Audit du Programme d’incitatifs pour les véhicules zéro émission

Rapport de vérification interne décrivant les résultats de l’examen du programme d'incitatifs pour les véhicules zéro émission.

Sur cette page

• Résumé
• Présentation
• Constatations, conclusions et recommandations
• Conclusion
• Recommandations et plan d’action de la direction

Résumé

Présentation

Le Programme d’incitatifs pour les véhicules zéro émission (iVZE) de Transports Canada (TC), lancé le 1er mai 2019, aide à réduire le coût initial lié à l’achat ou à la location d’un nouveau véhicule zéro émission (VZE) admissible en offrant des incitatifs à la population canadienne. Ce financement contribuera à la réalisation de l’objectif annoncé par le gouvernement, qui exige que la totalité des ventes soit des VZE d’ici 2035.

Objectif et portée

L’objectif de cet audit était d’évaluer les processus en place pour gérer les risques associés à la mise en œuvre et à l’exécution du programme iVZE.

Contexte

Les groupes énumérés ci-après sont responsables du programme iVZE :

• La Direction des programmes de paiements de transfert assure l’exécution du programme iVZE en vérifiant que les demandes d’incitatifs sont complètes et exactes, en déterminant l’admissibilité, en approuvant les paiements (articles 32 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques [LGFP]), en maintenant des relations efficaces avec les concessionnaires et en préparant des rapports de rendement et des rapports financiers pour la haute direction.
• La Politique environnementale élabore les présentations au Conseil du Trésor relatives au programme iVZE, y compris le cadre de mesure du rendement et les évaluations des risques, et approuve l’ajout de véhicules à la liste des VZE admissibles de TC, en s’assurant qu’ils respectent les conditions du programme.
• Les services de comptabilité inscrivent les concessionnaires au programme iVZE une fois que ceux-ci ont terminé leur inscription sur le portail en ligne iVZE, et émettent les paiements incitatifs (article 33 de la LGFP).
• La Direction générale des services numériques a développé le portail en ligne iVZE et est responsable de la mise à jour et des améliorations continues. 

Conclusion globale

En général, l’audit nous a permis de constater que les processus sont bien fondés et permettent une gestion efficace des risques, ce qui contribue à la réussite de la mise en œuvre et de l’exécution du programme iVZE. Le programme a été conçu à l’interne et exécuté de manière efficace et efficiente dans un délai très court. Il a été bien géré, et les contrôles ont été renforcés de manière proactive et continue par des améliorations constantes. Par exemple, nos tests approfondis ont confirmé que les processus rigoureux de vérification de l’admissibilité et de contrôle de la qualité, ainsi que les contrôles supplémentaires du portail du programme iVZE, sont efficaces pour réduire les erreurs potentielles. En outre, une approche innovante a été adoptée grâce à l’automatisation robotisée des processus (ARP) pour traiter les approbations des paiements incitatifs. 

Nous avons cerné une seule occasion de renforcer le programme. Malgré les directives détaillées sur l’exécution des processus du programme iVZE, il faut mettre à jour deux documents en particulier pour que l’efficacité des processus et des pratiques en place soit maintenue. Nous avons formulé une recommandation pour donner suite à cette constatation, et la direction a élaboré un plan d’action pour la mettre en œuvre.

Énoncé de conformité

Cet audit est conforme à la Politique sur l’audit interne du gouvernement du Canada et aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne de l’institut des auditeurs internes, comme le confirment les résultats d’une évaluation externe du programme d’assurance et d’amélioration de la qualité de l’audit interne.

Chantal Roy, CIA
Dirigeante principale de la vérification et de l’évaluation

1.0 Présentation

1.1 Objectif

Le plan stratégique Transports 2030 du gouvernement du Canada prévoit que le ministre des Transports s’engage à mettre tout en œuvre pour que les véhicules zéro émission (VZE) représentent 100 pour cent des ventes de véhicules légers d’ici 2035. Le programme de véhicules zéro émission (VZE) joue un rôle important dans les objectifs de Transports Canada (TC) visant à promouvoir un réseau de transport écologique et novateur, raison pour laquelle un audit du programme a été intégré au plan d’audit et d’évaluation axé sur le risque 2020 à 2021.

