Appendice – Fichiers de renseignements personnels

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Les fichiers de renseignements personnels (FRP) sont des descriptions des renseignements personnels détenus par des institutions gouvernementales au sujet de personnes, afin d’appuyer des programmes ou des activités en particulier. La Loi sur la protection des renseignements personnels exige que les fichiers de renseignements personnels incluent tous les renseignements personnels qui sont classés et marqués de façon à pouvoir être retrouvés par référence au nom d’un particulier ou à un numéro, symbole ou autre indication identificatrice propre à ce particulier. Les fichiers de renseignements personnels doivent également inclure les renseignements personnels qui sont utilisés ou qui ont été utilisés ou qui sont accessibles à des fins administratives.

Veuillez consulter le glossaire du Secrétariat du Conseil du Trésor pour obtenir une description des divers types de fichiers de renseignements personnels et une explication de leur contenu.

Vous trouverez ci-dessous une liste des FRP spécifiques aux institutions de Transports Canada.

Liste des fichiers de renseignements personnels

Titres - Noms des fichiers de renseignements personnels	Numéros des fichiers
Examens médicaux	TC PPU 020
Médecins examinateurs de l’Aviation civile (MEAC)	TC PPU 031
Délivrance des licences de techniciens d’entretien d’aéronefs	TC PPU 011
Immatriculation et location des aéronefs	TC PPU 010
Application de la loi en aviation	TC PPU 015
Sources d’information sur les événements aéronautiques	TC PPU 014
Délivrance des licences du personnel de l’aviation civile	TC PPU 005
Programme de protection des passagers (PPP) – Liste des personnes précisées	TC PPU 001
Programme de Ciblage du fret aérien préalable au chargement (CFAPC)	TC PPU 064
Programme d’habilitation de sécurité en matière de transport	TC PPU 093
Programme d’exemption au titre de l’intérêt national (PEIN)	TC PPU 056
Programme d’incitatifs pour les véhicules à zéro émission	TC PPU 052
Pièces d’identité des gens de mer canadiens, livrets de congédiement et registres du service en mer	TC PPU 040
Programme national de compétence des conducteurs d’embarcations de plaisance	TC PPU 023
Certificats de compétence et documents des gens de mer	TC PPU 030
Médecins examinateurs de la marine	TC PPU 054
Système de recherche d'informations sur l'immatriculation des bâtiments	TC PPU 041
Programme d’application de la loi de la Sécurité maritime	TC PPU 021
Incidents maritimes et événements dangereux	TC PPU 048
Permis d’embarcation de plaisance	TC PPU 044
Programme de protection des eaux navigables	TC PPU 086
Bureau de réexamen – Programme d’habilitation de sécurité en matière de transport maritime (PHSTM)	TC PPU 028
Importation de véhicules	TC PPU 006
Plaintes sur des défauts des véhicules automobiles et d’équipements automobiles	TC PPU 003
Permis d’exploitation de véhicules côté piste	TC PPU 085
Portail de gestion des drones	TC PPU 007

Examens médicaux

Description : Ce fichier renferme des renseignements sur les médecins-examinateurs de l’aviation civile (médecins autorisés) nommés par le ministre des Transports pour effectuer les examens médicaux requis des pilotes, des contrôleurs de la circulation aérienne et des mécaniciens de bord.

Les renseignements personnels qui y figurent peuvent notamment comprendre le nom, les données biographiques, le statut de citoyenneté, les coordonnées, la date de naissance, les renseignements relatifs à l’emploi, le genre ou le sexe, la langue, d’autres numéros d’identification, la signature ainsi que les opinions ou les points de vue exprimés par des personnes ou formulés à leur sujet.

Catégorie de personnes : Médecins examinateurs de l’Aviation civile nommés (médecins autorisés).

Objet Les renseignements personnels sont recueillis conformément à l’article 4.9 de la Loi sur l’aéronautique et à l’article 404.16 du Règlement de l’aviation canadien. Ils sont utilisés aux fins de la nomination de médecins à titre de médecins-examinateurs de l’aviation civile désignés.

Usages compatibles : Les renseignements sont utilisés pour communiquer avec les médecins-examinateurs de l’aviation civile (MEAC) au sujet des publications aéronautiques et pour les informer des séances de formation obligatoires. Les nom et coordonnées professionnels des MEAC sont affichés sur le site Web de Transports Canada afin de permettre aux clients de communiquer avec eux pour prendre rendez-vous en vue d’un examen médical.

Des renseignements concernant les lacunes relevées dans l’exercice des fonctions d’un MEAC sont également recueillis afin de déterminer s’il est nécessaire de lui transmettre des directives de mesures correctives. Selon la nature et la gravité des lacunes constatées ainsi que les mesures correctives disponibles, Transports Canada peut révoquer ou mettre fin aux pouvoirs délégués du MEAC.

Les renseignements personnels peuvent également être utilisés ou communiqués aux fins de l’application de la loi (Application de la loi en aviation, TC FRP PPU 015), ainsi qu’à des fins de vérification, d’évaluation de programmes, de production de rapports et de reddition de comptes auprès de la haute direction.

Normes de conservation et de disposition : En cours d’élaboration.

Numéro de l’autorisation de disposition de documents (ADD) : 99/021

Renvoi au dossier numéro : TC ASA 003

Numéro d’enregistrement du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) : 001046

Numéro du fichier : TC PPU 020 

Médecins examinateurs de l’Aviation civile (MEAC)

Description : Ce fichier renferme des renseignements sur les médecins-examinateurs de l’aviation civile (médecins autorisés) nommés par le ministre des Transports pour effectuer les examens médicaux requis des pilotes, des contrôleurs de la circulation aérienne et des mécaniciens de bord.

Les renseignements personnels qui y figurent peuvent notamment comprendre le nom, les données biographiques, le statut de citoyenneté, les coordonnées, la date de naissance, les renseignements relatifs à l’emploi, le genre ou le sexe, la langue, d’autres numéros d’identification, la signature ainsi que les opinions ou les points de vue exprimés par des personnes ou formulés à leur sujet.

Catégorie de personnes : Médecins examinateurs de l’Aviation civile nommés (médecins autorisés)

Objet : Les renseignements personnels sont recueillis conformément à l’article 4.9 de la Loi sur l’aéronautique et à l’article 404.16 du Règlement de l’aviation canadien. Ils sont utilisés aux fins de la nomination de médecins à titre de médecins-examinateurs de l’aviation civile désignés.

Usages compatibles : Les renseignements sont utilisés pour communiquer avec les médecins-examinateurs de l’aviation civile (MEAC) au sujet des publications aéronautiques et pour les informer des séances de formation obligatoires. Les nom et coordonnées professionnels des MEAC sont affichés sur le site Web de Transports Canada afin de permettre aux clients de communiquer avec eux pour prendre rendez-vous en vue d’un examen médical.

Des renseignements concernant les lacunes relevées dans l’exercice des fonctions d’un MEAC sont également recueillis afin de déterminer s’il est nécessaire de lui transmettre des directives de mesures correctives. Selon la nature et la gravité des lacunes constatées ainsi que les mesures correctives disponibles, Transports Canada peut révoquer ou mettre fin aux pouvoirs délégués du MEAC.

Les renseignements personnels peuvent également être utilisés ou communiqués aux fins de l’application de la loi (Application de la loi en aviation, TC FRP PPU 015), ainsi qu’à des fins de vérification, d’évaluation de programmes, de production de rapports et de reddition de comptes auprès de la haute direction.

Normes de conservation et de disposition : En cours d’élaboration.

Numéro ADD : 96/026

Renvoi au dossier numéro : TC ASA 003

Enregistrement SCT : 20110265

Numéro du fichier : TC PPU 031

Délivrance des licences de techniciens d’entretien d’aéronefs

Description : Ce fichier décrit les renseignements personnels liés aux évaluations médicales des titulaires de licences et de permis de l’aviation civile et de la marine.

Ces évaluations visent à déterminer l’aptitude physique et mentale des personnes en vue de la délivrance ou du renouvellement des certificats médicaux nécessaires à la validation de leur licence ou permis.

Les évaluations sont effectuées par des médecins examinateurs de l’aviation civile ou de la marine, soit des médecins agréés ou d’autres professionnels de la santé désignés, autorisés à effectuer ces examens conformément aux règlements applicables.

Les renseignements personnels recueillis peuvent comprendre le nom, des renseignements biographiques, le statut de la citoyenneté, les coordonnées, la date de naissance, des renseignements relatifs à l’emploi, le genre ou le sexe, la langue, des renseignements médicaux, d’autres numéros d’identification, des photographies, la signature, le numéro d’assurance sociale ainsi que les opinions ou points de vue d’une personne ou à son sujet.

Catégorie de personnes : Titulaires de licences ou de permis de l’aviation civile et de la marine, notamment les pilotes, les contrôleurs de la circulation aérienne, les mécaniciens navigants et les gens de mer.

Remarque : Le programme recueille indirectement des renseignements personnels par l’entremise des médecins-examinateurs de l’aviation civile (MEAC) qui réalisent les examens médicaux des demandeurs et des titulaires de licence d’aviation afin de déterminer leur aptitude médicale à exercer des fonctions aéronautiques. Les MEAC sont des médecins désignés par le ministre des Transports pour effectuer ces examens en vertu des pouvoirs qui leur sont délégués (MEAC, TC PPU 031).

Objet : Les renseignements médicaux personnels sont utilisés pour déterminer si un individu satisfait aux exigences de certification médicale applicables au personnel aéronautique titulaire d’un brevet ou d’une licence, ainsi qu’aux gens de mer canadiens brevetés, conformément au Règlement de l’aviation canadien et au Règlement sur le personnel maritime.

Les renseignements personnels sont recueillis en vertu de la Loi sur l’aéronautique, des parties 404 et 424 du Règlement de l’aviation canadien, ainsi que de la Loi de 2001 sur la marine marchande du Canada et des articles 274 à 278 du Règlement sur le personnel maritime.

Ce fichier a été révisé en 2011. Il portait auparavant le titre Système d’information médicale de l’Aviation civile (SIMAC).

Les renseignements personnels sont recueillis et utilisés conformément aux articles 68, 69 et 79c) de la Loi d’aide à l’exécution des ordonnances et des ententes familiales (LAEOEF) afin de déterminer si une personne identifiée par le ministère de la Justice est titulaire ou demandeuse d’une licence d’aviation. Le cas échéant, un certificat médical peut être suspendu afin d’empêcher la délivrance ou le renouvellement d’une licence d’aviation.

Usages compatibles : Les deux programmes utilisent des dossiers médicaux, tant papier qu’électroniques, afin de recueillir, d’évaluer et de certifier les personnes visées. Les services responsables de la délivrance des licences dans les domaines de l’aviation et de la médecine maritime peuvent délivrer les certificats médicaux requis, lesquels font partie intégrante des documents de licence.

Les renseignements personnels peuvent être communiqués au Tribunal d’appel des transports du Canada dans le cadre de l’examen de décisions relatives à la délivrance, à la suspension ou à la révocation de licences ou de certificats.

