Examen des pratiques de passation de marchés de Transports Canada concernant certains fournisseurs

1. Les activités d'approvisionnement sont conformes aux politiques et règlements du gouvernement en matière de passation de marchés.

1. Processus d'approvisionnement – pour les marchés concurrentiels
2. Processus d'approvisionnement – pour les marchés non concurrentiels
3. Processus visant les autorisations de travail
4. Gestion des contrats (modifications, exigences de sécurité connexes et exécution du contrat)
5. Prestation des services et application de l'article 34
6. Divulgation proactive des contrats

2. Les approvisionnements respectent les processus et contrôles internes liés aux marchés de TC.

1. Les approvisionnements respectent les processus et contrôles internes liés aux marchés de TC.

Processus d'approvisionnement – pour les marchés concurrentiels :

• La méthode de sélection des soumissions et les critères d'évaluation sont clairement décrits dans le document de demande de soumissions avant la publication de la demande de propositions.
• Les soumissions ont été évaluées conformément aux modalités de l'appel d'offres.
• Le contrat a été attribué à l'entreprise la mieux classée conformément à la méthodologie d'évaluation.
• Les dossiers des évaluations individuelles, de l'évaluation par consensus, des décisions pertinentes, des approbations de tous les évaluateurs et des dates ont été documentés et tenus à jour.

1., 2. et 3. Les dossiers d'approvisionnement contiennent des documents de sauvegarde pour les processus de demande de soumissions, d'évaluation, de communication avec les fournisseurs et d'attribution des contrats. Il incombe à l'autorité contractante de tenir à jour les dossiers d'approvisionnement.

Pour ce sous-critère d'examen particulier, l'AI a examiné les marchés et les demandes de soumission qui ont fait l'objet d'un appel d'offres concurrentiel. Cinq des 8 contrats de notre échantillon satisfaisaient à ce critère; toutefois, les dossiers d'approvisionnement n'étaient disponibles que pour 1 où TC était l'autorité contractante et tenait les dossiers d'approvisionnement.

Les 4 autres marchés concurrentiels de notre échantillon étaient les contrats de SPICT qui ont été attribués par SPAC. Ces dossiers d'approvisionnement ont été tenus à jour par SPAC, car il s'agit de l'autorité contractante. Comme il est expliqué dans la section sur la portée, l'AI n'a pas prévu d'entrevues avec l'agent de négociation des contrats de SPAC ni demandé de documents à SPAC.

• 1 des 4 contrats de SPICT était un contrat réservé aux entreprises autochtones.

1. Contrats avec GC Strategies – Contrats lancés dans le cadre d'appels d'offres concurrentiels : Pour l'appel d'offres concurrentiel où TC était l'autorité contractante, une demande de propositions a été émise pour 4 fournisseurs, mais seulement 1 soumissionnaire a répondu, soit GC Strategies. L'AI a trouvé de la documentation pour toutes les étapes d'approvisionnement requises, de la demande de soumissions à l'attribution du contrat, conformément à la politique du gouvernement sur les marchés. Toutefois, un point a été soulevé pour un examen plus approfondi par les spécialistes des achats et les experts techniques afin de déterminer si la demande de propositions était trop restrictive. Les ressources nécessaires étaient très précises et détaillées. En plus d'un diplôme universitaire, la ressource devait avoir un minimum de quatre cours universitaires aux niveaux de la maîtrise et du doctorat en intelligence artificielle. L'évaluation au dossier a été réalisée et signée, selon les exigences, et elle a démontré que la ressource répondait à ce critère.
2. Tous les échantillons – Documentation pour les cartes d'approbation et de spécimen de signature en vertu de l'article 32 : L'AI a trouvé la plupart des documents nécessaires pour démontrer que le pouvoir en vertu de l'article 32 était exercé par le pouvoir délégué approprié.
   1. Contrats avec GC Strategies : Une preuve de l'approbation en vertu de l'article 32, sous la forme d'une approbation électronique dans Oracle, figurait au dossier pour les 4 contrats attribués par l'Approvisionnement de TC. 
   2. Contrats et autorisations de tâches de SPICT : Une preuve de l'approbation en vertu de l'article 32 figurait au dossier pour la plupart des échantillons, à l'exception des 4 contrats de SPICT qui ont été attribués par SPAC et gérés par l'équipe d'approvisionnement du GSN. SPAC, en tant qu'autorité contractante pour les 4 contrats de SPICT, était responsable de la tenue des dossiers d'approvisionnement. L'AI n'a pas demandé de documents à SPAC au cours de cet examen, comme il est expliqué dans la section sur la portée.

