Rapport de vérification interne décrivant les résultats de l’examen de la gouvernance de la GI-TI à TC.
Sur cette page
- Contexte
- Objectif et portée de l'examen
- Méthodologie
- Résumé de l’examen concernant la gouvernance
- Résumé de l’examen concernant la planification des investissements
- Résumé de l’examen concernant la gestion des ressources
- Résumé de l’examen concernant la réalisation des avantages
- Recommandations et plan d'action de la direction
- Acronymes
Énoncé de conformité
Cet examen est conforme à la Politique sur l’audit interne du gouvernement du Canada et aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l'audit interne de l’Institut des auditeurs internes, comme le confirment les résultats d'une évaluation externe du programme d'assurance et d'amélioration de la qualité de l’audit interne.
Chantal Roy, CIA
Dirigeante principale de la vérification et de l’évaluation
Contexte
- La Politique sur les services et le numérique du gouvernement du Canada (GC) souligne la nécessité que les ministères établissent une approche d’entreprise intégrée pour la gouvernance, la planification et la gestion.
- La Direction de la gestion de l’information et technologie de l’information (GI-TI) de Transports Canada (TC) a subi de nombreux changements dans sa structure organisationnelle et sa direction au cours des dernières années, y compris la création du Bureau des services numériques et de la transformation (BSNT), renommé le Groupe des services et du numérique depuis novembre 2022.
- Le contexte réglementaire et l’environnement dans lesquels TC fonctionne changent rapidement. Une gouvernance solide et efficace de GI-TI, y compris la structure, les processus et les pratiques, est essentielle pour permettre au ministère de remplir son mandat, ses objectifs et ses priorités.
Objectif et portée de l’examen
- L’examen visait à déterminer si une gouvernance solide de GI-TI (structure et processus) est en place pour surveiller la planification des investissements dans la GI-TI afin de s’aligner sur le mandat, les objectifs et les priorités du ministère, et comment la gestion des ressources (finances et personnes) appuie la prise de décisions des organismes de gouvernance pour s’assurer que les avantages sont obtenus.
- Cet examen n’a pas porté sur la gouvernance qui surveille les composantes techniques précises de TI, comme l’architecture, les services, les données, la gestion des projets individuels, etc.
- Les secteurs examinés sont catégorisés sous 4 thèmes :
- Gouvernance
- Planification de l’investissement
- Gestion des ressources
- Réalisation des avantages
Méthodologie
Entrevues
- Haute direction de TC (membres du Comité exécutif de gestion de TC (CGX))
- Directeurs généraux, directeurs et personnel clé du Groupe des services et du numérique
- Services généraux – Bureau de gestion de Projet de l’organisation (BGPO), Direction générale de la planification et de l’établissement de rapports, conseillers en gestion financière
- Secrétariat ministériel récemment créé
- Autres ministères
Examen de documents
- Documents relatifs à la gouvernance de la GI-TI présentés par le Groupe des services et du numérique et les Services généraux aux organismes principaux de gouvernance
- Documents des organismes de gouvernance de la GI-TI (p. ex., mandat, compte rendu des décisions, etc.)
- Examens relatifs à la gouvernance précédents effectués par des organisations externes
Résumé de l’examen concernant la gouvernance
Conclusions générales
- La structure de gouvernance de la GI-TI (nombre et taille des comités de gouvernance) est lourde et devrait être simplifiée pour en améliorer l’efficacité.
- Bien que le ministère ait établit la structure et le processus de gouvernance de la GI-TI pour surveiller la planification des investissements et les points de contrôle des projets, les membres des divers comités de gouvernance doivent être mieux informés et avoir plus de soutien pour jouer leurs rôles efficacement.