1.2 Contexte

Le secteur des transports est la deuxième source d’émissions de gaz à effet de serre (GES) en importance au Canada. Il représente le quart des émissions totales de GES au Canada, et près de la moitié d’entre elles sont produites par les voitures et les véhicules utilitaires légers. Nous pouvons réduire la quantité de GES émis par le secteur des transports en mettant en service davantage de véhicules zéro émission (VZE), car ils ont le potentiel de ne produire aucune émission d’échappement. Transports Canada a annoncé le programme iVZE en mars 2019 et le ministère a travaillé avec diligence pour déployer le programme le 1er mai 2019.

Les achats et les locations de VZE neufs peuvent bénéficier d’un incitatif fondé sur le prix de détail suggéré par le fabricant (PDSF), la marque et le modèle.^{Note de bas de page 1} Les véhicules électriques à batterie, à pile à combustible à hydrogène et électriques hybrides rechargeables à autonomie plus importante sont admissibles à un incitatif de 5 000 $. Les véhicules électriques hybrides rechargeables à autonomie moins importante sont admissibles à un incitatif de 2 500 $.

L’incitatif pour l’achat ou la location de VZE est appliqué au point de vente, directement sur la facture ou le contrat de location du consommateur. Les concessionnaires doivent remplir et soumettre les documents requis pour recevoir le remboursement de l’incitatif.

Il existe une limite au nombre d’incitatifs pour l’achat ou la location de VZE que les Canadiens sont admissibles à recevoir en vertu du programme. Les particuliers ont droit à un incitatif par année civile, tandis que les entreprises et les administrations provinciales et municipales qui exploitent des parcs de véhicules peuvent bénéficier d’un incitatif par véhicule, jusqu’à 10 véhicules par année civile.

Malgré la pandémie, la participation au programme iVZE a été plus élevée que prévu, et le financement est demeuré une préoccupation constante. Le programme a épuisé son financement initial de 300 millions de dollars et a reçu deux prestations complémentaires de financement de 287 millions et 172 millions de dollars pour poursuivre le programme jusqu’au 31 mars 2022 comme prévu. Récemment, le budget 2022 comprenait un montant supplémentaire de 1,6 milliard de dollars pour prolonger le programme iVZE jusqu’au 31 mars 2025. Les paramètres du programme ont également été modifiés afin d’accroître le nombre de marques et de modèles de nouveaux VZE admissibles.

Au 28 février 2022, sur un total de 142 232 demandes d’incitatifs présentées, la grande majorité a été acceptée (136 940 ou 96 %). De ce nombre, 134 406 (98 %) ont été traitées pour être remboursées aux concessionnaires pour un montant de 578 324 062 $.^{Note de bas de page 2}

Groupes responsables du programme iVZE de TC 

La Direction des programmes de paiements de transfert assure l’exécution du programme iVZE en recevant les demandes d’incitatifs et en vérifiant qu’elles sont complètes et exactes, en déterminant l’admissibilité, en approuvant les paiements (articles 32 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques [LGFP]), en maintenant des relations efficaces avec les concessionnaires et en préparant des rapports de rendement et des rapports financiers pour la haute direction. Le directeur, Programmes de paiements de transfert, relève du directeur général (DG), Relations autochtones et Protection de la navigation, qui relève du sous-ministre adjoint (SMA), Programmes, qui relève à son tour du sous-ministre (SM).

La Politique environnementale élabore les présentations au Conseil du Trésor relatives au programme iVZE et approuve l’ajout de véhicules à la liste des VZE admissibles de TC, en s’assurant qu’ils respectent les conditions du programme.

Les services de comptabilité inscrivent les concessionnaires au programme iVZE une fois que ceux-ci ont créé un compte et terminé l’inscription sur le portail en ligne iVZE. Ils émettent également les paiements incitatifs (article 33 de la LGFP).

La Direction générale des services numériques a développé le portail en ligne iVZE et est responsable de la mise à jour et des améliorations continues du système. 

Le Centre d’expertise (CE) sur les paiements de transfert aide à concevoir et à assurer l’exécution des programmes de paiements de transfert, en veillant à ce qu’ils soient conformes à la Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor. Il joue également un rôle de soutien en donnant des conseils lorsque cela est nécessaire.

1.3 Objectif, portée, critères et approche de l’examen

Objectif et portée

L’objectif de cet audit était d’évaluer les processus en place pour gérer les risques associés à la mise en œuvre et à l’exécution du programme iVZE. L’audit portait sur l’ensemble du programme iVZE.

