Audit interne du Fonds national des corridors commerciaux

Rapport de vérification interne décrivant les résultats de l’audit du Fonds national des corridors commerciaux à Transports Canada.

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• Sommaire
• 1. Introduction
• 2. Constatations et recommandations
• 3. Conclusions
• 4. Réponse et plan d’action de la direction
• Annexe A – Résumé des appels de propositions
• Annexe B – Échantillonnage aléatoire des appels de propositions : Résultats détaillés

Sommaire

Introduction

Le Fonds national des corridors commerciaux (FNCC) est un programme de 4,7 milliards de dollars échelonné sur 11 ans (de 2017-2018 à 2027-2028). Fondé sur le mérite, il finance des projets conçus pour aider les propriétaires et les utilisateurs d’infrastructures à investir dans les actifs essentiels qui appuient l’activité économique et le transport physique des marchandises et des personnes au Canada. Les projets admissibles à un financement comprennent les projets qui améliorent la circulation des marchandises et des personnes au Canada, qui augmentent le flux des échanges commerciaux entrants et sortants ou qui répondent aux besoins en matière de transport des collectivités de l’Arctique et du Nord.

Objectif et portée

L’objectif de l’audit était d’évaluer les processus mis en place pour gérer les risques liés à la mise en œuvre réussie du programme du FNCC. L’audit a examiné le programme du FNCC depuis sa mise en œuvre, en 2017, jusqu’en décembre 2022.

Contexte

Le programme du FNCC utilise des appels de propositions pour encourager les demandeurs admissibles à présenter des propositions qui appuient les objectifs du programme. Le programme du FNCC évalue ces propositions afin de recommander au ministre les projets à financer.

Depuis sa mise en œuvre, en 2017, jusqu’en décembre 2022, le programme du FNCC a lancé les six appels de propositions suivants :

1. Appel national
2. Appel pour le Nord
3. Appel continu
4. Appel pour l’Arctique et le Nord
5. Accroître la fluidité des chaînes d’approvisionnement du Canada
6. Réduction de la congestion de la chaîne d’approvisionnement dans les ports canadiens

Au sein de Transports Canada (TC), les groupes suivants sont responsables du programme du FNCC :

• La Direction de la politique commerciale met en évidence les lacunes du marché et les besoins en matière d’infrastructure, et établit l’orientation stratégique générale du programme.
• La Direction des programmes d’infrastructure de transport gère le programme du FNCC, ce qui comprend l’évaluation des propositions de projet, la gestion des activités des bénéficiaires et l’approbation des demandes financières.
• Le Centre d’expertise (CE) sur les instruments de financement donne des conseils sur la conception et l’exécution des programmes de paiements de transfert. Il veille également à ce que toutes les ententes de contribution soient conformes aux modalités normalisées.
• Les services comptables sont responsables de la vérification des demandes et de l’exécution des paiements (article33 de la Loi sur la gestion des finances publique).

Conclusion générale

De façon générale, les processus visant à gérer efficacement les risques liés à la mise en œuvre et à l’exécution réussies du programme du FNCC sont efficaces. Le programme du FNCC, qui a été élaboré conformément à l’approche de TC pour la mise en œuvre et la gestion des programmes de paiements de transfert, est conforme à la lettre de mandat du ministre. L’audit a également permis de déterminer certains aspects à améliorer pour renforcer davantage la gestion du programme.

Le profil de risque du programme du FNCC doit être actualisé tout au long de la durée de vie du programme par une meilleure intégration des renseignements obtenus grâce au suivi de la mise en œuvre des projets, afin de faciliter la détermination des enjeux systémiques et d’établir une base permettant de rajuster les stratégies d’atténuation et le degré de surveillance. Cette approche évolutive de la détermination des risques est importante pour maintenir une gestion efficace du programme, afin que le type et le degré de surveillance correspondent à l’évolution du niveau de risque.

Des procédures, des ressources, des systèmes et des outils d’aide sont en place pour veiller à ce que l’exécution du programme du FNCC soit uniforme et transparente. Les propositions de projet sont évaluées en temps opportun et de manière équitable et transparente, et seuls les projets admissibles sont présentés au ministre pour examen en vue d’un financement. Toutefois, les pratiques de gestion de l’information et des dossiers doivent être améliorées afin de faciliter l’accès aux documents, pour démontrer clairement la fiabilité de l’évaluation réalisée dans le cadre du processus d’appel de propositions.

Un nouveau processus est en cours de mise en œuvre pour que l’examen final d’une entente de contribution par le CE, avant sa signature par le ministre, se concentre sur les écarts par rapport à un modèle d’entente normalisé. Afin de mettre en place le processus dans le cadre du programme du FNCC, un modèle normalisé devra être conçu.

Le programme du FNCC surveille les activités de projet des bénéficiaires afin d’assurer la conformité avec les ententes de contribution. Un outil d’échantillonnage révisé est désormais en place pour générer des échantillons aléatoires en vue de la vérification des demandes. Toutefois, pour réduire le risque que pose un échantillonnage insuffisant des demandes, il faudra réviser les directives de vérification des demandes mises à la disposition des gestionnaires de projet afin d’expliquer en détail la manière dont les échantillons aléatoires doivent être générés.

