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Les fichiers de renseignements personnels (FRP) sont des descriptions des renseignements personnels détenus par des institutions gouvernementales au sujet de personnes, afin d’appuyer des programmes ou des activités en particulier. La Loi sur la protection des renseignements personnels exige que les fichiers de renseignements personnels incluent tous les renseignements personnels qui sont classés et marqués de façon à pouvoir être retrouvés par référence au nom d’un particulier ou à un numéro, symbole ou autre indication identificatrice propre à ce particulier. Les fichiers de renseignements personnels doivent également inclure les renseignements personnels qui sont utilisés ou qui ont été utilisés ou qui sont accessibles à des fins administratives.
Veuillez consulter le glossaire du Secrétariat du Conseil du Trésor pour obtenir une description des divers types de fichiers de renseignements personnels et une explication de leur contenu.
Vous trouverez ci-dessous une liste des FRP spécifiques aux institutions de Transports Canada.
Liste des fichiers de renseignements personnels
Examens médicaux
Description : Le fichier contient des renseignements personnels liés aux examens médicaux des titulaires de licence de l’aviation civile et du domaine maritime. Un examen médical est requis pour établir l’aptitude physique et mentale nécessaire à la délivrance ou au renouvellement de la validation du certificat médical qui valide la licence personnelle. Ces examens sont effectués par des médecins examinateurs de l’Aviation civile ou de la marine (médecins autorisés ou autres professionnels de la santé désignés) autorisés, conformément à la réglementation applicable. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées, le type de permis ou de licence, le numéro de permis ou de licence, la date de naissance, le lieu de naissance, le sexe, la citoyenneté, la formation, la profession, l’employeur, les heures de vol du pilote, les renseignements sur les accidents d’aéronef, les marques d’immatriculation de l’aéronef, les motifs de la consultation d’un médecin depuis le dernier examen médical, la date de l’audiogramme le plus récent, la date de l’électrocardiogramme le plus récent, la date de l’examen médical de l’Aviation civile le plus récent, le type principal de vol prévu, la langue des publications aéronautiques, les renseignements médicaux, y compris les résultats de l’examen physique, de l’examen de la vue, de l’épreuve de perception des couleurs, du test auditif et des analyses de laboratoire.
Catégorie de personnes : Gens de mer canadiens, pilotes, contrôleurs de la circulation aérienne et mécaniciens de bord.
Objet : Les renseignements médicaux personnels servent à vérifier si la personne répond aux exigences d’attestation médicale du personnel aéronautique autorisé ou des gens de mer canadiens certifiés, comme le précise le Règlement de l’aviation canadien ou le Règlement sur le personnel maritime. Les renseignements personnels sont recueillis en vertu de la Loi sur l’aéronautique, au titre des articles 404 et 424 du Règlement de l’aviation canadien, de la Loi de 2001 sur la marine marchande du Canada et des articles 274 à 278 de la section 8 du Règlement sur le personnel maritime. Le fichier a été modifié en 2011. Il s’appelait auparavant le Système d’information sur la médecine aéronautique civile.
Usages compatibles : Dans le cadre des deux programmes, des dossiers médicaux en format papier et électronique sont utilisés pour recueillir les renseignements des personnes, effectuer leur examen et délivrer leur attestation. L’équipe des licences d’aviation et l’équipe de la médecine maritime peuvent délivrer le certificat médical, qui fait partie des documents liés à la licence. Les renseignements peuvent être communiqués au Tribunal d’appel des transports du Canada dans le cadre de l’examen des décisions de délivrance de licence. Ces renseignements peuvent également être utilisés ou divulgués aux fins de vérification, d’évaluation et de production de rapports à l’intention de la haute direction.
Normes de conservation et de disposition : À l’Aviation civile, les renseignements sont conservés jusqu’à ce que la personne ait 100 ans ou pendant 15 ans après que le Ministère ait été informé de son décès. Une fois la période de conservation terminée, les renseignements seront détruits. Pour ce qui est de la médecine maritime, les renseignements sont conservés pendant cinq ans après la date de la dernière mesure administrative. Ils sont ensuite détruits.
Numéro de l’autorisation de disposition de documents (ADD) : 99/021
Renvoi au dossier numéro : TC ASA 003
Numéro d’enregistrement du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) : 001046
Numéro du fichier : TC PPU 020
Médecins examinateurs de l’Aviation civile (MEAC)
Description : Ce fichier contient des renseignements au sujet des médecins examinateurs de l’Aviation civile (médecins autorisés) nommés par le ministre des Transports et chargés de faire passer les examens médicaux aux pilotes, aux contrôleurs de la circulation aérienne et aux mécaniciens de bord. Les renseignements personnels comprennent le nom, les coordonnées, les aptitudes en langue de service, la langue de correspondance, la qualification professionnelle, le service militaire et les renseignements sur la nature de la nomination. En outre, un numéro d’identification unique est attribué à chaque médecin et sert également de cachet officiel aux fins de la validation des certificats médicaux d’aviation délivrés par Transports Canada.
Catégorie de personnes : Médecins examinateurs de l’Aviation civile (médecins) nommés
Objet : Les renseignements personnels sont recueillis en vertu de la Loi sur l’aéronautique, au titre de l’article 404.16 du Règlement de l’aviation canadien, et servent à nommer les médecins examinateurs de l’Aviation civile.
Usages compatibles : Les renseignements servent à communiquer avec les médecins examinateurs concernant les publications aéronautiques et à les informer des séances de formation obligatoires. Les renseignements peuvent également être utilisés ou divulgués aux fins d’évaluation et pour faire rapport à la haute direction. Le nom et les coordonnées d’affaires des examinateurs sont affichés sur le site Web de Transports Canada afin que les clients puissent communiquer avec eux pour organiser un examen.
Normes de conservation et de disposition : Les dossiers seront conservés pendant une période de dix ans après leur dernière utilisation administrative, puis ils seront détruits.
Numéro ADD : 96/026
Renvoi au dossier numéro : TC ASA 003
Enregistrement SCT : 20110265
Numéro du fichier : TC PPU 031
Délivrance des licences de techniciens d’entretien d’aéronefs
Description : Ce fichier contient des renseignements liés à la délivrance des licences de techniciens d’entretien d’aéronefs (TEA). Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées, le sexe, la date de naissance, la langue de préférence, l’adresse, le numéro de téléphone, la citoyenneté, les renseignements financiers, le numéro de licence canadienne, les qualifications détenues, les dates d’approbation des examens, la formation (école, cours et dates), les renseignements du carnet de vol ou d’un document équivalent, ou les renseignements sur les tâches d’entretien, les notes d’examen, la date de renouvellement ou de nouvelle délivrance de la licence, la période de validité de la licence, le C.V. du dossier du personnel, les renseignements du Dossier des emplois à l’unité (pour les membres et anciens membres du personnel militaire) et les photos.
Catégorie de personnes : Employés de Transports Canada, titulaires et anciens titulaires d’une licence de TEA; demandeurs d’une licence de TEA, d’un renouvellement de licence ou d’une annotation.
Objet : Les renseignements personnels servent à administrer le programme de délivrance des licences de TEA, qui comprend la délivrance, la nouvelle délivrance, l’annotation, le renouvellement ou la suspension des licences de TEA. Un TEA est une personne autorisée à s’assurer que les aéronefs sont en état de navigabilité, conformément aux normes de l’aviation locales et internationales. Les renseignements personnels sont recueillis en vertu de la Loi sur l’aéronautique, au titre de la partie IV – sous-partie 3, section 1, 403 – Licences de technicien d’entretien d’aéronefs, et de la partie V – Manuel de navigabilité, chapitre 566 – Délivrance des licences et de formation de technicien d’entretien d’aéronefs, du Règlement de l’aviation canadien.
Remarque : Ce fichier a été révisé en 2011; il s’appelait auparavant Système pour les techniciens d’entretien d’aéronefs (AMES).
Usages compatibles : Les renseignements personnels comme le nom et l’adresse postale peuvent être utilisés par d’autres directions au sein de Transports Canada en vue de la distribution de renseignements relatifs à la sécurité aux titulaires de licence. Les renseignements peuvent être communiqués aux autorités canadiennes et étrangères de l’aviation afin de déterminer la validité d’une licence de TEA (si la licence est valide, échue ou suspendue). Les agents chargés de l’application de la loi de Transports Canada peuvent utiliser les renseignements à des fins réglementaires. Les renseignements peuvent être utilisés aux fins d’évaluation et pour faire rapport à la haute direction.
Normes de conservation et de disposition : Les renseignements seront conservés jusqu’à ce que la personne ait 100 ans ou pendant deux ans suivant la dernière mesure administrative après laquelle le Ministère est informé de son décès. Une fois la période de conservation terminée, les renseignements seront détruits.
Numéro ADD : 98/010
Renvoi au programme numéro : TC ASA 005, TC ASA 010
Enregistrement SCT : 005184
Numéro du fichier : TC PPU 011
Immatriculation et location des aéronefs
Description : Ce fichier contient des renseignements liés à l’immatriculation et à la location des aéronefs immatriculés au Canada à des particuliers ou à des entités admissibles qui ont la garde et le contrôle de l’aéronef. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, la citoyenneté, l’adresse, le numéro de téléphone, le numéro de télécopieur et le courriel des propriétaires, bailleurs et preneurs actuellement ou précédemment enregistrés d’aéronefs immatriculés au Canada.
Catégorie de personnes : Propriétaires, bailleurs et preneurs actuellement et précédemment enregistrés d’aéronefs immatriculés au Canada.
Remarque : Ce fichier a été révisé en 2016. Les renseignements personnels sont conservés dans le Registre d’immatriculation des aéronefs civils canadiens, qui comprend le nom et l’adresse de chaque propriétaire enregistré. Les renseignements personnels sont également utilisés par le Système informatique du Registre d’immatriculation des aéronefs civils canadiens – évolution (SIRRIACC-E), une base de données en ligne qui prend en charge plusieurs envois de diverses divisions de Transports Canada.
Objet : Les renseignements personnels sont utilisés pour l’immatriculation et la location des aéronefs immatriculés au Canada à des particuliers ou à des entités admissibles qui ont la garde et le contrôle de l’aéronef. Les renseignements personnels sont recueillis en vertu de la Loi sur l’aéronautique, au titre des articles 202.02, 202.16, 202.35, 202.51, 202.52, 202.57 et 203.03 du Règlement de l’aviation canadien.
