Rapport de vérification interne décrivant les résultats de l’examen de la gestion des ressources.
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Contexte et objectif
Le Ministère a mis en œuvre de nombreuses améliorations pour renforcer la gestion des ressources depuis que Transports Canada a entrepris l’examen exhaustif ordonné par le Conseil du Trésor en 2016.
Nous avons effectué des évaluations des pratiques de gestion des ressources en même temps que d’autres travaux de vérification et d’évaluation qui portaient sur quatre programmes de Sécurité et sûreté de l’administration centrale (Sécurité et sûreté maritimes, Sécurité ferroviaire, Transport de marchandises dangereuses et Aviation civile).
Notre objectif était de recenser les améliorations qui ont été apportées ainsi que les possibilités de renforcer davantage la gestion des ressources.
Le présent rapport fait état de nos observations.
Notre approche
Nous avons examiné diverses recommandations liées à la gestion des ressources tirées des documents suivants :
- l’examen exhaustif du Conseil du Trésor;
- les rapports de vérification interne;
- l’évaluation du contrôle interne et des rapports financiers de Budgétisation et prévisions financières réalisée par Surveillance financière et contrôle de la qualité en 2017.
Nous avons analysé les données relatives aux ressources financières et aux ressources humaines des six dernières années pour les secteurs de programme visés, et nous avons transmis les résultats de notre analyse à Finances pour l’élaboration de tableaux de bord financiers.
Nous avons examiné les lettres d’appel, les politiques, les directives et les lignes directrices, les documents de gouvernance, le matériel de communication et les outils et modèles pertinents en matière de planification et d’établissement de rapports à l’échelle du Ministère et des programmes.
Nous nous sommes entretenus avec les responsables de la planification des quatre programmes de Sécurité et sûreté ainsi que des responsables des finances, des ressources humaines et de la planification et de l’établissement de rapports ministériels au sein des Services généraux.
Nous avons participé à diverses réunions et séances de formation de groupes de travail pour demeurer au fait des changements en cours au sein du Ministère.
Observations générales
Notre examen a mis en évidence des améliorations continues et des plans concrets d’améliorations supplémentaires.
Les entretiens et l’analyse ont confirmé que ces efforts entraînent un changement de culture nécessaire pour une meilleure intégration et, avec cela, la capacité de mieux gérer les ressources de manière stratégique.
Les observations résumées dessous sont un aperçu de la situation dans le temps et sont fournies dans un souci d’amélioration continue.
Observations
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Secteur |
Résumé des améliorations |
Autres améliorations potentielles (bureau de première responsabilité indiqué en caractères gras) |
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Processus de planification et d’établissement de rapports intégré |
Le processus commence plus tôt et est mieux appuyé par des instructions, des modèles, des bureaux de première responsabilité définis, des produits livrables, des calendriers, etc. L’importance, l’autorité et l’obligation de rendre compte des SMA sont renforcées. L’accent est davantage mis sur l’attribution de plans de ressources en ce qui concerne les risques, les résultats et les priorités. Un processus d’analyse de rentabilisation a été mis en place pour évaluer les contraintes et les demandes de financement aux fins d’innovation ou d’expérimentation. La communication s’est améliorée grâce aux réunions mensuelles des planificateurs, aux réunions des sous-ministres adjoints avec les directeurs généraux régionaux, etc. |
Améliorer la circulation de l’information afin que tous les planificateurs des secteurs de programme aient accès à l’information de planification dont ils ont besoin pour gérer efficacement les ressources (cadres supérieurs au sein des secteurs de programme). Envisager d’examiner conjointement le processus de planification afin de cibler les lacunes potentielles ou les doubles emplois inutiles dans le flux de communication et l’attribution des rôles et des responsabilités (Planification stratégique et intégration des politiques, Planification et établissement de rapports ministériels, Finances et Ressources humaines des Services généraux). Envisager la mise en place d’un dépôt central qui fournirait aux planificateurs les principaux jalons et produits livrables, avec modèles, tâches et calendriers à l’appui (Planification et établissement de rapports ministériels). |
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Soutien des Services généraux |
