiner les demandes

Les demandeurs ont la possibilité de partager leur demande avec vous pour que vous puissiez l’examiner. Ainsi, vous pouvez vérifier qu’il n’y a pas d’erreurs ou de renseignements manquants avant qu’ils ne la soumettent.

Vous recevrez un courriel de « DHSMT partagée » avec un fichier .TSCX en pièce jointe, ainsi que des instructions sur la façon de le téléverser et de procéder pour l’examiner. Pour l’enregistrer, faites simplement un clic droit et enregistrez la pièce jointe sur votre ordinateur.

Cliquez sur le lien dans le courriel que vous recevrez pour ouvrir la DHSMT en ligne.

À la première question « Aimeriez-vous poursuivre une demande que vous avez déjà commencée dans un format de fichier TSCX? », sélectionnez « oui ».

Sélectionnez « choisir un fichier », puis recherchez et joignez le fichier que vous avez enregistré sur votre appareil.

Une fois le fichier joint, sélectionnez « Restauration des données ». La DHSMT en ligne remplira les champs applicables avec les données saisies par le demandeur. Vous verrez des coches vertes à côté de toutes les sections, indiquant qu’elles sont remplies. Sélectionnez le bouton « Sommaire » pour passer à la dernière section et examiner la demande.

Sélectionnez le bouton « Examiner » pour ouvrir une version PDF de la demande. Sélectionnez « OK » a la fenêtre contextuelle qui apparaîtra. Sélectionnez « Annuler » pour l’option d’impression si vous la voyez. Vous pouvez ensuite réviser la demande non soumise au format PDF. Notez toutes les modifications requises.

Lorsque vous êtes prêt à communiquer avec le demandeur, revenez au courriel que vous avez reçu de la DHSMT et sélectionnez son adresse de courriel. Un nouveau courriel avec les renseignements préremplis s’affichera alors. À partir de là, indiquez s’il y a des erreurs ou non, et le cas échéant, lesquelles. Joignez le fichier qui vous a été envoyé afin que le demandeur puisse le téléverser et apporter des modifications.