Les renseignements personnels peuvent également être utilisés ou communiqués à des fins de vérification, d’évaluation de programmes et de production de rapports destinés à la haute direction.

Les renseignements personnels peuvent être utilisés à des fins d’application de la loi, conformément au fichier de renseignements personnels Application de la loi en aviation (TC FRP PPU 015).

Afin de garantir qu’une évaluation médicale repose sur un historique médical complet, les médecins-examinateurs de l’aviation civile peuvent consulter les résultats d’examens médicaux antérieurs, quel qu’en soit l’auteur.

Remarque : il n’est pas nécessaire d’indiquer l’évaluation et le suivi en tant qu’usage compatible.

Normes de conservation et de disposition : Pour le programme de l’Aviation civile, les renseignements personnels sont conservés jusqu’à ce que la personne atteigne l’âge de 100 ans ou jusqu’à 15 ans après la date à laquelle le Ministère est informé de son décès, selon la première éventualité applicable. À l’expiration de la période de conservation, les renseignements sont détruits. Toutefois, lorsque le dossier d’aviation d’une personne a été créé avant 1940, les renseignements ne sont pas détruits à la fin de cette période. Ils sont plutôt transférés à Bibliothèque et Archives Canada dans leur format d’origine à des fins de préservation.

Pour le programme de médecine maritime, les renseignements personnels sont conservés pendant cinq ans suivant la dernière mesure administrative prise au dossier, puis ils sont détruits conformément aux procédures de conservation et d’élimination approuvées.

Numéro ADD : 98/010

Renvoi au programme numéro : TC ASA 005, TC ASA 010

Enregistrement SCT : 005184

Numéro du fichier : TC PPU 011

Immatriculation et location des aéronefs

Description : Ce fichier contient des renseignements liés à l’immatriculation et à la location des aéronefs immatriculés au Canada à des particuliers ou à des entités admissibles qui ont la garde et le contrôle de l’aéronef. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, la citoyenneté, l’adresse, le numéro de téléphone, le numéro de télécopieur et le courriel des propriétaires, bailleurs et preneurs actuellement ou précédemment enregistrés d’aéronefs immatriculés au Canada.

Catégorie de personnes : Propriétaires, bailleurs et preneurs actuellement et précédemment enregistrés d’aéronefs immatriculés au Canada.

Remarque : Ce fichier a été révisé en 2016. Les renseignements personnels sont conservés dans le Registre d’immatriculation des aéronefs civils canadiens, qui comprend le nom et l’adresse de chaque propriétaire enregistré. Les renseignements personnels sont également utilisés par le Système informatique du Registre d’immatriculation des aéronefs civils canadiens – évolution (SIRRIACC-E), une base de données en ligne qui prend en charge plusieurs envois de diverses divisions de Transports Canada.

Objet : Les renseignements personnels sont utilisés pour l’immatriculation et la location des aéronefs immatriculés au Canada à des particuliers ou à des entités admissibles qui ont la garde et le contrôle de l’aéronef. Les renseignements personnels sont recueillis en vertu de la Loi sur l’aéronautique, au titre des articles 202.02, 202.16, 202.35, 202.51, 202.52, 202.57 et 203.03 du Règlement de l’aviation canadien.

Usages compatibles : Conformément à la réglementation, les renseignements personnels sélectionnés sont publiés sur Internet afin de remplir l’obligation de Transports Canada envers l’Organisation de l’aviation civile internationale. Les renseignements sont publiés en vertu de la partie II, Identification et immatriculation des aéronefs et utilisation d’aéronefs loués par des personnes qui ne sont pas propriétaires enregistrés, sous-partie 2, Marquage et immatriculation des aéronefs, section IX – Registre des aéronefs civils canadiens, article 202.69 Publication du registre du Règlement de l’aviation canadien. Les noms et les adresses peuvent également être utilisés par Transports Canada ainsi que les constructeurs d’aéronefs et les équipementiers pour les envois ou pour la diffusion de renseignements sur la sécurité. Les consignes de navigabilité (CN), les rapports annuels d’information sur la navigabilité aérienne (RAINA), les bulletins de service (BS) et d’autres types de renseignements concernant les propriétaires d’aéronefs, leur aéronef et la sécurité de vol au Canada sont distribués au moyen du SIRIACC-E. Les noms et les adresses peuvent également être communiqués au public, à la police et aux services de sécurité, aux autorités douanières et aux autorités de recherche et sauvetage, ainsi qu’aux autorités étrangères qui participent à la sécurité aérienne. Les renseignements figurant dans le Registre d’immatriculation des aéronefs civils canadiens, comme le nom et l’adresse des propriétaires enregistrés d’aéronefs, sont accessibles au public. Les renseignements personnels sont utilisés par d’autres bases de données de l’Aviation civile et y sont liées, comme le Système national d’approbation de produits aéronautiques (SNAPA), le Système Web d’information sur le maintien de la navigabilité (SWIMN), le Système national d’information sur les compagnies d’aviation (SNICA), le Système informatisé de gestion de l’application de la loi (SIGAL) et le Système de compte rendu quotidien des événements de l’Aviation civile (SCRQEAC) afin de remplir, dans chaque base de données respective, les renseignements relatifs à l’immatriculation et à la délivrance de la licence de l’aéronef.

Normes de conservation et de disposition : Les renseignements sont conservés pendant dix ans après la suppression d’un aéronef dans le registre, puis sont transférés à Bibliothèque et Archives Canada.

Numéro ADD : 98/010

Renvoi au programme numéro : TC ASA 005

Enregistrement SCT : 001044

Numéro du fichier : TC PPU 010

Application de la loi en aviation

Description : Ces fichiers contiennent les antécédents de toutes les personnes ayant participé à des mesures d’application de la loi.

Catégorie de personnes : Les personnes reconnues dans le cadre de mesures d’application de la loi, qu’elles soient titulaires ou non de documents d’aviation canadiens, et les ressortissants étrangers, qu’ils soient titulaires d’une licence ou non.

Objet : Ces renseignements sont utilisés pour élaborer des politiques et des procédures d’application de la loi, pour la supervision fonctionnelle et la vérification des activités d’application de la loi par les bureaux régionaux et pour la communication avec les autres ministères fédéraux, y compris le ministère de la Justice et la Gendarmerie royale du Canada, concernant l’application de la partie I de la Loi sur l’aéronautique et de ses règlements et diverses fonctions administratives connexes, ainsi qu’à des fins statistiques.

Usages compatibles : Surveiller, évaluer et faire appliquer la réglementation afin d’assurer la sécurité publique.

Normes de conservation et de disposition : Cinq ans ou moins lorsqu’une loi ou une politique le prescrit.

Numéro d’ADD : 80/029 et 98/010

Renvoi au dossier numéro : TC ASA 005

Enregistrement SCT : 001045

Numéro du fichier : TC PPU 015

Sources d’information sur les événements aéronautiques

Description : Renseignements sur les événements opérationnels au sein du Système national de transport aérien civil. Ces fichiers contiennent les renseignements suivants (dans la mesure du possible) : type d’événement, date, lieu, renseignements sur l’événement, description narrative de l’événement, marque et modèle de l’aéronef, exploitant ou propriétaire de l’aéronef, nombre de décès, renseignements sur l’aérodrome, numéro du Bureau de la sécurité des transports du Canada et catégorie d’enquêtes, numéro de vol, catégorie d’aéronef, année de construction de l’aéronef, type de train d’atterrissage, dommages subis par l’aéronef, type d’exploitant et immatriculation de l’aéronef.

Catégorie de personnes : Membres de l’industrie aéronautique et autres membres du public.

Objet : Ces renseignements sont utilisés pour fournir en temps voulu à la haute direction des renseignements sur les événements opérationnels au sein du Système national de transport aérien civil (SNTAC). Ils visent à compléter, et non à remplacer, les systèmes normaux de production de rapports opérationnels et fonctionnels et les procédures d’enquête habituelles : a) les renseignements du Système de compte rendu quotidien des événements de l’Aviation civile (SCRQEAC) sont utilisés pour la détermination anticipée des dangers potentiels et des déficiences du système et la facilitation de l’évaluation des risques connexes. Les renseignements contenus dans ces rapports sont de nature préliminaire. Ces renseignements peuvent être utilisés dans le cadre de mesures d’application de la loi prises en vertu de la Loi sur l’aéronautique ou peuvent mener à de telles mesures; b) les rapports d’incident aérien (RIA) servent à informer la haute direction des événements en temps voulu. Les renseignements contenus dans ces rapports sont de nature préliminaire; c) les rapports sur les faits aéronautiques (RFA) sont produits par NAV Canada afin de remplir ses exigences en matière de rapports envers Transports Canada et servent de source de données brutes à saisir dans le SCRQEAC ou pour la production des RIA. Les renseignements contenus dans ces rapports sont de nature préliminaire; d) les rapports sur le Web offrent une source supplémentaire de données sur les événements en provenance des aéroports et du public et servent à la détermination des dangers et des lacunes sur le plan de la sécurité. Ce système est volontaire et les renseignements contenus dans ces rapports sont de nature préliminaire.

Usages compatibles : Le SCRQEAC est amplement utilisé au sein de Transports Canada, du Bureau de la sécurité des transports du Canada, de NAV Canada, du ministère de la Défense nationale (MDN) et de la Gendarmerie royale du Canada (GRC) pour la détermination des dangers et des lacunes sur le plan de la sécurité. Les RIA sont utilisés pour fournir des renseignements initiaux sur les faits aéronautiques à la haute direction de Transports Canada et d’autres ministères concernés (MDN, solliciteur général) ou aux autorités de l’aviation et aux gouvernements étrangers.

Normes de conservation et de disposition : Vingt ans après la conclusion, puis transfert à Bibliothèque et Archives Canada.

Renvoi au dossier numéro : TC ASA 005

Enregistrement SCT : 005336

Numéro du fichier : TC PPU 014

Délivrance des licences du personnel de l’aviation civile

Description : Ce fichier décrit les renseignements liés à la délivrance, à la validation, à la surveillance et au contrôle de tous les documents d’aviation canadiens (c’est‑à‑dire les licences et les permis) aux personnes qui pilotent ou contrôlent des aéronefs. Les renseignements personnels sur les personnes qui pilotent ou contrôlent des aéronefs peuvent comprendre le nom, des renseignements biographiques, le statut de ciblage, les coordonnées, la date de naissance, la date de décès, les renseignements personnels de l’employé, les renseignements financiers, le genre/sexe, la langue, les renseignements médicaux, d’autres numéros d’identification, une photo, une signature, un numéro d’assurance sociale et des opinions ou points de vue de la part de personnes ou à leur sujet.

Les renseignements personnels recueillis sur les ministres délégués qui assument diverses responsabilités à l’appui de l’octroi de licences au personnel de l’aviation comprennent le nom, les coordonnées, les renseignements personnels sur les employés, d’autres numéros d’identification et les opinions ou points de vue des personnes ou de ceux-ci.

Catégorie de personnes : Membres d’équipage de conduite d’aéronefs, contrôleurs de la circulation aérienne et personnes qui demandent de telles licences et de tels permis, ainsi que les personnes à qui le ministre a délégué des fonctions à l’appui du programme.