Critères

En 2013, les Services d’audit et conseils ont élaboré et documenté des Critères d’audit génériques pour les programmes de subventions et de contributions afin de fournir un ensemble complet de critères d’audit permettant d’évaluer de manière cohérente les programmes de subventions ou de contributions.^{Note de bas de page 3}

Nous avons utilisé les critères d’audit génériques pour évaluer les éléments de conception, de mise en œuvre, de surveillance et de rapport sur le rendement du programme iVZE. Plus précisément, nous nous attendions à ce que :

• le programme s’harmonise avec le mandat et les priorités de Transports Canada et qu’il réponde à un besoin défini d’une classe ou d’une catégorie ciblée de destinataires ou de bénéficiaires
• les résultats escomptés et les mesures de rendement ont été définis par Politique environnementale et les risques liés à l’atteinte des objectifs du programme sont évalués et pris en compte
• les coûts du programme tiennent compte de manière fiable, non seulement du financement autitulaire mais aussi des exigences opérationnelles, des ressources et des compétences nécessaires pour assurer l’exécution efficace du programme et l’atteinte des objectifs
• le programme dispose de processus, de procédures, de systèmes, de ressources, de rôles et de responsabilités appropriés pour garantir que sa prestation se fait de manière cohérente dans le respect des conditions générales approuvées
• les demandes d’incitatifs sont évaluées à des fins d’admissibilité grâce aux critères établis en fonction des conditions du programme
• les communications, tant externes qu’internes au Ministère, se font dans les deux langues officielles
• le suivi soit suffisant pour promouvoir la réalisation des objectifs du programme conformément aux conditions générales, les problèmes identifiés sont traités et les paiements ne soient effectués qu’une fois les exigences remplies
• les résultats du programme sont communiqués avec précision à la haute direction du Ministère et au Parlement, et que les possibilités d’amélioration, au niveau du programme ou du Ministère, sont cernées et mises en œuvre

Approche

Notre approche comprenait des entrevues,^{Note de bas de page 4} l’examen de documents, le passage en revue du système et des processus iVZE et l’analyse des données afin d’évaluer le programme iVZE en fonction des critères d’audit.

Nous avons examiné le récent Rapport de contrôle sur la surveillance continue des paiements de transfert (subventions et contributions) de Surveillance financière et contrôle de la qualité de TC et n’avons trouvé aucune observation concernant les processus ou les contrôles financiers du programme iVZE.

Nous avons fait appel à l’expertise de nos collègues de l’Évaluation pour examiner le cadre de mesure du rendement du Programme. Ils ont indiqué qu’il décrit de manière appropriée la chaîne des résultats et définit les indicateurs de rendement. Une évaluation du programme iVZE est provisoirement prévue pour 2024-2025.

1.4 Structure du rapport

Le rapport résume les conclusions de l’audit dans les catégories suivantes : conception, mise en œuvre, suivi et rapports sur le rendement. Chaque section décrit ce à quoi nous nous attendions, ce que nous avons constaté et, le cas échéant, des recommandations.

La dernière section énumère les recommandations de l’audit et le plan d’action de la direction.

2. Constatations et recommandations

2.1 Conception du programme

Attentes de l’audit interne

• Le programme est conforme au mandat et aux priorités de TC et il est conçu pour répondre aux besoins d’une classe ou d’une catégorie ciblée de bénéficiaires.
• Les résultats escomptés et les mesures de rendement ont été définis par Politique environnementale, et les risques liés à l’atteinte des objectifs du programme sont évalués et pris en compte.
• Les coûts du programme tiennent compte de manière fiable, non seulement du financement au titulaire mais aussi des exigences opérationnelles, des ressources et des compétences nécessaires pour assurer l’exécution efficace du programme et l’atteinte des objectifs

Évaluation de l’audit interne

Les objectifs du programme iVZE sont clairement harmonisés avec le mandat et les priorités du Ministère, qui consistent à promouvoir des systèmes de transport écologiques et novateurs et, plus précisément, à réduire les émissions atmosphériques nocives provenant des transports au Canada. Le programme contribue également au Cadre pancanadien sur la croissance propre et les changements climatiques (CPC) et aux engagements internationaux du Canada, comme l’Accord de Paris de 2016.

Le programme iVZE soutient l’adoption de véhicules zéro émission (VZE) en offrant des incitatifs pour l’achat ou la location de VZE abordables. À ce titre, le programme a fixé des prix de détail suggérés par le fabricant (PDSF) maximums pour s’assurer que seuls les VZE dont le prix est inférieur à ces plafonds sont admissibles aux incitatifs.

