Rapport de vérification interne décrivant les résultats de l’Examen de la mise en œuvre à Transports Canada de la Politique sur la vaccination contre la COVID-19.
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- Introduction
- Contexte
- Critères de l'examen
- Méthodologie
- Catégories des constatations clés
- Conclusions
- Annexe A
- Annexe B
Introduction
La Politique sur la vaccination contre la COVID-19 applicable à l’administration publique centrale, y compris à la Gendarmerie royale du Canada (la Politique), est entrée en vigueur le 6 octobre 2021. L’objectif principal de la Politique était de prendre toutes les précautions raisonnables, dans les circonstances, pour protéger la santé et la sécurité des employés à l’aide de la vaccination.
Les employés devaient attester leur statut vaccinal dans le Système de suivi pour l’attestation à la vaccination du gouvernement du Canada (SSAV-GC). Les employés ayant attesté qu’ils n’étaient pas vaccinés pouvaient demander une mesure d’adaptation.
À Transports Canada (TC), un comité d’examen (le Comité) a été créé pour examiner les demandes d’adaptation et faire des recommandations aux gestionnaires responsables des employés ayant fait une demande d’adaptation.
Audit et évaluation a aidé le ministère à concevoir un cadre de surveillance pour vérifier la preuve de statut de vaccination des employés et les Ressources humaines (RH) ont mis en œuvre une approche d’échantillonnage aléatoire en mars 2022. Grâce à l’exercice de vérification des RH, la preuve de 427 employés sur les 472 sélectionnés a été vérifiée avec succès et les autres 45 employés avaient des raisons vérifiables et appropriées de ne pas avoir saisi leur attestation dans le SSAV-GC. Aucune anomalie n’a été observée et aucune autre vérification n’a été nécessaire.
Depuis le 20 juin 2022, l’exigence en matière de vaccination au sein de l’administration publique centrale, y compris la Gendarmerie royale du Canada, a été suspendue. Être vacciné n’est plus une condition d’emploi.
6 octobre 2021 – Date d’entrée en vigueur de la Politique.
6 au 29 octobre 2021 – Période d’attestation.
29 octobre au 14 novembre 2021 – Les employés qui n’ont pas complété l’attestation doivent suivre une formation. Les gestionnaires envoient un rappel pour compléter l’attestation.
15 novembre 2021 – Mise en œuvre complète de la Politique, ou deux semaines après la date limite pour compléter l’attestation.
Contexte
Bien que la politique soit suspendue, il est important de reconnaître l'impact qu'elle a eu sur les ministères et l'importance de tirer des leçons de sa mise en œuvre pour aider à se préparer à des événements futurs similaires (par exemple, lorsque des décisions doivent être prises rapidement dans un environnement en évolution rapide).
L’Examen de la mise en œuvre à Transports Canada de la Politique sur la vaccination contre la COVID-19 était inclus dans le Plan d’audit interne et d’évaluation axé sur les risques du ministère.
Les objectifs de l’examen étaient :
- d’évaluer l’efficacité des contrôles conçus et appliqués pour appuyer la mise en œuvre de la Politique à TC;
- de déterminer les leçons tirées qui pourraient être appliquées à des situations similaires à l’avenir
En examinant la mise en œuvre de la Politique par le ministère, l'examen met en évidence les réussites et les points à améliorer à considérer pour la préparation d'événements semblables à l'avenir.
Critères de l’examen
Les critères suivants ont été utilisés pour examiner la façon dont TC a mis en œuvre la Politique :
- Gouvernance – la structure de gouvernance est bien définie et couvre la prise de décisions et la prestation de conseils concernant la Politique;
- Gouvernance – les rôles et les responsabilités à l’appui de la structure de gouvernance sont clairement communiqués au sein du ministère;
- Orientation – des ressources (financières et humaines) suffisantes sont en place et des directives sont formulées pour appuyer la mise en œuvre de la Politique;
- Rapports et surveillance – l’information communiquée est pertinente, exacte et complète pour faciliter l’établissement de rapports et la surveillance nécessaires des activités;
- Gestion de l’information – des processus sont en place pour protéger correctement les renseignements personnels qui sont recueillis, transmis et stockés.