Le ministère a mis en œuvre une base de données interrogeable pour trouver des cartes de spécimen de signature actives; toutefois, la base de données ne comprend pas de cartes de spécimen pour certains employés qui ont quitté le ministère. Un système de tenue de documents différent (consigné dans le SGDDI) a été utilisé pour ces employés, ce qui semble prendre beaucoup de temps pour trouver les dossiers. De plus, les Services généraux de TC nous ont informés que l'accès aux cartes de spécimen sera simplifié à l'avenir, car toutes les cartes de spécimen sont maintenant enregistrées dans Oracle, dans le cadre d'un nouveau processus qui a été récemment mis en œuvre. Dans le cadre de la planification du PAEAR, l'AI pourrait envisager de tester l'efficacité du nouveau processus à l'avenir.

3. Contrats de SPICT – Marchés réservés aux entreprises autochtones : L'AI a examiné les politiques du gouvernement en matière de passation de marchés, le Manuel des approvisionnements de SPAC et l'information sur le site Web de Services aux Autochtones Canada (SAC) afin de mieux comprendre le processus du Répertoire des entreprises autochtones (REA) et de vérifier le statut d'entreprise autochtone des fournisseurs.
   1. Le site Web de SAC a fourni des renseignements qui définissaient les critères d'inscription au REA qu'il gère. De plus, il a également expliqué que SAC était responsable d'effectuer des vérifications de conformité pour vérifier que les fournisseurs inscrits au REA « répondent aux critères de propriété, de contrôle et de contenu autochtone ».
   2. Le Manuel des approvisionnements de SPAC^{Footnote 2} décrivait les procédures d'approvisionnement pour les autorités contractantes de SPAC qui demandent l'accréditation des fournisseurs pour le statut d'entreprise autochtone pendant le processus de demande de soumissions des marchés réservés aux entreprises autochtones. Les autorités contractantes et les ministères peuvent demander à SAC d'effectuer une vérification de la conformité au besoin.
   3. L'annexe E de la Directive sur la gestion de l'approvisionnement^{Footnote 3} établit les procédures obligatoires pour les ministères dans la gestion des marchés attribués aux entreprises autochtones. La plupart des exigences en matière d'approvisionnement se rapportaient au processus de production de rapports annuels, et l'équipe de l'approvisionnement de TC a confirmé qu'un processus avait été mis en œuvre à cette fin.

Pour le contrat de SPICT de notre échantillon, l'AI n'a pas évalué les documents à l'appui du processus d'appel d'offres afin de confirmer si le fournisseur avait fourni une attestation de son statut d'entreprise autochtone. SPAC était l'autorité contractante, et l'examen n'a pas inclus la documentation tenue à jour par SPAC (plus de détails sont expliqués dans la section sur la portée). Toutefois, l'AI a confirmé que le fournisseur, Dalian Enterprises et Coradix Technology Consulting en coentreprise, était un fournisseur inscrit au REA. L'AI n'a pas effectué d'autres procédures de tests dans le cadre de cet examen et a déterminé qu'il s'agit d'un secteur de risque potentiel à prendre en compte dans le PAEAR.

Processus d'approvisionnement – pour les marchés non concurrentiels :

• Il existe des documents à l'appui de la justification et de l'approbation des marchés d'approvisionnement à fournisseur unique conformément à l'article 6 du Règlement sur les marchés de l'État.
• Il n'y a aucune preuve de fractionnement de contrat.

1. et 2. Dans notre échantillon de 8 contrats, 4 ont été attribués par TC. Trois de ces 4 contrats étaient des commandes subséquentes non concurrentielles dans le cadre d'un arrangement en matière d'approvisionnement.

Comme TC était l'autorité contractante pour les 3 commandes non concurrentielles, l'AI a été en mesure d'obtenir les dossiers d'approvisionnement et a terminé son examen.

Nous avons également examiné le calendrier et la portée des 3 commandes non concurrentielles afin de déterminer s'il y avait des preuves de fractionnement de contrats.

1. Contrats avec GC Strategies – Marchés non concurrentiels : Les 3 commandes subséquentes non concurrentielles dans le cadre d'un arrangement en matière d'approvisionnement de notre échantillon représentaient tous les marchés non concurrentiels que le ministère a attribués à GC Strategies depuis 2011. Chaque contrat avait une valeur inférieure à 25 000 $.

L'AI a examiné toute la documentation du dossier d'approvisionnement et a trouvé la documentation pour toutes les étapes d'approvisionnement requises, de la préparation de l'EDT à l'attribution du contrat, conformément à la politique du gouvernement sur les marchés. Chaque dossier de contrat comprenait une justification valide pour le fournisseur unique qui répondait à 1 des 4 raisons énumérées à l'article 6 du Règlement sur les marchés de l'État. En plus de la raison selon laquelle la valeur du contrat était inférieure à 25 000 $, ce qui est l'une des quatre raisons valables pour un marché à fournisseur unique, les 3 contrats ont fourni une justification supplémentaire pour justifier la raison d'un fournisseur unique.