Remarque : Le programme recueille des renseignements personnels sur les personnes qui sont en souffrance en vertu d’une ordonnance alimentaire de la part du ministère de la Justice pour appuyer la suspension ou le refus d’un permis, comme l’exige la Loi d’aide à l’exécution des ordonnances et des ententes familiales (LAEOEF).

Remarque : Avant 2012, le programme recueillait le numéro d’assurance sociale (NAS) du ministère de la Justice pour identifier les titulaires de permis qui ont des arriérés importants en vertu d’une ordonnance alimentaire, de sorte que le programme puisse suspendre leur permis et refuser la délivrance de nouveaux permis, comme l’exige la Loi d’aide à l’exécution des ordonnances et des ententes familiales (LAEOEF). Le programme a cessé de recueillir le NAS auprès du ministère de la Justice en 2012 ; toutefois, les dossiers du programme contiennent toujours le NAS des dossiers recueillis avant 2012.

Remarque : Avec le consentement de la personne, les renseignements personnels sont recueillis indirectement auprès de l’Agence du revenu du Canada à des fins de validation de l’identité seulement.

Remarque : Le programme recueille indirectement des renseignements personnels auprès des médecins-examinateurs de l’aviation civile (MEAC) qui effectuent des examens médicaux des demandeurs et des titulaires de licence d’aviation pour s’assurer qu’ils sont médicalement aptes à exercer leurs fonctions aéronautiques. Les MEAC sont des médecins canadiens qui sont délégués par le ministre des Transports pour effectuer ces examens médicaux ; voir Examens médicaux (TC PPU 020 et MEAC (TC PPU 031).

Remarque : Le programme recueille indirectement des renseignements personnels sur les demandeurs et les titulaires de licence auprès de personnes à qui le ministre a délégué une fonction à l’appui du programme.

Remarque : Le programme recueille indirectement des renseignements personnels sur les demandeurs de licence de contrôleur aérien auprès de leur employeur.

Remarque : En plus des exigences précisées dans le formulaire de demande d’accès à des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, les personnes qui demandent des renseignements décrits dans ce fichier doivent fournir l’autorisation légale aux personnes qui agissent au nom d’un titulaire de compte ou d’une succession et qui ont un besoin lié au travail de conserver les données ou d’y accéder ; pouvoir législatif (comme l’application de la loi ou d’autres enquêtes). Les renseignements sur le type de licence, les qualifications et la date de validité d’une personne sont communiqués au grand public en réponse à une demande précise.

Numéro d’assurance sociale : Le NAS a été recueilli, mais n’a pas été recueilli depuis 2012 ; cependant, comme il est mentionné dans l’une des notes ci-dessus, Transports Canada assure la transparence que le NAS ait été recueilli dans le passé et qu’il soit conservé dans certains dossiers.

Objet : Les renseignements personnels sont utilisés pour administrer le programme de délivrance de licences aux membres d’équipage de conduite et aux contrôleurs de la circulation aérienne de l’aviation civile canadienne et pour déterminer l’admissibilité aux licences, aux permis et aux qualifications des membres d’équipage de conduite et des contrôleurs de la circulation aérienne. Les renseignements personnels sont recueillis en vertu de l’article 4.9 de la Loi sur l’aéronautique et de la partie IV du Règlement de l’aviation canadien – Délivrance des licences et formation du personnel – Sous-partie 1 – Permis, licences et qualifications des membres d’équipage de conduite.

Les renseignements personnels sont recueillis et utilisés en vertu des articles 68, 69 et 79c) de la LAEOEF pour déterminer si un débiteur identifié par le ministère de la Justice est un titulaire ou un demandeur de licence d’aviation et, le cas échéant, suspendre une licence et refuser de délivrer une nouvelle licence.

Usages compatibles : Les renseignements peuvent être utilisés ou divulgués à des fins d’application de la loi et de sécurité. Les noms, adresses et numéros de licence peuvent être communiqués aux Comptes débiteurs – TC POU 932 afin de s’assurer que les titulaires de documents d’aviation sont facturés pour le traitement des droits de licence, des certificats médicaux et d’autres coûts connexes.

Les renseignements personnels peuvent être communiqués à d’autres autorités de l’aviation civile dans le cadre des engagements internationaux de Transports Canada en vertu de l’Organisation de l’aviation civile internationale (OACI).

Les renseignements personnels peuvent être utilisés à des fins d’application de la loi (Application de la loi en aviation, TC FRP PPU 015).

Les renseignements personnels sont recueillis auprès du ministère de la Justice et divulgués au ministère de la Justice aux fins de couplage de données afin de suspendre un permis existant et de refuser d’en délivrer un nouveau pour les personnes qui ont un arriéré important d’une ordonnance alimentaire, conformément à la Loi d’aide à l’exécution des ordonnances et des ententes familiales (Aide à l’exécution des ordonnances et des ententes familiales, JUS PPU 125).

Les renseignements personnels peuvent être utilisés à des fins de vérification, d’évaluation et de production de rapports à la haute direction.

Normes de conservation et de disposition : Les renseignements seront conservés jusqu’à ce qu’une personne atteigne l’âge de 100 ans ou jusqu’à 15 ans après que le Ministère a été avisé du décès de la personne. Après l’expiration de la période de conservation, les renseignements seront détruits. Toutefois, lorsqu’un dossier d’aviation a été créé pour une personne avant 1940, les renseignements ne sont pas détruits après la période de conservation ; le fichier est transféré à Bibliothèque et Archives Canada dans son format original aux fins de préservation.

Numéro ADD : 98/010

Renvoi au dossier numéro : TC ASA 005

Enregistrement SCT : 001043

Numéro du fichier : TC PPU 005

Remarque : En plus des exigences énoncées dans la Formule de demande d’accès à des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor, les personnes qui demandent des renseignements contenus dans ce fichier doivent présenter l’autorisation légale si elles agissent au nom d’un titulaire de compte ou d’une succession et prouver qu’elles ont besoin de maintenir les données ou d’y accéder pour des raisons professionnelles; autorité législative (comme dans le cadre d’application des lois ou d’autres enquêtes). Les renseignements sur le type de licence, les qualifications et la date de validité sont communiqués au public en réponse à une demande précise.

Programme de protection des passagers (PPP) – Liste des personnes précisées

Description : Ce fichier décrit les renseignements personnels détenus par Transports Canada concernant les activités du Programme de protection des passagers et qui sont utilisés pour l’administration et l’application de la Loi sur la sûreté des déplacements aériens (LSDA). Cela a entraîné l’élaboration de la liste de la LSDA connue sous le nom de « Liste d’interdiction de vol » du Canada. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, le prénom et le deuxième prénom, la date de naissance, le sexe, de l’information contenu dans des dossiers de cas, ainsi que tout autre renseignement prescrit à l’article 2.3 du Règlement sur la sûreté des déplacements aériens (RSDA) concernant les personnes identifiées sur la liste de la LSDA.

Remarque : Sécurité publique Canada dirige l’administration du Programme de protection des passagers avec l’appui de l’Agence des services frontaliers du Canada et de Transports Canada. Transports Canada collabore avec Sécurité publique Canada pour gérer les correspondances potentielles avec la liste de la LSDA et avec les transporteurs aériens pour assurer la conformité au RSDA.

Le nom de ce fichier de renseignements personnels était auparavant le : Programme de protection des passagers (PPP) – Liste des personnes précisées.

Catégorie de personnes : Les personnes qui peuvent poser une menace pour la sûreté aérienne, ainsi que les personnes qui ont reçu une directive de Transports Canada.

Objet : Les renseignements personnels sont recueillis par les transporteurs aériens ou les exploitants de systèmes de réservation en vertu des paragraphes 6(2) et 13(b) de la LSDA et par Sécurité publique Canada sous le fichier de renseignements personnels SP SSCN 05: Programme de protection des passagers. Cet information personel est ensuite partagé avec Transports Canada à des fins de sûreté du transport et de sécurité nationale ainsi que pour déterminer : une correspondance positive entre les passagers et les personnes inscrites sur la liste de la LSDA; la menace que les personnes inscrites peuvent représenter lorsqu’elles tentent d’embarquer à bord d’un vol à un aéroport désigné canadien et/ou étranger; la directive de refuser l’embarquement, d’exiger un contrôle supplémentaire ou d’autoriser l’embarquement des personnes inscrites; et l’intervention opérationnelle nécessaire si les personnes inscrites sur la liste obtiennent un accès non autorisé à un aéronef.

Usages compatibles : Par l’entremise du Centre des opérations du Programme de protection des passagers (COPPP), Transports Canada peut divulguer des renseignements personnels aux entités identifiées à l’article 10 de la LSDA afin d’évaluer une correspondance potentielle avec la liste de la LSDA et, le cas échéant, de communiquer ou de coordonner les mesures prises en réponse à une correspondance positive. Si une correspondance est confirmée, le COPPP de Transports Canada donne une directive aux transporteurs aériens ou aux exploitants, au nom du ministre de la Sécurité publique, de refuser l’embarquement ou d’exiger un contrôle supplémentaire pour les personnes inscrites, et de leur fournir un document comprenant les coordonnées du Bureau de renseignement du Programme de protection des passagers Sécurité publique Canada.

Pour faire respecter la LSDA et le RSDA, Transports Canada peut également divulguer des renseignements personnels aux transporteurs aériens afin d’évaluer les cas potentiels de non-conformité.

Normes de conservation et de disposition : En vertu des paragraphes 18(1), 18(2) et 18(3) de la LSDA, les documents ou les registres sont conservés pendant sept jours, ensuite détruits. Les périodes de conservation sont atteintes au départ d’un vol prescrit par règlement ou, s’il est annulé, dans les sept jours suivant la date d’annulation du vol, à moins que ces renseignements ne soient raisonnablement requis pour l’application de la LSDA.

Il existe également des scénarios dans lesquels Transports Canada peut conserver des renseignements personnels pendant plus de sept jours, tel qu’une période de conservation de sept ans pour les données sur les passagers et les vols lorsqu’une directive a été émise pour refuser l’embarquement ou lorsqu’un contrôle supplémentaire a été jugé nécessaire.

Les dossiers de cas fournis à Transports Canada par Sécurité publique Canada sous le fichier de renseignements personnels SP SSCN 05: Programme de protection des passagers, qui sont utilisés à l'appui de la liste de la LSDA, sont conservés indéfiniment ou jusqu'à ce que Transports Canada reçoive des directives de Sécurité publique Canada concernant les mises à jour de la liste de la LSDA. Les renseignements personnels contenus dans les dossiers de cas jugés non nécessaires sont détruits.

Un dossier de litige, recueilli à l’origine par l’intermédiaire du Bureau de réexamen du Programme de protection des passagers de Transports Canada (maintenant défunt - sous le fichier de renseignements personnels PPU 027 de Transports Canada), est actuellement détenu par le Programme de protection des passagers. Il sera conservé par Transports Canada jusqu’à la fin de la suspension du litige, après quoi il sera supprimé, détruit ou transféré au Bureau des demandes de renseignements sur la protection des passagers de Sécurité publique Canada en vertu du fichier de renseignements personnels SP SSCN 03: Bureau des demandes de renseignements du Programme de protection des passagers.

