Modèle de proposition de projet commémoratif

De : Transports Canada

Dans la phase de proposition et d’évaluation de projet, nous évaluerons la force et le mérite de votre proposition afin d’établir l’ordre de priorité et d’attribuer le financement fédéral dans le cadre du Fonds de commémoration des victimes de la tragédie du vol 302 d’Ethiopian Airlines. Il est important de noter que seuls les renseignements que vous nous fournissez dans la proposition seront utilisés pour évaluer les projets.

Le Ministère peut examiner les résultats d’accords de financement avec le gouvernement du Canada des années antérieures et de l’information du domaine public, y compris le contenu de votre site Web et les articles dans les médias, lors de la détermination de l’admissibilité de votre demande. Dans le cadre de ce processus d’évaluation, le Ministère peut également examiner les demandes et toute la correspondance antérieure, y compris les réponses aux demandes de renseignements ou de précisions.

Les pages de votre proposition doivent être numérotées pour en faciliter la consultation. Utilisez la police Arial 12, interligne simple et ne dépassez pas 25 pages.

Veuillez suivre le modèle de proposition ci-dessous :

Sur cette page

1. Titre du projet

Le titre doit être court et descriptif.

2. Sommaire

Le sommaire doit faire état des principaux éléments de la proposition de projet. Il devrait notamment comprendre :

  • une brève description du projet, ce qui comprend les éléments suivants :
    • Lieu du projet
    • Portée du projet
    • Activités principales
    • Échéances
  • les renseignements suivants :
    • Coût
    • Coûts admissibles et non admissibles totaux
    • Financement fédéral total demandé au titre du Fonds de commémoration
  • Un résumé des principaux objectifs du projet et de la façon dont ils cadrent avec les objectifs du Fonds de commémoration.

3. Organisme demandeur

3.1 Dénomination sociale complète et statut juridique de votre organisme

Preuve de l’enregistrement en tant qu’organisme canadien à but non lucratif.

3.2 Nom et poste de la ou des personnes-ressources principales de votre organisme qui sont autorisées à donner des conseils, à prendre des décisions et à poursuivre des démarches concernant le projet

Par exemple : président, trésorier, gestionnaire de projet.

3.3 Adresse postale, numéro de téléphone et adresse électronique

3.4 Structure organisationnelle et gouvernance

Brève description de la structure organisationnelle et de la gouvernance. Nous vous recommandons que cette section ne dépasse pas une page.

3.5 Historique de l’organisme

Aperçu de l’historique de l’organisme.

3.6 Mission de l’organisme

Présentation de la charte, du mandat, des plans stratégiques et d’autres renseignements pertinents sur votre organisme liés aux objectifs du Fonds de commémoration.

3.7 Activités de l’organisme

Brève description des activités courantes de votre organisme. Si votre organisme a déjà eu recours à des programmes de financement gouvernementaux semblables, veuillez l’indiquer dans cette section. Nous vous recommandons que cette section ne dépasse pas deux pages.

4. Gestionnaire et équipe de proposition

Le nom du gestionnaire et de l’équipe de projet et, s’il y a lieu, toutes les coordonnées nécessaires (dont le nom, le titre du poste, l’adresse postale, le numéro de téléphone, l’adresse électronique).

5. Attestations

5.1 Conflit d’intérêts

Veuillez répondre aux questions suivantes :

  1. Employez-vous actuellement, dans votre entreprise ou organisme, un ancien titulaire de charge publique (au sens de la Loi sur le Parlement du Canada) ou fonctionnaire (au sens de la Loi sur la gestion des finances publiques) qui a quitté le gouvernement fédéral au cours des douze derniers mois?

    Oui/Non

  2. Votre entreprise a-t-elle comme actionnaire principal un ancien titulaire de charge publique (au sens de la Loi sur le Parlement du Canada) ou fonctionnaire (au sens de la Loi sur la gestion des finances publiques) qui a quitté le gouvernement fédéral au cours des douze derniers mois?

