Rapport de vérification interne décrivant les résultats de l'examen de la gouvernance et des processus clés de TC pendant la pandémie de COVID-19 à Transports Canada.
Sur cette page
Chapitre 1 - Gouvernance
Objectif
L'objectif du présent chapitre est le suivant :
Résumer les résultats de l'enquête de la Vérification interne et des entretiens avec les cadres de TC sur leurs opinions quant à la manière dont les comités de gouvernance supérieurs de TC se sont adaptés à l'environnement de travail virtuel.
Contexte
Afin d'établir une première base de référence sur le fonctionnement de la gouvernance de TC après le passage rapide du Ministère à un environnement de travail virtuel, la Vérification interne a mené une enquête en juin 2020 auprès de cadres supérieurs qui participent à sept comités de gouvernance de haut niveau : le Comité de gestion exécutif (CGX), le Conseil d'examen des investissements (CEI), le Conseil de gestion des ressources (CGR), le Comité des politiques des sous-ministres adjoints (CPSMA), le Comité de la transformation des sous-ministres adjoints (CTSMA), le Comité d'examen des approvisionnements de la haute direction (CEAHD) et le Comité horizontal des directeurs généraux (CHDG).
L'objectif de l'enquête était de recueillir des commentaires sur le rendement des comités pendant la pandémie, ainsi que de cibler les leçons apprises, les pratiques exemplaires et les risques nouveaux pour le Ministère à la suite de la pandémie.
En plus de l'enquête, la Vérification interne a également effectué des entretiens de suivi auprès des membres du CGX et d'un certain nombre d'autres cadres afin de tenir des discussions plus approfondies.
L'information sur les risques nouveaux a également été communiquée à Planification et établissement de rapports ministériels et à Surveillance financière et contrôle de la qualité, afin de faciliter leur travail sur le profil des risques intégrés et l'attestation des contrôles financiers.
Conclusion
La Vérification interne a recueilli de l'information pour fournir une première base de référence sur la manière dont la gouvernance de TC, qui est un élément clé d'un cadre de gestion, s'est adaptée pendant la pandémie. Les résultats montrent que le passage de la gouvernance à l'environnement virtuel ne suscite pas de véritables préoccupations. L'examen permet également de cibler les risques nouveaux pour le Ministère, les leçons apprises et les pratiques exemplaires qui peuvent être adoptées dans la « nouvelle normalité ». À mesure que les processus numériques arrivent à maturité, il est important pour la Vérification interne de répéter cet exercice afin de déterminer si des changements se sont produits.
Cette information pertinente et opportune aidera à orienter les discussions stratégiques, au CGX et au Comité ministériel de vérification (CMV), sur la manière dont le Ministère s'est adapté à l'environnement de travail virtuel et, plus important encore, sur la manière de maintenir la cadence de la transformation et de la faire perdurer.
Chapitre 2 – Processus horizontaux clés
Objectif
L'objectif du présent chapitre est le suivant :
- Fournir une vue d'ensemble des changements, des faits saillants, des défis et des risques dans les processus ministériels clés au cours de la pandémie de COVID-19 :
- Accès à l'information et protection des renseignements personnels (AIPRP)
- Paye et rémunération
- Suivi du matériel de technologie de l'information (TI)
- Dépenses
- Congés des employés (p. ex., code 699)
- Fournir des indications préliminaires sur la manière dont les processus clés se sont adaptés à l'environnement de travail virtuel. Il est important d'établir cette base de référence afin de surveiller et d'évaluer les effets des changements de façon continue à mesure que TC passe à l'état de « nouvelle normalité ».
Contexte
La pandémie de COVID-19 a eu un effet significatif sur les activités de TC. Bien que TC n'ait jamais activé son plan de continuité des activités et qu'il ait pu poursuivre ses activités en faisant travailler la majorité de son effectif depuis le domicile, certains processus ministériels clés ont dû être modifiés afin de mieux servir le nouvel environnement de travail virtuel.
L'examen s'est concentré sur les changements dans deux types de processus :
- Les processus qui ont dû passer du format papier au format électronique (AIPRP, paye et rémunération) – pour évaluer leur capacité à continuer de fonctionner efficacement.
