1. Introduction
Le présent document fournit de l’information sommaire sur les mesures prises par Transports Canada (TC) pour maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF), y compris des renseignements sur la gestion du contrôle interne, les résultats d’évaluation et les plans d’action connexes.
Des renseignements détaillés sur les pouvoirs de Transports Canada, son mandat et ses activités de programme se trouvent dans le Rapport sur les résultats ministériels 2020-2021 et dans le Plan ministériel 2021-2022.
2. Système ministériel de contrôle interne en matière de rapports financiers
2.1 Gestion du contrôle interne
Transports Canada est doté d’une structure de gouvernance et de reddition de comptes bien établie pour appuyer les efforts d’évaluation et de surveillance de son système de contrôle interne. Un cadre de gestion du contrôle interne ministériel, approuvé par le sous-ministre, est en place et il comprend les éléments suivants :
- Des structures organisationnelles de reddition de comptes et de surveillance afin d’appuyer une saine gestion financière, y compris les rôles et les responsabilités des cadres supérieurs du Ministère (membres du Comité de gestion exécutif de Transports (CGX) et autres);
- Un Bureau des valeurs et de l’éthique pour fournir des activités de sensibilisation, de la formation et pour l’administration du Code de valeurs et d’éthique de TC, ainsi qu’un Agent principal de l’intégrité pour fournir des conseils, des directives, et superviser les divulgations au sein du ministère;
- Des activités de communication et de formation continues sur les exigences législatives, les politiques et les procédures à l’appui de la saine gestion financière et du contrôle;
- Tirer parti des travaux des Services de vérification et de conseils pour les audits internes sur l’efficacité des processus de gestion de risque, de contrôle et de gouvernance, le cas échéant;
- Une surveillance et des comptes rendus réguliers, au moins deux fois par année, sur le contrôle interne en matière de gestion financière (CIGF), incluant les résultats d’évaluation et plans d’action à l’intention du sous-ministre, des membres du Comité de gestion des ressources (CGR) et du Comité ministériel de vérification (CMV), au besoin;
- Le CMV donne au sous-ministre des conseils et une rétroaction sur la pertinence et le fonctionnement des processus et des cadres de gestion des risques, des contrôles et de gouvernance du Ministère; et
- Des validations annuelles de la mise en œuvre de la gestion du contrôle interne grâce à la signature des membres du CGX concernant la gestion du contrôle interne pour leurs secteurs de responsabilité.
2.2 Ententes de services pertinentes par rapport aux états financiers
Transports Canada a recours à d’autres organisations pour le traitement de certaines opérations qui sont consignées dans ses états financiers, comme suit :
Ententes communes :
- Le ministère des Services publics et de l’Approvisionnement Canada (SPAC) exerce une gestion centrale du versement des salaires et de l’acquisition de biens et services en fonction des pouvoirs délégués par le ministère, ainsi que des services de gestion des locaux;
- Le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) fournit au Ministère les renseignements nécessaires pour calculer les charges à payer et les provisions, par exemple, la charge accumulée liée aux indemnités de départ;
- Le ministère de la Justice fournit des services juridiques à Transports Canada;
- Services partagés Canada (SPC) fournit des services d'infrastructure de technologies de l’information (TI) à Transports Canada dans les domaines des centres de données et des services de réseau. La portée et les responsabilités sont abordées dans le Cadre des contrôles généraux de la technologie de l’information pour les services d’infrastructure de la technologie de l’information lié au contrôle interne en matière de rapports financiers de Services partagés Canada.
Ainsi, Transports Canada se fie au système de contrôle interne efficace en matière de rapports financiers en place chez ces fournisseurs de services.
Ententes particulières :
- À partir d’un protocole d'entente avec Infrastructure Canada, Transports Canada fournit de la gestion des programmes et des services administratifs dans le cadre du Fonds Chantiers Canada (le volet grandes infrastructures).
- Sur la base du recouvrement des coûts, Transports Canada fournit de la gestion financière, des services de comptabilité et de rapports, en plus de certains services de la technologie de l’information et de gestion à l'Administrateur de la Caisse d’indemnisation des dommages dus à la pollution par les hydrocarbures causée par les navires et la Caisse d’indemnisation pour les accidents ferroviaires impliquant des marchandises désignées.
3. Résultats de l’évaluation ministérielle de l’exercice 2020-21
En 2018-19, le Ministère a commencé son nouveau cycle de surveillance continue du CIGF, incluant les nouveaux éléments de gestion financière, conformément au cadre de CIRF de Transports Canada pour l’évaluation et la surveillance axées sur les risques.
En 2020-2021, Transports Canada a terminé son évaluation des processus opérationnels suivants, basé sur son plan de surveillance continue axée sur les risques :
- Revenus et comptes débiteurs – Processus administratif commun
- Charges à payer et autres entrées au journal général
- Administration de la paie
- Subventions et contributions
- Planification des investissements
Les contrôles financiers clés évalués, en ce qui a trait aux processus opérationnels ci-dessus, fonctionnaient généralement de façon efficace, ou des contrôles compensatoires étaient en place pour assurer la production d’information financière fiable. Des recommandations pour l’amélioration ont été notées dans certaines sections avec une incidence faible à moyenne. Il n’y a eu aucune faiblesse de contrôle présentant une incidence de risque élevé. Les constatations ont été corrigées ou seront corrigées en 2021-2022 et 2022-2023.