    Oui/Non

  3. Si vous avez répondu « oui » à la question 1 ou 2 ci-dessus, la personne occupait-elle un poste de direction ou un poste à un échelon supérieur pendant qu’elle était titulaire d’une charge publique?

    Oui/Non

    Si oui, veuillez noter que l’accord de financement inclura une disposition selon laquelle aucun ancien fonctionnaire ne doit retirer un avantage direct du projet, à moins que cette personne ne soit en conformité avec les dispositions applicables de la Loi sur les conflits d’intérêts, du Code de valeurs et d’éthique du secteur public et du Code sur les conflits d’intérêts et l’après-mandat. Pour s’assurer qu’un ancien fonctionnaire est en conformité, veuillez demander à l’employé ou à l’actionnaire de communiquer avec son ancien ministère afin d’obtenir la confirmation qu’il respecte les dispositions sur l’après-mandat.

  4. Si les cas mentionnés ci-dessus surviennent après la signature de l’accord de financement, existe-t-il des garanties pour prévenir et détecter un éventuel conflit d’intérêts?

    Oui/Non

  5. Employez-vous actuellement, dans votre entreprise ou organisme, une personne active dans un groupe de pression qui figure dans le Registre des lobbyistes tenu par le Commissariat au lobbying du Canada?

    Oui/Non

  6. Votre entreprise a-t-elle comme actionnaire principal une personne ou un groupe actif dans un groupe de pression qui figure dans le Registre des lobbyistes tenu par le Commissariat au lobbying du Canada?

    Oui/Non

5.2 Attestations

Les soussignés attestent ce qui suit par les présentes :

  • Tous les renseignements fournis à Transports Canada à l’appui de cette demande de financement sont exacts et complets;
  • Si le financement demandé est approuvé, les fonds ne serviront qu’au projet et aux activités décrites dans la demande;
  • Les soussignés autorisent Transports Canada à effectuer les vérifications de crédit et autres démarches nécessaires à l’appui de cette demande.

 

Nom

 

Titre

 

Signature

 

Date

 

Nom

 

Titre

 

Signature

 

Date

*Les demandeurs peuvent ajouter des lignes au besoin*

6. Description de la proposition

Cette section ne devrait pas être plus longue que trois à cinq pages.

6.1 Objectifs et buts du projet

Dans la proposition, vous devez décrire clairement les objectifs du projet et établir un lien avec les critères d’évaluation de l’admissibilité. Il faut donc expliquer comment le projet cadre avec les objectifs du Fonds de commémoration. Les objectifs sont décrits dans le Guide du demandeur - Présenter une proposition de projet commémoratif.

Cette section est importante, car il faut y décrire clairement la manière dont le projet va rendre hommage aux victimes de la tragédie du vol ET302.

6.2 Lieu de réalisation du projet

Dans cette section, vous devez indiquer clairement les régions et les lieux visés par les activités du projet, que ce soit à l’échelle nationale, régionale, provinciale ou locale.

6.3 Dates de début et d’achèvement proposées

Pour les dates de début et d’achèvement du projet, vous devez tenir en compte de tous les travaux de préparation de la conception et de la réalisation du projet, et de toutes les activités de suivi, comme la production des rapports.

6.4 Principales activités du projet

Dans cette section, vous devez décrire les principales activités du projet, tout en donnant une illustration convaincante de la façon dont ces activités contribueront aux résultats globaux du projet. Cette section aura une grande influence sur l’évaluation du bien-fondé relatif du projet à l’étude par rapport à toutes les autres propositions de projet (voir le Guide du demandeur - Présenter une proposition de projet commémoratif).

Cette section est importante, car il faut y décrire clairement le rôle que les familles joueront dans votre projet.