Finances apporte un soutien accru aux gestionnaires pour les aider à comprendre leur situation financière. Il y a une plus grande volonté de se concentrer sur la planification et la gestion du personnel. Différents types de tableaux de bord (p. ex., situation nette de Finances, gestion du personnel de Ressources humaines) avec analyse pluriannuelle ont été conçus pour aider à la planification annuelle et aux prévisions et rapports en cours d’année pour chaque période. De nouveaux outils d’aide et d’orientation ont été récemment mis en œuvre, comme Power BI, l’outil de planification des investissements et d’établissement de rapports, et la trousse d’outils des gestionnaires de tableaux de bord de Sécurité et sûreté. |
Consigner les pratiques opérationnelles exemplaires et fournir des définitions plus claires des principaux termes financiers (Finances). Continuer à accroître la participation et le soutien à la planification stratégique de Ressources humaines pour fournir une vision « intégrée » à l’intention des cadres supérieurs (Ressources humaines). Envisager d’intégrer la planification de Ressources humaines à la formation en gestion financière (Finances et Ressources humaines). Renforcer la validation des données et l’analyse critique, en particulier les données utilisées pour les présentations aux cadres supérieurs et au CGR (Finances, Ressources humaines, Passation de marchés). |
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Capacité, aptitude et effectif |
Des séances de formation en gestion financière sont proposées aux gestionnaires et aux agents administratifs. La capacité de Planification et établissement de rapports ministériels et de Finances à fournir un soutien uniforme s’est stabilisée. Les besoins et les lacunes en matière de compétences et de capacités d’analyse des données ont été définis. Des mesures sont actuellement prises pour les combler (p. ex., séances de formation sur le tableau de bord de la situation nette des Finances, forum des utilisateurs de Power BI, guide sur Power BI de Sécurité et sûreté). |
Continuer à former les conseillers en gestion financière et les conseillers en ressources humaines pour accroître leur aptitude et leur capacité à fournir un meilleur soutien stratégique aux gestionnaires et pour veiller à ce que le type et le niveau de soutien correspondent aux besoins des clients (Finances et Ressources humaines). Établir un processus formel d’entretien de départ pour les conseillers en gestion financière et les conseillers en ressources humaines afin de connaître les raisons du départ, dans le but d’aider à concevoir des stratégies personnalisées de maintien, de recrutement et de formation (Ressources humaines et Finances). |
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Commentaires sollicités |
Les commentaires des participants à la formation obligatoire en gestion financière sont recueillis et analysés. Le personnel de Planification et établissement de rapports ministériels se réunit tous les mois avec les planificateurs et recueille des commentaires au sujet du processus de planification et d’établissement de rapports intégré. Il a récemment lancé un examen rétrospectif afin de recueillir des commentaires directement auprès des planificateurs et du personnel participant à la planification (remarque : les résultats de l’enquête, y compris les leçons apprises et les prochaines étapes, ont été présentés lors de la réunion de juin du Comité d’intégration des directeurs de Sécurité et sûreté). |
Recueillir systématiquement les commentaires des gestionnaires et des agents administratifs au sujet de leur satisfaction à l’égard du soutien des Services généraux (Finances, Ressources humaines, Passation de marchés, etc.). Envisager la meilleure façon de recueillir des commentaires sur la formation en gestion financière pour aider à définir les besoins, les préoccupations et les défis propres aux programmes afin de mieux cibler les mesures des Services généraux (Finances et Planification et établissement de rapports ministériels). Déterminer les gestionnaires qui ont continuellement des problèmes de gestion des ressources et établir des plans d’action en conséquence (Finances et Ressources humaines). |
Conclusions
Un ensemble de changements apportés depuis l’examen exhaustif ont considérablement amélioré la gestion des ressources.
Il est trop tôt pour évaluer l’ampleur des répercussions de certains des changements les plus récents, mais d’autres changements peuvent véritablement modifier la donne en renforçant davantage la gestion des ressources :
- les tableaux de bord de Power BI offrent aux gestionnaires une nouvelle capacité d’afficher le détail de leurs dépenses;
- le passage à l’automatisation robotisée des processus confère rapidement des avantages en imposant un niveau accru de normalisation qui contribue à réduire le risque d’erreurs, améliorant ainsi la qualité des données et permettant des gains d’efficacité.
La direction se penchera sur les possibilités d’amélioration dans le cadre de ses efforts actuels pour renforcer sans cesse la gestion des ressources à l’échelle de Transports Canada.