Méthodologie
Entrevues
- Réalisation d'une série d'entrevues avec le personnel clé des RH et les membres du Comité afin de comprendre leurs pratiques en matière de mise en œuvre de la Politique et le soutien qu'ils ont apporté aux gestionnaires et aux employés. Nous avons également rencontré certains membres du personnel de l’Accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) et un échantillon de gestionnaires chargés de prendre des décisions concernant les demandes d’adaptation.
Revue de documents
- Nous avons examiné divers documents du Bureau du dirigeant principal des ressources humaines (BDPRH) et de TC afin d'en savoir plus sur les exigences de la Politique, les orientations de l’organisme central et du ministère, ainsi que le soutien apporté aux gestionnaires de TC.
Autres ministères
-
Collecte d'informations auprès de quelques ministères* qui ont examiné la mise en œuvre de la Politique afin de mettre en évidence ce qu'ils ont appris et d'identifier certaines bonnes pratiques que TC peut considérer.
* Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT), Environnement et Changement climatique Canada (ECCC) et Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC)
Analyse de données
- Analyse de données fournies par les principaux intervenants des RH afin de comprendre comment les données relatives à la vaccination ont été collectées, suivies, rapportées et utilisées pour éclairer les décisions de la gestion.
Catégories des constatations clés
Les principales constatations ont été classées en cinq catégories sur la base des critères d'examen.
Les sections suivantes présentent le contexte, les constatations, les comparaisons avec les autres ministères, le cas échéant, et les considérations.
- Structure de gouvernance
- Gouvernance : rôles et responsabilités
- Orientation
- Rapports et surveillance
- Gestion de l’information
1. Structure de gouvernance
Contexte :
Avec les conseils limités du BDPRH, TC et les autres ministères ont dû se mobiliser rapidement. TC a décidé de créer un Comité d'examen de haut niveau (le Comité) chargé d'examiner les demandes d’adaptation des employés ayant attesté qu'ils ne pouvaient pas être vaccinés « en raison d'une contre-indication médicale certifiée, de la religion ou d'un autre motif de distinction illicite prévu par la Loi canadienne sur les droits de la personne ». Le Comité a fait des recommandations à l'intention des gestionnaires qui étaient ultimement chargés d'accepter ou de refuser la demande de leur employé.
Constatation :
Le Comité était composé de hauts gestionnaires. Il n'existait pas de mandat documenté définissant clairement le mandat, la portée et les objectifs du Comité, ainsi que les rôles et responsabilités de ses membres. Le Comité a établi de manière proactive des critères pour évaluer les demandes d’adaptation de manière cohérente et formuler des recommandations à l'appui des décisions des gestionnaires. Le temps nécessaire à l'élaboration des critères par le Comité a toutefois ralenti les communications initiales avec les gestionnaires.
Autres ministères :
SCT : a mis en place un comité avec un mandat documenté.
ECCC : a mis en place un comité d'experts en ressources humaines composé de membres de la direction des ressources humaines qui n’avait pas un mandat formellement documenté; toutefois, les ressources humaines ont élaboré un guide décrivant les responsabilités et le fonctionnement de ce comité.
SPAC : L'audit n'a pas porté sur le comité de haut niveau et n'a examiné que le processus de vérification de la vaccination.
Considération :
À l'avenir, lors de la création d'un comité, il conviendrait d'élaborer un mandat qui définisse le mandat, les objectifs et les rôles et responsabilités spécifiques des membres, y compris les protocoles et normes de communication, afin de soutenir le fonctionnement efficace du comité et d'aider à gérer les attentes des employés et des gestionnaires.
2. Gouvernance : rôles et responsabilités
Contexte :
Les orientations du BDPRH n'indiquaient pas si un comité devait être mis en place pour soutenir l'examen des demandes d’adaptation. TC, comme d'autres ministères, a décidé de mettre en place un comité de haut niveau pour assurer un examen cohérent des demandes d’adaptation et pour aider les gestionnaires à prendre leurs décisions.
Constatation :
Les rôles et responsabilités des membres du Comité n'ont pas été documentés afin de clarifier le rôle des conseillers par rapport à celui des décideurs. La définition et la documentation des rôles et des responsabilités constituent une bonne pratique de gouvernance.
Autres ministères :
SCT : Les rôles et responsabilités des employés, des gestionnaires, des membres des relations de travail et du comité d'examen impliqués dans le processus ont été définis, documentés et communiqués.