Les cadres détaillés de mesure du rendement et d’évaluation des risques du programme iVZE ont été élaborés par Politique environnementale et ont été mis à jour chaque année dans le cadre du processus de demande de financement complémentaire du programme. Le cadre de mesure du rendement définit clairement les résultats immédiats, intermédiaires et finaux souhaités du programme, avec des indicateurs mesurables et des objectifs réalisables. Bien que les risques du programme aient été initialement évalués comme étant moyennement élevés, les stratégies d’atténuation qui ont été mises en œuvre au fur et à mesure de l’avancement du programme ont donné lieu à un faible risque résiduel. Le principal risque du programme est de ne pas disposer d’un financement suffisant pour répondre à la demande d’incitations à l’achat ou à la location.

La haute direction a décidé d’assurer l’exécution du programme iVZE à l’interne, évitant ainsi les coûts supplémentaires liés aux services d’un tiers. Une analyse détaillée a été menée pour soutenir et sélectionner l’option de prestation la plus efficace. Les estimations de coûts étaient fondées sur une analyse solide et tiennent compte de manière fiable du financement des bénéficiaires, des exigences opérationnelles et des ressources nécessaires pour assurer l’exécution efficace du programme et l’atteinte de ses objectifs. Par exemple, les estimations de coûts pour le financement des bénéficiaires étaient basées sur l’expérience antérieure de gestion de programme, la consultation de l’industrie et les informations sur le marché des VZE. Des ressources suffisantes et appropriées ont été affectées à l’exécution du programme et la haute direction a financé des ressources supplémentaires lorsque cela était nécessaire.

2.2 Mise en œuvre du programme

Attentes de l’audit interne

• Le programme dispose de processus, de procédures, de systèmes et de ressources, ainsi que de rôles et de responsabilités appropriés pour garantir que sa prestation se fasse de manière cohérente dans le respect des conditions générales approuvées.
• Les demandes d’incitatifs sont évaluées à des fins d’admissibilité grâce aux critères établis en fonction des conditions du programme.
• Les communications, tant externes qu’internes au Ministère, se font dans les deux langues officielles.

Évaluation de l’audit interne

Ressources humaines

En raison du délai serré de mise en œuvre, un plan complet de ressources humaines n’a pas été élaboré pour le programme iVZE, mais une analyse approfondie a été réalisée pour déterminer le nombre d’employés requis en fonction du volume de demandes prévues. La majorité des ressources ont été affectées à la Direction des programmes de paiements de transfert, responsable de l’exécution du programme. La formation en personne, l’encadrement et l’orientation continus, ainsi qu’un processus de contrôle de la qualité (CQ) (voir section 2.3) contribuent à la mise en œuvre efficace du programme.

Processus de vérification des demandes d’incitatifs

La Direction générale des services numériques a développé le portail en ligne iVZE pour gérer l’ensemble du processus d’incitation du programme iVZE.

Les concessionnaires utilisent le portail iVZE pour s’inscrire au programme, s’inscrire au dépôt direct et demander et recevoir les paiements d’incitatifs en soumettant en ligne les documents requis (facture ou contrat de location, formulaire de consentement du consommateur, formulaire de réception de l’incitatif). Le site Web de TC et le Guide du demandeur pour le programme iVZE fournissent aux concessionnaires des informations et des conseils. 

L’équipe de prestation du programme iVZE utilise le portail iVZE pour effectuer le processus de vérification des demandes d’incitatifs et en suivre l’état. Le Manuel de formation du BPR fournit des instructions détaillées étape par étape, y compris les critères et les conditions d’admissibilité pour aider à déterminer l’admissibilité aux incitations. L’équipe d’assistance vérifie l’exhaustivité, l’exactitude et l’admissibilité des documents soumis en fonction d’un ensemble de critères établis (p. ex. nouveau/démo, kilométrage). Elle valide le véhicule par rapport à la liste d’admissibilité, qui est mise à jour au fur et à mesure que de nouveaux véhicules sont ajoutés, et valide le numéro d’identification du véhicule (NIV) par rapport à la base de données du Conseil canadien des administrateurs en transport motorisé (CCATM). Elle valide également l’exactitude du montant de l’incitatif demandée sur la base des spécifications du programme. Au cours de ce processus de vérification, l’équipe d’assistance demande aux concessionnaires les informations manquantes ou des éclaircissements, rejette les demandes non admissibles et en informe les concessionnaires.^{Note de bas de page 5}