- Les processus de suivi et de surveillance des ressources ministérielles touchées par la pandémie de COVID-19 (dépenses, congés des employés et suivi du matériel de TI) – pour évaluer leur capacité à continuer de fonctionner et à gérer les risques accrus perçus découlant de la pandémie de COVID-19.
Afin de comprendre les changements de processus liés à la pandémie de COVID-19 et de cibler les risques connexes, des entretiens ainsi que des examens de documents ont été réalisés pour comprendre l'évolution de la situation de février à août 2020.
Les diapositives suivantes présentent un résumé des points de vue et de l'information fournis par les autorités fonctionnelles responsables des processus sélectionnés. Cet examen aidera la Vérification interne à déterminer les futurs domaines potentiels de tests de contrôle.
Remarques
Processus qui sont passés du format papier au format électronique – AIPRP
1. Modifications des rôles et des responsabilités/structure organisationnelle :
- Aucune modification des rôles et des responsabilités au niveau supérieur ou dans la structure organisationnelle
- Adaptation des postes de niveau subalterne aux nouveaux processus numériques, comme le passage du traitement manuel du courrier à l'accès numérique à la plupart des dossiers soumis par les BPR
2. Changements clés résultant du passage des processus manuels aux processus numériques :
- Soumissions électroniques par les BPR
- Signatures numériques pour toutes les approbations
- Réponses électroniques aux demandeurs par courrier électronique ou par Postel
- MS Teams pour les communications avec les employés et les BPR
3. Faits saillants :
- Depuis le 1er avril, le traitement des demandes d'AIPRP a obtenu un taux de conformité de 72 %, alors que certains ministères n'ont pas pu traiter aucune demande d'AIPRP en raison de l'incapacité de travailler à distance, tandis que plusieurs autres ministères ont obtenu un taux de conformité inférieur à 50 %.
- Des initiatives numériques à l'essai depuis l'été 2019 (télétravail, signatures numériques, Postel) ont permis au bureau de l'AIPRP d'être prêt pour le passage au travail à distance.
- Des procédures pour la soumission de documents électroniques ont été mises en œuvre dans les deux semaines suivant le début du travail à distance, et elles ont été révisées en septembre en collaboration avec les bureaux de première responsabilité (BPR).
- La communication avec le personnel et les BPR a été précoce et fréquente.
- Un agent est sur place à plein temps depuis le 27 juillet pour recevoir les livraisons des BPR et récupérer le courrier.
4. Défis :
- Absence d'un accès à distance aux documents secrets ou aux documents se trouvant dans les classeurs, ce qui nécessite la présence de personnes à la Tour C – cela réduit la capacité de TC à respecter les délais prescrits par la loi
- Capacité limitée sur place pour traiter les dossiers secrets en raison de la distanciation sociale (seulement deux postes de travail)
- Difficulté à obtenir des documents secrets ou en format papier auprès des BPR en raison de la présence requise de personnes sur place pour respecter les exigences de sécurité
- Vitesse du réseau (largeur de bande) limitant la vitesse de traitement des fichiers électroniques volumineux. Solution mise en œuvre en septembre
5. Autres risques :
- Risque de non-respect des délais prescrits par la loi pour les demandes d'AIPRP et risque d'augmentation du nombre de plaintes
- Retards dans les réponses aux demandes d'information du Commissariat à l'information pour les enquêtes sur les plaintes et le respect des engagements
Processus qui sont passés du format papier au format électronique – paye
1. Modifications des rôles et des responsabilités/structure organisationnelle :
- Aucune modification des rôles et des responsabilités du personnel ou de la structure organisationnelle
2. Changements clés résultant du passage des processus manuels aux processus numériques :
- Poursuite du même processus de travail qu'avant la pandémie, à l'aide d'outils numériques, comme les processus de vérification ou d'examen par les pairs dans le cadre desquels le personnel de niveau supérieur examine les dossiers remplis par le personnel de niveau subalterne
- Utilisation de signatures numériques pour les approbations et les lettres d'offre
- Utilisation de MS Teams pour les communications
3. Faits saillants :
- Le travail a été tout aussi efficace pendant la pandémie de COVID-19; en effet, 4 700 mouvements de paye ont été effectués en avril 2020, soit plus qu'en avril 2019. En moyenne, 3 200 dossiers par mois ont été traités.