Recommandations
- Améliorer le soutien pour les membres des comités de gouvernance de la GI-TI afin de les aider à mieux comprendre et remplir leurs rôles et leurs responsabilités de surveillance pour les propositions/demandes de GI-TI. Le soutien pourrait inclure ce qui suit :
- Intégration de la formation/du soutien pour les nouveaux membres des comités
- Manuels pour les membres des comités qui tracent les grandes lignes de leurs rôles et responsabilités et des règles d’engagement (délégation, remise en question)
- Critères/questions/points de discussion pour les coprésidents de comité afin de mobiliser les membres et encourager la remise en question
- Faire la réforme du comité Gestion des investissements des directeurs généraux (GI-DG) afin de traiter efficacement des besoins/enjeux/risques de GI-TI des programmes en :
- Confiant à des DG spécifiques la responsabilité d’examiner, de remettre en question et de recommander des projets de GI-TI au Conseil de gestion des investissements (CGI) dans le cadre des processus de planification, de surveillance et d’établissement des rapports des investissements.
- Demandant au GI-DG de collaborer directement avec le Comité horizontal des DG afin de tirer parti de son vaste point de vue horizontal du ministère et aider à déterminer les enjeux et les occasions pour optimiser les investissements et la gouvernance de la GI-TI.
- Le nouveau secrétariat ministériel chargé d’améliorer les structures et les processus de gouvernance du ministère devrait aider ce dernier à réduire la complexité de la structure de gouvernance actuelle de la GI-TI afin d’en améliorer l’efficacité.
Résumé de l’examen concernant la planification des investissements
Conclusions générales
- Le processus de planification des investissements dans la GI-TI comprend des intervenants à diverses étapes, mais il existe une vue horizontale intégrée limitée des stratégies de planification, des projets, et des applications de GI-TI dans l’ensemble des modes (c.-à-d. processus annuel de planification des investissements).
Recommendations
- Mettre en œuvre des changements pour aider à fournir un point de vue plus horizontal intégré de la planification des investissements dans la GI-TI pour tous les modes. Par exemple, optimiser la participation du Conseil d’examen de l’architecture le plus tôt possible dans le processus de planification pour aider à garantir une approche ministérielle horizontale plus intégrée pour les investissements dans la GI-TI.
Résumé de l’examen concernant la gestion des ressources
Conclusions générales
- La perception des membres des comités est qu’il n’y a pas assez d’information relative à la santé des projets de GI-TI qui leur est fournie, surtout un manque d’information pour le suivi des coûts au fil du temps.
- Les rôles et responsabilités des diverses directions générales du Groupe des services et du numérique ne sont pas toujours clairs pour les employés du Groupe et de TC.
- Il y a pénurie de ressources compétentes clés pour appuyer la surveillance efficace et la gestion des investissements dans la GI-TI.
Recommendations
- Finances – Présenter des détails supplémentaires sur les données historiques relatives aux coûts des projets de GI-TI afin de fournir de meilleures informations pour les processus de surveillance de la gouvernance.
- Personnes – Clarifier, documenter et communiquer dans tout le ministère les rôles et les responsabilités des directions générales du Groupe des services et du numérique (gestionnaires des relations opérationnelles, autres).
- Personnes – Clarifier les rôles et les responsabilités des divers intervenants (BGPO, GPP [gestion du portefeuille du projet] du Groupe des services et du numérique, et le nouveau secrétariat ministériel) afin de définir comment ils travaillent ensemble pour appuyer la gouvernance de la GI-TI.
Résumé de l’examen concernant la réalisation des avantages
Conclusions générales
- La haute direction a souligné l’importance d’avoir des résultats et des indicateurs clairement définis et mesurables pour les projets, qui doivent constamment faire l’objet d’un suivi et être communiqués afin de surveiller la mise en œuvre des investissements dans la GI-TI.
Recommendations
- Finaliser et mettre en œuvre l’ébauche du Cadre de réalisation des avantages pour les projets de GI-TI.
- Fournir des indications claires aux propriétaires fonctionnels pour élaborer des résultats et des indicateurs SMART.
- S’assurer que les résultats et les indicateurs sont rapportés aux comités de gouvernance à toutes les étapes du cycle de vie d’un projet.