Numéro ADD : 96/019

Renvoi au dossier numéro : TC ASE 007

Enregistrement SCT : 20091008

Numéro du fichier : TC PPU 001

Remarque : Sécurité publique Canada fournit à Transports Canada, au plus tard tous les trente jours, la LPP, les renseignements destinés à la base de données à l’appui de la LPP sous forme de résumés de cas concernant les personnes ajoutées à la LPP, et les mises à jour sur les résumés de cas existants. Transports Canada fournit ensuite la LPP aux transporteurs aériens et aux exploitants de systèmes de réservation, qui l’utilisent pendant le contrôle de sécurité préalable à l’embarquement.

Programme de Ciblage du fret aérien préalable au chargement (CFAPC)

Description : Ce fichier décrit les renseignements recueillis dans le cadre du Programme de ciblage du fret aérien préalable au chargement (CFAPC); il s’agit de renseignements préalables concernant le fret avant chargement (RPCF-AC) obtenus des transporteurs aériens ou de leurs agents désignés à des fins d’évaluation des risques. Les RPCF-AC comprennent huit éléments de données : nom de l’expéditeur, adresse de l’expéditeur, nom du destinataire, adresse du destinataire, poids total de l’envoi, nombre d’articles dans l’envoi, description de l’envoi et numéro de la lettre de transport aérien. Ces informations sont transmises à Transports Canada par voie électronique au moyen de l’API Web.

En outre, le programme de CFAPC permet de recueillir les coordonnées (nom, numéro de téléphone et adresse électronique) des représentants de l’entreprise chargés de la sûreté du fret aérien, de la transmission des éléments de données et/ou de la mise en œuvre de mesures d’atténuation des risques, le cas échéant.

Catégorie de personnes : Les expéditeurs et les destinataires qui envoient au Canada du fret provenant d’une entité étrangère. Les employés des entreprises autorisées à communiquer des informations sur le fret aérien dans le cadre du programme de CFAPC.

Objet : Ce sous-programme permet d’accroître la sûreté du secteur de l’aviation en évaluant les renseignements préalables concernant le fret avant chargement (RPCF-AC) afin de repérer les envois à haut risque avant leur chargement à bord d’un vol à destination du Canada. Les renseignements personnels contenus dans les RPCF-AC peuvent comprendre le nom et l’adresse de l’expéditeur, le nom et l’adresse du destinataire, la description des marchandises et, dans certains cas, un bordereau de marchandises.

Les renseignements personnels sont recueillis auprès des transporteurs aériens ou de leurs représentants délégués conformément à l’article 4.71 de la Loi sur l’aéronautique à des fins de sûreté des transports. Les exigences relatives au programme et aux éléments de données sont prescrites par les modifications proposées au Règlement canadien de 2012 sur la sûreté aérienne, qui ont été publiées dans la Partie II de la Gazette du Canada le 23 octobre 2024 et entrent en vigueur le 1^er avril 2025.

Usages compatibles : Transports Canada peut utiliser des renseignements personnels tels que le nom et l’adresse de l’expéditeur et du destinataire en combinaison avec d’autres données de la lettre de transport aérien à des fins d’analyse des tendances et des risques et d’évaluation du programme.

Les coordonnées des employés des entreprises enregistrées pourraient être partagées au sein de Transports Canada afin de faciliter l’échange d’informations concernant d’autres programmes pertinents.

Normes de conservation et de disposition : Les renseignements personnels sont de nature éphémère, car les données des ressources d’information à valeur commerciale seront conservées dans le lac de données Azure eBIDA pour l’IA du CFAPC. Les renseignements éphémères peuvent être éliminés en vertu de l’Autorisation de disposition de documents éphémères 2016/001.

Les documents relatifs à l’administration et à la gestion des programmes d’infrastructure de transport doivent être conservés pendant une période de 10 ans à compter de la dernière mesure administrative, conformément à l’Autorisation de disposition de documents 2016/005. Avant d’éliminer ces documents, un examen complet par Bibliothèque et Archives Canada est nécessaire.

Numéro ADD : 2016/001, 2016/005

Renvoi au dossier numéro : TC ASA 007

Enregistrement SCT : 20250067

Numéro du fichier : TC PPU 064

Programme d’habilitation de sécurité en matière de transport

Description : Le présent fichier décrit les renseignements personnels recueillis, utilisés, communiqués et conservés par Transports Canada dans le cadre de l’administration des programmes d’habilitation de sécurité en matière de transport. Ces programmes appuient le mandat du ministre des Transports, qui consiste à maintenir un réseau de transport sûr et sécuritaire en contrôlant les personnes qui doivent avoir un accès non escorté à des zones réglementées dans les installations aéronautiques, maritimes et ferroviaires, y compris les zones de précontrôle désignées.

Les renseignements personnels décrits dans le présent fichier peuvent comprendre : le nom, les coordonnées, la date et le lieu de naissance, le sexe, la citoyenneté, les renseignements biographiques, les antécédents professionnels, scolaires et de voyage, les caractéristiques physiques, la photo, les renseignements biométriques, les vérifications ou les antécédents criminels, les opinions ou les points de vue exprimés par ou sur des individus, les numéros d’identification (tels que les numéros de passeport et les numéros de contrôle des documents de Transports Canada) ainsi que les évaluations de personnes reçues des partenaires de contrôle autorisés.

Les renseignements personnels sont classés par demandeur et peuvent être consultés par nom ou par numéro d’identification attribué. Ils sont utilisés à des fins administratives au sens de la Loi sur la protection des renseignements personnels, notamment pour déterminer si une habilitation de sécurité en matière de transport ou une autorisation d’accès devrait être accordée, refusée, suspendue ou annulée.

Catégorie de personnes : Les renseignements décrits dans le présent fichier concernent les personnes qui demandent ou détiennent une habilitation de sécurité en matière de transport ou une autorisation d’accès dans les secteurs du transport aérien, maritime ou ferroviaire nécessitant un accès non escorté à des zones réglementées. Les renseignements personnels relatifs aux conjoints ou conjoints de fait actuels ou anciens peuvent également être recueillis à des fins de contrôle de sécurité.

Objet :

Les renseignements personnels sont utilisés pour :

• vérifier l’identité d’une personne;
• effectuer des vérifications relatives au casier judiciaire, à l’immigration, aux douanes et à la sécurité nationale;
• évaluer si une personne est admissible à demander une habilitation d’accès;
• évaluer si une personne représente un risque pour la sécurité des transports;
• évaluer si une personne représente un risque pour la sécurité ou l’intégrité des frontières;
• prendre des décisions administratives concernant l’octroi, le refus, la suspension ou l’annulation d’une habilitation de sécurité en matière de transport;
• prendre des décisions administratives concernant l’octroi, le refus, la suspension ou l’annulation d’une autorisation d’accès;
• évaluer et traiter une demande d’appel concernant une décision de refus, d’annulation ou de suspension de l’habilitation de sécurité d’une personne;
• gérer les titres d’accès aux zones réglementées;
• réaliser des rapports, des évaluations et des analyses statistiques sur le programme (à des fins non administratives, en anonymisant les données dans la mesure du possible).

Les renseignements personnels sont recueillis conformément aux articles 4.8, 4.21 et 4.71 de la Loi sur l’aéronautique, aux articles 5 et 7 de la Loi sur la sûreté du transport maritime, aux paragraphes 6(1) et 43(1) de la Loi sur le précontrôle (2016), de la partie 5 du Règlement sur la sûreté du transport maritime et des articles 2.01 et 2.02 du Règlement sur le contrôle préalable au Canada, aux fins de l’administration des programmes de sûreté des transports et d’habilitation d’accès.

Usages compatibles : Les renseignements personnels peuvent être utilisés et communiqués d’une manière conforme à l’objectif d’évaluation de l’admissibilité d’une personne à une habilitation de sécurité en matière de transport ou à une autorisation d’accès.

Les renseignements d’identification et les renseignements généraux peuvent être communiqués à la Gendarmerie royale du Canada (GRC) afin de vérifier les antécédents judiciaires à partir des empreintes digitales et du nom, et d’évaluer les liens possibles avec des organisations criminelles. S’il y a lieu, la GRC peut divulguer des renseignements personnels au Federal Bureau of Investigation (FBI) des États-Unis pour effectuer des vérifications de casier judiciaire aux États-Unis pour les demandeurs qui ont vécu aux États-Unis, ont des liens avec ce pays ou en sont citoyens.

Des renseignements personnels peuvent être communiqués au Service canadien du renseignement de sécurité (SCRS) afin de déterminer si un demandeur pourrait être une menace pour la sécurité du Canada au sens de la Loi sur le Service canadien du renseignement de sécurité.

Les renseignements d’identification pertinents peuvent également être communiqués à l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) afin de déceler les infractions en matière de douanes ou d’immigration, ainsi que tout autre renseignement lié à l’application de la loi à la frontière qui est pertinent pour l’évaluation de sécurité.

Pour ce qui est des personnes nécessitant un accès aux zones de précontrôle au Canada, des renseignements d’identification limités peuvent être divulgués au Department of Homeland Security des États-Unis, représenté par la Customs and Border Protection des États-Unis, qui peut par la suite utiliser et divulguer ces renseignements à d’autres départements et organismes au sein du gouvernement américain pour : effectuer des recherches dans les banques de données auxquelles les États-Unis ont accès, ou qu’ils contrôlent, pouvant contenir des informations relatives aux antécédents criminels, ou aux accusations, aux accusations judiciaires ou à d’autres informations défavorables ou enquêtes criminelles aux États-Unis, conformément aux lois applicables et aux accords d’échange de renseignements. Les renseignements personnels sont communiqués à la Customs and Border Protection des États-Unis avec le consentement du demandeur ou conformément au paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Pour ce qui est des citoyens naturalisés, des résidents permanents ou des travailleurs temporaires, les renseignements pertinents relatifs à l’identité et à l’immigration peuvent être divulgués à Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) afin de vérifier le statut d’immigration ou de citoyenneté.

Les renseignements personnels peuvent également être communiqués aux organismes d’application de la loi canadiens ou étrangers et à d’autres institutions fédérales lorsque cela est nécessaire pour appuyer la décision d’habilitation.

Transports Canada peut également divulguer des renseignements sur le statut d’habilitation aux autorités aéroportuaires, portuaires, ferroviaires ou autres autorités d’enregistrement dans le but de gérer les pièces justificatives pour l’accès aux zones réglementées. Dans le cas des habilitations de sécurité en matière de transport aérien, le statut d’habilitation, la date d’expiration et les identifiants connexes peuvent être communiqués à l’Administration canadienne de la sûreté du transport aérien (ACSTA) afin de permettre la délivrance et la gestion d’une carte d’identité de zone réglementée (CIZR). Dans le cas des habilitations de sécurité en matière de transport maritime, les renseignements peuvent être communiqués au Bureau de réexamen de Transports Canada lorsqu’un demandeur souhaite faire réexaminer une décision de refus ou d’annulation.