2. Contrats avec GC Strategies : Aucune preuve de fractionnement de contrat n'a été trouvée dans ces 3 commandes non concurrentielles. Bien que 2 commandes aient été attribuées à quelques jours d'intervalle, la portée du travail était différente. Une commande était basée sur une solution avec un prix fixe ferme et l'objectif était de développer une application pilote qui numérise le processus d'approbation pour les employés qui partent. L'autre commande était sur une base quotidienne dans le but de développer une solution numérique pour le matériel de transition destiné à la haute direction. De plus, le financement des 2 commandes provenait de différents CR.

Processus pour les autorisations de tâches :

• Le processus d'approvisionnement suivi s'harmonise avec les exigences particulières prescrites dans le contrat avec les autorisations de tâches, l'arrangement en matière d'approvisionnement ou l'offre à commandes.
• Il existe des processus et une surveillance pour aider à prévenir les pratiques déloyales ou le traitement préférentiel dans l'attribution du travail au moyen d'autorisations de tâches aux fournisseurs.

1., 2. et 3. L'AI a mené des entrevues avec 4 AT sur les 11 de notre échantillon.

• Nous avons rencontré les 2 AT qui travaillent toujours à TC.
• Les 9 autres ont quitté TC. Nous avons communiqué avec 4 anciennes AT de TC en utilisant leur adresse de courriel actuelle du gouvernement et avons pu rencontrer 2 d'entre elles pendant le temps disponible pour terminer l'examen.

L'équipe a également interviewé les équipes d'approvisionnement du GSN et d'approvisionnement de TC afin de comprendre les directives disponibles et les pratiques actuelles.

L'AI a examiné tous les documents requis pour la délivrance d'une autorisation de tâche au dossier. Nous avons également examiné la documentation pertinente relative à la surveillance de la répartition du travail.

1. Contrats de SPICT – Rôles et responsabilités d'une autorité technique (AT) : Bien que les contrats aient contenu une clause standard qui fournissait une définition de base d'une AT, en termes contractuels, en tant que personne que le fournisseur peut contacter pour discuter de questions techniques, nous n'avons trouvé aucune documentation écrite au ministère qui explique les rôles et les responsabilités spécifiques d'une AT. En ce qui concerne les autorisations de tâches à l'égard d'un contrat de SPICT géré par le GSN, il n'y avait pas de processus défini pour déterminer qui devrait être l'AT. Les 4 AT que nous avons interviewées avaient une expertise technique variée et des compréhensions différentes du rôle d'une AT. Une AT a travaillé directement avec la ressource contractuelle et a participé à la définition du travail et à la surveillance du rendement. Cependant, toutes les autres AT que nous avons interviewées n'ont pas travaillé avec les ressources contractuelles ni participé à la définition des exigences de travail et à la surveillance du rendement. Certaines étaient d'avis qu'une plus grande clarté sur les rôles et les responsabilités d'une AT et des procédures d'orientation écrites seraient utiles pour la gestion des contrats de SPICT où de nombreux intervenants sont impliqués.

Même s'il ne s'agissait pas d'une exigence obligatoire de la politique pour les ministères de créer des procédures d'orientation écrites pour définir les rôles et les responsabilités de l'AT, du chargé de projet et de l'autorité contractante, à titre de bonne pratique, certains ministères comme le MDN et l'ASFC ont créé des ententes et des graphiques RRCI (responsables, redevables, consultés, informés).^{Footnote 4}

Au moment de l'examen, l'équipe d'approvisionnement du GSN a informé l'AI qu'elle préparait un schéma de processus qui clarifiera les rôles et les responsabilités des principales parties impliquées dans le processus de passation de marchés pour les autorisations de tâches.

2. Contrats de SPICT – Gestion de l'information : Bien que la gestion de l'information n'ait pas été un domaine d'intérêt pour cet examen, l'AI a constaté que de nombreux documents à l'appui des autorisations de tâches échantillonnées n'ont pas pu être trouvés dans le délai disponible pour cet examen. Certaines personnes interrogées ont également soulevé des préoccupations au sujet des pratiques de gestion de l'information pour la documentation sur l'autorisation des tâches. L'équipe d'approvisionnement du GSN a indiqué qu'elle était consciente de la lacune et qu'elle était en train de mettre en œuvre des changements afin d'améliorer les processus de gestion de l'information existants pour les autorisations de tâches.
3. Contrats de SPICT – Documentation à l'appui des autorisations de tâches : Les contrats de SPICT contenaient des clauses contractuelles qui définissaient le processus de délivrance d'une autorisation de tâche et les documents à l'appui requis, notamment :
   1. Un formulaire d'autorisation de tâche qui contenait les exigences de travail, la catégorie et le niveau de ressources requis, le nombre de jours, les exigences de sécurité, etc.
   2. Un curriculum vitæ, des renseignements sur la sécurité de la ressource proposée et une grille d'évaluation des qualifications dûment remplie ou signée qui démontrant clairement comment la ressource proposée répond aux qualifications requises par le gouvernement. Ces documents devaient être fournis par le fournisseur pour chaque ressource proposée.
   3. Les attestations pour la ressource proposée qui ont été signées par le fournisseur afin de fournir une attestation de l'authenticité des antécédents scolaires de la ressource proposée. Ce document n'a pas été défini dans le contrat comme étant obligatoire, mais plutôt comme étant utilisé au besoin. Le contrat contenait également une clause qui permet au gouvernement d'effectuer des vérifications de la conformité à l'attestation pendant la période du contrat.