ECCC : Les rôles et responsabilités ont été définis, documentés et communiqués. Les procédures élaborées par les RH pour guider la gestion des demandes d'adaptation décrivaient les responsabilités et le fonctionnement du comité. Un avocat du Centre d'expertise du droit du travail et de l'emploi du ministère de la Justice faisait partie du comité pour lui fournir des conseils juridiques.
SPAC : L’audit n’a pas porté sur le comité.
Considération :
À l'avenir, la définition des rôles et des responsabilités des membres permettrait de clarifier les obligations de responsabilité (prise de décision) par rapport aux responsabilités consultatives.
3. Orientation
Contexte :
Le BDPRH a élaboré un outil à l'intention des gestionnaires afin d'aider les ministères à respecter les exigences en matière de vaccination des employés. La section « Références » de la Politique comprend d'autres lois, des instruments de politiques connexes et d'autres renseignements (par exemple, la Directive sur l'obligation de prendre des mesures d'adaptation et le Cadre de mise en œuvre de la politique.) Le BDPRH n'a pas donné de conseil ou d'orientation spécifique pour déterminer si les ministères devaient former des « comités d'examen » pour aider les gestionnaires à prendre des décisions concernant les demandes d'adaptation, et il a été laissé aux ministères le soin d'établir des critères d'évaluation des demandes d'adaptation.
Constatation :
Les RH de TC ont élaboré et communiqué des orientations supplémentaires pour aider la gestion à mettre en œuvre la Politique, y compris des modèles de lettres pour les gestionnaires afin de communiquer les recommandations du Comité quant aux demandes d'adaptation. Les RH de TC ont soutenu les gestionnaires à l’aide de présentations visant à les informer de leurs rôles et de leurs responsabilités à l'égard des employés qui demandaient des adaptations. TC a également contribué à l'exercice gouvernemental plus large en partageant de manière proactive ses outils internes, par exemple l'application BureauFLEXi qui a ensuite été déployée dans divers autres ministères.
Autres ministères :
SCT : Les exigences en matière d'information et d'activité pour soutenir la demande de mesures d'adaptation ont été définies et communiquées.
ECCC : L'examen a révélé que les procédures d'administration des demandes d’adaptation, conformément aux exigences de la Politique, ont été élaborées et communiquées de manière appropriée. Les RH ont élaboré des procédures internes supplémentaires et des modèles de lettres pour aider les gestionnaires à communiquer les décisions liées aux mesures d’adaptation. Une liste de critères établis pour les différents types de demandes d’adaptation a été élaborée.
SPAC : Les processus et procédures opérationnels relatifs aux attestations de vaccination, à l'obligation de prendre des mesures d'adaptation, aux congés sans solde et au retour au travail après un congé ont été conçus, documentés, examinés et approuvés de façon appropriée par la haute direction de la Direction générale des ressources humaines.
Considération :
À l'avenir, s’il est confronté à des situations semblables évoluant rapidement, le ministère devra garder à l'esprit qu'il pourrait être amené à opérer en l'absence d’orientations de la part de l’organisme central, et il devra rester prêt à élaborer des processus et à prendre des mesures pour faire face à la situation. Il devra aussi continuer à tenir compte des risques liés à des actions qui ne seraient pas cohérentes avec les orientations éventuelles de l’organisme central.
4. Rapports et surveillance
Contexte :
Diverses équipes de ressources humaines ont collaboré pour extraire les données du SSAV-GC et les intégrer à d'autres systèmes/outils de RH afin de surveiller et de rendre compte de l'état de la vaccination, des demandes d’adaptation et des données liées aux congés sans solde. Les RH ont saisi manuellement les informations relatives à la vaccination dans des feuilles de calcul Excel. Un numéro de dossier a été attribué aux employés afin de protéger leur vie privée.
Constatation :
Suivi du statut vaccinal et rapports : Les informations relatives au statut vaccinal des employés et aux demandes d'adaptation ont été extraites du SSAV-GC. Un rapport quotidien a été envoyé au directeur général des RH et un rapport hebdomadaire a été communiqué à la haute gestion.