Les renseignements personnels peuvent également être utilisés à des fins de litige, d’évaluation de programme, d’audit, de recherche et de rapports statistiques, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Normes de conservation et de disposition : Les dossiers sont conservés pendant toute la durée de validité de l’habilitation et pendant une période déterminée après celle-ci. Les renseignements personnels sont conservés pendant deux ans après l’expiration de l’habilitation de sécurité en matière de transport ou de l’autorisation d’accès d’une personne, ou pendant deux ans après qu’une personne à qui une habilitation de sécurité en matière de transport a été accordée n’a plus besoin d’accéder aux zones réglementées des aéroports, des ports maritimes et des chemins de fer. Après deux ans, les renseignements sont détruits ou anonymisés.

Les dossiers relatifs aux habilitations refusées ou annulées peuvent être conservés pendant une période plus longue, conformément aux exigences opérationnelles et juridiques. Les demandes d’habilitation de sécurité en matière de transport qui sont annulées ou refusées sont conservées pendant deux ans après la dernière mesure administrative concernant la personne, puis éliminées conformément aux calendriers approuvés.

Numéro ADD : 2016/005

Renvoi au dossier numéro : TC ASE 010, TC ASE 014, TC MSE 004

Enregistrement SCT : 002868

Numéro du fichier : TC PPU 093

Programme d’exemption au titre de l’intérêt national (PEIN)

Description : Ce fichier décrit les renseignements personnels recueillis pour appuyer les décisions d'approuver ou de refuser la demande d'exemption d'intérêt national au mandat provisoire de vaccination contre la COVID-19 pour les passagers des modes de transport aérien, ferroviaire et maritime sous réglementation fédérale.

Les renseignements personnels recueillis à l'appui de la décision comprennent les renseignements biographiques, le statut de citoyen, les coordonnées, les dossiers judiciaires, les renseignements sur l'essai de vaccination contre la COVID-19, la date de naissance, les renseignements sur le personnel de l'employé, la langue, le nom, l'opinion ou les points de vue sur ou au sujet des personnes, d'autres numéros d'identification, signature et informations de voyage / itinéraire.

Remarque : Les renseignements personnels peuvent être recueillis indirectement auprès d’une autre personne, de l’employeur du voyageur, d’une autre institution fédérale ou d’une autre organisation qui demande une exemption d’intérêt national au nom de la personne.

Remarque : Le Programme ne recueille pas de renseignements sur la vaccination contre la COVID-19, mais en soumettant une demande au Programme d’exemption d’intérêt national, on déduit que le statut vaccinal d’une personne n’est pas entièrement vacciné.

Remarque : Certains renseignements personnels soumis par les candidats ont été jugés inutiles pour être utilisés par le programme afin de prendre une décision d'approuver ou de refuser une demande. Par conséquent, ils ont été définitivement supprimés. Les types d'informations soumises par les candidats qui se sont avérées inutiles comprennent les rapports de police, les informations médicales, les informations sur les passeports, les autres informations sur les documents de voyage, les certificats de naissance, les permis de conduire, les photographies, les informations sur les visas et les dossiers d'immigration.

Remarque : Le Programme d’exemption au titre de l’intérêt national (PEIN) a été lancé en novembre 2021 et suspendu en juin 2022.

Catégorie de personnes : Les renseignements décrient dans ce fichier concernent les citoyens canadiens et les étrangers qui demandent une exemption d'intérêt national aux mandats provisoires de vaccination contre la COVID-19 dans les modes de transport sous réglementation fédérale (aérien, ferroviaire et maritime). Le programme contient également des renseignements sur les personnes qui présentent des demandent au nom de personnes pour une exemption d'intérêt national aux mandats provisoires de vaccination contre la COVID-19.

Objet : Les renseignements personnels sont utilisés pour évaluer une demande d'exemption d'intérêt national et pour rendre une décision au demandeur. Les demandes approuvées donnent lieu à l'envoi d'une lettre d'approbation que le voyageur fournit aux transporteurs, au personnel de contrôle de la sûreté des transports ou à d'autres intervenants pour appuyer les déplacements. Les renseignements personnels sont recueillis et utilisés conformément au paragraphe 5.9(2) de la Loi sur l’aéronautique, du paragraphe 10(2) de la Loi sur la marine marchande du Canada et de l’article de la Loi sur la sécurité ferroviaire.

Usages compatibles : Transports Canada peut divulguer des renseignements personnels liés à sa décision d'approuver ou de refuser une demande d'exemption d'intérêt national à un transporteur, à une agence de contrôle de sécurité des transports ou à un autre intervenant.

Transports Canada peut recueillir et/ou divulguer des renseignements personnels à d'autres institutions fédérales à l'appui de la réception de demandes d'exemption d'intérêt national ou pour prendre des décisions liées aux demandes. Cela comprend, mais sans s'y limiter, la divulgation ou la collecte de renseignements personnels auprès d'Affaires mondiales Canada (AMC PPU 010 ; Affaires consulaires - Aide aux Canadiens), du ministère de la Défense nationale, de l'Agence de la santé publique du Canada, d'Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada, Relations Couronne-Autochtones et Affaires du Nord Canada, Sécurité publique, Patrimoine canadien et l'Agence des services frontaliers du Canada.

Les renseignements personnels peuvent être utilisés pour le suivi de santé publique, y compris la divulgation de renseignements personnels à l’organisation ou aux sites où le voyage est approuvé.

Les renseignements personnels peuvent être utilisés par Transports Canada à des fins de recherche et de statistique, de politique et d’évaluation de programme et de vérification interne.

Remarque : Le PEIN a prévu qu'il pourrait recueillir et/ou divulguer des renseignements personnels aux institutions fédérales identifiées ci-dessus ; cependant, pendant la période où le PEIN était actif (de novembre 2021 à juin 2022), Affaires mondiales Canada et le ministère de la Défense nationale étaient les seules institutions avec lesquelles le PEIN recueillait et divulguait des renseignements personnels.

Normes de conservation et de disposition : Les informations personnelles sont conservées pendant trois ans après la dernière action administrative, puis détruites.

Numéro ADD : A2016/005

Renvoi au dossier numéro : TC NIE 001

Enregistrement SCT : En attente de l'approbation du SCT

Numéro du fichier : TC PPU 056

Programme d’incitatifs pour les véhicules à zéro émission.

Description : Ce fichier contient des renseignements sur les personnes, les organisations, et les administrations provinciales, territoriales et municipales qui demandent et reçoivent des incitatifs du Programme d’incitatifs pour les véhicules à zéro émission. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées (courriel, adresse domiciliaire, numéro de téléphone), la signature, les renseignements sur la propriété du véhicule, la date de naissance (seulement les demandeurs individuels, et non les personnes qui présentent une demande au nom d’une entreprise), les renseignements sur le véhicule, y compris le numéro d’identification du véhicule (« NIV »), l’acte de vente, le contrat de location, la preuve d’immatriculation du véhicule et le numéro d’entreprise.

Remarque : Tous les documents rédigés avant juin 2023 faisaient référence au fichier de renseignements personnels précédemment intitulé Programme de remise écoAuto, appelé TC PPU 024.

Catégorie de personnes : Les renseignements décrits dans ce fichier concernent les particuliers du grand public et les représentants d’entreprise autorisés qui demandent d’acheter ou de louer un véhicule à zéro émission d’un concessionnaire participant au Canada.

Objet : Les renseignements personnels sont utilisés pour administrer le Programme d’incitatifs pour les véhicules zéro émission qui rembourse aux concessionnaires les incitatifs qu’ils offrent à toute personne, organisation, gouvernement provincial, territorial, ou municipal pour l’achat ou la location (12 mois ou plus) d’un véhicule zéro émission admissible. Les renseignements personnels seront utilisés pendant toute la durée du programme. Les renseignements personnels sont recueillis et utilisés conformément au mandat du ministre des Transports décrit à l’article 5 de la Loi sur les transports au Canada et en vertu des pouvoirs prévus à l’article 20 de la Loi sur la sécurité automobile.

Usages compatibles : Date de naissance de l’acheteur ou du locataire, code postal, province, et le NIV sont entrés dans le portail Web d’échange de dossiers interprovinciaux du Conseil canadien des administrateurs en transport motorisé pour authentifier le NIV et valider les renseignements d’immatriculation des véhicules provinciaux et territoriaux.

Bien que les concessionnaires participent à la collecte de renseignements personnels auprès de particuliers, du nom de l’acheteur ou du locataire, adresse, et le NIV peut également être divulgué aux concessionnaires afin d’obtenir des renseignements supplémentaires qui pourraient être nécessaires pour valider l’admissibilité de la transaction, y compris demander la preuve d’immatriculation du véhicule du concessionnaire.

Les renseignements personnels peuvent être utilisés par Transports Canada à des fins de recherche et de statistique, de politique et d’évaluation de programme, et de vérification interne.

Normes de conservation et de disposition : Les renseignements personnels sont conservés pendant six exercices après la dernière mesure administrative, puis détruits en toute sécurité.

Numéro d’ADD : DA2016/005

Renvoi au dossier numéro : TC IZEV 001

Enregistrement SCT : 20230009

Numéro du fichier : TC PPU 052

Pièces d’identité des gens de mer canadiens, livrets de congédiement et registres du service en mer

Description : Ce fichier contient des renseignements au sujet des gens de mer, plus particulièrement en ce qui concerne leurs pièces d’identité, leurs livrets de congédiement et leurs registres du service en mer. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, le numéro d’identité, l’adresse, les numéros de téléphone, la date et le lieu de naissance, le sexe, la grandeur, la couleur des yeux, la citoyenneté, la nationalité, les caractéristiques spéciales qui peuvent faciliter l’identification, une photographie originale, les coordonnées des personnes à contacter en cas d’urgence (nom, adresse, lien), l’information sur le navire (nom et description du voyage), la fonction à bord du navire, la date et l’endroit de l’embauche et du congédiement, l’image faciale, les points caractéristiques des empreintes digitales (au besoin) et la signature.

Catégorie de personnes : Marins canadiens ou résidents permanents du Canada employés à bord de navires commerciaux.

Objet : Les renseignements personnels sont recueillis afin de délivrer des livrets de congédiement, des registres du service en mer et des pièces d’identité aux gens de mer canadiens ou aux résidents permanents du Canada. Les renseignements personnels sont recueillis en vertu de la Loi de 2001 sur la marine marchande du Canada, du Règlement sur le personnel maritime et de la Convention sur les pièces d’identité des gens de mer (C-108) ou la Convention (révisée), 2003 (C-185), de l’Organisation internationale du Travail.

Usages compatibles : Les renseignements peuvent être divulgués au Bureau de la sécurité des transports du Canada, conformément à la Loi sur le Bureau canadien d’enquête sur les accidents de transport et de la sécurité des transports dans le cadre d’une enquête sur un accident ou un incident maritime. Les renseignements peuvent être utilisés ou divulgués aux fins d’évaluation et pour faire rapport à la haute direction.

