Vidéos d'aide pour DHSMT via DocuSign : Port maritime - Point d'inscription

Accéder et naviguer dans votre boîte de réception DocuSign

Connectez-vous à DocuSign à l’aide de votre adresse électronique et de votre mot de passe. Si c’est la première fois que vous accédez à l’application, vous serez invité à créer un mot de passe.

Une fois connecté, vous verrez un tableau de bord vous montrant les enveloppes des six derniers mois. « Action requise » montre les enveloppes pour lesquelles votre signature est requise. « En attente de signatures » montre les enveloppes qui doivent être signées par quelqu’un d’autre.

Comme le point d’inscription d’un port maritime agit à titre de signataire autorisé ainsi qu’en tant qu’agent d’inscription, il se pourrait qu’il y ait des enveloppes dans cette catégorie. « Expire bientôt » montre les enveloppes qui expireront après une période d’inactivité. Pour l’instant, les dates d’expiration sont assez longues, donc vous ne devriez pas voir d’enveloppe dans cette catégorie. « Complété » montre le nombre d’enveloppes complétées. Nous allons éliminer celles-ci à intervalles réguliers.

Sélectionnez « Action requise ». Vous verrez alors votre boîte de réception et les enveloppes en attente de signature. Vous pouvez modifier la plage de dates : sélectionnez « Modifier », puis changez la date, puis sélectionnez « Appliquer ». Vous pouvez également utiliser les fonctions « Aperçus rapides » pour passer en revue les enveloppes selon ces catégories. Sélectionnez « Boîte de réception » pour afficher toutes les enveloppes, y compris les enveloppes terminées et les enveloppes refusées.

Vous pouvez également effectuer une recherche par nom ou par date de naissance.

Visualiser une demande

Pour visualiser une demande avant de la signer, cliquez sur le nom du demandeur. Cela ouvre une page de résumé. Sur le côté droit, vous verrez deux vignettes menant vers les fichiers PDF de la demande. La première vignette ne comporte que la toute première page du document. La deuxième vignette comprend le reste du document, y compris les pièces justificatives. Pour visualiser ces documents, il suffit de sélectionner les vignettes. Utilisez cette option si vous souhaitez prévisualiser ou examiner une demande avant qu’un candidat arrive pour son rendez-vous de vérification.

Signer en tant que signataire autorisé

Si vous signez une demande en tant que signataire autorisé (sous la Partie A), vous pouvez le faire à tout moment. Le demandeur ne doit pas obligatoirement être présent au moment d’apposer votre signature.

Repérez l’enveloppe que vous devez signer dans votre boîte de réception. Lorsque vous êtes prêt à signer, cliquez « Signer ».

Une fois que vous commencez le processus de signature dans DocuSign, la première étape consiste à réviser les renseignements supplémentaires qui se trouvent içi en haut à gauche, puis à sélectionner « Continuer ».

DocuSign imprimera automatiquement votre nom dans la case réservée pour l’impression du nom du signataire autorisé.

Puisque les ports maritimes n’ont pas de zone de précontrôle, DocuSign sélectionnera automatiquement « non », indiquant que le demandeur ne doit pas avoir accès à la zone de précontrôle.

Cliquez sur le drapeau jaune « Commencer » pour vous rendre votre ligne de signature.

Cliquez sur le drapeau jaune « signer. »

Lorsque vous ajoutez votre signature pour la première fois, DocuSign vous propose de modifier l’orthographe de votre nom, de changer le style de votre signature numérisée ou de télécharger ou écrire votre propre signature. Quand vous êtes prêt, sélectionnez « Choisir et signer. »

Signer en tant qu’agent d’inscription

Si vous signez une demande en tant qu’agent d’inscription (sous la Partie B), assurez-vous de signer la demande seulement lorsque le demandeur est en face de vous, au moment de prendre ses empreintes digitales et de vérifier son identité.

Repérez l’enveloppe que vous devez signer dans votre boîte de réception. Lorsque vous êtes prêt à signer, cliquez sur « Signer ».

Une fois que vous commencez le processus de signature dans DocuSign, la première étape consiste à réviser les renseignements supplémentaires qui se trouvent içi en haut à gauche, puis à sélectionner « Continuer ».