Usages compatibles : Conformément à la réglementation, les renseignements personnels sélectionnés sont publiés sur Internet afin de remplir l’obligation de Transports Canada envers l’Organisation de l’aviation civile internationale. Les renseignements sont publiés en vertu de la partie II, Identification et immatriculation des aéronefs et utilisation d’aéronefs loués par des personnes qui ne sont pas propriétaires enregistrés, sous-partie 2, Marquage et immatriculation des aéronefs, section IX – Registre des aéronefs civils canadiens, article 202.69 Publication du registre du Règlement de l’aviation canadien. Les noms et les adresses peuvent également être utilisés par Transports Canada ainsi que les constructeurs d’aéronefs et les équipementiers pour les envois ou pour la diffusion de renseignements sur la sécurité. Les consignes de navigabilité (CN), les rapports annuels d’information sur la navigabilité aérienne (RAINA), les bulletins de service (BS) et d’autres types de renseignements concernant les propriétaires d’aéronefs, leur aéronef et la sécurité de vol au Canada sont distribués au moyen du SIRIACC-E. Les noms et les adresses peuvent également être communiqués au public, à la police et aux services de sécurité, aux autorités douanières et aux autorités de recherche et sauvetage, ainsi qu’aux autorités étrangères qui participent à la sécurité aérienne. Les renseignements figurant dans le Registre d’immatriculation des aéronefs civils canadiens, comme le nom et l’adresse des propriétaires enregistrés d’aéronefs, sont accessibles au public. Les renseignements personnels sont utilisés par d’autres bases de données de l’Aviation civile et y sont liées, comme le Système national d’approbation de produits aéronautiques (SNAPA), le Système Web d’information sur le maintien de la navigabilité (SWIMN), le Système national d’information sur les compagnies d’aviation (SNICA), le Système informatisé de gestion de l’application de la loi (SIGAL) et le Système de compte rendu quotidien des événements de l’Aviation civile (SCRQEAC) afin de remplir, dans chaque base de données respective, les renseignements relatifs à l’immatriculation et à la délivrance de la licence de l’aéronef.
Normes de conservation et de disposition : Les renseignements sont conservés pendant dix ans après la suppression d’un aéronef dans le registre, puis sont transférés à Bibliothèque et Archives Canada.
Numéro ADD : 98/010
Renvoi au programme numéro : TC ASA 005
Enregistrement SCT : 001044
Numéro du fichier : TC PPU 010
Application de la loi en aviation
Description : Ces fichiers contiennent les antécédents de toutes les personnes ayant participé à des mesures d’application de la loi.
Catégorie de personnes : Les personnes reconnues dans le cadre de mesures d’application de la loi, qu’elles soient titulaires ou non de documents d’aviation canadiens, et les ressortissants étrangers, qu’ils soient titulaires d’une licence ou non.
Objet : Ces renseignements sont utilisés pour élaborer des politiques et des procédures d’application de la loi, pour la supervision fonctionnelle et la vérification des activités d’application de la loi par les bureaux régionaux et pour la communication avec les autres ministères fédéraux, y compris le ministère de la Justice et la Gendarmerie royale du Canada, concernant l’application de la partie I de la Loi sur l’aéronautique et de ses règlements et diverses fonctions administratives connexes, ainsi qu’à des fins statistiques.
Usages compatibles : Surveiller, évaluer et faire appliquer la réglementation afin d’assurer la sécurité publique.
Normes de conservation et de disposition : Cinq ans ou moins lorsqu’une loi ou une politique le prescrit.
Numéro d’ADD : 80/029 et 98/010
Renvoi au dossier numéro : TC ASA 005
Enregistrement SCT : 001045
Numéro du fichier : TC PPU 015
Sources d’information sur les événements aéronautiques
Description : Renseignements sur les événements opérationnels au sein du Système national de transport aérien civil. Ces fichiers contiennent les renseignements suivants (dans la mesure du possible) : type d’événement, date, lieu, renseignements sur l’événement, description narrative de l’événement, marque et modèle de l’aéronef, exploitant ou propriétaire de l’aéronef, nombre de décès, renseignements sur l’aérodrome, numéro du Bureau de la sécurité des transports du Canada et catégorie d’enquêtes, numéro de vol, catégorie d’aéronef, année de construction de l’aéronef, type de train d’atterrissage, dommages subis par l’aéronef, type d’exploitant et immatriculation de l’aéronef.
Catégorie de personnes : Membres de l’industrie aéronautique et autres membres du public.
Objet : Ces renseignements sont utilisés pour fournir en temps voulu à la haute direction des renseignements sur les événements opérationnels au sein du Système national de transport aérien civil (SNTAC). Ils visent à compléter, et non à remplacer, les systèmes normaux de production de rapports opérationnels et fonctionnels et les procédures d’enquête habituelles : a) les renseignements du Système de compte rendu quotidien des événements de l’Aviation civile (SCRQEAC) sont utilisés pour la détermination anticipée des dangers potentiels et des déficiences du système et la facilitation de l’évaluation des risques connexes. Les renseignements contenus dans ces rapports sont de nature préliminaire. Ces renseignements peuvent être utilisés dans le cadre de mesures d’application de la loi prises en vertu de la Loi sur l’aéronautique ou peuvent mener à de telles mesures; b) les rapports d’incident aérien (RIA) servent à informer la haute direction des événements en temps voulu. Les renseignements contenus dans ces rapports sont de nature préliminaire; c) les rapports sur les faits aéronautiques (RFA) sont produits par NAV Canada afin de remplir ses exigences en matière de rapports envers Transports Canada et servent de source de données brutes à saisir dans le SCRQEAC ou pour la production des RIA. Les renseignements contenus dans ces rapports sont de nature préliminaire; d) les rapports sur le Web offrent une source supplémentaire de données sur les événements en provenance des aéroports et du public et servent à la détermination des dangers et des lacunes sur le plan de la sécurité. Ce système est volontaire et les renseignements contenus dans ces rapports sont de nature préliminaire.
Usages compatibles : Le SCRQEAC est amplement utilisé au sein de Transports Canada, du Bureau de la sécurité des transports du Canada, de NAV Canada, du ministère de la Défense nationale (MDN) et de la Gendarmerie royale du Canada (GRC) pour la détermination des dangers et des lacunes sur le plan de la sécurité. Les RIA sont utilisés pour fournir des renseignements initiaux sur les faits aéronautiques à la haute direction de Transports Canada et d’autres ministères concernés (MDN, solliciteur général) ou aux autorités de l’aviation et aux gouvernements étrangers.
Normes de conservation et de disposition : Vingt ans après la conclusion, puis transfert à Bibliothèque et Archives Canada.
Renvoi au dossier numéro : TC ASA 005
Enregistrement SCT : 005336
Numéro du fichier : TC PPU 014
Délivrance des licences du personnel de l’aviation civile
Description : Ce fichier contient des renseignements au sujet de la délivrance, de la validation, de la surveillance et du contrôle de tous les documents d’aviation canadiens (c’est‑à‑dire les licences et les permis) des personnes qui pilotent ou contrôlent des aéronefs. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées, la citoyenneté, la date de naissance, les autres numéros d’identification, les caractéristiques physiques, le lieu de naissance, la signature et le sexe, la photographie, les certifications, la catégorie et la qualification de classe, les troubles médicaux spéciaux, l’état et la validité des licences et des certificats médicaux détenus, le ou les types de permis et de licences détenus et les numéros du carnet de documents d’aviation.
Catégorie de personnes : Membres du personnel d’équipage des aéronefs, contrôleurs de la circulation aérienne et personnes qui demandent ce type de licence et de permis.
Objet : Les renseignements personnels sont utilisés pour administrer le programme ou les activités de délivrance des licences au personnel d’équipage de l’aviation civile canadienne et aux contrôleurs de la circulation aérienne et pour déterminer l’admissibilité aux permis et aux licences de membre d’équipage et de contrôleur de la circulation aérienne. Les renseignements personnels sont recueillis en vertu de l’article 4.9 de la Loi sur l’aéronautique et de la partie IV du Règlement de l’aviation canadien – Délivrance des licences et formation du personnel, sous-partie 1 – Permis, licences et qualifications de membre d’équipage de conduite.
Usages compatibles : Les renseignements peuvent être utilisés ou divulgués aux fins d’application de la loi et du maintien de la sécurité. Le nom, l’adresse et le numéro de licence peuvent être communiqués à Comptes débiteurs – TC PSU 932 pour veiller à ce que les titulaires de documents d’aviation reçoivent une facture pour le traitement des certificats médicaux et autres coûts connexes. Le nom, l’adresse et l’état de la licence peuvent être communiqués à d’autres autorités de l’aviation civile dans le cadre des engagements internationaux pris par Transports Canada envers l’OACI. Les renseignements sont utilisés ou divulgués pour les besoins des listes d’envoi. Les renseignements sont inclus dans les envois courants du programme.
Normes de conservation et de disposition : Les dossiers seront conservés pendant quinze ans après que le Ministère ait été informé du décès de la personne, puis seront détruits.
Numéro ADD : 98/010
Renvoi au dossier numéro : TC ASA 005
Enregistrement SCT : 001043
Numéro du fichier : TC PPU 005
Remarque : En plus des exigences énoncées dans la Formule de demande d’accès à des renseignements personnels du Secrétariat du Conseil du Trésor, les personnes qui demandent des renseignements contenus dans ce fichier doivent présenter l’autorisation légale si elles agissent au nom d’un titulaire de compte ou d’une succession et prouver qu’elles ont besoin de maintenir les données ou d’y accéder pour des raisons professionnelles; autorité législative (comme dans le cadre d’application des lois ou d’autres enquêtes). Les renseignements sur le type de licence, les qualifications et la date de validité sont communiqués au public en réponse à une demande précise.
Délivrance des licences de techniciens d’entretien d’aéronefs
Description : Ce fichier contient des renseignements liés à la délivrance des licences de techniciens d’entretien d’aéronefs (TEA). Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées, le sexe, la date de naissance, la langue de préférence, l’adresse, le numéro de téléphone, la citoyenneté, les renseignements financiers, le numéro de licence canadienne, les qualifications détenues, les dates d’approbation des examens, la formation (école, cours et dates), les renseignements du carnet de vol ou d’un document équivalent, ou les renseignements sur les tâches d’entretien, les notes d’examen, la date de renouvellement ou de nouvelle délivrance de la licence, la période de validité de la licence, le C.V. du dossier du personnel, les renseignements du Dossier des emplois à l’unité (pour les membres et anciens membres du personnel militaire) et les photos.