Normes de conservation et de disposition : Tous les renseignements personnels liés aux pièces d’identité des gens de mer seront conservés dans une base de données électronique jusqu’à ce que la personne atteigne l’âge de 100 ans. Les formulaires de demande sur papier seront conservés pendant sept ans à partir de la date d’émission des pièces d’identité des gens de mer. Une fois la période de conservation terminée, les renseignements seront détruits. Avec l’entrée en vigueur de la Loi de 2001 sur la marine marchande du Canada (LMMC 2001) le 1er juillet 2007 et la mise en œuvre du Règlement sur le personnel maritime, la tenue des dossiers des gens de mer incombe désormais aux gens de mer et au représentant autorisé. Afin de tenir compte des activités modernes du Registre central des gens de mer, il incombera au capitaine d’un bâtiment d’ouvrir et fermer les contrats d’engagement et les journaux de bord réglementaires, qui seront conservés par un représentant autorisé pendant au moins cinq ans. Transports Canada conservera les journaux de bord réglementaires et les contrats d’engagement pour les navires commerciaux canadiens dont les voyages ont été effectués avant le 1er juillet 2007. Ces dossiers visent les périodes allant de 1948 à 1949 et de 1954 au 30 juin 2007. Les dossiers des marins marchands qui ont servi dans la Marine marchande canadienne entre 1939 et 1947 et entre 1950 et 1953 continuent d’être tenus par le ministère des Anciens Combattants (ACC) ; consulter le fichier de renseignements personnels d’ACC, Dossiers du Service maritime de marins de la marine marchande du Canada –ANC PPU 120.

Numéro ADD : 2001/012

Renvoi au dossier numéro : TC MSA 005

Enregistrement SCT : 001050

Numéro de dossier : TC PPU 040

Remarque : Ce fichier a été révisé en 2011 et était autrefois appelé Dossiers du Service maritime pour la marine marchande du Canada (DOT PPU 040).

Programme national de compétence des conducteurs d’embarcations de plaisance

Description : Il s’agit d’une banque de données qui contient de l’information sur les personnes ayant reçu leur carte de conducteur d’embarcation de plaisance (CCEP) ou encore leur jeton pour faire l’examen sur la sécurité nautique en ligne en vue d’obtenir leur CCEP. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, l’adresse, la date de naissance, le sexe, le numéro du détenteur de carte, le nom du fournisseur de cours, la date d’émission de la carte, le nom d’utilisateur et le mot de passe. Si l’examen a été effectué auprès d’un prestataire de cours agréé, c’est ce dernier qui conserve les dossiers relatifs à la CCEP ainsi que les résultats d’examen. Si l’examen a été fait en ligne à partir du portail de Transports Canada (TC), c’est dans ce cas TC qui conserve les résultats.

Catégorie de personnes : Les renseignements sont conservés dans le Système de base de données sur la compétence des conducteurs d’embarcations de plaisance (SBCCEP) de TC.

Catégorie de personnes : Personnes ayant reçu une CCEP ; personnes ayant reçu un jeton pour l’examen en ligne ; et utilisateurs du SBDCCEP.

Objet : Les renseignements personnels sont recueillis conformément au paragraphe 207(1) de la Loi de 2001 sur la marine marchande et servent à alimenter la base de données pour permettre à TC de protéger l’information des détenteurs de carte et faciliter le remplacement des cartes perdues ou volées.

Usages compatibles : Les renseignements personnels recueillis sont utilisés par TC et sont transmis à Service Canada pour informer les détenteurs de carte sur la façon de remplacer une carte perdue ou volée. Les renseignements peuvent sur demande être envoyés aux agents de l’autorité sur les voies navigables. Les renseignements relatifs aux détenteurs de carte sont également accessibles aux agents d’application de la loi à partir du Centre d’information de la police canadienne (dossiers opérationnels – GRC PPU 005) aux fins d’application de la loi sur les eaux. Enfin, les renseignements servent aussi à compiler des statistiques, à analyser les tendances et à surveiller la conformité au programme.

Normes de conservation et de disposition : Les renseignements relatifs aux détenteurs de carte sont conservés jusqu’à ce que la personne atteigne l’âge de 100 ans ou deux ans après la réception d’un avis de décès. Les dossiers sont alors détruits. Les résultats d’examen en ligne sont quant à eux gardés pendant une période de cinq ans suivant l’examen pour ensuite être détruits.

Numéro ADD : 2001/012

Renvoi au dossier numéro : TC MSA 005

Enregistrement SCT : 20110593

Numéro du fichier : TC PPU 023

Certificats de compétence et documents des gens de mer

Description : Ce fichier décrit des renseignements sur les personnes qui présentent une demande ou à qui sont délivrés des Documents maritimes canadiens (DMC) ou autres documents de la Sécurité maritime de Transports Canada (SMTC). Un DMC est une licence, un permis, certificat ou autre document, y compris un document de la SMTC, émis par le ministre des Transports ou en son nom, en vertu de la partie 3 (Personnel) de la Loi de 2001 sur la marine marchande du Canada, pour attester que la personne a satisfait aux exigences de la partie 3. Les DMC habilitent une personne à travailler à bord de navires immatriculés au Canada ou à l’étranger et sont obligatoires pour les marins au Canada pour obtenir du travail sur les navires. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées, l’âge, le sexe, les date et lieu de naissance, la citoyenneté, la photo, la signature, les renseignements médicaux, la nationalité, le dossier de qualification de service, les programmes de formation suivis, les lieux et résultats de l’examen (réussite/échec), les grades, les classes, les relevés de notes et les dates des certificats émis, les DMC émis, la date de la demande, le numéro de candidat, le nombre de jours en mer, les dates d’embauche et de congédiement, et la validité des certificats.

Catégorie de personnes : Gens de mer canadiens et non canadiens, officiers de pont, ingénieurs navals, autres travailleurs maritimes et propriétaires de navires commerciaux, y compris les agents désignés.

Objet : Les renseignements personnels sont recueillis en vertu de la Loi de 2001 sur la marine marchande du Canada, et le Règlement sur le personnel maritime et est utilisé par ou pour le compte de Transports Canada pour émettre des DMC ou autres documents de la SMTC.

Usages compatibles : Les renseignements peuvent être divulgués au Bureau de la sécurité des transports du Canada, conformément à la Loi sur le Bureau canadien d’enquête sur les accidents de transport et de la sécurité des transports dans le cadre d’une enquête sur un accident ou un incident maritime. Les renseignements personnels sont utilisés pour vérifier l’authenticité des certificats lorsqu’elle est demandée par d’autres parties qui emploient des gens de mer canadiens sur les navires canadiens ou étrangers. Les noms, date de naissance, titre et numéro de certificat de la personne peuvent être communiqués au ministère de la Justice à des fins de concordance des données conformément à la Loi d’aide à l’exécution des ordonnances et des ententes familiales ; consultez le fichier de renseignements personnels du ministère de la Justice, Aide à l’exécution des ordonnances et des ententes familiales – JUS PPU 125. Les renseignements peuvent être utilisés ou divulgués aux fins d’évaluation et pour faire rapport à la haute direction.

Normes de conservation et de disposition : Tous les renseignements personnels seront conservés dans une base de données électronique jusqu’à ce que la personne atteigne l’âge de 100 ans. Les formulaires de demande sur papier seront conservés pendant deux ans après la dernière mesure administrative. Une fois la période de conservation terminée, les renseignements seront détruits.

Numéro ADD : 2001/012

Renvoi au dossier numéro : TC MSA 005

Enregistrement SCT : 20110257

Numéro du fichier : TC PPU 030

Remarque : Ce fichier remplace les quatre fichiers auparavant appelés : Certification du personnel d’aéroglisseur – TC PPU 039 ; Brevets d’aptitude et de Service comme ingénieur en mer – TC PPU 038; Brevets d’aptitude et de Service en tant que capitaine ou officier de pont – TC PPU 030; et les certificats de compétence comme mécanicien de marine TC PPU 035. Les renseignements peuvent être conservés dans le Système automatisé d’accréditation et d’examens (SAAE) de Transports Canada, dans le Système de délivrance des brevets de capacité (SDBC) et dans le Système de délivrance de documents pour le personnel maritime (SDDPM).

Médecins examinateurs de la marine

Description : Ce fichier contient des renseignements qui sont liés aux médecins examinateurs de la marine (médecins autorisés) nommés par le ministre des Transports pour effectuer les examens médicaux des gens de mer. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées, les renseignements biographiques, la date de naissance, les renseignements sur la formation académique et le numéro d’identification de l’employé. Des renseignements sont également recueillis auprès des collèges provinciaux afin de s’assurer que les personnes sont en règle et de vérifier si le fournisseur de soins de santé autorisé a fait l’objet de conclusions défavorables.

Catégorie de personnes : Médecins examinateurs de la marine désignés (fournisseurs de soins de santé autorisés, habituellement des médecins).

Objet : Les renseignements personnels sont utilisés pour désigner les fournisseurs de soins de santé autorisés (habituellement des médecins) à titre de médecins examinateurs de la marine. Les renseignements personnels sont recueillis conformément à la Loi de 2001 sur la marine marchande du Canada en vertu de l’article 8 de la Partie II du Règlement sur le personnel maritime.

Usages compatibles : Les renseignements peuvent être utilisés ou communiqués aux fins suivantes : compte rendu à la haute direction et évaluation.

Normes de conservation et de disposition : Les dossiers seront conservés pendant une période de trois ans après la retraite, le décès, la démission ou le retrait de la désignation par Transports Canada, puis ils seront détruits.

Numéro ADD : 2001/012

Renvoi au dossier numéro : TC MSA 007

Enregistrement SCT : 20120207

Numéro du fichier : TC PPU 054

Système de recherche d'informations sur l'immatriculation des bâtiments

Description : Cette banque de données comprend des renseignements personnels liés à l’immatriculation des bâtiments canadiens, aux bâtiments en construction et aux affrètements coque nue. Les renseignements personnels peuvent inclure le nom, les coordonnées, le statut de citoyenneté, la langue de préférence, l’acte de vente, des renseignements financiers, des signatures, de même que des informations sur le bâtiment, y compris le nom, le numéro d’immatriculation et le nombre de parts.

Catégorie de personnes : Propriétaires actuels et précédents de bâtiments, représentants autorisés, créanciers et débiteurs hypothécaires de bâtiments, experts maritimes et jaugeurs.

Objet : Les renseignements personnels sont recueillis par Transports Canada dans le but d'immatriculer un bâtiment. Les renseignements personnels sont recueillis en vertu de la Loi de 2001 sur la marine marchande du Canada, conformément aux articles 43, 51, 53, 54, 58, 59, 65, 71, 72, 73, 75.01, 75.03, 75.1, 75.11 et 76.

Usages compatibles : Les renseignements peuvent être utilisés pour la planification ou la gestion de programmes, la production de rapports et la recherche. Les renseignements peuvent être divulgués en interne au sein de Transports Canada à des fins d’inspections, d'application de la loi, d’enquête, de conformité, de statistiques ou dans un but éducatif.