À la suite de cette vérification initiale, un agent de soutien des programmes effectue une vérification secondaire de l’admissibilité en créant une feuille de calcul Excel au moyen de Business Intelligence (BI) Launchpad^{Note de bas de page 6} qui affiche les données des lots de demandes d’incitatifs vérifiées provenant du portail iVZE.^{Note de bas de page 7} L’agent utilise des filtres pour vérifier les données et renvoie toute demande d’incitatif comportant des informations manquantes ou des erreurs à l’équipe d’assistance pour un examen plus approfondi et/ou pour qu’une mesure corrective soit prise.

L’ébauche de la procédure iVZE – Créer des entrées de registre fournit des conseils, mais le document n’a pas été finalisé. Il y a un certain nombre de révisions proposées qui doivent être approuvées pour finaliser le document. Le document iVZE – Processus détaillé de gestion du programme, qui présente les procédures générales du programme, ainsi que les rôles et les responsabilités, doit également être mis à jour afin d’inclure des instructions particulières pour les processus qui ont changé, comme l’automatisation robotisée des processus (ARP) qui est maintenant utilisée pour l’approbation des paiements d’incitatifs.

Une fois vérifié, le registre est envoyé à un autre agent de soutien des programmes pour être soumis à un processus de contrôle de qualité qui réduit encore les risques de remboursement à des bénéficiaires non admissibles (voir section 2.3). Une fois terminé, le registre et les résultats du contrôle de qualité sont envoyés par courriel au gestionnaire du programme pour une vérification finale. Le gestionnaire répète le même processus de filtrage sur le registre en utilisant les mêmes critères et vérifie les résultats du contrôle de la qualité.^{Note de bas de page 8}

Depuis le lancement du programme, la Direction générale des services numériques, en étroite collaboration avec l’équipe de prestation du programme iVZE, a mis en place des contrôles de vérification automatisés supplémentaires dans le portail iVZE afin de contribuer à la prévention des erreurs et d’assurer le respect des conditions générales.

L’équipe d’audit a effectué des tests approfondis pour valider que les contrôles des conditions d’admissibilité fonctionnent comme prévu. Compte tenu de la disponibilité des données, il était plus efficace et efficient d’adopter une approche de test par recensement (100 %). Nous avons évalué la base de données iVZE complète qui comprenait 117 291 demandes d’incitatifs émises entre le 15 mai 2019 et le 14 décembre 2021.^{Note de bas de page 9} Les résultats ont révélé que les contrôles sont efficaces et fonctionnent comme prévu. Sur les 12 conditions d’admissibilité testées, 5 ne présentaient aucun cas de transaction non conforme.^{Note de bas de page 10} Le nombre de transactions non conformes pour chacune des sept autres conditions d’admissibilité était très faible; la plupart d’entre elles ayant eu lieu au début du programme iVZE.

Recommandation

Pour contribuer au maintien des processus et des pratiques efficaces déjà en place, la SMA des Programmes devrait veiller à ce que les documents d’orientation suivants sont tenus à jour :

1. iVZE – Processus détaillé de gestion du programme
2. iVZE – Créer des entrées de registre

Approbation et paiement des demandes d’incitatifs

Le programme iVZE envoie le registre, la feuille de signature d’approbation et tout commentaire sur les résultats du contrôle de la qualité par courriel au DG, Relations autochtones et Protection de la navigation, et au directeur, Programmes de paiements de transfert, aux fins d’approbation par signature numérique en vertu des articles 32 et 34 de la LGFP. Nous avons testé un échantillon de 20 registres pour confirmer que les deux signatures ont été fournies et avons constaté une conformité à 100 %.^{Note de bas de page 11}

L’automatisation robotisée des processus (ARP) a été mise en œuvre en mars 2021 pour automatiser le processus d’approbation des paiements d’incitatifs (article 33 de la LGFP). Le programme iVZE envoie par courriel à l’ARP un registre contenant un maximum de 21 demandes d’incitatifs signées. L’ARP valide les signatures numériques par rapport à une base de données de cartes de spécimen de signature et de mémos d’affectation intérimaire,^{Note de bas de page 12} puis effectue une vérification supplémentaire de l’admissibilité des demandes d’incitatifs en utilisant les mêmes critères que le groupe de prestation du programme iVZE.^{Note de bas de page 13} Si l’ARP détecte des erreurs, elle rejette la demande d’incitatif et un membre du personnel des services comptables mène une enquête.^{Note de bas de page 14} L’ARP saisit les informations de paiement pour les demandes d’incitatifs approuvées dans le système financier Oracle qui effectue automatiquement les paiements par dépôt direct aux concessionnaires. L’ARP met à jour le statut de la demande d’incitatif dans le portail iVZE pour informer le programme iVZE et le concessionnaire du paiement. Selon les services comptables, l’ARP est très efficace pour traiter les paiements en temps voulu et réduire les risques d’erreur.