Cliquez sur le drapeau jaune « Commencer » pour vous rendre à votre ligne de signature, puis cliquez sur le drapeau jaune « signer ».

Lorsque vous ajoutez votre signature pour la première fois, DocuSign vous propose de modifier l’orthographe de votre nom, de changer le style de votre signature numérisée ou de téléverser ou écrire votre propre signature. Quand vous êtes prêt, sélectionniez « Choisir et signer ».

Terminer ultérieurement

Lorsque vous ouvrez une demande en mode signature, en tant qu’agent d’inscription, ou en tant que signataire autorisé, vous la retirez, comme si vous étiez en train de modifier un document sur SharePoint. Cela signifie qu’aucun autre agent du point d’inscription ne peut accéder à la demande pour la signer. Si vous devez quitter la demande et y revenir, ne fermez pas l’onglet ou la fenêtre. Sélectionnez plutôt « Autres actions » puis « Terminer ultérieurement ». La demande sera ainsi réactivée pour que vous et les autres agents du point d’inscription puissiez l’ouvrir en mode signature plus tard.

Ajouter des commentaires

Lorsque vous apposez une signature en tant qu’agent d’inscription, si vous remarquez un détail erroné dans la demande qui peut être confirmé en examinant les pièces justificatives (par exemple le demandeur a inscrit le 2 au lieu du 1 comme date de naissance), vous pouvez utiliser la case « Commentaires de l’agent d’inscription » au bas de la page 9 pour laisser des commentaires à l’intention du PFS de Transports Canada. 

Refuser de signer une enveloppe

Lorsque vous apposez une signature en tant qu’agent d’inscription ou en tant que signataire autorisé, si vous remarquez un problème avec la demande qui ne peut pas être réglé en examinant les pièces justificatives (par exemple, déclaration d’activité manquante, un nom erroné, ou pièces justificatives manquants dans la demande) et que le demandeur doit présenter une nouvelle demande, vous pouvez refuser de signer l’enveloppe.

Sélectionnez « Autres actions » puis « Refuser de signer ». Lisez l’avertissement puis sélectionnez « Continuer ». Indiquez la raison pour laquelle vous refusez de signer la demande. Cette information ne sera pas vue par le demandeur ou l’employeur ou parrain, mais elle peut être vue par Transports Canada et vos collègues au point d’inscription. Assurez-vous d’être professionnel et clair quant à la raison pour laquelle vous refusez de signer la demande. Cela permet à Transports Canada d’apporter des améliorations à la demande et au processus.

Ne cochez pas cette case, car cela empêchera toutes les demandes futures de vous parvenir.

Quand vous êtes prêts, électionnez ensuite « Refuser de signer ».

Envoyer la demande

Une fois que vous avez signé aux endroits indiqués et confirmer que les documents justificatifs sont clairs et correcte, sélectionnez « Terminer » en haut pour envoyer la demande à Transports Canada.

SAID et prise d'empreintes digitales

Si vous utilisez Livescan pour recueillir et soumettre les empreintes digitales du demandeur, vous n’avez plus besoin de numériser la demande ou les pièces justificatives. Saisissez « 0 » pour le nombre de pages à numériser. Il faut toutefois entrer les huit premiers chiffres du numéro de DHSMT dans le champ « numéro de référence individuel du participant » dans le système SAID pour que Transports Canada puisse faire correspondre le système SAID avec la bonne DHSMT provenant de DocuSign.

Pour voir le numéro de DHSMT, sélectionnez le fichier, puis sélectionnez la première page du PDF sur le côté droit. Le numéro de DHSMT sera visible en haut de la demande.

Vous n’êtes plus tenu d’envoyer quoi que ce soit par la poste à Transports Canada.

Si vous n’utilisez pas LiveScan, vous devez quand même envoyer les cartes d’empreintes digitales et une photo du demandeur à Transports Canada. Veuillez inscrire les huit premiers chiffres du numéro de DHSMT sur la carte d’empreintes digitales afin que Transports Canada puisse associer les empreintes digitales à la bonne demande.