Conformément à l'initiative sur la sécurité en mer des pêcheurs commerciaux, les renseignements personnels sont divulgués au ministère des Pêches et des Océans (MPO), y compris la Garde côtière canadienne, dans le but de promouvoir la sécurité en mer des pêcheurs commerciaux. Le cadre pour le partage de ces informations est décrit dans le protocole d'entente (PE) entre le MPO et Transports Canada (TC) concernant la sécurité en mer des pêcheurs commerciaux.

Les renseignements personnels ne seront divulgués à d'autres fins sans obtenir au préalable le consentement explicite, sauf si la divulgation est autorisée conformément au paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

De plus, les informations relatives à l’immatriculation des bâtiments constituent un référentiel disponible en ligne, et conformément à l’article 76 de la Loi de 2001 sur la marine marchande du Canada, « toute personne peut, à l’égard d’un bâtiment ou d’une flotte, examiner les inscriptions sur le Registre ou en obtenir copie ».

Normes de conservation et de disposition : La conservation des dossiers liés à l'immatriculation des bâtiments est en cours de développement. Les informations et les livres d'immatriculation des bâtiments antérieurs à 1983 ont été transférés à Bibliothèque et Archives Canada.

Numéro ADD : 2016/005

Renvoi au dossier numéro : TC MSA 003

Enregistrement SCT : 20240033

Numéro du fichier : TC PPU 041

Note : Avec l'entrée en vigueur de la Loi de 2001 sur la marine marchande du Canada, le 1er juillet 2007, la délivrance des permis des petits bâtiments commerciaux a été mise à jour pour exiger l’immatriculation de ces bâtiments. À cette époque, Transports Canada avait deux FRP différents : le Registre des navires (DOT PPU 041) et les Licences de bâtiments (DOT PPU 042). Pour se conformer aux modifications de la Loi de 2001 sur la marine marchande du Canada, les deux FRP ont été combinés pour former le Système de recherche d’informations sur l’immatriculation des bâtiments (TC PPU 041).

Programme d’application de la loi de la Sécurité maritime

Description : Ce fichier contient des renseignements sur les gens de mer et les représentants autorisés de navires et d’installations maritimes. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées, les renseignements biographiques, la date de naissance, les renseignements sur la formation, les autres numéros d’identification et le numéro d’identification du marin.

Catégorie de personnes : Représentants autorisés des navires et des installations maritimes et gens de mer.

Objet : Les renseignements personnels sont utilisés pour administrer le programme ou l’activité d’application de la loi en matière de sécurité maritime et pour encourager et promouvoir la conformité avec la Loi de 2001 sur la marine marchande du Canada et ses règlements d’application.

Usages compatibles : Les renseignements peuvent être utilisés ou divulgués aux fins d’application de la loi et du maintien de la sécurité. Les renseignements personnels peuvent être transmis aux corps de police aux fins d’application de la loi.

Normes de conservation et de disposition : Les dossiers seront conservés pendant une période de cinq ans après la fermeture de chaque cas, puis ils seront détruits.

Numéro ADD : 2001/012

Renvoi au dossier numéro : TC MSA 008

Enregistrement SCT : 20120392

Numéro du fichier : TC PPU 021

Remarque : La Sécurité maritime de Transports Canada (SMTC) obtient de façon sporadique des rapports de la Garde côtière canadienne (GCC) au sujet d’infractions possibles aux termes de la Loi de 2001 sur la marine marchande du Canada et ses règlements d’application, ce qui peut entraîner la prise de mesures d’application de la loi par la SMTC. Ces mesures d’application de la loi sont établies aux termes du programme de conformité et d’application de la Sécurité maritime.

Incidents maritimes et événements dangereux

Description : Ce fichier renferme des rapports sur des accidents et des incidents mettant en cause des navires de commerce, des bateaux de pêche et certaines embarcations de plaisance. Des dossiers de santé et sécurité au travail consignés au titre d’événements dangereux du secteur maritime figurent également dans ce fichier.

Catégorie de personnes : Les personnes ne faisant pas partie de l’effectif du gouvernement qui sont en cause dans des événements de transport maritime.

Objet : L’objet de ce fichier est d’appuyer les analyses relatives à la sécurité maritime et à la gestion du risque.

Usages compatibles : Compilation de statistiques, analyse des tendances, quantification et évaluation des risques du transport maritime.

Normes de conservation et de disposition : Les dossiers sont conservés durant cinq ans puis détruits.

Numéro ADD : 2001/12

Renvoi au dossier numéro : TC MSA 009

Enregistrement SCT : 003338

Numéro du fichier : TC PPU 048

Permis d’embarcation de plaisance

Description : Ce fichier contient les renseignements personnels en rapport avec le programme concernant les permis d’embarcations de plaisance. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées, la date de naissance et les renseignements sur l’embarcation.

Catégorie de personnes : Le propriétaire actuel et les propriétaires précédents de l’embarcation de plaisance.

Objet : Les renseignements personnels sont recueillis afin d’accorder, de transférer ou de retirer des permis d’embarcations de plaisance, de vérifier l’identité du propriétaire actuel et des propriétaires précédents de l’embarcation de plaisance, et d’assurer le respect des règlements en matière d’embarcations de plaisance conformément à l’objet du programme, qui est de promouvoir la sécurité. L’autorisation de recueillir des renseignements personnels est accordée en vertu de la partie 10 de la Loi de 2001 sur la marine marchande du Canada et du Règlement sur les petits bâtiments.

Usages compatibles : Les renseignements sont utilisés par les agents de l’autorité, tel qu’il est indiqué à la partie 10 de la Loi de 2001 sur la marine marchande du Canada aux fins d’application de cette loi et du Règlement sur les petits bâtiments. Les renseignements peuvent être divulgués aux parties participant aux travaux de recherche ou aux opérations de sauvetage. Les renseignements sont divulgués aux organismes d’enquête précisés dans les règlements, tels que la Gendarmerie royale du Canada, l’Agence du revenu du Canada et l’Agence des services frontaliers du Canada, en vue de faire respecter toute loi du Canada ou pour la tenue d’enquêtes licites conformément à l’alinéa 8(2)(e) de la Loi sur la protection des renseignements personnels. De plus, les renseignements sont divulgués aux autorités de police provinciales et territoriales en vertu d’un arrangement ou d’un accord leur permettant d’administrer ou d’appliquer toute loi ou de mener des enquêtes licites conformément à l’alinéa 8(2)(f) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Normes de conservation et de disposition :  En voie d’élaboration

Numéro ADD : 2001/012

Renvoi au dossier numéro : TC MSA 004

Enregistrement SCT : 005319

Numéro du fichier : TC PPU 044

Programme de protection des eaux navigables

Description : Ce fichier décrit les renseignements relatifs à la protection du droit du public à la navigation, par l’intermédiaire de l’administration de la Loi sur la protection des eaux navigables (PPEN). Plus précisément, le PPEN approuve tout ouvrage construit ou placé au-dessus, dans, sur, sous ou à travers des eaux navigables du Canada avant sa construction; enlève les obstructions à la navigation, y compris les ouvrages non autorisés ou d’autres obstructions telles qu’un bâtiment coulé ou naufragé; réglemente la fourniture et l’entretien de feux, de balises, etc., pour assurer la sécurité de la navigation pendant ou après la construction de certains ouvrages; agit à titre de receveur d’épaves en application de la partie VII de la Loi de 2001 sur la marine marchande du Canada. Parmi les renseignements personnels qui peuvent s’y trouver, il y a le nom et les coordonnées.

Catégorie de personnes : Gens de mer

Objet : Les renseignements personnels sont utilisés pour administrer le programme de protection des eaux navigables. Les renseignements personnels sont recueillis en vertu de la Loi sur la protection des eaux navigables et de la Loi de 2001 sur la marine marchande du Canada.

Usages compatibles : Les renseignements peuvent être utilisés ou divulgués dans l’un des buts suivants : exécution de la loi, rapports destinés à la haute direction, sécurité et sûreté, évaluation, recherche, statistiques et enquêtes, conformité et formation. Les renseignements personnels peuvent être partagés avec d’autres ministères, comme la GRC, qui peut s’y référer pour assurer la facilitation des enquêtes, la conformité et l’application du programme de protection des eaux navigables. Les renseignements personnels peuvent être partagés avec les intervenants de l’industrie. Les renseignements peuvent être partagés avec d’autres intervenants avec lesquels il existe des protocoles d’entente.

Normes de conservation et de disposition : Les documents seront conservés pendant une période de cinq ans suivant la dernière mesure administrative les concernant, puis ils seront transférés à Bibliothèque et Archives Canada comme archives.

Numéro ADD : 2000/005

Renvoi au dossier numéro : TC MSA 012

Enregistrement SCT : 20110592

Numéro du fichier : TC PPU 086

Bureau de réexamen – Programme d’habilitation de sécurité en matière de transport maritime (PHSTM)

Description : Ce fichier décrit des renseignements sur les personnes qui ont déposé une demande auprès du Bureau de réexamen, car leur autorisation de sécurité a été refusée ou annulée aux termes du Programme d’habilitation de sécurité en matière de transport maritime (PHSTM). Les renseignements personnels recueillis sur le formulaire de demande comprennent le nom, les coordonnées, les motifs de réexamen, ainsi qu’une copie de la décision qui fait l’objet d’une demande de réexamen. Le Bureau de réexamen a accès aux renseignements personnels utilisés par le programme d’enquête de sécurité afin de recommander au ministre le refus ou l’annulation d’une autorisation de sécurité. (Consulter le fichier de renseignements personnels de Transports Canada relatif aux autorisations de sécurité en matière de transport, no TC PPU 093). Ces renseignements contiennent les documents rassemblés auparavant par le programme d’enquête de sécurité et peuvent comprendre les antécédents personnels, les guides, les rapports de services du renseignement, les évaluations des menaces et des risques, les notes d’information, la correspondance provenant du Service canadien du renseignement de sécurité (SCRS), de la Gendarmerie royale du Canada (GRC), des organismes d’application de la loi et de Citoyenneté et Immigration Canada (CIC), ainsi que les renseignements obtenus auprès d’un pays étranger et la correspondance provenant des agents de probation et des représentants légaux. Le Bureau de réexamen ne communique pas avec d’autres ministères ou organismes pour obtenir les renseignements.

Catégorie de personnes : Travailleurs du secteur maritime qui déposent une demande de réexamen après un refus ou une annulation de leur autorisation de sécurité aux termes du PHSTM.

Objet : Les renseignements sont utilisés afin de permettre au ministre de reconsidérer sa décision de refuser ou d’annuler l’autorisation de sécurité d’une personne aux termes du PHSTM. L’autorité nécessaire à la collecte de renseignements personnels est désignée par l’article 517 du Règlement sur la sûreté du transport maritime.