Recommandations et plan d'action de la direction
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Recommandation |
Plan d’action de la direction |
Date d’achèvement |
SMA responsable |
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Gouvernance 1. Améliorer le soutien pour les membres des comités de gouvernance de la GI-TI afin de les aider à mieux comprendre et remplir leurs rôles et leurs responsabilités de surveillance pour les propositions/demandes de GI-TI. Le soutien pourrait inclure ce qui suit : |
1. Cette réponse est censée s’adresser au GI-SMA, au GI-DG et au CGI. Le BGPO sera responsable du GI-DG et du CGI, et le Groupe des services et du numérique sera responsable du GI-SMA. L’accent sera mis sur l’amélioration de l’information afin de s’assurer que les membres du comité de gouvernance de la GI-TI ont une compréhension de base de la stratégie des solutions d’affaires et des plateformes technologiques des investissements en GI-TI en :
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mars 2023 | Services généraux (BGPO) |
| 1.1 Intégration de la formation/du soutien pour les nouveaux membres des comités | mars 2023 | Services généraux (BGPO) | |
| 1.2 Manuels pour les membres des comités qui tracent les grandes lignes de leurs rôles et responsabilités et des règles d’engagement (délégation, remise en question) | mars 2023 | Services généraux (BGPO) | |
| 1.3 Critères/questions/points de discussion pour les coprésidents de comité afin de mobiliser les membres et encourager la remise en question | mars 2023 | Services généraux (BGPO) | |
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2. Faire la réforme du Comité de gestion des investissements des directeurs généraux (GI-DG) afin de traiter efficacement des besoins/enjeux/risques de GI-TI des programmes en : |
mars 2023 | Services généraux (BGPO) | |
| 2.1 Confiant à des DG spécifiques la responsabilité d’examiner, de remettre en question et de recommander des projets de GI-TI au Conseil de gestion des investissements (CGI) dans le cadre des processus de planification, de surveillance et d’établissement des rapports des investissements. | 2.1 Le BGPO collaborera avec le Groupe des services et du numérique pour examiner les rôles et les responsabilités ainsi que la représentation du Groupe au sein du GI-DG afin de s’assurer que les membres disposent des informations et des connaissances appropriées pour renforcer la rigueur des investissements en GI-TI. | mars 2023 | Services généraux (BGPO) |
| 2.2 Demandant au GI-DG de collaborer directement avec le Comité horizontal des DG afin de tirer parti de son vaste point de vue horizontal du ministère et aider à déterminer les enjeux et les occasions pour optimiser les investissements et la gouvernance de la GI-TI. | 2.2. Une recommandation sera formulée une fois que les résultats de l’exercice de rationalisation autour de la gouvernance et de l’examen par le BSM pour mieux positionner les comités de DG seront finalisés. | À déterminer | Services généraux (BGPO) |
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Gouvernance 3. Le nouveau secrétariat ministériel chargé d’améliorer les structures et les processus de gouvernance du ministère devrait aider ce dernier à réduire la complexité de la structure de gouvernance actuelle de la GI-TI afin d’en améliorer l’efficacité. |
3. Le secrétariat ministériel travaille avec les Services généraux et la Direction des services et du numérique pour élaborer et mettre en œuvre une structure de comité rationalisée pour toutes les fonctions de services généraux, y compris la GI-TI. Deux nouveaux comités (le comité des ressources des DG et le comité de gestion des ressources et des investissements au niveau des SMA) ont été créés par la fusion des comités suivants: Conseil de gestion des investissements (CGI), Comité de gestion des investissements des directeurs généraux (GI-DG), Comité de gestion des ressources (CGR), Comité d’examen des approvisionnements de la haute direction (CEAHD) et Comité de recouvrement des coûts des DG. La nouvelle structure de comité a été approuvée en novembre 2022 et sera opérationnelle au début de 2023. |
janvier 2023 | Secrétaire ministériel, avec la participation du SMA, Services généraux, et du SMA, Groupe des services et du numérique |
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Planification des investissements 4. Mettre en œuvre des changements pour aider à fournir un point de vue plus horizontal intégré de la planification des investissements dans la GI-TI pour tous les modes. Par exemple, optimiser la participation du Conseil d’examen de l’architecture le plus tôt possible dans le processus de planification pour aider à garantir une approche ministérielle horizontale plus intégrée pour les investissements dans la GI-TI. |