Veuillez y énumérer les principales activités du projet. En outre, veuillez indiquer la place qu’occupe chaque activité dans les dépenses admissibles du budget du projet. Vous devez joindre le budget à votre proposition.

6.5 Budget du projet

Vous devez fournir les renseignements ci-dessous dans votre proposition :

  • Total des coûts du projet :
    • Total des coûts admissibles du projet
    • Total des contributions au projet de toutes les organisations, y compris d’autres programmes de financement fédéraux
    • Ventilation des coûts par exercice (s’il s’agit d’un projet pluriannuel)
  • Ventilation des coûts par activité de projet par exercice; et
  • Attestation selon laquelle votre organisme assumera tous les dépassements de coûts.

Vous êtes bienvenus à présenter un projet d’un montant de 2,5 millions de dollars sur cinq ans. Transport Canada n’a pas fixé un coût ou une duration minimale par projet.

7. Documents juridiques de l’organisme demandeur

Vous devez nous fournir des copies des documents juridiques qui attestent que l’organisme demandeur est établi ou constitué en entité (p. ex. lettres patentes, articles et certificats de constitution, ou d’autres instruments juridiques).

8. Accords de financement

Si nous approuvons le financement de votre projet, nous vous enverrons tout d’abord une lettre d’approbation. Nous vous fournirons ensuite une ébauche d’accord de subvention décrivant les modalités du financement du projet dans le cadre du Fonds de commémoration.

Comme notre approbation du projet est fondée sur les renseignements fournis dans la demande, l’accord de subvention sera rédigé en fonction de la portée des travaux et du financement demandé dans la proposition, et nous travaillerons avec les demandeurs dont le projet a été retenu pour nous assurer que le projet est décrit avec exactitude dans l’accord de subvention. Les sections suivantes soulignent certains éléments clés de ce document juridique.

8.1 Accords de financement axés sur les risques

Avant de conclure un accord de financement, nous procéderons à l’évaluation des risques de tous les projets. On veille ainsi à ce que les exigences de l’accord de financement correspondent aux niveaux de risque du projet et à la capacité de votre organisme à obtenir les résultats escomptés. L’évaluation des risques du projet déterminera ce qui suit :

  • La fréquence à laquelle vous devez rendre compte de l’état des travaux;
  • Les documents financiers que vous devez présenter avec vos demandes de remboursement;
  • La fréquence à laquelle nous communiquerons avec vous; et
  • Les exigences en matière de vérification.

L’évaluation des risques se fondera notamment sur les renseignements fournis dans votre proposition de projet.

Demandes de remboursement

Vous devez présenter des demandes de remboursement des coûts engagés à des intervalles fixés au moins semestriellement ou annuellement. Vous ne pouvez présenter de demandes de remboursement que pour les coûts engagés qui sont précisés dans l’accord de financement. Nous vous fournirons des modèles qui reflètent les dépenses admissibles convenues dans l’accord de financement. Vous serez également tenus de présenter une liste de factures avec chaque demande de remboursement.

Nous établirons, dans l’accord de financement, les exigences en matière de préparation de rapports en ce qui concerne les demandes de remboursement. Ces exigences sont notamment l’envoi de demandes de remboursement, d’une liste de factures, de rapports d’étape, de rapports annuels et d’un rapport final.

Rapports d’étape

Vous êtes tenus de transmettre des rapports d’étape tous les trimestres ou tous les semestres (ou chaque année dans le cas des accords pluriannuels), comme il est stipulé dans l’accord de financement. Les rapports d’étape indiqueront les progrès accomplis au cours de la période visée et accompagneront les demandes de remboursement.