Les recommandations de l’audit visant à renforcer davantage la gestion du programme et le plan d’action de la direction sont résumées à la section 4 du rapport.

Énoncé de conformité

Le présent audit est conforme à la Politique sur l’audit interne du gouvernement du Canada et aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne de l’Institut des auditeurs internes, comme en témoignent les résultats d’une évaluation externe réalisée dans le cadre du Programme d’assurance et d’amélioration de la qualité de l’audit interne.

Chantal Roy, CIA
Dirigeante principale de l’audit et de l’évaluation

1. Introduction

1.1 But

Le plan stratégique Transports 2030 du gouvernement du Canada comprend un engagement du ministre des Transports à investir dans les corridors commerciaux du Canada afin d’augmenter l’accès des marchandises canadiennes aux marchés mondiaux. Le Fonds national des corridors commerciaux (FNCC) relève de ce plan stratégique, et particulièrement du thème des corridors commerciaux aux marchés mondiaux. En raison de son importance, de sa priorité et de son incidence sur les objectifs de Transports Canada (TC) visant à bâtir et à maintenir un réseau de transport qui facilite le commerce, le plan d’audit interne et d’évaluation axé sur les risques du Ministère a mis en évidence le besoin d’auditer le programme du FNCC.

1.2 Contexte

Le FNCC de 4,7 milliards de dollars est une composante de l’Initiative des corridors de commerce et de transport, qui est elle-même une composante du plan Investir dans le Canada, la stratégie du gouvernement du Canada visant à répondre aux besoins en matière d’infrastructure à long terme au Canada et à soutenir la croissance de la classe moyenne et des emplois bien rémunérés. La qualité des infrastructures de transport du Canada et l’efficacité des corridors commerciaux du pays sont essentielles au succès des entreprises canadiennes sur le marché mondial.

Le gouvernement du Canada investit dans des corridors commerciaux efficaces pour aider les Canadiens à être concurrentiels dans les principaux marchés mondiaux et plus efficaces dans leurs échanges commerciaux avec les partenaires internationaux. Le FNCC représente l’engagement à long terme pris par le gouvernement du Canada de travailler avec les intervenants pour réaliser des projets d’infrastructure stratégiques qui tiennent compte des goulots d’étranglement du réseau de transport, des vulnérabilités et de la congestion présente le long des corridors commerciaux du Canada.

Le FNCC est un programme fondé sur le mérite qui finance des projets conçus pour aider les propriétaires et les utilisateurs d’infrastructures à investir dans les actifs essentiels qui appuient l’activité économique et le transport physique des marchandises et des personnes au Canada. Les projets admissibles à un financement comprennent les projets qui améliorent la circulation des marchandises et des personnes au Canada, qui augmentent le flux des échanges entrants et sortants ou qui répondent aux besoins en matière de transport des collectivités de l’Arctique et du Nord.

Le FNCC a été mis sur pied en 2017 et visait à investir 1,9 milliard de dollars sur 11 ans. Des fonds supplémentaires ont été versés au fil des ans. Le budget de 2019 prévoyait 390 millions de dollars supplémentaires pour l’infrastructure de transport dans les collectivités de l’Arctique et du Nord, et dans le budget de 2021, on s’est engagé à investir 1,8 milliard de dollars supplémentaire sur quatre ans, dès 2021­2022. Le budget de 2022 prévoyait 506 millions de dollars pour accorder la priorité aux projets de transport des chaînes d’approvisionnement et favoriser l’adoption de solutions de numérisation de ces dernières par l’industrie.^{Footnote 1}

Profil du programme du FNCC

Conformément aux modalités du programme, les gouvernements provinciaux et territoriaux, les administrations municipales, les organismes du secteur public, les groupes autochtones, les organismes du secteur privé à but lucratif et sans but lucratif, le milieu universitaire, les sociétés d’État fédérales et les administrations portuaires canadiennes peuvent présenter des propositions de projet à TC, qui sont ensuite évaluées en fonction des critères d’admissibilité du programme.

TC avance le financement sous deux grands thèmes d’investissement : 1) Renforcer les liens du Canada avec les marchés mondiaux et 2) Construire des corridors commerciaux intérieurs.

De sa mise en œuvre, en 2017, jusqu’en décembre 2022, le programme du FNCC a lancé six appels de propositions (AP). Le ministre fixe les priorités de ces appels afin de tenir compte des enjeux et des opportunités actuels et émergents liés au commerce et au transport, et à l’appui des quatre principaux objectifs du FNCC :

• Soutenir la fluidité des échanges commerciaux canadiens en diminuant les contraintes de capacité et les goulots d’étranglement, et renforcer l’interconnectivité et l’exploitabilité des modes;
• Renforcer la résilience du réseau de transport du Canada aux changements climatiques et l’adaptabilité du réseau aux nouvelles technologies et aux innovations futures;
• Répondre aux besoins en matière de transport des collectivités du Nord, notamment sur le plan de la sécurité et du développement économique;
• Tirer parti des investissements provenant de nombreux partenaires.

L’annexe A présente un résumé détaillé de chacun des six appels de propositions.