Processus d’exemption

Le programme iVZE a mis au point un processus permettant d’approuver des exemptions à ses modalités dans les situations suivantes, lorsque cela est justifié :

• Deuxième demande d’incitatif par année civile et par personne
• Véhicules de démonstration dont le kilométrage est élevé
• Accepter le formulaire de modèle d’incitatifs propre à Tesla (événement unique en 2019)
• Problèmes liés au formulaire de consentement et/ou d’incitatif (p. ex. formulaire incorrect, informations manquantes)
• Véhicules vendus avant son admissibilité au programme
• Questions relatives aux baux de tiers

Un modèle de note d’exemption a été systématiquement utilisé. La note décrit le type de décision à prendre, le problème particulier, les considérations et la recommandation. La note peut porter sur un cas individuel ou sur plusieurs cas connexes, et doit être approuvée à la fois par le directeur, Programme de paiements de transfert par le DG, Relations autochtones et Protection de la navigation.

Nous avons effectué des tests pour déterminer si les exemptions approuvées étaient conformes au processus. Étant donné le faible nombre d’exemptions et le fait que plusieurs cas d’exemption pouvaient être regroupés sous une seule note d’exemption, nous avons vérifié 100 % des 556 exemptions remplies en mars 2022. Les résultats ont été très positifs puisque nous avons trouvé 548 (98,5 %) notes d’exemption remplies et signées.

Le programme iVZE a récemment mis en œuvre une nouvelle approche pour accepter les deuxièmes demandes d’incitatifs et les véhicules de démonstration dont le kilométrage était élevé sans utiliser de notes d’exemption. La direction du programme estime qu’il s’agit d’une approche de gestion des risques acceptable compte tenu du faible nombre de cas. Le programme continuera à suivre régulièrement ces cas et à rendre compte des résultats chaque année. En outre, des contrôles supplémentaires sont en place pour aider à prévenir la non-conformité.

Langues officielles

Le programme iVZE est conforme à la Loi sur les langues officielles (LLO). Les exigences externes sont satisfaites grâce au site Web bilingue et aux communications bilingues permanentes avec le public. De même, les exigences internes sont satisfaites puisque la formation et les procédures documentées sont fournies dans les deux langues officielles, et les entretiens avec le personnel ont confirmé que la communication avec les collègues et les responsables se fait dans la langue de leur choix.

2.3 Surveillance du programme

Attentes de l’audit interne

• Le suivi suffira pour promouvoir la réalisation des objectifs du programme conformément aux conditions générales, les problèmes ciblés seront traités, et les paiements n’auront lieu qu’une fois les exigences remplies.

Évaluation de l’audit interne

Rendement et surveillance financière du programme

Le tableau de bord du programme iVZE donne à la haute direction les résultats du rendement mensuel – comme le nombre de demandes d’incitatifs reçues et traitées à ce jour ainsi que leur valeur –, en plus des tendances de la part de marché et des ventes de VZE. Un tableau de bord d’une page est fourni à la SMA des programmes. Il affiche les résultats à jour du programme, les indicateurs et les résultats obtenus à ce jour. Le programme iVZE présente également ses normes de service.

Au moyen de la fonctionnalité du portail du programme iVZE permettant la production de rapports financiers, le programme surveille les dépenses liées aux demandes d’incitatifs en cours et le budget restant. Chaque mois, le DG des relations avec les Autochtones et de la protection de la navigation reçoit un rapport financier sommaire et un rapport d’une page sur le temps d’absorption, qui présente les dépenses mensuelles réelles, le financement restant et les frais prévus. Le programme iVZE produit également un rapport de divulgation proactive trimestriel qui fournit au public des statistiques sur le programme et les dépenses totales.