Catégorie de personnes : Employés de Transports Canada, titulaires et anciens titulaires d’une licence de TEA ; demandeurs d’une licence de TEA, d’un renouvellement de licence ou d’une annotation.
Objet : Les renseignements personnels servent à administrer le programme de délivrance des licences de TEA, qui comprend la délivrance, la nouvelle délivrance, l’annotation, le renouvellement ou la suspension des licences de TEA. Un TEA est une personne autorisée à s’assurer que les aéronefs sont en état de navigabilité, conformément aux normes de l’aviation locales et internationales. Les renseignements personnels sont recueillis en vertu de la Loi sur l’aéronautique, au titre de la partie IV – sous-partie 3, section 1, 403 – Licences de technicien d’entretien d’aéronefs, et de la partie V – Manuel de navigabilité, chapitre 566 – Délivrance des licences et de formation de technicien d’entretien d’aéronefs, du Règlement de l’aviation canadien.
Remarque : Ce fichier a été révisé en 2011 ; il s’appelait auparavant Système pour les techniciens d’entretien d’aéronefs (AMES).
Usages compatibles : Les renseignements personnels comme le nom et l’adresse postale peuvent être utilisés par d’autres directions au sein de Transports Canada en vue de la distribution de renseignements relatifs à la sécurité aux titulaires de licence. Les renseignements peuvent être communiqués aux autorités canadiennes et étrangères de l’aviation afin de déterminer la validité d’une licence de TEA (si la licence est valide, échue ou suspendue). Les agents chargés de l’application de la loi de Transports Canada peuvent utiliser les renseignements à des fins réglementaires. Les renseignements peuvent être utilisés aux fins d’évaluation et pour faire rapport à la haute direction.
Normes de conservation et de disposition : Les renseignements seront conservés jusqu’à ce que la personne ait 100 ans ou pendant deux ans suivant la dernière mesure administrative après laquelle le Ministère est informé de son décès. Une fois la période de conservation terminée, les renseignements seront détruits.
Numéro ADD : 98/010
Renvoi au programme numéro : TC ASA 005, TC ASA 010
Enregistrement SCT : 005184
Numéro du fichier : TC PPU 011
Bureau de réexamen – Programme de protection des passagers (PPP)
Description : Depuis le 1er février 2011, le Bureau de réexamen de Transports Canada n’examine plus les décisions liées au Programme de protection des passagers. Les personnes à qui on a refusé l’embarquement dans le cadre du Programme de protection des passagers et qui ont reçu une directive d’urgence doivent présenter une demande de réexamen au Bureau de réexamen de Sécurité publique, car c’est Sécurité publique qui s’occupe désormais de l’aspect des réexamens. Le Fichier de renseignements personnels de Sécurité publique est en cours d’élaboration.
Catégorie de personnes :
Objet :
Usages compatibles :
Normes de conservation et de disposition : Le seul fichier détenu par le Bureau de réexamen fait actuellement l’objet d’un litige. Une fois l’affaire réglée, le directeur du Bureau de réexamen transférera probablement le fichier à Sécurité publique et informera toutes les parties concernées, s’il y a lieu.
Renvoi au dossier numéro : TC ASE 007
Enregistrement SCT : 20091033
Numéro du fichier : TC PPU 027
Programme de protection des passagers (PPP) – Liste des personnes précisées
Description : Ce fichier contient des renseignements au sujet du Programme de protection des passagers (PPP) détenus par Transports Canada aux fins des activités du PPP et, surtout, la Liste des personnes précisées (LPP) et la base de données à l’appui de la LPP. La LPP est produite par Sécurité publique et ne comprend que le nom, y compris les alias, la date de naissance et le sexe de la personne. La base de données à l’appui de la LPP est compilée par Sécurité publique (SP) et contient des documents comme des antécédents personnels, des résumés, des rapports de renseignement, des évaluations de la menace et des risques, des notes d’information et autre correspondance obtenue du Service canadien du renseignement de sécurité (SCRS) ou de la Gendarmerie royale du Canada (GRC). Ces documents peuvent également inclure des renseignements reçus d’autres organismes d’application de la loi et de Citoyenneté et Immigration Canada (CIC). Les renseignements recueillis auprès des transporteurs aériens peuvent être ajoutés à la base de données à l’appui de la LPP par Transports Canada. Les renseignements personnels contenus dans la base de données à l’appui de la LPP peuvent comprendre le nom, les coordonnées (y compris la dernière adresse connue), les alias, le sexe, la date de naissance, les renseignements biographiques, la citoyenneté, le numéro de passeport, de visa ou de document de résidence, tout autre numéro d’identification ou document connu émis par un gouvernement, tous les renseignements financiers connus, la description des personnes (y compris les photographies), la description des activités ou des agissements connus ou soupçonnés de la personne, les faux documents présentés ou utilisés par une personne, les affiliations connues avec les organisations terroristes ou criminelles, le casier judiciaire connu et les détails sur les voyages, comme le nom de l’agence et de l’agent de voyages, les renseignements sur le billet d’avion et les détails de l’itinéraire. L’annexe de la Loi sur l’aéronautique donne de plus amples détails sur les renseignements précis qui peuvent être recueillis auprès des transporteurs aériens ou des exploitants d’un système de réservation.
Catégorie de personnes : Les personnes qui peuvent poser une menace pour la sûreté aérienne, de l’avis de Sécurité publique ; les personnes qui ont reçu une directive d’urgence de Transports Canada.
Objet : Les renseignements personnels sont recueillis auprès des transporteurs aériens ou des exploitants d’un système de réservation en vertu de l’article 4.81 de la Loi sur l’aéronautique aux fins de la sûreté du transport et sont utilisés par Transports Canada conjointement avec la base de données à l’appui de la LPP pour évaluer la menace que peuvent poser les personnes figurant sur la LPP qui tentent de prendre un vol en provenance ou à destination du Canada ou un vol intérieur au Canada à un aéroport canadien ou étranger désigné. La base de données à l’appui de la LPP facilite également la prise de décisions de Transports Canada en vertu de l’article 4.76 de la Loi sur l’aéronautique ou les interventions au cas où une personne précisée monte à bord. Les renseignements personnels de la LPP sont utilisés par les transporteurs aériens pendant le contrôle de préembarquement pour identifier les personnes précisées et aviser Transports Canada si une personne correspond au profil de la LPP, conformément aux exigences du Règlement sur le contrôle de l’identité pris en application de la Loi sur l’aéronautique.
Usages compatibles : La divulgation par quiconque de renseignements concernant une personne précisée à un transporteur aérien est interdite en vertu de l’article 11 du Règlement sur le contrôle de l’identité. Les dispositions relatives à la divulgation autorisée, par des personnes désignées, des renseignements concernant une personne précisée et les fins de ladite divulgation se trouvent aux articles 4.81 et 4.82 de la Loi sur l’aéronautique. Transports Canada divulgue la LPP (mais pas la base de données à l’appui de la LPP) aux transporteurs aériens pour leur permettre de vérifier si les personnes à l’enregistrement pour un vol se trouvent sur la liste. Les transporteurs aériens demandent à ces personnes de présenter une pièce d’identité avec photo délivrée par le gouvernement ou deux pièces d’identité sans photo délivrées par le gouvernement. Lorsqu’il y a correspondance possible entre un nom figurant sur la LPP et une personne qui tente de monter à bord d’un aéronef, les transporteurs aériens en informent Transports Canada, conformément au Règlement sur le contrôle de l’identité. Sous réserve du paragraphe 4.81 (1) et de l’annexe de la Loi sur l’aéronautique, en cas de correspondance possible, Transports Canada demande au transporteur aérien ou à l’exploitation du système de réservation des renseignements personnels supplémentaires (p. ex., les renseignements sur le passeport, le permis de conduite et les détails du voyage) au sujet de la personne afin de valider ou de réfuter la correspondance. Si, de l’avis de Transports Canada, la personne peut poser une menace immédiate pour la sûreté aérienne, il émet une directive d’urgence, qui comprend le nom de la personne et les renseignements sur le vol et ordonne la prise de mesures précises pour atténuer la menace. En cas de correspondance confirmée, les renseignements peuvent être divulgués à SP, à CIC, à l’ASFC, à l’Administration canadienne de la sûreté du transport aérien (ACSTA) ou aux personnes désignées du SCRS (se reporter au fichier de renseignements personnels no SIS PPU 070, Programme de protection des passagers) ou à la GRC (se porter au fichier de renseignements personnels no CMP PPU 011, Programme de protection des passagers), conformément au paragraphe 4.81 (3) de la Loi sur l’aéronautique, aux fins de la sûreté aérienne. Transports Canada informe les représentants de la GRC qu’une directive d’urgence a été émise à l’égard de la personne en question aux fins de la sûreté du transport, conformément à l’alinéa 4.81 (3) d) de la Loi sur l’aéronautique. La GRC ou la police locale peuvent apporter leur assistance aux transporteurs aériens si la présence de la police est requise à l’aérodrome. Si l’on découvre qu’une personne précisée se trouve à bord d’un aéronef, les renseignements peuvent être divulgués à la GRC, à l’ACSTA ou au SCRS afin que les mesures nécessaires puissent être prises pour atténuer la menace posée par la personne en question. Les renseignements peuvent être divulgués au Bureau de réexamen de SP si la personne en question désire demander un réexamen de la décision concernant l’inscription de son nom à la LPP. Pour obtenir de plus amples renseignements, se reporter au fichier de renseignements personnels intitulé Bureau de réexamen – Programme de protection des passagers (TC PPU 021). Les renseignements peuvent être utilisés ou divulgués à des fins de vérification, d’évaluation, de recherche ou de statistiques.
Normes de conservation et de disposition : Les renseignements sont conservés pendant cinq ans après la suppression d’un nom de la LPP, puis sont transférés à Bibliothèque et Archives Canada. À moins que l’embarquement n’ait été refusé, les renseignements fournis par les transporteurs aériens à Transports Canada doivent être détruits dans les sept jours suivant leur réception, conformément au paragraphe 4.81(6) de la Loi sur l’aéronautique. À la réception d’une LPP mise à jour de la part de Transports Canada, les transporteurs aériens doivent immédiatement détruire la liste précédente.