4. Le Groupe des services et du numérique examinera et révisera les processus de planification des investissements afin d’inclure le Conseil d’examen de l’architecture plus tôt dans le processus de planification des investissements et de gestion des projets. Le Groupe des services et du numérique travaillera également avec le BGPO pour élaborer un nouveau processus de priorisation des investissements numériques afin de renforcer l’intégration horizontale des secteurs de programme et des services d’entreprise dans la planification des investissements numériques. |
décembre 2022 | Groupe des services et du numérique |
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Gestion des ressources 5. Finances – Présenter des détails supplémentaires sur les données historiques relatives aux coûts des projets de GI-TI afin de fournir de meilleures informations pour les processus de surveillance de la gouvernance. |
5. Le BGPO travaillera avec le Groupe des services et du numérique pour améliorer le flux d’informations dans les modèles et les produits livrables de gestion de projet afin de relier les coûts historiques et futurs de la GI-TI pour mieux informer la prise de décisions. | mars 2023 | Services généraux (BGPO) |
| 6. Personnes – Clarifier, documenter et communiquer dans tout le ministère les rôles et les responsabilités des directions générales du Groupe des services et du numérique (gestionnaires des relations opérationnelles, autres). | 6. Le Groupe des services et du numérique développera et distribuera des produits pour clarifier et communiquer ses rôles et responsabilités ainsi que les services qu’il fournit. | mars 2023 | Groupe des services et du numérique |
| 7. Personnes – Clarifier les rôles et les responsabilités des divers intervenants (BGPO, GPP [gestion du portefeuille du projet] du Groupe des services et du numérique, et le nouveau secrétariat ministériel) afin de définir comment ils travaillent ensemble pour appuyer la gouvernance de la GI-TI. | 7. Le BGPO travaillera avec le Groupe des services et du numérique et le nouveau secrétariat ministériel pour développer un tableau RISCI (responsable, imputable, soutenant, consulté et informé) pour articuler les rôles et les responsabilités des intervenants de la gouvernance de la GI-TI. | mars 2023 | Services généraux (BGPO) est principalement responsable |
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Réalisation des avantages 8. Finaliser et mettre en œuvre l’ébauche du Cadre de réalisation des avantages pour les projets de GI-TI. |
juin 2023 | Services généraux (BGPO) | |
| 8.1 Fournir des indications claires aux propriétaires fonctionnels pour élaborer des résultats et des indicateurs SMART. | 8.1 Le Groupe des services et du numérique travaillera avec le BGPO pour finaliser le guide de réalisation des avantages pour les projets de GI-TI afin d’aider les intervenants en gestion de projets numériques à élaborer des résultats et des indicateurs efficaces. | juin 2023 | Services généraux (BGPO) |
| 8.2 S’assurer que les résultats et les indicateurs sont rapportés aux comités de gouvernance à toutes les étapes du cycle de vie d’un projet. | 8.2 Le BGPO et le Groupe des services et du numérique examineront et réviseront le matériel d’orientation de la gestion de projet et travailleront avec les propriétaires d’entreprise pour les aider à répondre aux exigences afin de s’assurer que les effets, les indicateurs et les résultats sont signalés aux comités de gouvernance à toutes les étapes du cycle de vie d’un projet, y compris après la clôture du projet lorsque les avantages ne sont pas réalisés à la clôture du projet. | juin 2023 | Services généraux (BGPO) |
Acronymes
- AMGs - autres ministères governementaux
- BGPO - Bureau de gestion de Projet de l’organisation
- BSM - Bureau du sous-ministre
- BSNT - Bureau des services numériques et de la transformation
- CGI - Conseil de gestion des investissements
- CGX - Comité exécutif de gestion
- DG - Directeur général
- GC - Gouvernement du Canada
- GI-DG - Gestion des investissements des directeurs généraux
- IM/IT - Information Management/Information Technology
- GI-SMA - Gestion des investissement des sous-ministres adjoints
- GI-TI - gestion de l’information et technologie de l’information
- GPP - gestion du portefeuille du projet
- SMA - Sous-ministre adjoint