- Le télétravail fonctionne bien et il s'agit d'un moyen de maintenir en poste les employés.
- La signature numérique est un exemple de l'un des nombreux facteurs qui ont permis une transition en douceur vers le travail virtuel (p. ex., la signature numérique pour les lettres d'offre).
4. Défis :
- Portabilité des dossiers de format papier – dépendances de l'ensemble du gouvernement à l'égard d'autres processus sur papier (p. ex., les employés qui changent de ministère) qui nécessitent un changement dans les politiques gouvernementales
- Absence d'un accès à distance aux dossiers en format papier (protégés A et B) – nécessité pour le personnel d'être au bureau pour faire des copies ou télécopies
- Capacité de stockage du réseau – lecteur partagé plein
5. Autres risques :
- Risque accru pour la sécurité de l'information dans l'environnement de travail virtuel – la direction a fait part de ses attentes concernant la communication de l'information sensible dans MS Teams
Processus de suivi des ressources ministérielles touchées par la pandémie de COVID-19 – dépenses
1. Processus :
- Le processus clé de gestion des dépenses à TC est resté le même pendant la pandémie.
- Deux nouveaux codes de projet ont été créés pour faire le suivi des dépenses liées à la pandémie de COVID-19.
- Les conseillers en gestion financière du groupe Gestion financière ont donné des conseils et ont travaillé avec les BPR sur l'utilisation des codes de projet liés à la pandémie de COVID-19.
- Des rapports mensuels de Contrôles financiers et services de comptabilité sont produits à l'intention du Bureau du contrôleur général (BCG).
- Un tableau de bord a été créé pour le suivi des dépenses liées à la pandémie de COVID-19.
2. Formation et orientation :
- Des directives sur les codes de projet liés à la pandémie de COVID-19 ont été communiquées aux membres du CGX et aux BPR.
- Les directives concernant le matériel à l'intention des employés qui travaillent à domicile pendant la période de restrictions imposées par la pandémie de COVID-19, y compris les exigences de codification de ces dépenses au moyen des codes de projet liés à la pandémie de COVID-19, ont été communiquées à la direction et au personnel.
3. Surveillance :
- Contrôles financiers et services de comptabilité ont regroupé et déclaré mensuellement au BCG les dépenses liées à la pandémie de COVID-19 en fonction des modèles et des documents d'orientation fournis.
- Un tableau de bord a également été créé pour fournir de l'information à jour sur les dépenses prévues et réelles liées à la pandémie de COVID-19.
4. Faits saillants :
- D’après les entretiens avec Contrôles financiers et services de comptabilité, ainsi qu’avec Gestion financière, le processus de suivi des dépenses liées à la pandémie de COVID-19 fonctionne bien.
- D'après les entretiens avec Contrôles financiers et services de comptabilité, ainsi qu'avec Gestion financière, des défis ont surgi dès le début lorsque les codes de projet ont été créés, mais ils ont maintenant été surmontés.
5. Autres risques et défis :
- Aucun risque ni défi n'a été relevé durant les entretiens.
Processus de suivi des ressources ministérielles touchées par la pandémie de COVID-19 – congés des employés
1. Processus :
- Les processus clés de soumission et d'approbation des congés des employés sont restés les mêmes pendant la pandémie. Ils sont essentiellement la responsabilité des gestionnaires et des directeurs.
- Le code 699 a toujours existé pour les congés accordés à titre exceptionnel.
- Dans le contexte de la COVID-19, les organismes centraux ont donné la permission d'utiliser le code 699 pour les congés pris en raison des effets de la pandémie de COVID-19, comme les fermetures d'écoles, les soins aux personnes âgées.
2. Formation et orientation :
- Des instructions ont été fournies pour remplir la zone de texte simple afin d'expliquer la raison de l'utilisation du code 699.
- Des communications régulières ont été faites au cours de la pandémie pour fournir des conseils sur l'utilisation du code 699, par exemple des bulletins d'information hebdomadaires, une réunion de tout le personnel de TC et des réunions des gestionnaires de TC.