Groupes de TC responsables du programme du FNCC

La Direction de la politique commerciale met en évidence les lacunes du marché et les besoins en matière d’infrastructure, assure la mobilisation des intervenants et établit l’orientation stratégique générale du programme.

La Direction des programmes d’infrastructure de transport, qui relève du sous-ministre adjoint (SMA), Programmes, exécute le programme du FNCC en :

• lançant des appels de propositions comportant des objectifs sur mesure;
• évaluant les propositions de projet;
• formulant des recommandations de financement au ministre;
• préparant des ententes de contribution;
• surveillant les activités des bénéficiaires à la lumière des modalités de leurs ententes de contribution respectives;
• examinant et en approuvant les demandes financières.

Le Centre d’expertise (CE) sur les instruments de financement donne des conseils sur la conception et l’exécution des programmes de paiements de transfert. Il veille également à ce que toutes les ententes de contribution soient conformes aux modalités normalisées.

Les services comptables sont responsables de la vérification des demandes et de l’exécution des paiements (article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques).

1.3 Objectif, portée, critères et approche de l’audit

Objectif et portée

L’objectif de l’audit était d’évaluer les processus mis en place pour gérer les risques liés à la mise en œuvre réussie du programme du FNCC. L’audit a examiné le programme du FNCC depuis sa mise en œuvre, en 2017, jusqu’en décembre 2022.

Critères

Le document sur les critères d’audit génériques des programmes de subventions et de contributions des Services d’audit et de conseils, qui établit un ensemble complet de critères d’audit pour évaluer uniformément les programmes de subventions ou de contributions^{Footnote 2}, a servi à évaluer les éléments de conception, de mise en œuvre, de surveillance et de production de rapports sur le rendement du FNCC. Plus précisément, nous nous attendions à ce que :

• le programme corresponde au mandat de TC;
• les résultats et les mesures du rendement soient définis;
• les risques rattachés à l’atteinte des objectifs du programme soient évalués et abordés;
• des procédures, des ressources, des systèmes et des outils d’aide soient en place pour permettre de veiller à ce que le FNCC soit exécuté de manière uniforme et transparente;
• les propositions de projet soient évaluées en temps opportun et de manière équitable et transparente;
• seuls les projets admissibles soient présentés au ministre, pour approbation du financement;
• des ententes de contribution officielles soient établies;
• une surveillance suffisante soit exercée pour appuyer les paiements de contribution et la progression des activités de projet;
• les résultats du programme fassent l’objet de rapports et que les possibilités d’amélioration soient mises en évidence.

Approche

L’équipe d’audit a évalué les critères d’audit au moyen de l’examen des documents, d’entrevues et de l’analyse des données.

Nous avons examiné le récent Rapport de contrôle sur la surveillance continue des paiements de transfert (subventions et contributions) de Surveillance financière et contrôle de la qualité de TC et n’avons trouvé aucune observation concernant les processus ou les contrôles financiers du programme du FNCC.

1.4 Structure du rapport

Le rapport résume les constatations de l’audit dans les catégories suivantes : conception, mise en œuvre, surveillance et rapports sur le rendement. Chaque section décrit quelles étaient nos attentes, ce que nous avons constaté et, le cas échéant, présente des recommandations.

La dernière section énumère les recommandations de l’audit et le plan d’action de la direction.

2. Constatations et recommandations

2.1 Conception du programme

Attentes de l’audit interne

• Le programme est harmonisé avec le mandat de TC.
• Les résultats et les mesures du rendement sont définis.
• Les risques rattachés à l’atteinte des objectifs du programme sont évalués et abordés.

Évaluation de l’audit interne

Le programme du FNCC est conçu pour permettre de renforcer la capacité du Canada d’être concurrentiel sur les principaux marchés mondiaux et de commercer plus efficacement avec ses partenaires internationaux. À ce titre, le programme s’harmonise avec le mandat et les priorités de TC visant à remédier aux goulots d’étranglement, aux vulnérabilités et à la congestion dans le transport le long des corridors commerciaux du Canada.^{Footnote 3} De plus, le programme répond aux besoins en matière de transport des collectivités du Nord du Canada.

Les résultats du programme et les mesures du rendement sont définis dans le Profil d’information sur le rendement du programme du FNCC.

Le CE sur les instruments de financement a mis au point des outils à utiliser pour évaluer les risques et les stratégies d’atténuation pour le programme dans son ensemble et pour chacun des projets d’un programme. Cela correspond à l’adoption, en 2010, d’une approche de gestion intégrée des risques à l’égard des paiements de transfert.

L’outil Sommaire de l’évaluation et de la gestion des risques du programme (SEGRP) facilite l’élaboration de stratégies d’évaluation et d’atténuation des risques pour l’ensemble du programme. Les directives du CE sur l’utilisation de l’outil SEGRP indiquent que l’évaluation des risques du programme doit être examinée/mise à jour tout au long de la durée du programme.

À l’échelle du projet, l’outil d’évaluation du risque lié aux opérations des programmes (OEROP) est un outil essentiel pour gérer les risques et les stratégies d’atténuation d’un projet. Au minimum, l’OEROP exige que l’évaluation des risques soit examinée chaque année de la durée de vie du projet, et plus fréquemment, plus le risque du projet est élevé ou si des enjeux se présentent.