L'AI a examiné la documentation au dossier pour les 22 exemples d'autorisations de tâches qui comprenaient 37 ressources. Nous n'avons pas été en mesure de trouver tous les documents contractuels obligatoires requis, qui comprenaient des curriculum vitæ et des grilles d'évaluation qui étaient des documents importants pour démontrer si la ressource contractuelle répondait aux qualifications requises. Plus précisément, nous avons constaté ce qui suit :

1. 22 formulaires d'autorisation de tâches ont été remplis et signés au besoin.
2. 8 des 37 curriculum vitæ figuraient au dossier et 15 des 37 grilles d'évaluation ont été signées et entièrement remplies (9 grilles d'évaluation supplémentaires ont été signées, mais pas entièrement remplies).
3. 13 des 37 ressources avaient une certification signée par le fournisseur.

4. Contrats de SPICT – Surveillance de l'attribution du travail aux fournisseurs : Un processus avait été mis en place pour surveiller la répartition équitable du travail au moyen d'autorisations de tâches aux fournisseurs, mais le processus n'a pas été maintenu au cours des dernières années. Les 4 contrats de SPICT de notre échantillon ont été mis en place pour permettre à plusieurs fournisseurs qualifiés de recevoir du travail, par le biais d'autorisations de tâches, en vertu de la même exigence (appelée volet de travail). Pour aider à assurer l'équité et la transparence, le contrat définissait les règles relatives au moment et à la façon de délivrer des autorisations de tâches à chaque fournisseur et exigeait que le gouvernement veille à ce que la valeur monétaire des autorisations de tâches délivrées aux fournisseurs soit équilibrée proportionnellement en fonction du montant de financement qui leur avait été alloué pendant le processus de demande de soumissions et d'évaluation. On s'attendait également à ce que le ministère examine les autorisations de tâches à des intervalles de six mois et au début de chaque exercice pour confirmer l'utilisation proportionnelle et l'utilisation des autorisations de tâches.

   L'équipe d'approvisionnement du GSN a confirmé qu'un processus avait été établi, grâce à l'utilisation d'une feuille de calcul d'allocation de fonds, pour suivre la valeur des autorisations de tâches pour chaque fournisseur dans le cadre d'un volet de travail. Toutefois, cette feuille de calcul n'a pas été tenue à jour au cours des dernières années. Les personnes interrogées ont mentionné plusieurs raisons possibles pour ne pas maintenir l'outil de suivi, comme le fait que la capacité limitée de l'équipe soit immobilisée par la gestion d'un volume élevé de modifications aux autorisations de tâches, le manque de procédures d'orientation écrites et le manque de formation pour le personnel.

   L'AI a effectué un certain rapprochement des feuilles de calcul sur l'affectation des fonds au dossier pour les 4 exemples de contrats de SPICT en comparant les données de la feuille de calcul aux données sur l'autorisation des tâches et aux données du système financier Oracle ministériel de TC et a confirmé qu'il y avait des incohérences. Cependant, l'AI ne disposait pas de suffisamment de données pour effectuer un rapprochement à 100 %. Les données actuelles de la feuille de calcul montraient que le pourcentage d'allocation prévu d'environ 33 % par fournisseur n'était pas respecté. Par exemple, pour l'un des exemples de contrats (pour le volet de travail 3), le pourcentage d'attribution prévu des autorisations de tâches à chaque fournisseur était de 33 %, mais le résumé indiquait 25 %, 42 % et 33 % aux trois fournisseurs – TPD, Coradix et SI Systems. Le fait de ne pas avoir un processus de surveillance efficace des affectations de fonds aux fournisseurs pourrait accroître le risque de non-conformité aux exigences contractuelles et pourrait également entraîner des pratiques inéquitables potentielles dans l'attribution du travail.

   Les feuilles de calcul de l'affectation des fonds étaient également mises en place afin d'assurer que la valeur cumulative des autorisations de tâches ne dépassait pas la valeur totale du contrat. L'équipe d'approvisionnement du GSN a confirmé que l'autorité contractante de SPAC et le fournisseur ont également maintenu leur propre suivi. Cependant, l'information n'est pas toujours alignée. L'équipe de l'approvisionnement de TC a également confirmé qu'elle avait mis en œuvre des mesures supplémentaires pour s'assurer que les dépenses ne dépassaient pas la limite du contrat. Le fait d'avoir différentes sources d'information de suivi pourrait créer un dédoublement des efforts et augmenter le risque de décisions mal éclairées fondées sur des données désuètes. Au moment de l'examen, l'équipe d'approvisionnement du GSN a indiqué qu'elle avait commencé à mettre à jour les feuilles de calcul de l'affectation des fonds et qu'elle explorait activement les outils de tableau de bord Power BI gérés par les Services généraux de TC pour aider à améliorer le processus de suivi des dépenses pour les autorisations de tâches.