Conformité et surveillance du programme

Le programme iVZE a mis en place un solide processus de contrôle de la qualité pour vérifier le respect des politiques et des procédures du programme. Conformément aux instructions d’échantillonnage des registres du programme iVZE, un agent de soutien des programmes vérifie une fois de plus l’admissibilité du registre en utilisant les mêmes filtres et critères que ceux mentionnés au point 2.2. Cinq pour cent des transactions liées aux demandes d’incitatifs du registre sont ciblées pour une vérification de conditions d’admissibilités bien précises. L’équipe d’assistance examine chaque transaction d’incitatifs de manière approfondie en répétant le processus de vérification initiale. Ensuite, les détails de la vérification, y compris les changements et les observations, sont consignés dans un modèle de fiche d’échantillonnage. Comme l’indique le point 2.2, c’est le gestionnaire du programme qui passe en revue les résultats du contrôle de la qualité.

2.4 Rapports sur le rendement du programme et analyse des politiques

Attentes de l’audit interne

• Les résultats du programme sont communiqués avec précision à la haute direction du Ministère et au Parlement, et les possibilités d’amélioration au niveau du programme ou du Ministère sont cernées et mises en œuvre.

Évaluation de l’audit interne

Outre les rapports financiers et les rapports de rendement du programme iVZE remis régulièrement à la haute direction (voir le point 2.3), les résultats du rendement figurent également dans plusieurs rapports ministériels, comme le Plan ministériel et le Rapport sur les résultats ministériels, et dans plusieurs rapports gouvernementaux, comme le Rapport d’étape de la Stratégie fédérale de développement durable.

Les résultats financiers font l’objet d’un suivi dans des rapports financiers ministériels réguliers tels que le document de la direction sur les faits saillants de l’utilisation des ressources (FSUR). La direction du programme iVZE et le conseiller en gestion financière responsable discutent des résultats financiers aux réunions mensuelles.

Nous avons observé que le programme iVZE a évolué de façon constante lors de ses trois premières années, sans compter l’intégration d’améliorations à ses processus (p. ex., les exemptions) et à son système (p. ex., contrôles automatisés supplémentaires).

3.0  Conclusion

En général, l’audit nous a permis de constater que les processus sont rigoureux et permettent une gestion efficace des risques, ce qui contribue à la réussite de la mise en œuvre et de l’exécution du programme iVZE. Le programme a été conçu à l’interne et exécuté de manière efficace et efficiente dans un délai très court. Il a été bien géré, et les contrôles ont été renforcés de manière proactive et continue par des améliorations constantes. Par exemple, nos tests approfondis ont confirmé que les processus rigoureux de vérification de l’admissibilité et de contrôle de la qualité ainsi que les contrôles supplémentaires du portail du programme iVZE sont efficaces pour réduire les erreurs potentielles. En outre, une approche innovante a été adoptée pour la mise en œuvre de l’ARP et le traitement des approbations des paiements incitatifs.

Nous avons ciblé une seule occasion de renforcer le programme. Malgré les directives détaillées sur l’exécution des processus du programme iVZE, il faut mettre à jour deux documents en particulier pour que l’efficacité des processus et des pratiques en place soit maintenue.

4. Recommandations et plan d’action de la direction

Le tableau suivant présente la recommandation de l’audit et le plan d’action de la direction pour y donner suite.

	Recommandation	Plan d’action de la direction	Date d’achèvement
1	Pour contribuer au maintien des processus et des pratiques efficaces déjà en place, la SMA des programmes devraient vérifier que le programme iVZE met bien à jour les documents d’orientation suivants : iVZE – Processus détaillé de gestion du programme iVZE – Créer des entrées de registre	La direction accepte les recommandations et mettra à jour les documents d’orientation en fonction des commentaires contenus dans le rapport. Les responsables du programme iVZE mettront à jour les deux documents d’orientation mentionnés dans la recommandation d’audit du programme iVZE. Puis, lors de l’introduction de nouvelles exigences ou de nouveaux processus, les documents seront mis à jour (documents évolutifs). La fréquence des mises à jour sera fixée pour garantir l’ajout des nouveaux processus et la mise à jour de la gouvernance de l’information sur une base régulière. Les mises à jour proposées du Processus détaillé de gestion du programme iVZE consisteront à intégrer les instructions des processus qui ont été modifiés afin qu’ils reflètent les pratiques actuelles, comme l’automatisation des processus robotiques. Afin que soit documenté le processus étape par étape de création des entrées du registre du programme iVZE, les révisions proposées dans le document correspondant seront mises à jour.	Complété