Dans le cas du FNCC, les risques et les stratégies d’atténuation ont été élaborés au moment de la création initiale du programme et ont été examinés et mis à jour lorsque le programme a demandé à l’organisme central d’approuver des fonds supplémentaires. Toutefois, il n’existe aucune preuve que les risques et les stratégies d’atténuation ont été ou seront examinés régulièrement pour permettre d’assurer que le profil de risque global du FNCC demeure à jour et pertinent pendant toute la durée d’exécution du programme. De plus, l’information sur les risques découlant de la surveillance des projets et des bénéficiaires n’est pas examinée régulièrement pour éclairer et rajuster le profil de risque global du programme.

Le CE sur les instruments de financement indique qu’il ne fait plus la promotion active de l’utilisation de l’outil SEGRP et qu’il examinera le cadre de gestion du risque lié aux paiements de transfert, afin de réviser les outils de gestion du risque au besoin.

Recommandation 1

Le SMA, Programmes, devrait veiller à ce que le Centre d’expertise sur les instruments de financement exige que les programmes revoient régulièrement leurs profils de risque afin que ceux-ci demeurent à jour tout au long de la durée du programme et que leur direction puisse adapter la surveillance en fonction de l’évolution du niveau de risque.

2.2 Mise en œuvre du programme

Attentes de l’audit interne

• Des procédures, des ressources, des systèmes et des outils d’aide sont en place pour assurer que le FNCC est exécuté de manière uniforme et transparente.
• Les propositions de projet sont évaluées en temps opportun et de manière équitable et transparente.
• Seuls les projets admissibles sont présentés au ministre, pour approbation du financement.
• Des ententes de contribution officielles sont établies.

Évaluation de l’audit interne

De la mise en œuvre, en 2017, jusqu’en décembre 2022, il y a eu six appels de propositions (AP) pour solliciter, évaluer et sélectionner des projets à recommander en prévision d’une approbation du financement par le ministre. Le processus n’a pas été identique dans le cas de tous les AP, mais en règle générale :

• Par le truchement du site Web du FNCC et d’autres outils de communication (c.-à-d. annonces ministérielles, mobilisation des intervenants), TC lance un AP qui comprend des exigences d’admissibilité applicables aux demandeurs et aux projets.
• Les demandeurs présentent une déclaration d’intérêt (DI) (s’il y a lieu) pour la présélection initiale du projet proposé par rapport aux critères d’admissibilité de base, conformément aux modalités du programme et aux critères propres à l’ Les responsables des projets satisfaisant aux critères d’admissibilité et correspondant aux objectifs de l’appel sont invités à présenter une proposition de projet détaillée (PPD).
• Le programme du FNCC met sur pied une équipe, comprenant notamment des experts en la matière, qui évalue d’abord chacune des PPD, puis recueille un consensus, en équipe, sur l’évaluation d’une proposition. La direction du programme du FNCC donne des directives sur la façon d’appliquer les critères d’évaluation.
• Ensuite, les projets sont classés dans une de ces troiscatégories : 1) admissibles et recommandés pour un financement, 2) examinés et admissibles, mais non recommandés et 3) non admissibles. L’équipe de coordination des appels prépare des fiches sommaires de projet (documents d’une page) qui comprennent une description du projet, des détails sur le financement et une justification de la recommandation d’approbation donnée au ministre. La liste définitive des projets recommandés et les feuilles de résumés de projets sont jointes à une note de service de recommandations destinée au ministre, à des fins d’examen du financement. Les projets non admissibles ne sont pas inclus.
• Les représentants du programme du FNCC préparent ensuite les ententes de contribution liées aux projets approuvés, comparent les activités des bénéficiaires aux modalités des ententes de contribution, puis examinent et approuvent les demandes financières.

Nous avons examiné en détail le processus d’AP, qui est un des éléments clés de la mise en œuvre du programme du FNCC. Nous avons sélectionné au hasard un échantillon de propositions de projet et examiné les documents clés^{Footnote 4} afin d’évaluer comment chacun d’entre eux respectait le processus d’AP défini par la direction du programme.

Nous avons également examiné la totalité des notes de service approuvées par le ministre qui décrivent les projets admissibles évalués par le programme du FNCC, afin de confirmer :

• que chaque projet financé avait été approuvé par le ministre;
• leur intégralité par rapport à la liste des projets approuvés du programme du FNCC.

Enfin, nous avons examiné les annonces publiques de projet^{Footnote 5} afin de les rapprocher avec la liste des projets approuvés par le ministre.

De façon générale, nous avons constaté que des procédures, des ressources, des systèmes et des outils d’aide sont en place pour faciliter l’exécution du programme du FNCC de manière uniforme et transparente. Les propositions de projet sont évaluées en temps opportun et de manière équitable et transparente, et seuls les projets admissibles sont présentés au ministre, pour examen en prévision d’un financement. Nous avons également constaté que les annonces publiques que nous avons examinées concordent avec la liste des projets approuvés par le ministre.