Gestion des contrats :

• Contrats et modifications – Les contrats et les modifications sont approuvés par les autorités compétentes avant la réception des services.
• Sécurité – Les exigences en matière de sécurité sont abordées afin d'assurer la conformité aux dispositions de la Politique sur la sécurité du gouvernement.
• Il y a une surveillance des contrats en place pour s'assurer que la prestation des services respecte les dispositions du contrat en termes de qualité, de normes, de niveaux de service, etc.

1. L'AI a examiné l'échantillon de 8 contrats, 22 autorisations de tâches, ainsi que toute modification apportée pour évaluer ce qui suit :
   • les modifications sont conservées au dossier et sont signées;
   • une justification appropriée a été fournie pour les modifications;
   • les modifications ont été signées par le ministère et le fournisseur (tout en respectant la délégation de pouvoirs).
2. L'AI a examiné la documentation au dossier pour tous les contrats échantillonnés afin d'évaluer si une liste de vérification des exigences relatives à la sécurité (LVERS) avait été remplie et signée pour définir les exigences en matière de sécurité. En ce qui concerne les autorisations de tâches, nous avons examiné les formulaires d'autorisation de tâche afin d'évaluer si les exigences en matière de sécurité sont définies pour chaque ressource et si elle est conforme aux exigences minimales de sécurité dans la LVERS du contrat. De plus, nous avons également évalué si une confirmation de la Sécurité ministérielle figurait au dossier pour confirmer l'état d'une habilitation de sécurité valide pour la ressource contractuelle.
3. L'AI a interviewé les AT et les équipes de l'approvisionnement de TC et du GSN afin de comprendre le processus de surveillance du rendement des contrats. Nous avons également demandé des documents liés à la surveillance du rendement, comme le permettent les contrats, comme les procès-verbaux des réunions d'examen des progrès, les communications avec les fournisseurs, etc.

1. Échantillon complet – Contrats et modifications : L'AI a examiné les contrats, les autorisations de tâches et les modifications connexes de notre échantillon.
   1. Contrats de SPICT – Nous avons constaté que la délégation de pouvoirs était respectée pour les 22 autorisations de tâches échantillonnées. Cependant, il y a eu un volume élevé de modifications aux autorisations de tâches, ce qui a entraîné une augmentation du travail administratif au sein de l'équipe d'approvisionnement du GSN. De plus, les justifications et l'EDT pour les modifications n'expliquaient pas la raison de l'augmentation de la durée et de la valeur des autorisations de tâches. SPAC était l'autorité contractante pour la majorité des autorisations examinées. De ces 22 autorisations de tâches, 19 comportaient des modifications. Nous avons trouvé la majorité des modifications au dossier, à quelques exceptions près. La gamme de modifications par autorisation de tâche variait considérablement d'une modification à 10 modifications. Certaines modifications ont prolongé la durée de plus de 2 ans pour la même ressource.
   2. Contrats avec GC Strategies – Sur les 8 marchés échantillonnés, 4 ont été attribués à GC Strategies et 1 a fait l'objet de modifications (c.-à-d. deux modifications). Nous avons trouvé toute la documentation au dossier et la délégation de pouvoirs a été respectée. Toutefois, les justifications des modifications n'expliquaient pas la raison de l'augmentation de la durée et de la valeur des contrats.

L'AI a examiné la Politique sur les marchés et le Manuel des approvisionnements de SPAC et a constaté que les règles concernant les révisions et les modifications aux autorisations de tâches sont souples. Les seules directives écrites que nous avons trouvées pour les révisions des autorisations de tâches se trouvaient dans le Manuel des approvisionnements de SPAC, qui indiquait ceci : « Le client peut modifier une autorisation de tâches qu'il a initialement autorisée, pourvu que les travaux respectent la portée et la valeur du contrat ainsi que la limite des pouvoirs du client établie dans le contrat. Toute modification à l'autorisation de tâches doit être approuvée par l'entrepreneur. Une modification d'autorisation de tâches qui porterait la valeur totale de l'autorisation de tâches à un niveau supérieur à la limite accordée au client doit être signalée à l'agent de négociation des contrats. »

L'Approvisionnement de TC a indiqué que les révisions apportées à une autorisation de tâches devraient être assujetties aux mêmes principes qu'une modification de contrat. Les principes des modifications aux contrats ont été définis dans la Politique sur les marchés du CT^{Footnote 5} comme suit :