À la suite de la surveillance continue, pour renforcer son environnement de contrôle, le Ministère a identifié les mesures correctives suivantes :
Revenus et comptes débiteurs – Processus administratif commun :
- Combler le poste vacant dans l’équipe de recouvrement;
- Limiter l’accès au système pour la création de clients afin d’améliorer la séparation des tâches.
Charges à payer et autres entrées au journal général :
- Améliorer les preuves de l’examen des pièces de journal et de la documentation à l’appui de la création de l’entrée;
- Améliorer les preuves de l’approbation des comptes créditeurs à la fin de l’année;
- Revoir l’accès au système dans le module des comptes créditeurs pour éliminer les fonctions incompatibles (séparation des tâches).
Administration de la paie :
- Améliorer et moderniser le travail d’assurance pour soutenir l’approbation de l’article 33;
- Entreprendre une initiative de recouvrement des avances de salaires d’urgence;
- Rapprocher les divergences entre le système de demandes de congés et de services supplémentaire (LEX) et le système intégré du personnel des Transports (SIPT) pour identifier les erreurs potentielles;
- Rappeler aux parties prenantes:
- Leurs responsabilités concernant la rémunération et les ressources humaines, y compris les lettres d’offres et les formulaires de départ;
- L’importance de la documentation pour les dossiers des employés;
- Entreprendre une analyse approfondie de la fonction de rémunération afin de s’assurer qu’elle dispose des ressources nécessaires à long terme pour maintenir un environnement de travail productif et sain et pour se préparer à la prochaine génération du système « RH la paie ».
Subventions et contributions :
- Améliorer la rapidité de l’enregistrement de l’engagement initial, ainsi que la révision et les mises à jour régulières tout au long de l’année;
- S’assurer que les paiements respectent toutes les conditions de l’accord de financement;
- Assurer la cohérence de tous les processus de réclamation et des pièces justificatives en s’appuyant sur le système d’infrastructure de surface (SIS);
- S’assurer que tous les créditeurs à la fin de l’année ont les documents justificatifs appropriés et sont payées en temps opportun l’année suivante.
Planification des investissements :
- Aucune faiblesse de contrôle notée
Autres activités supportant les CIGF :
- Le bureau de la vérification, de l'évaluation et des services conseils a effectué une évaluation de la gouvernance et des processus clés pendant la pandémie de COVID-19 et aucune préoccupation n'a été soulevée.
De plus, le Ministère a continué de surveiller :
- La soumission des rapports d’approbation de clôture de période et de clôture d’exercice, dans le cadre du processus opérationnel de clôtures et rapports financiers;
- La conformité à la Directive sur la délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers du SCT, par le biais du Plan national d’échantillonnage (PNE) de Transports Canada, pour les paiements de dépenses, dans le cadre de la surveillance continue des contrôles clés.
4. Plan d’action ministériel
4.1 Progrès réalisés au cours de l’exercice 2020-21
Au cours de l’exercice 2020-2021, Transports Canada a continué l’exécution de son plan et de sa stratégie de surveillance continue axée sur les risques, y compris la mise en œuvre de la CIGF :
| Éléments de contrôle clés | État |
|---|---|
|
Revenus et comptes débiteurs |
|
|
Charges à payer et autres entrées au journal général |
|
|
Administration de la paye |
|
|
Subventions et contributions (Paiements de transfert) |
|
|
Planification des investissements |
|
|
Voyages et évènements |
|
En 2020-2021, Transports Canada a également effectué un suivi de l’état d’avancement des plans correctifs des années précédentes. Neuf plans d’action sont toujours en cours et sont reliés aux contrôles à l’échelle de l’entité (deux), contrôles généraux liés à la TI (deux), immobilisations et immobilisations en construction (deux) et attestation des présentations au Cabinet et au CT par le DPF (trois). Ces plans correctifs adressent des faiblesses avec des incidences de risque faible-moyen à moyen. Le progrès est surveillé de près jusqu'à ce que les correctifs puissent être pleinement mis en œuvre.
4.2 État d’avancement et plan d’action pour le prochain exercice et années subséquentes
Le plan rotationnel de surveillance continue basé sur les risques de Transports Canada pour les cinq prochaines années est approuvé par la direction et basé sur une validation annuelle des processus et des contrôles à haut risque et des ajustements connexes au besoin, est présenté dans le tableau suivant :
| Principaux secteurs de contrôle | Exercice financier 2021-22 |
Exercice financier 2022-23 |
Exercice financier 2023-24 |
Exercice financier 2024-25 |
Exercice financier 2025-26 |
|---|---|---|---|---|---|
| Contrôles à l’échelle de l’entité | |||||
| Contrôles à l’échelle de l’entité | X | ||||
| Contrôles généraux liés à la TI | |||||
| Contrôles généraux liés à la TI | X | ||||
| Contrôles des processus opérationnels | |||||
| Revenus et comptes débiteurs | X | X | |||
| Subventions et contributions (Paiements de transfert) | X | ||||
| Budgétisation et prévisions financières | X | ||||
| Charges à payer et autres entrées au journal général | X | ||||
| Voyage et évènements | X | X | |||
| Acquisitions (dépenses de fonctionnement, marchés et engagements) | X | ||||
| Passifs environnementaux | X | ||||
| Clôtures et rapports financiers | X | ||||
| Immobilisations et immobilisations en construction | X | ||||
| Administration de la paye | X | ||||
| Attestation des présentations au Cabinet et au CT par le DPF | X | ||||
| Planification des investissements | X | ||||
| Nouveaux éléments de contrôle interne en matière de gestion financière | |||||
| Établissement des coûts | X | ||||