Toutefois, les pratiques de gestion de l’information et des dossiers sont faibles, d’après notre examen de la totalité des notes de service approuvées par le ministre et les tests d’un échantillon aléatoire de projets (voir l’annexe A ‒ Résumé des appels de propositions et annexe B ‒ Échantillonnage aléatoire des appels de propositions : résultats détaillés). Nous avons constaté ce qui suit :

• Il n’existe pas de processus d’assurance de la qualité pour assurer la traçabilité et l’exhaustivité des données (p. ex. des outils de suivi) aux fins de la prise de décisions par la direction et de la production de rapports.
• Des 137 projets financés, trois projets ont été approuvés par le ministre hors du processus d’appel de propositions.^{Footnote 6}
• Les documents à l’appui (en format papier ou numérique) de l’AP1 n’étaient pas stockés dans un outil de suivi ni sauvegardés dans un répertoire central.
• Les outils de suivi des DI et des PPD de certains AP sont incomplets et omettent les renseignements nécessaires pour documenter les décisions d’approbation de projet (cellules vierges, liens manquants vers les documents à l’appui).
• Les principaux documents à l’appui de certains projets sont sur papier et ne sont pas classés dans un système central ni facilement accessibles.
• Certains identifiants de DI et de projet de PPD pour l’AP4 ne concordent pas ou ne correspondent pas.

Les résultats de nos tests montrent également que certaines améliorations ont été apportées au processus d’AP, à mesure que ce dernier progressait. Par exemple, après l’AP 1, des directives ont été élaborées; elles présentent au personnel du programme les rôles et responsabilités liés au processus de DI et de PPD, ainsi que les procédures et les modèles. Des outils de suivi des feuilles de calcul des DI et des PPD ont également été mis en place pour conserver les renseignements et les documents clés du projet dans un répertoire central. Pour l’AP 3, l’équipe de coordination des appels du FNCC a été formée pour faciliter la coordination du processus d’AP général.

Une fois que le ministre a approuvé un projet proposé aux fins de financement, le programme du FNCC prépare une entente de contribution. Le CE sur les instruments de financement a élaboré un modèle normalisé d’entente de contribution afin d’assurer une approche uniforme applicable à tous les programmes du Ministère. Les directives du CE stipulent que chaque programme doit désigner un « super-utilisateur » chargé d’élaborer l’entente de contribution du programme à l’aide du modèle normalisé et de présenter une orientation aux membres du personnel du programme qui rempliront les ententes de contribution. Le super-utilisateur doit assurer la liaison entre le programme et le CE, et informer le programme de toute révision du modèle normalisé effectuée par le CE. Notre audit a révélé que le programme du FNCC avait élaboré ses propres modèles d’ententes de contribution qui ne correspondaient pas au modèle normalisé. Toutefois, la direction du programme du FNCC a récemment affecté une équipe interne à l’examen et à la mise à jour de ses modèles pour assurer leur harmonisation avec le modèle normalisé.

Le CE a été chargé d’examiner toutes les ententes de contribution remplies avant leur signature par le bénéficiaire et le Ministère. Compte tenu du décalage entre les modèles du CE et du FNCC, le processus de parachèvement des ententes de contribution exige plus de temps et d’efforts, car la direction du programme compte sur le CE pour effectuer des révisions juste avant que les ententes de contribution soient parachevées. Le CE met actuellement en œuvre un nouveau processus ministériel qui exige que son examen final soit uniquement axé sur les écarts par rapport à un modèle normalisé, avant le parachèvement des ententes de contribution.

Recommandation 2

Le SMA, Programmes, devrait s’assurer que le programme du FNCC met en œuvre un processus d’assurance de la qualité pour améliorer ses pratiques de gestion de l’information et des dossiers, de façon à améliorer la traçabilité et l’intégralité des données (p. ex. outils de suivi) utilisées pour soutenir la prise de décisions de la direction et la production de rapports.

Recommandation 3

Le SMA, Programmes, devrait s’assurer qu’un modèle d’entente de contribution normalisé est conçu pour le programme du FNCC et que le Centre d’expertise sur les instruments de financement concentre son examen final sur les écarts par rapport au modèle normalisé avant le parachèvement des ententes de contribution, conformément au processus ministériel récemment mis en œuvre.

2.3 Surveillance du programme

Attentes de l’audit interne

• Une surveillance suffisante est exercée pour appuyer les paiements de contribution et la progression des activités de projet.

Évaluation de l’audit interne

Le programme du FNCC surveille les activités de projet des bénéficiaires. Il vérifie notamment un échantillon de demandes de paiement, afin d’assurer la conformité aux modalités des ententes de contribution. Toutefois, les directives sur la vérification des demandes fondées sur le risque du CE sur les instruments de financement sont incomplètes, ce qui fait en sorte que les gestionnaires et les agents de projet appliquent des approches non uniformes.