1. Les contrats ne devraient pas être modifiés à moins que les modifications ne soient dans le meilleur intérêt du gouvernement, parce qu'elles permettent d'économiser de l'argent ou du temps, ou parce qu'elles facilitent l'atteinte de l'objectif principal du contrat.
2. La définition du travail devrait être soigneusement élaborée.
3. Les contrats devraient ensuite être administrés adéquatement pour éviter des modifications imprévues, sauf pour modifier la portée des travaux.
4. Les modifications apportées aux contrats existants exigent souvent plus de travail administratif et peu de choses peuvent être faites par le biais de la concurrence pour encourager l'entrepreneur à effectuer des travaux supplémentaires ou à réagir aux changements au coût le plus bas possible.
5. Tous les efforts devraient être déployés pour éviter une planification préalable inadéquate, ce qui entraînerait des modifications visant à modifier la conception, les spécifications ou la quantité en cause.

La création de modifications qui modifient la durée ou la valeur des contrats ou des autorisations de tâches sans justification documentée, comme une description claire d'un changement dans la portée des travaux ou la façon dont la modification est dans le meilleur intérêt du gouvernement (économise de l'argent ou du temps), ne répond pas aux principes de la Politique sur les marchés du CT pour les modifications aux contrats. La prolongation du contrat avec la même ressource pour une période prolongée pourrait également augmenter le risque d'une relation employeur-employé et créer une dépendance à l'égard d'un petit groupe de ressources contractuelles ayant des connaissances techniques, surtout si un processus de transfert des connaissances n'est pas mis en place.

Comme il est décrit dans la section sur le contexte, en décembre, SPAC a également communiqué de nouvelles directives aux ministères dans le but d'améliorer les contrôles entourant les autorisations contractuelles et de tâches, y compris les modifications.

2. Échantillon complet – Exigences en matière de sécurité des contrats : La plupart des listes de vérification des exigences en matière de sécurité figuraient au dossier pour les 8 contrats de l'échantillon, même si certains avaient des renseignements manquants. Pour les 22 autorisations de tâches échantillonnées, des exigences de sécurité ont été définies, au besoin, pour les 22 autorisations ; toutefois, pour 16 des 22, il manquait des éléments de preuve au dossier confirmant l'état de sécurité valide des ressources contractuelles.

   Une LVERS définit les exigences en matière de sécurité dans les marchés, et les politiques gouvernementales et la norme de sécurité ministérielle de TC stipulent qu'une LVERS est obligatoire lorsque les exigences en matière de sécurité sont déterminées pour chaque contrat.

   En examinant la LVERS, nous avons constaté que :

   1. Contrats avec GC Strategies : Pour 3 des 4 contrats, une LVERS signée figurait au dossier ou était jugée « non requise » par un conseiller en sécurité de TC. Pour le contrat restant, il manquait une LVERS dans le dossier d'approvisionnement.
   2. Contrats de SPICT : Une LVERS était au dossier et signée pour les 4 contrats de SPICT. Toutefois, certaines listes de vérification étaient incomplètes. Par exemple, il manquait le numéro de contrat à 2 LVERS.
   3. Autorisations de tâches : Une LVERS n'est pas requise pour les autorisations de tâches. On s'attend plutôt à ce que le ministère définisse les exigences de sécurité de la ressource contractuelle dans le formulaire d'autorisation des tâches et vérifie que l'habilitation de sécurité de la ressource contractuelle est valide. Pour les 22 autorisations de tâche échantillonnées, nous avons constaté ceci :
      1. Les 22 formulaires d'autorisation des tâches indiquaient les exigences en matière de sécurité, au besoin, pour les ressources contractuelles qui satisfaisaient au moins à l'exigence minimale de la LVERS pour le contrat.
      2. Toutefois, il manquait 16 éléments de preuve au dossier qui confirmaient que les ressources contractuelles avaient un statut d'habilitation de sécurité valide.

L'AI n'a pas effectué d'autres procédures de test pour examiner le processus de sécurité des contrats dans le cadre de cet examen. À la suite des délibérations du comité OGGO, on a également demandé à SPAC de vérifier l'habilitation de sécurité de toutes les ressources contractuelles passées et actives auprès des 3 fournisseurs, et TC a soumis les noms des ressources à l'appui de la vérification de SPAC. Comme il est décrit dans la section sur le contexte, en décembre, SPAC a également communiqué de nouvelles directives aux ministères dans le but d'améliorer les contrôles entourant les vérifications de la sécurité des contrats pour les marchés et les autorisations de tâches.