Usages compatibles : Des conseillers indépendants s’assureront que les renseignements collectés par le programme d’enquête de sécurité afin que le ministre prenne une décision soient vérifiables, fiables et suffisants. Si davantage de renseignements ou des éclaircissements sont nécessaires, les conseillers indépendants peuvent communiquer avec le Bureau de réexamen afin de les obtenir auprès du programme d’enquête de sécurité. À la suite du rapport du conseiller indépendant, le ministre décidera de refuser ou d’annuler une autorisation de sécurité. Les renseignements peuvent être utilisés à des fins de vérification, d’évaluation, de recherche ou de statistiques. Les renseignements collectés par le programme d’enquête de sécurité peuvent être partagés avec les conseillers indépendants engagés par le ministre afin de donner des conseils relatifs à la demande à réexaminer. À la suite d’une déclaration écrite ou orale du demandeur, les nouveaux renseignements recueillis par le conseiller indépendant sont envoyés au Bureau de réexamen accompagnés de leur rapport contenant leur recommandation.

Normes de conservation et de disposition : Les renseignements sont conservés pendant deux ans après leur dernière utilisation à des fins administratives et sont ensuite détruits.

Numéro ADD : 96/019

Renvoi au dossier numéro : TC HRM 001

Enregistrement SCT : 20091012

Numéro du fichier : TC PPU 028

Importation de véhicules

Description : Ce fichier contient les renseignements relatifs aux personnes qui ont importé des véhicules au Canada de manière temporaire ou permanente. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées, la langue préférée, l’information sur le véhicule, le numéro d’identification du véhicule (NIV), le code du bureau et les quatre derniers chiffres de la carte de crédit.

Catégorie de personnes : Personnes qui importent un véhicule au Canada.

Objet : Les renseignements sont recueillis pour garantir que les véhicules importés de manière permanente sont conformes aux normes de sécurité des véhicules automobiles du Canada (NSVAC) et pour autoriser l’importation temporaire des véhicules non conformes au Canada. La collecte de renseignements personnels est autorisée aux termes de l’alinéa 7(1)a) de la Loi sur la sécurité automobile.

Usages compatibles : Le NIV est divulgué à d’autres parties (p. ex. aux concessionnaires) pour confirmer que les véhicules réussissent l’inspection du Registraire des véhicules importés conformément aux NSVAC. Pour l’importation temporaire des véhicules, Transports Canada divulgue le NIV aux gouvernements provinciaux ou territoriaux et au Conseil canadien des administrateurs en transport motorisé (CCATM) afin de recommander que le véhicule ne soit plus autorisé à être immatriculé si l’importateur ou le mandataire n’a pas confirmé l’exportation ou la disposition du véhicule à la date d’expiration de l’autorisation. Les renseignements sont divulgués au CCATM aux fins de rappel. Les renseignements personnels peuvent être utilisés aux fins d’évaluation.

Normes de conservation et de disposition : Pour l’importation permanente de véhicules, les renseignements personnels sont maintenus dans la base de données pour une période de dix ans après la dernière mesure administrative, puis détruits par la suite. Pour l’importation temporaire de véhicules, les renseignements personnels sont conservés dans la base de données pendant cinq ans et détruits par la suite. Tous les formulaires papier des demandes sont conservés pendant cinq ans après la dernière mesure administrative, puis sont détruits par la suite.

Numéro ADD : 97/019

Renvoi au dossier numéro : TC RSA 002

Enregistrement SCT : 003938

Numéro du fichier : TC PPU 006

Remarque : Le Registraire des véhicules importés, au nom de Transports Canada, inspecte les véhicules construits à l’origine pour le marché américain pour s’assurer qu’ils répondent aux Normes de sécurité des véhicules automobiles du Canada (NSVAC). Transports Canada réglemente les véhicules à passagers, les camions, les véhicules à passagers à usages multiples, les véhicules incomplets, les remorques, les motocyclettes, les motocyclettes à usage restreint, les véhicules à basse vitesse, les véhicules à trois roues, les avant-trains à sellette, les motoneiges de moins de 15 ans, et les autobus fabriqués après le 1er janvier 1971. Ce fichier a été revu en 2009 et a été officiellement nommé Registraire des véhicules importés.

Plaintes sur des défauts des véhicules automobiles et d’équipements automobiles

Description : Ce fichier contient des renseignements au sujet de personnes qui ont signalé des problèmes de sécurité concernant leurs véhicules, pneus ou sièges d’auto pour enfants à la Division des enquêtes sur les défauts et rappels de véhicules de Transports Canada. Ces renseignements comprennent le nom des plaignants, leurs coordonnées, leur langue de choix pour les communications et, souvent, le numéro d’identification de leur véhicule. Les rapports de plainte de défauts peuvent contenir des descriptions des défauts et des dommages, des accidents d’automobile et des dommages matériels qui en découlent, des références aux rapports de police, des renseignements médicaux relativement aux blessures subies au cours des accidents d’automobile, des renseignements sur les problèmes médicaux préexistants et une description des caractéristiques physiques. On peut également y trouver des photographies des blessures et des véhicules endommagés et des pneus et sièges d’auto pour enfants défectueux. Tous les renseignements sont fournis volontairement. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées, les renseignements médicaux, les autres numéros d’identification et les caractéristiques physiques.

Catégorie de personnes : Public, parents et fournisseurs de soins, lorsque les sièges d’auto pour enfants sont visés, avocats et procureurs, représentants des groupes de gestion des parcs de véhicules, compagnies d’assurance, sociétés d’experts-conseils privées, corps de police, autres ministères fédéraux et gouvernements provinciaux et municipaux.

Objet : Les renseignements personnels sont utilisés pour enquêter sur les infractions présumées en vertu de l’article 10 de la Loi sur la sécurité automobile. Cet article oblige les constructeurs et les importateurs à aviser Transports Canada et tous les propriétaires actuels dès qu’ils sont informés d’un défaut de sécurité sur leurs véhicules, pneus ou sièges d’auto pour enfants. Les renseignements personnels sont recueillis conformément à l’alinéa 20(1)a) de la Loi sur la sécurité automobile.

Usages compatibles : Les renseignements peuvent être utilisés ou divulgués aux fins suivantes : autres. Les enquêteurs sur les défauts de Transports Canada utilisent les renseignements recueillis pour effectuer des recherches et des études ainsi que pour évaluer l’application et l’exécution de la Loi. Les renseignements peuvent être utilisés pour communiquer avec les plaignants afin d’obtenir des renseignements supplémentaires et des preuves dans le cadre des enquêtes. Avec le consentement du plaignant, les renseignements peuvent être transmis au constructeur ou à l’importateur du véhicule, du pneu ou du siège d’auto pour enfants visé afin de l’informer du problème de sécurité signalé. Les renseignements peuvent également être divulgués aux Services juridiques de Transports Canada et au procureur général du Canada lorsque des poursuites sont engagées contre une société ou une personne accusée d’avoir contrevenu aux exigences de la Loi.

Normes de conservation et de disposition : Les dossiers seront conservés pendant une période de quinze ans après leur dernière utilisation, puis ils seront détruits.

Numéro ADD : 97/019

Renvoi au dossier numéro : TC RSA 002

Enregistrement SCT : 20120442

Numéro du fichier : TC PPU 003

Permis d’exploitation de véhicules côté piste

Description : Ce fichier contient des renseignements sur les permis d’exploitation de véhicules côté piste, qui sont délivrés par Transports Canada aux personnes autorisées à conduire un véhicule sans être escortées sur la portion d’un aéroport dont l’accès au public est généralement restreint. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées, des renseignements sur l’emploi, le numéro du permis de conduire provincial, le nom de la compagnie, des précisions sur le permis et le numéro d’habilitation de sécurité, des précisions sur le site approuvé, ainsi que les résultats des tests de connaissances et d’habiletés.

Catégorie de personnes : Les demandeurs d’un permis d’exploitation de véhicules côté piste ou les titulaires actuels ou anciens titulaires d’un permis d’exploitation de véhicules côté piste délivré par Transports Canada.

Objet : Les renseignements personnels sont recueillis en vertu de la Loi relative à la circulation sur les terrains de l’État, conformément aux articles 5 et 6 du Règlement sur la circulation aux aéroports, et ils sont utilisés pour administrer le programme des conducteurs de véhicule côté piste, notamment la délivrance, la suspension ou la révocation d’un tel permis. Ce permis permet de veiller à ce que les personnes conduisant des véhicules côté piste aux aéroports possèdent la formation et les permis requis pour utiliser l’équipement de façon sécuritaire dans l’environnement opérationnel d’un aéronef.

Usages compatibles : Les renseignements sont partagés avec les autorités provinciales chargées des permis et de l’immatriculation des véhicules, afin de valider les permis de conduire. Dans le cas de personnes qui travaillent pour une compagnie, les renseignements sont divulgués en vue de permettre à la compagnie de confirmer que ces personnes doivent conduire des véhicules ou de l’équipement côté piste aux aéroports. Les renseignements peuvent également être utilisés ou divulgués à l’appui des preuves dans des procédures judiciaires. En cas d’un accident responsable ou de dommages volontaires, les renseignements concernant un permis peuvent être utilisés au tribunal. Il s’agit cependant de cas très rares. Les renseignements peuvent également être utilisés aux fins d’évaluation ou d’établissement de rapports à l’intention de la haute direction.

Normes de conservation et de disposition : Les renseignements sont conservés pendant une période de deux ans suivant le départ d’un employé et ils sont ensuite détruits.

No d’ADD : 99/009

Renvoi au dossier numéro : TC TIN 003

Enregistrement SCT : 001898

Numéro de fichier : TC PPU 085

Portail de gestion des drones

Description : Le portail de gestion des drones (PGD) est une plateforme de services en ligne sécurisée où les utilisateurs peuvent gérer leur aéronef télépiloté (ATP), y compris l'enregistrement ou les dés enregistrement d'un drone, le transfert de propriété du drone et la consultation de tout certificat d'immatriculation émis. Les renseignements personnels peuvent inclure : nom, coordonnées et date de naissance. Le statut de citoyenneté sera également recueilli, car les processus d'enregistrement et de certification du compte PGD ne s'appliquent qu'aux citoyens canadiens ou aux résidents permanents.

Catégorie de personnes : Les particuliers du grand public désirant utiliser des drones pesant plus de 250 g.

Objet : Les renseignements personnels sont utilisés pour administrer le programme PGD visant à soutenir l'intégration sécuritaire des drones dans l'espace aérien canadien par l'enregistrement des ATPs et la délivrance de permis de pilote de drone. Les renseignements personnels sont recueillis conformément aux articles 4.7 à 4.87 de la Loi sur l'aéronautique et à la partie IX du Règlement del'aviation canadien - Systèmes d'aéronefs télépilotés.

Usages compatibles : Les renseignements personnels contenus dans le PGD peuvent être utilisés de manière agrégée (c.-à-d. anonymisée) à l'interne de TC à des fins non administratives. Ces utilisations uniformes comprennent l'élaboration de politiques, la recherche, les statistiques et l'évaluation de programmes. De plus, les renseignements peuvent être partagés avec les organismes d'application de la loi à des fins d'application de la loi.

Normes de conservation et de disposition : Les dossiers seront conservés jusqu'à ce qu'une personne atteigne l'âge de 100 ans, ou pendant 15 ans après que le ministère a été avisé du décès de la personne, puis seront détruits.

No d’ADD : 2016/005

Renvoi au dossier numéro : TC ASA 005

Enregistrement SCT : En attente d’inscription

Numéro de fichier : TC PPU 007