Chaque demande de bénéficiaire peut comprendre une ou plusieurs factures. Selon les directives du CE, s’il y a cinq factures ou moins, toutes les factures doivent être vérifiées sur le plan de l’admissibilité. S’il y a plus de cinq factures, un échantillon aléatoire de factures doit être sélectionné aux fins de vérification en fonction du risque associé au projet ou au bénéficiaire. Les directives indiquent également qu’en cas d’erreur, l’agent de projet devrait exercer son pouvoir discrétionnaire pour appliquer, éventuellement, un plus grand pourcentage d’échantillonnage aléatoire à la demande, demander des factures précises ou effectuer la correction.

Bien que les directives indiquent qu’une approche d’échantillonnage aléatoire constitue une des méthodes de vérification des demandes, elles n’expliquent pas comment sélectionner un échantillon aléatoire. Les directives font référence à un outil Excel d’échantillonnage aléatoire, mais nous avons constaté, à la suite de nos tests, que cet outil n’avait pas sélectionné un échantillon aléatoire de factures. Nous avons informé le CE de cette lacune, et le centre a depuis corrigé l’outil de génération d’échantillons aléatoires.

Lorsque les gestionnaires et les agents de projet mettent en évidence des problèmes pendant le processus de vérification des demandes, ils en discutent avec le bénéficiaire et indiquent les mesures correctives requises. Les gestionnaires et les agents de projet assurent une surveillance pour veiller à ce que les mesures correctives convenues soient appliquées. Selon la gravité potentielle des problèmes mis en évidence, les gestionnaires et les agents de projet peuvent également revoir l’évaluation des risques de l’OEROP et la mettre à jour, au besoin. Comme le décrit la section 2.1, les renseignements sur les risques recueillis dans le cadre de la surveillance de chacune des ententes de contribution devraient être utilisés pour déterminer les enjeux systémiques potentiels et pour éclairer et tenir à jour le profil de risque du programme.

Outre la vérification des demandes, TC peut effectuer des audits des bénéficiaires^{Footnote 7}; il incombe à un gestionnaire de projet de déterminer la nécessité d’un audit en fonction du risque évalué et du niveau d’assurance souhaité.

Recommandation 4

Le Centre d’expertise (CE) sur les instruments de financement a résolu le problème de l’outil d’échantillonnage aléatoire dès que le secteur de l’audit interne l’a signalé à son personnel. Pour veiller à ce que les directives mises à la disposition des gestionnaires de projet soient à jour, le SMA, Programmes, devrait s’assurer que le CE :

1. met à jour son document d’orientation en incluant une définition d’« échantillonnage aléatoire » et en donnant des directives sur la façon de l’effectuer;
2. informe tous les gestionnaires de programme et de projet de l’approche clarifiée de l’échantillonnage aléatoire.

2.4 Rapports sur le rendement

Attentes de l’audit interne

• Les résultats du programme font l’objet de rapports exacts et les possibilités d’amélioration sont mises en évidence.

Évaluation de l’audit interne

Les résultats du programme du FNCC sont présentés chaque année dans le Rapport sur les résultats ministériels, en même temps que ceux d’autres programmes de paiements de transfert de TC de plus de 5 millions de dollars. De plus, un profil d’information sur le rendement est mis à jour chaque année pour le FNCC et décrit les résultats et les indicateurs de rendement. Ces détails sont consignés dans le système de consolidation de la planification ministérielle du Ministère et font l’objet d’un suivi.

L’audit n’a pas examiné en détail l’utilité des indicateurs de rendement servant à mesurer l’efficacité du programme ni les pratiques de production de rapports, étant donné que l’équipe d’évaluation de TC prévoit effectuer une évaluation du programme du FNCC dans l’avenir.

Les dépenses du programme du FNCC sont régulièrement communiquées à la haute direction dans le cadre du processus de planification et de rapports financiers du Ministère.

Le conseiller en gestion financière (CGF) du programme rend compte des données et des prévisions de changements importants six fois par année. Le CGF demande aux gestionnaires de projet de vérifier que les prévisions établies dans le système d’infrastructure de transport terrestre sont à jour et exactes.

Les pratiques de gestion font l’objet d’un examen périodique qui sert à déterminer les améliorations nécessaires à la gestion des programmes. Les leçons tirées de la gestion de programmes semblables dans le passé (p. ex. fonds de la Porte et du Corridor de l’Asie-Pacifique) ont été intégrées à la gestion du programme du FNCC.

Recommandation

Aucune recommandation.

3. Conclusions

De façon générale, les processus visant à gérer efficacement les risques liés à la mise en œuvre et à l’exécution réussies du programme du FNCC sont solides. Le programme du FNCC, qui a été élaboré conformément à l’approche de TC pour la mise en œuvre et la gestion des programmes de paiements de transfert, est conforme à la lettre de mandat du ministre. L’audit a également permis de déterminer certains aspects à améliorer pour renforcer davantage la gestion du programme.

Le profil de risque du programme du FNCC doit être actualisé tout au long de la durée de vie du programme par une meilleure intégration des renseignements obtenus grâce au suivi de la mise en œuvre des projets, afin de faciliter la détermination des enjeux systémiques et d’établir une base permettant de rajuster les stratégies d’atténuation et le degré de surveillance. Cette approche évolutive de la détermination des risques est importante pour maintenir la gestion efficace du programme, afin que le type et le degré de surveillance correspondent à l’évolution du niveau de risque.