Numéro ADD : 96/019
Renvoi au dossier numéro : TC ASE 007
Enregistrement SCT : 20091008
Numéro du fichier : TC PPU 001
Remarque : Sécurité publique Canada fournit à Transports Canada, au plus tard tous les trente jours, la LPP, les renseignements destinés à la base de données à l’appui de la LPP sous forme de résumés de cas concernant les personnes ajoutées à la LPP, et les mises à jour sur les résumés de cas existants. Transports Canada fournit ensuite la LPP aux transporteurs aériens et aux exploitants de systèmes de réservation, qui l’utilisent pendant le contrôle de sécurité préalable à l’embarquement.
Programme d’habilitation de sécurité en matière de transport
Description : Ce fichier décrit les renseignements sur les personnes qui demandent une cote de sécurité dans des aéroports et des installations maritimes. Une cote de sécurité est requise pour les personnes qui doivent avoir accès aux zones réglementées des aérodromes, celles qui exécutent certaines tâches désignées dans des installations maritimes précises et celles qui sont mentionnées dans l’article 503 du Règlement sur la sûreté du transport maritime. Les renseignements personnels peuvent inclure le nom (notamment le nom de famille à la naissance et tous les autres noms utilisés), les coordonnées, la situation d’emploi (y compris les employeurs actuels et passés), les caractéristiques physiques (notamment le sexe, la taille, le poids, la couleur des cheveux et des yeux), les renseignements contenus dans l’acte de naissance, le point d’entrée, la date d’entrée, les renseignements concernant la citoyenneté, le passeport, la scolarité, l’historique de résidences, l’historique d’emplois, l’historique de voyages, l’état civil, les noms des époux ou des épouses ou conjoints de fait ou conjointes de fait actuel et passés (y compris leur sexe, date de naissance, lieu de naissance, adresse et date de décès, s’il y a lieu) et un numéro de contrôle du document unique (NCU). L’information peut aussi inclure des documents comme des antécédents personnels, des résumés, des rapports de renseignement, des évaluations de la menace et du risque, des notes d’information et d’autre correspondance obtenue du Service canadien du renseignement de sécurité (SCRS) et de la Gendarmerie royale du Canada (GRC). Ces documents peuvent inclure l’information reçue d’autres organismes d’application de la loi et de Citoyenneté et Immigration Canada (CIC). Les demandeurs peuvent suivre un processus d’inscription Live Scan, qui comprend la numérisation du formulaire de demande, la saisie des données biographiques et la saisie électronique des empreintes digitales et de l’image faciale. L’information Live Scan est transmise au Système informatisé de dactyloscopie de TC (SIDTC) par le Réseau des services nationaux de police de la GRC. Le SIDTC est un système informatique intégré qui utilise la technologie d’imagerie numérique pour obtenir, conserver et analyser les données sur les empreintes digitales et les renseignements personnels aux fins de vérification des antécédents des demandeurs. Les points d’inscription sans l’équipement Live Scan exigent que les demandeurs suivent le processus d’inscription manuelle, qui comprend la prise des empreintes digitales et de l’image faciale. Avant décembre 2006, les formulaires de demande exigeaient aussi des renseignements sur les parents et la belle-famille de même qu’une vérification du crédit.
Catégorie de personnes : Personnes qui demandent une cote de sécurité dans des aéroports et des installations maritimes. Le formulaire de demande exige aussi des renseignements sur l’époux ou l’épouse/le conjoint de fait actuel ou la conjointe de fait actuelle ainsi que les anciens partenaires ou anciennes partenaires de la personne qui fait la demande. Si le demandeur est mineur, un parent ou tuteur doit signer en son nom.
Objet : L’information est utilisée pour procéder à des vérifications des antécédents afin d’accorder ou de refuser les cotes de sécurité dans le cadre du Programme d’habilitation de sécurité en matière de transport. Pour les cotes de sécurité dans les aéroports, la collecte de renseignements personnels est autorisée au titre de l’article 4.8 de la Loi sur l’aéronautique. Pour les cotes de sécurité dans des installations maritimes, les renseignements personnels sont recueillis au titre de la partie 5 du Règlement sur la sûreté du transport maritime.
Usages compatibles : Transports Canada (TC) communique le nom, l’adresse, le sexe, la date de naissance, le lieu de naissance, les attributs physiques, les empreintes digitales et l’information sur l’employeur du demandeur au Système automatisé d’identification dactyloscopique (SAID) de la Gendarmerie royale du Canada (GRC) pour qu’elle procède à une vérification du casier judiciaire à l’aide des empreintes digitales. En plus des renseignements mentionnés ci-dessus, la GRC communique le point d’entrée et la date d’entrée au Federal Bureau of Investigation (FBI) pour qu’il procède à une vérification du casier judiciaire aux États-Unis pour les demandeurs qui vivent à l’extérieur du Canada, qui ont vécu aux États-Unis dans les cinq dernières années ou qui sont citoyens des États-Unis. TC vérifie le nom, le sexe et la date de naissance du demandeur dans la base de données du Centre d’information de la police canadienne (CIPC) de la GRC. Si le demandeur a vécu à l’extérieur du Canada dans les cinq dernières années, TC vérifie auprès du National Crime Information Centre du FBI pour déterminer si le demandeur a des activités criminelles qui ne figurent pas dans le SAID de la GRC (p. ex. mandat, accusations en instance). La vérification permettra aussi de déterminer si le demandeur a déjà signalé un passeport volé ou perdu. Le nom et la date de naissance du demandeur sont communiqués à la Section du filtrage sécuritaire de la GRC pour vérifier si le demandeur est lié à des organisations criminelles. Le nom, le sexe, l’adresse, la date de naissance, le lieu de naissance, l’état civil, la profession, le travail, la scolarité, l’historique de résidences, le numéro de passeport, le numéro de téléphone et les renseignements identificatoires des époux ou épouses ou conjoints de fait ou conjointes de fait actuel et passés du demandeur sont communiqués au Service canadien du renseignement de sécurité (SCRS) pour déterminer si la personne peut constituer une menace pour la sécurité du Canada, comme défini à l’article 2 de la Loi sur le Service canadien du renseignement de sécurité. Au besoin, le formulaire de demande rempli est envoyé au SCRS si une évaluation de la sécurité du demandeur est requise. Pour les citoyens naturalisés ou les résidents permanents, le nom, la date de naissance, la date d’entrée ou d’immigration au Canada ou le numéro de référence de citoyenneté sont communiqués à Citoyenneté et Immigration Canada (CIC) pour confirmer que l’information fournie par le demandeur correspond à l’information dans la base de données de CIC. L’information peut aussi être vérifiée auprès d’autres institutions du gouvernement fédéral, d’autres gouvernements, de pays étrangers, d’écoles, de propriétaires d’immeubles ou d’employeurs afin de procéder à des vérifications de l’historique de résidences, d’emplois, d’antécédents scolaires ou de voyages. Transports Canada communique le nom et la date de naissance du demandeur à l’administration aéroportuaire ou portuaire ou au point d’inscription pour confirmer si la cote de sécurité a été accordée, refusée, suspendue ou annulée. Pour les cotes de sécurité des aéroports, le numéro de contrôle du document, la date d’expiration de la cote de sécurité et la situation actuelle sont divulgués à l’Administration canadienne de la sûreté du transport aérien (ACSTA) pour confirmer que le demandeur a une cote de sécurité valide. La cote de sécurité valide permettra à l’ACSTA d’administrer la délivrance d’une carte d’identité améliorée, appelée carte d’identité de zone réglementée. Une fois que la cote de sécurité a été accordée, le Bureau de contrôle des laissez-passer dans les aéroports peut délivrer une carte d’identité de zone réglementée. Cette carte permet aux employés qui doivent avoir accès aux zones réglementées de s’acquitter de leurs tâches. Pour les demandes de cote de sécurité dans des installations maritimes, l’information peut être communiquée au Bureau de réexamen si le demandeur demande un réexamen du refus ou de l’annulation de sa cote de sécurité dans le cadre du Programme d’habilitation de sécurité en matière de transport maritime. Les renseignements peuvent être utilisés à des fins d’évaluation, de recherche ou de statistiques.
Normes de conservation et de disposition : Les renseignements sont conservés pendant deux ans après le départ du travailleur ou après l’expiration, la suspension ou l’annulation de la cote de sécurité ou après le refus de la demande, puis sont détruits. Les demandes qui ne sont pas approuvées sont conservées pendant deux ans après la dernière mesure administrative, puis sont détruites.
Numéro ADD : 98/001
Renvoi au dossier numéro : TC ASE 010, TC ASE 014, TC MSE 004
Enregistrement SCT : 002868
Numéro du fichier : TC PPU 093
Programme d’exemption au titre de l’intérêt national (PEIN)
Description : Ce fichier décrit les renseignements personnels recueillis pour appuyer les décisions d'approuver ou de refuser la demande d'exemption d'intérêt national au mandat provisoire de vaccination contre la COVID-19 pour les passagers des modes de transport aérien, ferroviaire et maritime sous réglementation fédérale.
Les renseignements personnels recueillis à l'appui de la décision comprennent les renseignements biographiques, le statut de citoyen, les coordonnées, les dossiers judiciaires, les renseignements sur l'essai de vaccination contre la COVID-19, la date de naissance, les renseignements sur le personnel de l'employé, la langue, le nom, l'opinion ou les points de vue sur ou au sujet des personnes, d'autres numéros d'identification, signature et informations de voyage / itinéraire.
Remarque : Les renseignements personnels peuvent être recueillis indirectement auprès d’une autre personne, de l’employeur du voyageur, d’une autre institution fédérale ou d’une autre organisation qui demande une exemption d’intérêt national au nom de la personne.
Remarque : Le Programme ne recueille pas de renseignements sur la vaccination contre la COVID-19, mais en soumettant une demande au Programme d’exemption d’intérêt national, on déduit que le statut vaccinal d’une personne n’est pas entièrement vacciné.
Remarque : Certains renseignements personnels soumis par les candidats ont été jugés inutiles pour être utilisés par le programme afin de prendre une décision d'approuver ou de refuser une demande. Par conséquent, ils ont été définitivement supprimés. Les types d'informations soumises par les candidats qui se sont avérées inutiles comprennent les rapports de police, les informations médicales, les informations sur les passeports, les autres informations sur les documents de voyage, les certificats de naissance, les permis de conduire, les photographies, les informations sur les visas et les dossiers d'immigration.