Suivi des demandes d’adaptation : Les RH utilisaient une feuille de calcul Excel pour suivre manuellement les demandes d’adaptation et les recommandations après l'examen du Comité; toutefois, le document examiné par l'équipe d'audit interne contenait des entrées incomplètes et n'était pas à jour, ce qui rendait difficile la consultation de l'historique complet d'un dossier du début à la fin.
Suivi des congés non payés : Les RH utilisaient Excel pour suivre manuellement les employés placés en congé non payé et leur réintégration. Le document examiné par l'équipe d'audit interne n'était ni complet ni à jour.
Autres ministères :
SCT : Un outil de suivi a été créé par les RH pour suivre les demandes d'adaptation.
ECCC : La Direction générale des ressources humaines a mis au point, entretenu et mis à jour un système de suivi pour toutes les demandes d'adaptation. Toutes les demandes d’adaptation étaient accompagnées de dossiers complets pour l'examen par le comité, mais seulement 39 % d'entre elles étaient accompagnées de documents complets pour la communication des résultats des recommandations du comité (courriels, lettres, etc.).
SPAC : Le rapport de la phase 1 qui a été examiné ne couvrait pas le suivi et les rapports.
Considération :
Mettre en œuvre une approche systématique et bien documentée lors de la création et de la tenue des dossiers, comme des procédures opérationnelles normalisées ou des orientations, afin de s'assurer que les informations et les documents sont complets, exacts et à jour, et qu'ils sont conservés comme il se doit.
5. Gestion de l’information
Contexte :
Les RH de TC ont mis en œuvre plusieurs pratiques de gestion de l'information afin de protéger les informations personnelles et sensibles des personnes en congé sans solde et des personnes demandant des adaptations dans le cadre de la mise en œuvre de la Politique.
Constatation :
Les RH ont attribué des numéros de dossier au lieu d’utiliser les noms des employés pour les demandes d'adaptation et ont utilisé une boîte de réception sécurisée pour la communication.
L'équipe chargée de l'accès à l'information au sein de TC a modifié son processus de traitement des demandes pendant la pandémie de COVID-19 afin de numériser une partie du processus d'AIPRP ‒‒ au lieu d'envoyer des copies papier des documents au bureau de l'AIPRP par courrier interne en réponse à une demande, les bureaux de première responsabilité les envoyaient par courrier électronique. Les informations relatives à la COVID-19 ont été traitées de la même manière que les autres informations ministérielles de classification équivalente.
Autres ministères :
SCT : Des numéros ont été attribués aux dossiers. Les dossiers relatifs aux activités de demande d’adaptation étaient conservés dans un compte de messagerie électronique personnel (transféré dans GCdocs uniquement à la suite de la demande d'accès à ces informations formulée par l'équipe d'audit).
ECCC : Des numéros de dossier ont été utilisés pour l'établissement des rapports.
Considération :
Le ministère devra continuer à respecter les protocoles de gestion de l'information établis lorsqu'il sera confronté à des situations semblables à l'avenir (au lieu de créer des processus différents, par exemple).
Conclusions
Dans l'ensemble, le ministère s'est rapidement mobilisé pour mettre en œuvre la Politique et a dû agir parfois sans directive de l’organisme central. Voici quelques-uns des principaux processus mis en place :
- Un cadre de contrôle pour vérifier la preuve des attestations de vaccination des employés.
- Un comité de haut niveau et des critères pour examiner les demandes d'adaptation afin d'assurer un traitement équitable et cohérent et d'aider les gestionnaires à prendre des décisions.
L'examen a également permis de dégager certaines leçons que le ministère devrait appliquer en prévision d'événements semblables à l'avenir :
- Lors de la formation d'un comité d'examen ou d'un autre comité, créer un mandat formel avec des rôles et des responsabilités bien définis, y compris des protocoles de communication.
- Mettre en œuvre une approche systématique de la collecte et de la gestion des données afin de garantir un suivi et des rapports précis et complets.
Annexe A – Ensemble de politiques du Conseil du Trésor
Annexe B – Travaux semblables d’autres ministères et agences gouvernementaux
Note : La phase 1 portait sur la documentation et la communication, et la phase 2, sur la mise en œuvre de la Politique. Au moment de la rédaction du présent rapport, l'équipe n'avait pas encore pris connaissance de la publication de la phase 2.