Des procédures, des ressources, des systèmes et des outils d’aide sont en place pour veiller à ce que l’exécution du programme du FNCC soit uniforme et transparente. Les propositions de projet sont évaluées en temps opportun et de manière équitable et transparente, et seuls les projets admissibles sont présentés au ministre pour examen en vue d’un financement. Toutefois, les pratiques de gestion de l’information et des dossiers doivent être améliorées afin de faciliter l’accès aux documents, pour démontrer clairement la fiabilité de l’évaluation réalisée dans le cadre du processus d’appel de propositions.

Un nouveau processus est en cours de mise en œuvre pour que l’examen final d’une entente de contribution par le CE, avant sa signature par le ministre, se concentre sur les écarts par rapport à un modèle d’entente normalisé. Afin de mettre en place le processus dans le cadre du programme du FNCC, un modèle normalisé devra être conçu.

Le programme du FNCC surveille les activités de projet des bénéficiaires afin d’assurer la conformité avec les ententes de contribution. Un outil d’échantillonnage révisé est désormais en place pour générer des échantillons aléatoires en vue de la vérification des demandes. Toutefois, pour réduire le risque que pose un échantillonnage insuffisant des demandes, il convient de réviser les directives de vérification des demandes mises à la disposition des gestionnaires de projet afin d’expliquer en détail la manière dont les échantillons aléatoires doivent être générés.

Les recommandations de l’audit visant à renforcer davantage la gestion du programme et le plan d’action de la direction sont résumées dans la section suivante.

4. Réponse et plan d’action de la direction

Le tableau suivant résume les recommandations de l’audit et le plan de la direction visant à y donner suite.

Recommandation	Plan d’action de la direction	Date d’achèvement
La SMA, Programmes, devrait veiller à ce que le Centre d’expertise sur les instruments de financement exige que les programmes revoient régulièrement leurs profils de risque afin que ceux-ci demeurent à jour tout au long de la durée du programme et que leur direction puisse adapter la surveillance en fonction de l’évolution du niveau de risque.	Le Centre d’expertise sur les instruments de financement examine le cadre intégré de gestion du risque du Ministère applicable aux subventions et aux contributions. Le CE fera participer tous les programmes, y compris le FNCC, à la mise à jour et à l’élaboration des outils de gestion du risque. Les outils de gestion du risque mis à jour ou nouveaux seront communiqués à tout le personnel des programmes.	Mars 2024
La SMA, Programmes, devrait s’assurer que le programme du FNCC met en œuvre un processus d’assurance de la qualité pour améliorer ses pratiques de gestion de l’information et des dossiers, de façon à améliorer la traçabilité et l’intégralité des données (p. ex. outils de suivi) utilisées pour soutenir la prise de décisions de la direction et la production de rapports.	Le programme du FNCC mettra en place un processus d’assurance de la qualité conçu pour rehausser l’exactitude, la traçabilité et la fiabilité des données. Tous les outils de suivi de la réception et des résultats seront assujettis à un processus de réception en deux étapes, dans le cadre duquel les données saisies lors de la réception seront examinées par une autre partie et validées en fonction de contrôles supplémentaires, le cas échéant. À mesure que les processus et le sous-processus progresseront vers leur conclusion, on examinera les données pour trouver des omissions et, s’il y en a, corriger la situation.	Complété
La SMA, Programmes, devrait s’assurer qu’un modèle d’entente de contribution normalisé est conçu pour le programme du FNCC et que le Centre d’expertise sur les instruments de financement concentre son examen final sur les écarts par rapport au modèle normalisé avant le parachèvement des ententes de contribution, conformément au processus ministériel récemment mis en œuvre.	Le programme du FNCC collaborera avec le Centre d’expertise sur les instruments de financement pour établir un modèle normalisé d’entente de contribution (EC) propre au FNCC. Le modèle normalisé d’EC du FNCC sera hébergé dans un répertoire central où des mises à jour pourront être effectuées de façon continue, au besoin. Le modèle évolutif propre au programme sera à son tour mis à profit pour chaque nouvelle EC du FNCC, afin de veiller à ce que les normes les plus récentes soient intégrées à chaque nouvelle EC.	Complété
Le Centre d’expertise (CE) sur les instruments de financement a résolu le problème de l’outil d’échantillonnage aléatoire dès que le secteur de l’audit interne l’a signalé à son personnel. Pour veiller à ce que les directives mises à la disposition des gestionnaires de projet soient à jour, la SMA, Programmes, devrait s’assurer que le CE : met à jour son document d’orientation en incluant une définition d’« échantillonnage aléatoire » et en donnant des directives sur la façon de l’effectuer; informe tous les gestionnaires de programme et de projet de l’approche clarifiée de l’échantillonnage aléatoire.	Le Centre d’expertise sur les instruments de financement examine le cadre intégré de gestion du risque du Ministère applicable aux subventions et aux contributions. Le CE fera participer tous les programmes, y compris le FNCC, à la mise à jour et à la mise au point des outils de gestion du risque, ce qui comprend les précisions concernant la façon d’envisager l’échantillonnage aléatoire. Les outils de gestion du risque mis à jour ou nouveaux seront communiqués à tout le personnel des programmes.	Mars 2024