3. Surveillance :
- Depuis mars, les Ressources humaines préparent des rapports sur l'utilisation du code 699, par l'intermédiaire d'un portail.
- Un tableau de bord a également été créé pour donner accès aux membres du CGX en ce qui concerne l'utilisation du code 699.
- Des rapports ont été produits régulièrement à l'intention des membres du CGX.
- Sur la base des entretiens, les Ressources humaines surveillent l'utilisation des zones de texte simple lorsqu'une demande de congé portant le code 699 est approuvée.
4. Faits saillants :
- Le processus de suivi du code 699 fonctionne bien.
- Les employés de TC ont pu traiter les demandes de congé par voie électronique dès le début, alors que certains ministères fédéraux n'ont pu consigner les congés que récemment, ce qui réduit l'exactitude de l'information.
- La comparaison avec d'autres ministères de l'utilisation du code 699 montre que TC se situe à un niveau inférieur à la moyenne.
5. Autres risques et défis :
- Aucun risque ni défi n'a été relevé durant les entretiens.
Processus de suivi des ressources ministérielles touchées par la pandémie de COVID-19 – suivi du matériel de TI
1. Processus :
- Les processus clés de suivi du matériel de TI sont restés les mêmes, par exemple le recours à la Gestion des services de TI, à la vérification du numéro du bien, au formulaire de départ et au formulaire d'utilisation du matériel à l'extérieur des bureaux.
- Les règles ont été simplifiées pour permettre aux employés de TC de commencer à travailler à domicile immédiatement. Ainsi, le formulaire d'utilisation du matériel à l'extérieur des bureaux n'a pas été exigé pendant les trois ou quatre premières semaines, en mars et en avril.
- Depuis avril, lorsqu'un employé veut sortir du matériel visible des bureaux, le personnel de sécurité suit la procédure existante en vérifiant les signatures et en faisant correspondre les numéros d'actifs figurant sur le formulaire au matériel en question.
2. Formation et orientation :
- Le formulaire d'utilisation du matériel à l'extérieur des bureaux comporte des instructions concernant le processus et les autorisations nécessaires pour sortir du matériel informatique des bureaux.
3. Surveillance :
- Les processus de surveillance existants sont demeurés en vigueur pendant la pandémie.
- L'équipe de la TI continue d'effectuer le suivi en ce qui concerne la réception et le retour du matériel de TI par les employés.
- Lorsqu'un employé veut sortir du matériel visible des bureaux, le personnel de sécurité vérifie les signatures et le numéro des actifs.
- Des caméras de sécurité sont également utilisées.
4. Faits saillants :
- D'après les entretiens avec l'équipe de la TI et le bureau de sécurité du Ministère, le processus de suivi du matériel de TI fonctionne bien.
- Compte tenu des risques, TC a simplifié les règles dès le début pour permettre au Ministère de poursuivre ses activités sans entrave. Cette démarche a été fructueuse puisque TC a mené ses activités sans recourir au plan de continuité des activités.
5. Autres risques et défis :
- Il y a un défi à relever pour assurer la sécurité de l'information et faire en sorte que les employés comprennent leurs rôles et leurs responsabilités concernant les actifs du gouvernement.
- (Supprimer AIPRP)
- Par ailleurs, bien qu'elle ne soit pas liée au suivi du matériel de TI, la possibilité que les employés aient besoin de fonds supplémentaires pour assurer le maintien de deux bureaux (un à la maison et un dans leur immeuble de bureaux) constitue un risque.
Conclusion
- Les processus horizontaux, comme la paye et l'AIPRP, ont subi une transformation précoce avant la pandémie, ce qui leur a permis de bien s'adapter à l'environnement de travail virtuel. Les deux bureaux ont continué à fonctionner presque aussi efficacement qu'avant la pandémie, avec la reconnaissance des défis liés 1) à la capacité limitée du réseau et 2) à l'absence d'un accès à distance aux documents classifiés.
- Le Ministère s'appuie sur des processus existants et nouveaux pour suivre et surveiller les ressources ministérielles touchées par la pandémie, dans les domaines des dépenses, des congés des employés et du matériel de TI. Les bureaux responsables de ces processus n'ont soulevé aucune préoccupation.