Remarque : Le Programme d’exemption au titre de l’intérêt national (PEIN) a été lancé en novembre 2021 et suspendu en juin 2022.
Catégorie de personnes : Les renseignements décrient dans ce fichier concernent les citoyens canadiens et les étrangers qui demandent une exemption d'intérêt national aux mandats provisoires de vaccination contre la COVID-19 dans les modes de transport sous réglementation fédérale (aérien, ferroviaire et maritime). Le programme contient également des renseignements sur les personnes qui présentent des demandent au nom de personnes pour une exemption d'intérêt national aux mandats provisoires de vaccination contre la COVID-19.
Objet : Les renseignements personnels sont utilisés pour évaluer une demande d'exemption d'intérêt national et pour rendre une décision au demandeur. Les demandes approuvées donnent lieu à l'envoi d'une lettre d'approbation que le voyageur fournit aux transporteurs, au personnel de contrôle de la sûreté des transports ou à d'autres intervenants pour appuyer les déplacements. Les renseignements personnels sont recueillis et utilisés conformément au paragraphe 5.9(2) de la Loi sur l’aéronautique, du paragraphe 10(2) de la Loi sur la marine marchande du Canada et de l’article de la Loi sur la sécurité ferroviaire.
Usages compatibles : Transports Canada peut divulguer des renseignements personnels liés à sa décision d'approuver ou de refuser une demande d'exemption d'intérêt national à un transporteur, à une agence de contrôle de sécurité des transports ou à un autre intervenant.
Transports Canada peut recueillir et/ou divulguer des renseignements personnels à d'autres institutions fédérales à l'appui de la réception de demandes d'exemption d'intérêt national ou pour prendre des décisions liées aux demandes. Cela comprend, mais sans s'y limiter, la divulgation ou la collecte de renseignements personnels auprès d'Affaires mondiales Canada (AMC PPU 010 ; Affaires consulaires - Aide aux Canadiens), du ministère de la Défense nationale, de l'Agence de la santé publique du Canada, d'Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada, Relations Couronne-Autochtones et Affaires du Nord Canada, Sécurité publique, Patrimoine canadien et l'Agence des services frontaliers du Canada.
Les renseignements personnels peuvent être utilisés pour le suivi de santé publique, y compris la divulgation de renseignements personnels à l’organisation ou aux sites où le voyage est approuvé.
Les renseignements personnels peuvent être utilisés par Transports Canada à des fins de recherche et de statistique, de politique et d’évaluation de programme et de vérification interne.
Remarque : Le PEIN a prévu qu'il pourrait recueillir et/ou divulguer des renseignements personnels aux institutions fédérales identifiées ci-dessus ; cependant, pendant la période où le PEIN était actif (de novembre 2021 à juin 2022), Affaires mondiales Canada et le ministère de la Défense nationale étaient les seules institutions avec lesquelles le PEIN recueillait et divulguait des renseignements personnels.
Normes de conservation et de disposition : Les informations personnelles sont conservées pendant trois ans après la dernière action administrative, puis détruites.
Numéro ADD : A2016/005
Renvoi au dossier numéro : TC NIE 001
Enregistrement SCT : En attente de l'approbation du SCT
Numéro du fichier : TC PPU 056
Programme de remise écoAUTO
Description : Ce fichier décrit les renseignements des personnes qui présentent une demande dans le cadre du Programme de remise écoAUTO. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées, la langue de correspondance, les détails de propriété, l’information sur le véhicule, notamment le numéro d’identification de véhicule (NIV), le contrat de vente, l’entente de location et le formulaire d’immatriculation provincial ou territorial.
Catégorie de personnes : Grand public et représentants des autres ordres de gouvernement au Canada.
Objet : Les renseignements servent à administrer le Programme de remise écoAUTO, qui accorde une remise allant jusqu’à 2 000 $ à toute personne, organisation, gouvernement provincial ou territorial ou administration municipale, pour l’achat ou la location (12 mois ou plus) d’un véhicule éconergétique admissible entre le 20 mars 2007 et le 31 décembre 2008. Les renseignements sont recueillis en vertu de l’article 48 de la Loi sur les transports au Canada, décret PC 2007-1140, et de l’alinéa 2a) de la Loi sur les restructurations et les transferts d’attributions dans l’administration publique, décret PC-2007-1310.
Usages compatibles : Le nom du demandeur et le NIV sont communiqués au Conseil canadien des administrateurs en transport motorisé afin d’authentifier le NIV et de valider l’information sur l’immatriculation des véhicules aux niveaux provincial et territorial. Le nom du demandeur et le NIV peuvent également être communiqués aux concessionnaires, à ESP Data Inc., à Carfax et à Used Car Dealership Associations afin d’obtenir des renseignements supplémentaires qui pourront être nécessaires pour valider l’admissibilité à une remise. Le nom et l’adresse sont communiqués à Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (fichier de renseignements personnels no PWGSC PPU 085, Système normalisé des paiements) pour l’envoi des chèques relatifs aux demandes approuvées. Ces renseignements peuvent également être utilisés à des fins de recherche, de planification, de vérification et d’évaluation.
Normes de conservation et de disposition : Les renseignements sont conservés pendant sept ans après la fin du programme (le 31 mars 2009), puis sont détruits.
Numéro ADD : 2005/006
Renvoi au dossier numéro : TC CAT 013
Enregistrement SCT : 20090646
Numéro du fichier : TC PPU 024
Programme d’incitatifs pour les véhicules à zéro émission.
Description : Ce fichier contient des renseignements sur les personnes, les organisations, et les administrations provinciales, territoriales et municipales qui demandent et reçoivent des incitatifs du Programme d’incitatifs pour les véhicules à zéro émission. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées (courriel, adresse domiciliaire, numéro de téléphone), la signature, les renseignements sur la propriété du véhicule, la date de naissance (seulement les demandeurs individuels, et non les personnes qui présentent une demande au nom d’une entreprise), les renseignements sur le véhicule, y compris le numéro d’identification du véhicule (« NIV »), l’acte de vente, le contrat de location, la preuve d’immatriculation du véhicule et le numéro d’entreprise.
Remarque : Tous les documents rédigés avant juin 2023 faisaient référence au fichier de renseignements personnels précédemment intitulé Programme de remise écoAuto, appelé TC PPU 024.
Catégorie de personnes : Les renseignements décrits dans ce fichier concernent les particuliers du grand public et les représentants d’entreprise autorisés qui demandent d’acheter ou de louer un véhicule à zéro émission d’un concessionnaire participant au Canada.
Objet : Les renseignements personnels sont utilisés pour administrer le Programme d’incitatifs pour les véhicules zéro émission qui rembourse aux concessionnaires les incitatifs qu’ils offrent à toute personne, organisation, gouvernement provincial, territorial, ou municipal pour l’achat ou la location (12 mois ou plus) d’un véhicule zéro émission admissible. Les renseignements personnels seront utilisés pendant toute la durée du programme. Les renseignements personnels sont recueillis et utilisés conformément au mandat du ministre des Transports décrit à l’article 5 de la Loi sur les transports au Canada et en vertu des pouvoirs prévus à l’article 20 de la Loi sur la sécurité automobile.
Usages compatibles : Date de naissance de l’acheteur ou du locataire, code postal, province, et le NIV sont entrés dans le portail Web d’échange de dossiers interprovinciaux du Conseil canadien des administrateurs en transport motorisé pour authentifier le NIV et valider les renseignements d’immatriculation des véhicules provinciaux et territoriaux.
Bien que les concessionnaires participent à la collecte de renseignements personnels auprès de particuliers, du nom de l’acheteur ou du locataire, adresse, et le NIV peut également être divulgué aux concessionnaires afin d’obtenir des renseignements supplémentaires qui pourraient être nécessaires pour valider l’admissibilité de la transaction, y compris demander la preuve d’immatriculation du véhicule du concessionnaire.
Les renseignements personnels peuvent être utilisés par Transports Canada à des fins de recherche et de statistique, de politique et d’évaluation de programme, et de vérification interne.
Normes de conservation et de disposition : Les renseignements personnels sont conservés pendant six exercices après la dernière mesure administrative, puis détruits en toute sécurité.
Numéro d’ADD : DA2016/005
Renvoi au dossier numéro : TC IZEV 001
Enregistrement SCT : 20230009
Numéro du fichier : TC PPU 052
Pièces d’identité des gens de mer canadiens, livrets de congédiement et registres du service en mer
Description : Ce fichier contient des renseignements au sujet des gens de mer, plus particulièrement en ce qui concerne leurs pièces d’identité, leurs livrets de congédiement et leurs registres du service en mer. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, le numéro d’identité, l’adresse, les numéros de téléphone, la date et le lieu de naissance, le sexe, la grandeur, la couleur des yeux, la citoyenneté, la nationalité, les caractéristiques spéciales qui peuvent faciliter l’identification, une photographie originale, les coordonnées des personnes à contacter en cas d’urgence (nom, adresse, lien), l’information sur le navire (nom et description du voyage), la fonction à bord du navire, la date et l’endroit de l’embauche et du congédiement, l’image faciale, les points caractéristiques des empreintes digitales (au besoin) et la signature.
Catégorie de personnes : Marins canadiens ou résidents permanents du Canada employés à bord de navires commerciaux.
Objet : Les renseignements personnels sont recueillis afin de délivrer des livrets de congédiement, des registres du service en mer et des pièces d’identité aux gens de mer canadiens ou aux résidents permanents du Canada. Les renseignements personnels sont recueillis en vertu de la Loi de 2001 sur la marine marchande du Canada, du Règlement sur le personnel maritime et de la Convention sur les pièces d’identité des gens de mer (C-108) ou la Convention (révisée), 2003 (C-185), de l’Organisation internationale du Travail.
Usages compatibles : Les renseignements peuvent être divulgués au Bureau de la sécurité des transports du Canada, conformément à la Loi sur le Bureau canadien d’enquête sur les accidents de transport et de la sécurité des transports dans le cadre d’une enquête sur un accident ou un incident maritime. Les renseignements peuvent être utilisés ou divulgués aux fins d’évaluation et pour faire rapport à la haute direction.