3. Échantillon complet – Rendement des contrats : Dans le temps disponible pour cet examen, aucun document n'a été trouvé à l'appui de la surveillance du rendement des contrats pour les 8 contrats échantillonnés et les 22 autorisations de tâches. Certaines personnes interrogées ont indiqué que les propriétaires opérationnels ou les responsables de projet étaient principalement responsables de la surveillance du rendement de l'entrepreneur, car ils travaillaient directement avec les ressources contractuelles. L'une des AT que nous avons interviewées a travaillé directement avec les ressources contractuelles et a indiqué que le rendement faisait l'objet d'une surveillance, mais qu'aucun document n'était conservé. La surveillance et le suivi du rendement des contrats peuvent aider à assurer que la prestation des services respecte les normes de qualité et que le gouvernement obtient l'optimisation des ressources.

   L'AI n'a pas effectué de procédures de test supplémentaires pour interroger les propriétaires opérationnels ou les responsables de projet afin d'évaluer leurs pratiques. Le défi en matière de gestion de l'information que l'AI a mentionné précédemment pourrait également avoir contribué à la difficulté de trouver la documentation dans les dossiers d'approvisionnement dans le temps disponible. Ce domaine a été noté comme un risque à prendre en compte dans l'élaboration du PAEAR et la planification des travaux d'assurance éventuels.

Prestation des services et article 34 : Le pouvoir d'accréditation (article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques) est exercé par une personne ayant le pouvoir délégué et il y a de la rigueur pour assurer la prestation des services et l'exactitude du paiement demandé.

L'AI a examiné un échantillon de 45 factures et les documents à l'appui connexes, y compris les contrats, les autorisations de tâches, les factures, les feuilles de temps et les écrans d'impression du système financier et les cartes de spécimen de signature afin d'évaluer ce qui suit :

• il y avait des preuves de la prestation des services;
• l'approbation appropriée en vertu de l'article 34 a été accordée;
• des tarifs appropriés ont été facturés pour les services rendus.

Échantillon complet – Prestation de services et attestation en vertu de l'article 34 : Nous avons constaté que les taux figurant sur la facture correspondaient à la méthode de paiement des contrats pour les 45 factures examinées. Les approbations appropriées en vertu de l'article 34 ont été fournies pour les factures, à l'exception de 1 cas où la carte de spécimen de l'approbateur était manquante et pour certains cas où le paiement a été effectué avant la date d'entrée en vigueur de la carte de spécimen. De plus, nous n'avons pas pu trouver de preuves pour la prestation du service pour toutes les factures examinées.

1. Contrats avec GC Strategies : 9 des 45 factures ont été payées à GC Strategies Inc. Elles représentaient toutes les factures payées à ce fournisseur depuis 2011. Nous n'avons trouvé aucune preuve de la prestation du service pour 2 factures. Plus précisément :
   1. 7 factures comportaient des preuves correspondantes pour la prestation du service, comme des feuilles de temps ou une indication sur la facture que le chargé de projet a accepté le produit livrable. Les 2 autres n'avaient aucun élément de preuve au dossier. Cela comprenait 1 facture pour un contrat non concurrentiel avec un prix fixe ferme de 22 123,85 $ pour la livraison d'une application pilote qui a numérisé les approbations pour les employés qui partent.
   2. Pour les feuilles de temps qui ont été fournies et jointes aux factures, 2 comprenaient des détails décrivant les tâches qui ont été effectuées alors que d'autres n'en avaient pas. De plus, ces feuilles de temps, à l'exception d'une, ont été signées par un représentant de TC.
2. Contrats de SPICT : 36 des 45 factures étaient en vertu des contrats de SPICT. Un problème semblable a été relevé en ce qui concerne les preuves manquantes pour la prestation des services, tel que des rapports d'étape, comme l'exigent les contrats de SPICT. Plus précisément :
   1. 3 factures avaient un rapport d'étape comme l'exige le contrat pour montrer les heures travaillées et les tâches effectuées.

   2. 35 factures comportaient des feuilles de temps sans détails sur les tâches effectuées.

      On s'attend à ce que les approbations en vertu de l'article 34 soient exercées avant l'émission des paiements pour attester que des biens ont été fournis ou que des services ont été rendus. Le fait de ne pas avoir la documentation appropriée au dossier a rendu difficile la démonstration que le travail, tel que convenu dans le contrat, a finalement été exécuté et que l'État en a eu pour son argent.

      L'AI a examiné les factures et la documentation correspondante et a interviewé les autorités techniques et les équipes d'approvisionnement de TC et du GSN. Toutefois, l'AI n'a pas interviewé les gestionnaires du CR pour évaluer le processus en vertu de l'article 34 et a indiqué qu'il s'agit d'un secteur de risque à prendre en compte dans l'élaboration du PAEAR et la planification d'éventuels travaux d'assurance.

L'AI a examiné les contrats et les autorisations de tâches de l'échantillon complet, y compris les modifications, et a comparé les données au dossier aux fichiers de divulgation proactive publiés afin d'évaluer si :

• tous les contrats et autorisations de tâches, y compris les modifications de plus de 10 000 $ sont divulgués;
• les renseignements divulgués sont exacts.