Ces rapports comprendront notamment ce qui suit :

  • Une description détaillée de l’avancement et des réalisations majeures au cours de l’année, de même qu’une mise à jour sur la façon dont le projet progresse et dans quelle mesure il est conforme aux objectifs déterminés et aux résultats finaux;
  • Des rapports annuels sur les coûts admissibles que vous avez engagés fondés sur la répartition des coûts admissibles demandés, conformément au budget établi dans l’accord de financement;
  • Les faits saillants des activités de communication liées au projet au cours de la période visée, s’il y a lieu;
  • Les problèmes, sujets de préoccupation ou facteurs de risque susceptibles d’influer sur l’achèvement, le calendrier ou le budget du projet selon les plans initiaux, et aussi selon les stratégies d’atténuation proposées pour corriger toute situation.

Rapports finaux

Le rapport final donne une vue d’ensemble et permet de vérifier tous les renseignements sur les activités, les coûts et les résultats du projet. Dans le cadre de l’accord de financement, nous devons recevoir le rapport final avant de régler les demandes de remboursement finales.

Vous recevrez des lignes directrices concernant le rapport final, lequel doit comprendre :

  • une description générale des principales réalisations du projet, y compris tout changement apporté aux activités et aux échéances initiales;
  • une évaluation générale et une analyse des objectifs atteints, des résultats obtenus et des leçons apprises;
  • des exemplaires d’articles promotionnels produits au cours du projet;
  • les sondages, les analyses, les rapports et les travaux de recherche liés au projet.

8.2 Autres clauses de l’accord de financement

Langues officielles

Vous devez respecter l’esprit et l’intention de la Loi sur les langues officielles lorsque vous distribuez des fonds dans le cadre du Fonds de commémoration. Les exigences linguistiques peuvent s’appliquer aux projets en fonction de leur portée (nationale, régionale ou locale) ou de la particularité des régions et des publics visés par les projets. Nous travaillerons avec vous afin de déterminer la manière dont ces exigences s’appliqueront à votre projet.

Propriété intellectuelle

Toute propriété intellectuelle découlant des travaux réalisés dans le cadre du projet vous appartiendra, mais en présentant une proposition, vous convenez que Transports Canada peut :

  • résumer et publier de l’information sur les découvertes qui ne sont pas sensibles d’un point de vue commercial, sur son site Web ou sous forme imprimée, à titre d’information; et
  • utiliser tous les renseignements et la documentation créés aux termes de l’accord de subvention, sauf les renseignements et les constatations de nature délicate, pendant et après la durée de l’accord.

Protocole de communication

L’accord de subvention comprend également un protocole de communication, lequel précise les exigences pour les activités de communication conjointes, comme les produits d’information publique, les communiqués, les annonces publiques, les autres événements conjoints et les langues officielles.

9. Coûts admissibles et non admissibles

9.1 Coûts admissibles

Des subventions seront attribuées pour les coûts admissibles directement liés aux activités admissibles, qui, de l’avis du ministre des Transports ou de son représentant délégué, sont raisonnables ou nécessaires à l’atteinte des objectifs et à l’obtention des résultats du Fonds de commémoration. Les dépenses admissibles engagées par le bénéficiaire seront admissibles à partir de la date à laquelle le ministre des Transports approuvera le financement.

Projets commémoratifs

Les subventions seront accordées pour les dépenses admissibles directement liées aux projets environnementaux ou humanitaires approuvés par le ministre.

9.2 Coûts non admissibles

Les coûts non admissibles comprennent notamment ce qui suit :

  • Coûts liés à l’achat de terrains, d’immeubles ou de véhicules, notamment les frais de courtage et autres frais connexes;
  • Coûts se rattachant à la taxe provinciale de vente, à la taxe sur les biens et services et à la taxe de vente harmonisée qui donnent droit au bénéficiaire à un remboursement de taxe ou de tout autre coût admissible visé par un crédit;
  • Coûts engagés avant la date d’approbation du financement ou après la date de la demande de remboursement finale;
  • Frais de financement et paiements d’intérêts sur des prêts; et
  • Coûts qui ont été remboursés à partir d’autres sources de financement, en vertu de lois fédérales ou dans le cadre de programmes de financement.

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