Annexe A – Résumé des appels de propositions*

Appel de propositions (AP)	Objet	Déclaration d’intérêt (DI) obligatoire	DI présentées	Projets invités à présenter une proposition de projet détaillée (PPD)	PPD présentées	Projets évalués comme étant admissibles** et présentés au ministre***	Projets approuvés par le ministre	Statut
1. À l’échelle nationale 2017-2018	Tenir compte des contraintes de capacité urgentes et améliorer le rendement de la chaîne d’approvisionnement	Oui	358	233	177	132	39****	Terminé
2. Nord 2018-2019	Cibler des investissements dans les infrastructures liées aux transports au Yukon, dans les Territoires du Nord‑Ouest et au Nunavut	Non	47	24	31	31	11	Terminé
3. De façon continue 2019-2022	Cibler des projets qui amélioreront la fluidité ou le rendement du réseau de transport afin de contribuer à la hausse de la valeur ou du volume des marchandises exportées depuis le Canada	Oui	264	84	79	78	62****	En cours
4. Arctique et Nord 2020-2021	Cibler des projets qui tiennent compte des défis de transport dans les régions de l’Arctique et du Nord	Non	41	33	33	31	16	Terminé
5. Chaînes d’approvisionnement 2021-2022	Cibler des projets qui renforceront la chaîne d’approvisionnement nationale	Oui	182	154	129	Décisions à venir	Décisions à venir	En cours
6. Congestion dans les ports Du 31 janv. au 25 févr. 2022	Cibler de petits projets (de moins de 5 millions de dollars) qui contribuent à réduire la congestion dans les ports et à répondre aux besoins immédiats de la chaîne d’approvisionnement Comme les petits projets comportent moins de risques, la conception de cet appel de propositions a été adaptée et terminée dans un très court laps de temps.	S. o.	S. o.	21 Propositions de projet simplifiées (PPS)	21	27	9	Terminé
* Sommaire compilé par les représentants de l’audit interne (AI) et vérifié par la direction du programme du FNCC ** Les projets admissibles sont classés comme étant 1) recommandés pour un financement ou 2) examinés, mais non recommandés pour un financement. Les projets non admissibles ne sont pas présentés au ministre pour examen. *** Source : Notes de service présentées au ministre avec les projets dont le financement est envisagé. **** L’examen, par le secteur de l’audit interne, de la totalité des notes de service approuvées par le ministre a permis de déterminer que parmi les 137 projets financés, au total, deux projets faisant partie de l’appel 1 et un projet faisant partie de l’appel 3 ont été approuvés hors du processus d’appel de propositions.

Annexe B – Échantillonnage aléatoire des appels de propositions* : Résultats détaillés

Appel de propositions	Projets vérifiés par le secteur de l’AI	Constatations du secteur de l’AI : Processus d’évaluation des déclarations d’intérêt (DI)	Constatations du secteur de l’AI : Processus d’évaluation des propositions de projet détaillées (PPD)
1. National 2017-2018	0	Le secteur de l’AI n’a pas vérifié cet appel, car la notation ou l’analyse était en format papier et n’a pas été sauvegardée dans un outil de suivi ni enregistré dans un répertoire central.
2. Nord 2018-2019	6	DI non obligatoire Une DI a été soumise pour cinq des six projets échantillonnés. Pour deux des cinq projets, on n’a pas trouvé de courriels de réponse au demandeur contenant de l’information sur l’évaluation de la DI.	Une PPD a été soumise pour les six projets échantillonnés. Pour un des six projets dont le financement a été approuvé, on n’a pas trouvé le courriel d’approbation de principe envoyé au demandeur. Pour les cinq projets non financés, on n’a pas trouvé les courriels de refus envoyés aux demandeurs.
3. De façon continue 2019-2022	16	DI obligatoire Pour deux des 16 DI qui ont été soumises au processus de présélection, on n’a pas trouvé les courriels d’« invitation à présenter une PPD » envoyés aux demandeurs.	Une PPD a été soumise pour 13 des 16 projets échantillonnés (le financement de dix projets a été approuvé par le ministre). Pour six des 13 projets, aucune grille d’évaluation n’a été trouvée. Le financement de ces six projets a été approuvé.
4. Arctique et Nord 2020-2021	6	DI non obligatoire Aucun problème n’a été décelé lors de la vérification de cet appel. Cependant, pour certains projets, le numéro d’ident. n’était pas le même dans l’outil de suivi des DI et des PPD. Cela a créé une certaine confusion dans l’évaluation, puisque différents projets utilisaient le même numéro d’ident. de projet. Le programme du FNCC nous a informés que, étant donné que les demandes de DI n’étaient pas obligatoires, la numérotation avait été reprise de zéro durant le processus d’évaluation des PPD, ce qui a fait en sorte que certains numéros d’ident. de projet originaux ont changé. Une telle pratique n’est pas recommandée pour assurer un suivi précis et uniforme des projets.
* Nous avons sélectionné aléatoirement des projets provenant de quatre des six appels qui étaient suffisamment avancés pour nous permettre de procéder à un échantillonnage.