Normes de conservation et de disposition : Tous les renseignements personnels liés aux pièces d’identité des gens de mer seront conservés dans une base de données électronique jusqu’à ce que la personne atteigne l’âge de 100 ans. Les formulaires de demande sur papier seront conservés pendant sept ans à partir de la date d’émission des pièces d’identité des gens de mer. Une fois la période de conservation terminée, les renseignements seront détruits. Avec l’entrée en vigueur de la Loi de 2001 sur la marine marchande du Canada (LMMC 2001) le 1er juillet 2007 et la mise en œuvre du Règlement sur le personnel maritime, la tenue des dossiers des gens de mer incombe désormais aux gens de mer et au représentant autorisé. Afin de tenir compte des activités modernes du Registre central des gens de mer, il incombera au capitaine d’un bâtiment d’ouvrir et fermer les contrats d’engagement et les journaux de bord réglementaires, qui seront conservés par un représentant autorisé pendant au moins cinq ans. Transports Canada conservera les journaux de bord réglementaires et les contrats d’engagement pour les navires commerciaux canadiens dont les voyages ont été effectués avant le 1er juillet 2007. Ces dossiers visent les périodes allant de 1948 à 1949 et de 1954 au 30 juin 2007. Les dossiers des marins marchands qui ont servi dans la Marine marchande canadienne entre 1939 et 1947 et entre 1950 et 1953 continuent d’être tenus par le ministère des Anciens Combattants (ACC) ; consulter le fichier de renseignements personnels d’ACC, Dossiers du Service maritime de marins de la marine marchande du Canada –ANC PPU 120.
Numéro ADD : 2001/012
Renvoi au dossier numéro : TC MSA 005
Enregistrement SCT : 001050
Numéro de dossier : TC PPU 040
Remarque : Ce fichier a été révisé en 2011 et était autrefois appelé Dossiers du Service maritime pour la marine marchande du Canada (DOT PPU 040).
Programme national de compétence des conducteurs d’embarcations de plaisance
Description : Il s’agit d’une banque de données qui contient de l’information sur les personnes ayant reçu leur carte de conducteur d’embarcation de plaisance (CCEP) ou encore leur jeton pour faire l’examen sur la sécurité nautique en ligne en vue d’obtenir leur CCEP. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, l’adresse, la date de naissance, le sexe, le numéro du détenteur de carte, le nom du fournisseur de cours, la date d’émission de la carte, le nom d’utilisateur et le mot de passe. Si l’examen a été effectué auprès d’un prestataire de cours agréé, c’est ce dernier qui conserve les dossiers relatifs à la CCEP ainsi que les résultats d’examen. Si l’examen a été fait en ligne à partir du portail de Transports Canada (TC), c’est dans ce cas TC qui conserve les résultats.
Catégorie de personnes : Les renseignements sont conservés dans le Système de base de données sur la compétence des conducteurs d’embarcations de plaisance (SBCCEP) de TC.
Catégorie de personnes : Personnes ayant reçu une CCEP ; personnes ayant reçu un jeton pour l’examen en ligne ; et utilisateurs du SBDCCEP.
Objet : Les renseignements personnels sont recueillis conformément au paragraphe 207(1) de la Loi de 2001 sur la marine marchande et servent à alimenter la base de données pour permettre à TC de protéger l’information des détenteurs de carte et faciliter le remplacement des cartes perdues ou volées.
Usages compatibles : Les renseignements personnels recueillis sont utilisés par TC et sont transmis à Service Canada pour informer les détenteurs de carte sur la façon de remplacer une carte perdue ou volée. Les renseignements peuvent sur demande être envoyés aux agents de l’autorité sur les voies navigables. Les renseignements relatifs aux détenteurs de carte sont également accessibles aux agents d’application de la loi à partir du Centre d’information de la police canadienne (dossiers opérationnels – GRC PPU 005) aux fins d’application de la loi sur les eaux. Enfin, les renseignements servent aussi à compiler des statistiques, à analyser les tendances et à surveiller la conformité au programme.
Normes de conservation et de disposition : Les renseignements relatifs aux détenteurs de carte sont conservés jusqu’à ce que la personne atteigne l’âge de 100 ans ou deux ans après la réception d’un avis de décès. Les dossiers sont alors détruits. Les résultats d’examen en ligne sont quant à eux gardés pendant une période de cinq ans suivant l’examen pour ensuite être détruits.
Numéro ADD : 2001/012
Renvoi au dossier numéro : TC MSA 005
Enregistrement SCT : 20110593
Numéro du fichier : TC PPU 023
Certificats de compétence et documents des gens de mer
Description : Ce fichier décrit des renseignements sur les personnes qui présentent une demande ou à qui sont délivrés des Documents maritimes canadiens (DMC) ou autres documents de la Sécurité maritime de Transports Canada (SMTC). Un DMC est une licence, un permis, certificat ou autre document, y compris un document de la SMTC, émis par le ministre des Transports ou en son nom, en vertu de la partie 3 (Personnel) de la Loi de 2001sur la marine marchande du Canada, pour attester que la personne a satisfait aux exigences de la partie 3. Les DMC habilitent une personne à travailler à bord de navires immatriculés au Canada ou à l’étranger et sont obligatoires pour les marins au Canada pour obtenir du travail sur les navires. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées, l’âge, le sexe, les date et lieu de naissance, la citoyenneté, la photo, la signature, les renseignements médicaux, la nationalité, le dossier de qualification de service, les programmes de formation suivis, les lieux et résultats de l’examen (réussite/échec), les grades, les classes, les relevés de notes et les dates des certificats émis, les DMC émis, la date de la demande, le numéro de candidat, le nombre de jours en mer, les dates d’embauche et de congédiement, et la validité des certificats.
Catégorie de personnes : Gens de mer canadiens et non canadiens, officiers de pont, ingénieurs navals, autres travailleurs maritimes et propriétaires de navires commerciaux, y compris les agents désignés.
Objet : Les renseignements personnels sont recueillis en vertu de la Loi de 2001 sur la marine marchande du Canada, et le Règlement sur le personnel maritime et est utilisé par ou pour le compte de Transports Canada pour émettre des DMC ou autres documents de la SMTC.
Usages compatibles : Les renseignements peuvent être divulgués au Bureau de la sécurité des transports du Canada, conformément à la Loi sur le Bureau canadien d’enquête sur les accidents de transport et de la sécurité des transports dans le cadre d’une enquête sur un accident ou un incident maritime. Les renseignements personnels sont utilisés pour vérifier l’authenticité des certificats lorsqu’elle est demandée par d’autres parties qui emploient des gens de mer canadiens sur les navires canadiens ou étrangers. Les noms, date de naissance, titre et numéro de certificat de la personne peuvent être communiqués au ministère de la Justice à des fins de concordance des données conformément à la Loi d’aide à l’exécution des ordonnances et des ententes familiales ; consultez le fichier de renseignements personnels du ministère de la Justice, Aide à l’exécution des ordonnances et des ententes familiales – JUS PPU 125. Les renseignements peuvent être utilisés ou divulgués aux fins d’évaluation et pour faire rapport à la haute direction.
Normes de conservation et de disposition : Tous les renseignements personnels seront conservés dans une base de données électronique jusqu’à ce que la personne atteigne l’âge de 100 ans. Les formulaires de demande sur papier seront conservés pendant deux ans après la dernière mesure administrative. Une fois la période de conservation terminée, les renseignements seront détruits.
Numéro ADD : 2001/012
Renvoi au dossier numéro : TC MSA 005
Enregistrement SCT : 20110257
Numéro du fichier : TC PPU 030
Remarque : Ce fichier remplace les quatre fichiers auparavant appelés : Certification du personnel d’aéroglisseur – TC PPU 039 ; Brevets d’aptitude et de Service comme ingénieur en mer – TC PPU 038; Brevets d’aptitude et de Service en tant que capitaine ou officier de pont – TC PPU 030; et les certificats de compétence comme mécanicien de marine TC PPU 035. Les renseignements peuvent être conservés dans le Système automatisé d’accréditation et d’examens (SAAE) de Transports Canada, dans le Système de délivrance des brevets de capacité (SDBC) et dans le Système de délivrance de documents pour le personnel maritime (SDDPM).
Médecins examinateurs de la marine
Description : Ce fichier contient des renseignements qui sont liés aux médecins examinateurs de la marine (médecins autorisés) nommés par le ministre des Transports pour effectuer les examens médicaux des gens de mer. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées, les renseignements biographiques, la date de naissance, les renseignements sur la formation académique et le numéro d’identification de l’employé. Des renseignements sont également recueillis auprès des collèges provinciaux afin de s’assurer que les personnes sont en règle et de vérifier si le fournisseur de soins de santé autorisé a fait l’objet de conclusions défavorables.
Catégorie de personnes : Médecins examinateurs de la marine désignés (fournisseurs de soins de santé autorisés, habituellement des médecins).
Objet : Les renseignements personnels sont utilisés pour désigner les fournisseurs de soins de santé autorisés (habituellement des médecins) à titre de médecins examinateurs de la marine. Les renseignements personnels sont recueillis conformément à la Loi de 2001 sur la marine marchande du Canada en vertu de l’article 8 de la Partie II du Règlement sur le personnel maritime.
Usages compatibles : Les renseignements peuvent être utilisés ou communiqués aux fins suivantes : compte rendu à la haute direction et évaluation.
Normes de conservation et de disposition : Les dossiers seront conservés pendant une période de trois ans après la retraite, le décès, la démission ou le retrait de la désignation par Transports Canada, puis ils seront détruits.
Numéro ADD : 2001/012
Renvoi au dossier numéro : TC MSA 007
Enregistrement SCT : 20120207
Numéro du fichier : TC PPU 054
Système de recherche d'informations sur l'immatriculation des bâtiments
Description : Cette banque de données comprend des renseignements personnels liés à l’immatriculation des bâtiments canadiens, aux bâtiments en construction et aux affrètements coque nue. Les renseignements personnels peuvent inclure le nom, les coordonnées, le statut de citoyenneté, la langue de préférence, l’acte de vente, des renseignements financiers, des signatures, de même que des informations sur le bâtiment, y compris le nom, le numéro d’immatriculation et le nombre de parts.
Catégorie de personnes : Propriétaires actuels et précédents de bâtiments, représentants autorisés, créanciers et débiteurs hypothécaires de bâtiments, experts maritimes et jaugeurs.
Objet : Les renseignements personnels sont recueillis par Transports Canada dans le but d'immatriculer un bâtiment. Les renseignements personnels sont recueillis en vertu de la Loi de 2001 sur la marine marchande du Canada, conformément aux articles 43, 51, 53, 54, 58, 59, 65, 71, 72, 73, 75.01, 75.03, 75.1, 75.11 et 76.