1. Échantillon complet – Divulgation proactive : L'AI a examiné les contrats et les autorisations de tâches de l'échantillon complet et a recoupé ces données avec des dossiers de divulgation proactive. Nous avons constaté que tous les contrats et autorisations de tâches de plus de 10 000 $ avaient été divulgués, mais que les modifications apportées aux autorisations de tâches de plus de 10 000 $ n'avaient pas toutes été divulguées. Certaines incohérences ont également été relevées entre l'information publiée et les données du dossier contractuel. Par exemple :
   1. Un contrat a été déclaré comme étant « concurrentiel – traditionnel » lorsque le dossier du marché indiquait qu'il s'agissait d'une demande non concurrentielle dans le cadre d'un arrangement en matière d'approvisionnement.
   2. Dans de nombreux cas, le champ « procédure d'appel d'offres » où des commentaires étaient requis pour décrire si le marché était concurrentiel ou non concurrentiel était vide.
   3. La valeur cumulative totale déclarée, y compris les modifications, était différente pour quelques autorisations de tâches.

L'équipe de l'approvisionnement de TC nous a informés que l'information publiée sur le site Web de divulgation proactive est fondée sur la qualité des données saisies dans Oracle par les agents d'approvisionnement de TC et que l'équipe d'approvisionnement de TC examine maintenant la qualité des données sur une base trimestrielle lors de la préparation des rapports de divulgation proactive. Dans le cadre de cet examen, l'AI n'a pas effectué d'autres procédures de test pour évaluer le processus de divulgation proactive. Nous partagerons les détails des incohérences avec l'équipe d'approvisionnement de TC et avons noté qu'il s'agit d'un secteur de risque à prendre en compte dans l'élaboration du PAEAR et la planification d'éventuels travaux d'assurance.

1. Échantillon complet – Contrôles ministériels de l'approvisionnement : TC a mis en œuvre plusieurs contrôles d'approvisionnement qui étaient propres au ministère, en plus des exigences des politiques du gouvernement en matière de passation de marchés. L'AI a trouvé de la documentation qui confirmait que la plupart des marchés échantillonnés étaient conformes aux contrôles ministériels, le cas échéant. Pour 2 contrats, l'AI n'a pas trouvé de documentation au dossier pour le processus interne d'examen par les pairs. L'équipe de l'approvisionnement de TC a indiqué que cela pourrait être dû à un processus moins normalisé dans le passé pour conserver la documentation sur l'examen par les pairs dans les dossiers, qui a depuis été améliorée.

   Plus précisément, l'équipe de l'approvisionnement de TC a identifié les contrôles ministériels clés suivants :

   1. Le Comité d'examen des acquisitions de la haute direction, qui est un comité de gouvernance ministériel conçu pour jouer un rôle de remise en question des marchés qui répondent aux critères prédéfinis.
   2. Le processus interne d'examen par les pairs, qui est un processus d'examen mis en œuvre par l'équipe de l'approvisionnement de TC pour fournir une fonction de remise en question des contrats attribués par TC.
   3. Le processus trimestriel d'assurance de la qualité, qui est entrée en vigueur le 1er juillet 2022, a été mis en œuvre par l'équipe de l'approvisionnement de TC afin de prévoir une surveillance supplémentaire des activités d'approvisionnement de TC et d'assurer la conformité aux politiques et aux règlements du gouvernement en matière de passation de marchés. Le processus d'examen, défini dans le Cadre d'examen de la conformité des marchés de TC, couvre toutes les activités d'approvisionnement, y compris les autorisations de tâches entreprises par le ministère, à l'exception des achats par carte d'achat et des engagements financiers non contractuels.

   Nous avons constaté ce qui suit dans l'échantillon de 8 contrats :

   1. Contrats avec GC Strategies – Comité d'examen des acquisitions de la haute direction : 1 contrat qui répondait aux critères du comité avait rempli la liste de vérification de l'examen. Le fournisseur de ce contrat était GC Strategies.
   2. Contrats avec GC Strategies – Examen par les pairs : 4 marchés qui ont été attribués par l'équipe de l'approvisionnement de TC répondaient aux critères de l'examen par les pairs; toutefois, seulement 2 marchés avaient un document de liste de contrôle d'examen par les pairs rempli au dossier. Le fournisseur pour les 4 contrats était GC Strategies. L'équipe de l'approvisionnement de TC a indiqué que le processus d'examen par les pairs était moins normalisé dans le passé, où les agents d'approvisionnement auraient pu terminer l'examen sans conserver de documentation officielle; toutefois, le processus est normalisé depuis 2022 afin d'assurer l'uniformité par tous les agents d'approvisionnement.
   3. Tous les échantillons – Processus trimestriel d'assurance de la qualité : Comme les 8 contrats de l'échantillon ont été attribués avant la mise en œuvre du processus trimestriel d'assurance de la qualité, ils n'étaient pas assujettis à ce processus.