Usages compatibles : Les renseignements peuvent être utilisés pour la planification ou la gestion de programmes, la production de rapports et la recherche. Les renseignements peuvent être divulgués en interne au sein de Transports Canada à des fins d’inspections, d'application de la loi, d’enquête, de conformité, de statistiques ou dans un but éducatif.
Conformément à l'initiative sur la sécurité en mer des pêcheurs commerciaux, les renseignements personnels sont divulgués au ministère des Pêches et des Océans (MPO), y compris la Garde côtière canadienne, dans le but de promouvoir la sécurité en mer des pêcheurs commerciaux. Le cadre pour le partage de ces informations est décrit dans le protocole d'entente (PE) entre le MPO et Transports Canada (TC) concernant la sécurité en mer des pêcheurs commerciaux.
Les renseignements personnels ne seront divulgués à d'autres fins sans obtenir au préalable le consentement explicite, sauf si la divulgation est autorisée conformément au paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
De plus, les informations relatives à l’immatriculation des bâtiments constituent un référentiel disponible en ligne, et conformément à l’article 76 de la Loi de 2001 sur la marine marchande du Canada, « toute personne peut, à l’égard d’un bâtiment ou d’une flotte, examiner les inscriptions sur le Registre ou en obtenir copie ».
Normes de conservation et de disposition : La conservation des dossiers liés à l'immatriculation des bâtiments est en cours de développement. Les informations et les livres d'immatriculation des bâtiments antérieurs à 1983 ont été transférés à Bibliothèque et Archives Canada.
Numéro ADD : 2016/005
Renvoi au dossier numéro : TC MSA 003
Enregistrement SCT : 20240033
Numéro du fichier : TC PPU 041
Note : Avec l'entrée en vigueur de la Loi de 2001 sur la marine marchande du Canada, le 1er juillet 2007, la délivrance des permis des petits bâtiments commerciaux a été mise à jour pour exiger l’immatriculation de ces bâtiments. À cette époque, Transports Canada avait deux FRP différents : le Registre des navires (DOT PPU 041) et les Licences de bâtiments (DOT PPU 042). Pour se conformer aux modifications de la Loi de 2001 sur la marine marchande du Canada, les deux FRP ont été combinés pour former le Système de recherche d’informations sur l’immatriculation des bâtiments (TC PPU 041).
Programme d’application de la loi de la Sécurité maritime
Description : Ce fichier contient des renseignements sur les gens de mer et les représentants autorisés de navires et d’installations maritimes. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées, les renseignements biographiques, la date de naissance, les renseignements sur la formation, les autres numéros d’identification et le numéro d’identification du marin.
Catégorie de personnes : Représentants autorisés des navires et des installations maritimes et gens de mer.
Objet : Les renseignements personnels sont utilisés pour administrer le programme ou l’activité d’application de la loi en matière de sécurité maritime et pour encourager et promouvoir la conformité avec la Loi de 2001 sur la marine marchande du Canada et ses règlements d’application.
Usages compatibles : Les renseignements peuvent être utilisés ou divulgués aux fins d’application de la loi et du maintien de la sécurité. Les renseignements personnels peuvent être transmis aux corps de police aux fins d’application de la loi.
Normes de conservation et de disposition : Les dossiers seront conservés pendant une période de cinq ans après la fermeture de chaque cas, puis ils seront détruits.
Numéro ADD : 2001/012
Renvoi au dossier numéro : TC MSA 008
Enregistrement SCT : 20120392
Numéro du fichier : TC PPU 021
Remarque : La Sécurité maritime de Transports Canada (SMTC) obtient de façon sporadique des rapports de la Garde côtière canadienne (GCC) au sujet d’infractions possibles aux termes de la Loi de 2001 sur la marine marchande du Canada et ses règlements d’application, ce qui peut entraîner la prise de mesures d’application de la loi par la SMTC. Ces mesures d’application de la loi sont établies aux termes du programme de conformité et d’application de la Sécurité maritime.
Incidents maritimes et événements dangereux
Description : Ce fichier renferme des rapports sur des accidents et des incidents mettant en cause des navires de commerce, des bateaux de pêche et certaines embarcations de plaisance. Des dossiers de santé et sécurité au travail consignés au titre d’événements dangereux du secteur maritime figurent également dans ce fichier.
Catégorie de personnes : Les personnes ne faisant pas partie de l’effectif du gouvernement qui sont en cause dans des événements de transport maritime.
Objet : L’objet de ce fichier est d’appuyer les analyses relatives à la sécurité maritime et à la gestion du risque.
Usages compatibles : Compilation de statistiques, analyse des tendances, quantification et évaluation des risques du transport maritime.
Normes de conservation et de disposition : Les dossiers sont conservés durant cinq ans puis détruits.
Numéro ADD : 2001/12
Renvoi au dossier numéro : TC MSA 009
Enregistrement SCT : 003338
Numéro du fichier : TC PPU 048
Permis d’embarcation de plaisance
Description : Ce fichier contient les renseignements personnels en rapport avec le programme concernant les permis d’embarcations de plaisance. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées, la date de naissance et les renseignements sur l’embarcation.
Catégorie de personnes : Le propriétaire actuel et les propriétaires précédents de l’embarcation de plaisance.
Objet : Les renseignements personnels sont recueillis afin d’accorder, de transférer ou de retirer des permis d’embarcations de plaisance, de vérifier l’identité du propriétaire actuel et des propriétaires précédents de l’embarcation de plaisance, et d’assurer le respect des règlements en matière d’embarcations de plaisance conformément à l’objet du programme, qui est de promouvoir la sécurité. L’autorisation de recueillir des renseignements personnels est accordée en vertu de la partie 10 de la Loi de 2001 sur la marine marchande du Canada et du Règlement sur les petits bâtiments.
Usages compatibles : Les renseignements sont utilisés par les agents de l’autorité, tel qu’il est indiqué à la partie 10 de la Loi de 2001 sur la marine marchande du Canada aux fins d’application de cette loi et du Règlement sur les petits bâtiments. Les renseignements peuvent être divulgués aux parties participant aux travaux de recherche ou aux opérations de sauvetage. Les renseignements sont divulgués aux organismes d’enquête précisés dans les règlements, tels que la Gendarmerie royale du Canada, l’Agence du revenu du Canada et l’Agence des services frontaliers du Canada, en vue de faire respecter toute loi du Canada ou pour la tenue d’enquêtes licites conformément à l’alinéa 8(2)(e) de la Loi sur la protection des renseignements personnels. De plus, les renseignements sont divulgués aux autorités de police provinciales et territoriales en vertu d’un arrangement ou d’un accord leur permettant d’administrer ou d’appliquer toute loi ou de mener des enquêtes licites conformément à l’alinéa 8(2)(f) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Normes de conservation et de disposition : En voie d’élaboration
Numéro ADD : 2001/012
Renvoi au dossier numéro : TC MSA 004
Enregistrement SCT : 005319
Numéro du fichier : TC PPU 044
Programme de protection des eaux navigables
Description : Ce fichier décrit les renseignements relatifs à la protection du droit du public à la navigation, par l’intermédiaire de l’administration de la Loi sur la protection des eaux navigables (PPEN). Plus précisément, le PPEN approuve tout ouvrage construit ou placé au-dessus, dans, sur, sous ou à travers des eaux navigables du Canada avant sa construction; enlève les obstructions à la navigation, y compris les ouvrages non autorisés ou d’autres obstructions telles qu’un bâtiment coulé ou naufragé; réglemente la fourniture et l’entretien de feux, de balises, etc., pour assurer la sécurité de la navigation pendant ou après la construction de certains ouvrages; agit à titre de receveur d’épaves en application de la partie VII de la Loi de 2001 sur la marine marchande du Canada. Parmi les renseignements personnels qui peuvent s’y trouver, il y a le nom et les coordonnées.
Catégorie de personnes : Gens de mer
Objet : Les renseignements personnels sont utilisés pour administrer le programme de protection des eaux navigables. Les renseignements personnels sont recueillis en vertu de la Loi sur la protection des eaux navigables et de la Loi de 2001 sur la marine marchande du Canada.
Usages compatibles : Les renseignements peuvent être utilisés ou divulgués dans l’un des buts suivants : exécution de la loi, rapports destinés à la haute direction, sécurité et sûreté, évaluation, recherche, statistiques et enquêtes, conformité et formation. Les renseignements personnels peuvent être partagés avec d’autres ministères, comme la GRC, qui peut s’y référer pour assurer la facilitation des enquêtes, la conformité et l’application du programme de protection des eaux navigables. Les renseignements personnels peuvent être partagés avec les intervenants de l’industrie. Les renseignements peuvent être partagés avec d’autres intervenants avec lesquels il existe des protocoles d’entente.
Normes de conservation et de disposition : Les documents seront conservés pendant une période de cinq ans suivant la dernière mesure administrative les concernant, puis ils seront transférés à Bibliothèque et Archives Canada comme archives.
Numéro ADD : 2000/005
Renvoi au dossier numéro : TC MSA 012
Enregistrement SCT : 20110592
Numéro du fichier : TC PPU 086
Bureau de réexamen – Programme d’habilitation de sécurité en matière de transport maritime (PHSTM)
Description : Ce fichier décrit des renseignements sur les personnes qui ont déposé une demande auprès du Bureau de réexamen, car leur autorisation de sécurité a été refusée ou annulée aux termes du Programme d’habilitation de sécurité en matière de transport maritime (PHSTM). Les renseignements personnels recueillis sur le formulaire de demande comprennent le nom, les coordonnées, les motifs de réexamen, ainsi qu’une copie de la décision qui fait l’objet d’une demande de réexamen. Le Bureau de réexamen a accès aux renseignements personnels utilisés par le programme d’enquête de sécurité afin de recommander au ministre le refus ou l’annulation d’une autorisation de sécurité. (Consulter le fichier de renseignements personnels de Transports Canada relatif aux autorisations de sécurité en matière de transport, no TC PPU 093). Ces renseignements contiennent les documents rassemblés auparavant par le programme d’enquête de sécurité et peuvent comprendre les antécédents personnels, les guides, les rapports de services du renseignement, les évaluations des menaces et des risques, les notes d’information, la correspondance provenant du Service canadien du renseignement de sécurité (SCRS), de la Gendarmerie royale du Canada (GRC), des organismes d’application de la loi et de Citoyenneté et Immigration Canada (CIC), ainsi que les renseignements obtenus auprès d’un pays étranger et la correspondance provenant des agents de probation et des représentants légaux. Le Bureau de réexamen ne communique pas avec d’autres ministères ou organismes pour obtenir les renseignements.
Catégorie de personnes : Travailleurs du secteur maritime qui déposent une demande de réexamen après un refus ou une annulation de leur autorisation de sécurité aux termes du PHSTM.
Objet : Les renseignements sont utilisés afin de permettre au ministre de reconsidérer sa décision de refuser ou d’annuler l’autorisation de sécurité d’une personne aux termes du PHSTM. L’autorité nécessaire à la collecte de renseignements personnels est désignée par l’article 517 du Règlement sur la sûreté du transport maritime.
Usages compatibles : Des conseillers indépendants s’assureront que les renseignements collectés par le programme d’enquête de sécurité afin que le ministre prenne une décision soient vérifiables, fiables et suffisants. Si davantage de renseignements ou des éclaircissements sont nécessaires, les conseillers indépendants peuvent communiquer avec le Bureau de réexamen afin de les obtenir auprès du programme d’enquête de sécurité. À la suite du rapport du conseiller indépendant, le ministre décidera de refuser ou d’annuler une autorisation de sécurité. Les renseignements peuvent être utilisés à des fins de vérification, d’évaluation, de recherche ou de statistiques. Les renseignements collectés par le programme d’enquête de sécurité peuvent être partagés avec les conseillers indépendants engagés par le ministre afin de donner des conseils relatifs à la demande à réexaminer. À la suite d’une déclaration écrite ou orale du demandeur, les nouveaux renseignements recueillis par le conseiller indépendant sont envoyés au Bureau de réexamen accompagnés de leur rapport contenant leur recommandation.
Normes de conservation et de disposition : Les renseignements sont conservés pendant deux ans après leur dernière utilisation à des fins administratives et sont ensuite détruits.
Numéro ADD : 96/019
Renvoi au dossier numéro : TC HRM 001
Enregistrement SCT : 20091012
Numéro du fichier : TC PPU 028
Importation de véhicules
Description : Ce fichier contient les renseignements relatifs aux personnes qui ont importé des véhicules au Canada de manière temporaire ou permanente. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées, la langue préférée, l’information sur le véhicule, le numéro d’identification du véhicule (NIV), le code du bureau et les quatre derniers chiffres de la carte de crédit.
Catégorie de personnes : Personnes qui importent un véhicule au Canada.
Objet : Les renseignements sont recueillis pour garantir que les véhicules importés de manière permanente sont conformes aux normes de sécurité des véhicules automobiles du Canada (NSVAC) et pour autoriser l’importation temporaire des véhicules non conformes au Canada. La collecte de renseignements personnels est autorisée aux termes de l’alinéa 7(1)a) de la Loi sur la sécurité automobile.
Usages compatibles : Le NIV est divulgué à d’autres parties (p. ex. aux concessionnaires) pour confirmer que les véhicules réussissent l’inspection du Registraire des véhicules importés conformément aux NSVAC. Pour l’importation temporaire des véhicules, Transports Canada divulgue le NIV aux gouvernements provinciaux ou territoriaux et au Conseil canadien des administrateurs en transport motorisé (CCATM) afin de recommander que le véhicule ne soit plus autorisé à être immatriculé si l’importateur ou le mandataire n’a pas confirmé l’exportation ou la disposition du véhicule à la date d’expiration de l’autorisation. Les renseignements sont divulgués au CCATM aux fins de rappel. Les renseignements personnels peuvent être utilisés aux fins d’évaluation.
Normes de conservation et de disposition : Pour l’importation permanente de véhicules, les renseignements personnels sont maintenus dans la base de données pour une période de dix ans après la dernière mesure administrative, puis détruits par la suite. Pour l’importation temporaire de véhicules, les renseignements personnels sont conservés dans la base de données pendant cinq ans et détruits par la suite. Tous les formulaires papier des demandes sont conservés pendant cinq ans après la dernière mesure administrative, puis sont détruits par la suite.
Numéro ADD : 97/019
Renvoi au dossier numéro : TC RSA 002
Enregistrement SCT : 003938
Numéro du fichier : TC PPU 006
Remarque : Le Registraire des véhicules importés, au nom de Transports Canada, inspecte les véhicules construits à l’origine pour le marché américain pour s’assurer qu’ils répondent aux Normes de sécurité des véhicules automobiles du Canada (NSVAC). Transports Canada réglemente les véhicules à passagers, les camions, les véhicules à passagers à usages multiples, les véhicules incomplets, les remorques, les motocyclettes, les motocyclettes à usage restreint, les véhicules à basse vitesse, les véhicules à trois roues, les avant-trains à sellette, les motoneiges de moins de 15 ans, et les autobus fabriqués après le 1er janvier 1971. Ce fichier a été revu en 2009 et a été officiellement nommé Registraire des véhicules importés.
Plaintes sur des défauts des véhicules automobiles et d’équipements automobiles
Description : Ce fichier contient des renseignements au sujet de personnes qui ont signalé des problèmes de sécurité concernant leurs véhicules, pneus ou sièges d’auto pour enfants à la Division des enquêtes sur les défauts et rappels de véhicules de Transports Canada. Ces renseignements comprennent le nom des plaignants, leurs coordonnées, leur langue de choix pour les communications et, souvent, le numéro d’identification de leur véhicule. Les rapports de plainte de défauts peuvent contenir des descriptions des défauts et des dommages, des accidents d’automobile et des dommages matériels qui en découlent, des références aux rapports de police, des renseignements médicaux relativement aux blessures subies au cours des accidents d’automobile, des renseignements sur les problèmes médicaux préexistants et une description des caractéristiques physiques. On peut également y trouver des photographies des blessures et des véhicules endommagés et des pneus et sièges d’auto pour enfants défectueux. Tous les renseignements sont fournis volontairement. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées, les renseignements médicaux, les autres numéros d’identification et les caractéristiques physiques.
Catégorie de personnes : Public, parents et fournisseurs de soins, lorsque les sièges d’auto pour enfants sont visés, avocats et procureurs, représentants des groupes de gestion des parcs de véhicules, compagnies d’assurance, sociétés d’experts-conseils privées, corps de police, autres ministères fédéraux et gouvernements provinciaux et municipaux.
Objet : Les renseignements personnels sont utilisés pour enquêter sur les infractions présumées en vertu de l’article 10 de la Loi sur la sécurité automobile. Cet article oblige les constructeurs et les importateurs à aviser Transports Canada et tous les propriétaires actuels dès qu’ils sont informés d’un défaut de sécurité sur leurs véhicules, pneus ou sièges d’auto pour enfants. Les renseignements personnels sont recueillis conformément à l’alinéa 20(1)a) de la Loi sur la sécurité automobile.
Usages compatibles : Les renseignements peuvent être utilisés ou divulgués aux fins suivantes : autres. Les enquêteurs sur les défauts de Transports Canada utilisent les renseignements recueillis pour effectuer des recherches et des études ainsi que pour évaluer l’application et l’exécution de la Loi. Les renseignements peuvent être utilisés pour communiquer avec les plaignants afin d’obtenir des renseignements supplémentaires et des preuves dans le cadre des enquêtes. Avec le consentement du plaignant, les renseignements peuvent être transmis au constructeur ou à l’importateur du véhicule, du pneu ou du siège d’auto pour enfants visé afin de l’informer du problème de sécurité signalé. Les renseignements peuvent également être divulgués aux Services juridiques de Transports Canada et au procureur général du Canada lorsque des poursuites sont engagées contre une société ou une personne accusée d’avoir contrevenu aux exigences de la Loi.
Normes de conservation et de disposition : Les dossiers seront conservés pendant une période de quinze ans après leur dernière utilisation, puis ils seront détruits.
Numéro ADD : 97/019
Renvoi au dossier numéro : TC RSA 002
Enregistrement SCT : 20120442
Numéro du fichier : TC PPU 003
Permis d’exploitation de véhicules côté piste
Description : Ce fichier contient des renseignements sur les permis d’exploitation de véhicules côté piste, qui sont délivrés par Transports Canada aux personnes autorisées à conduire un véhicule sans être escortées sur la portion d’un aéroport dont l’accès au public est généralement restreint. Les renseignements personnels peuvent comprendre le nom, les coordonnées, des renseignements sur l’emploi, le numéro du permis de conduire provincial, le nom de la compagnie, des précisions sur le permis et le numéro d’habilitation de sécurité, des précisions sur le site approuvé, ainsi que les résultats des tests de connaissances et d’habiletés.
Catégorie de personnes : Les demandeurs d’un permis d’exploitation de véhicules côté piste ou les titulaires actuels ou anciens titulaires d’un permis d’exploitation de véhicules côté piste délivré par Transports Canada.
Objet : Les renseignements personnels sont recueillis en vertu de la Loi relative à la circulation sur les terrains de l’État, conformément aux articles 5 et 6 du Règlement sur la circulation aux aéroports, et ils sont utilisés pour administrer le programme des conducteurs de véhicule côté piste, notamment la délivrance, la suspension ou la révocation d’un tel permis. Ce permis permet de veiller à ce que les personnes conduisant des véhicules côté piste aux aéroports possèdent la formation et les permis requis pour utiliser l’équipement de façon sécuritaire dans l’environnement opérationnel d’un aéronef.
Usages compatibles : Les renseignements sont partagés avec les autorités provinciales chargées des permis et de l’immatriculation des véhicules, afin de valider les permis de conduire. Dans le cas de personnes qui travaillent pour une compagnie, les renseignements sont divulgués en vue de permettre à la compagnie de confirmer que ces personnes doivent conduire des véhicules ou de l’équipement côté piste aux aéroports. Les renseignements peuvent également être utilisés ou divulgués à l’appui des preuves dans des procédures judiciaires. En cas d’un accident responsable ou de dommages volontaires, les renseignements concernant un permis peuvent être utilisés au tribunal. Il s’agit cependant de cas très rares. Les renseignements peuvent également être utilisés aux fins d’évaluation ou d’établissement de rapports à l’intention de la haute direction.
Normes de conservation et de disposition : Les renseignements sont conservés pendant une période de deux ans suivant le départ d’un employé et ils sont ensuite détruits.
No d’ADD : 99/009
Renvoi au dossier numéro : TC TIN 003
Enregistrement SCT : 001898
Numéro de fichier : TC PPU 085