Vidéo d'aide pour DHSMT via DocuSign : Aéroport – Demandeur

Votre employeur lancera votre demande d'habilitation de sécurité en matière de transports (DHSMT) en remplissant les deux premières sections: « Détails de la demande » et « Autorité requérante ». Votre employeur et vous devez signer numériquement votre demande à l'aide de DocuSign; le fait que votre employeur remplisse les deux premières sections de la demande permet de s'assurer que les informations sur l'entreprise et les adresses de courriels sont correctes.

Vous recevrez un courriel de votre employeur avec un fichier de demande .TSCX en pièce jointe, ainsi que des instructions pour le téléverser et le remplir.

Sauvegardez le fichier .TSCX sur votre ordinateur ou appareil mobile.

Cliquez sur le lien dans le courriel que vous recevrez pour ouvrir la DHSMT en ligne.

À la première question « Aimeriez-vous poursuivre une demande que vous avez déjà commencée dans un format de fichier TSCX? », sélectionnez « oui ».

Sélectionnez « choisir un fichier », puis recherchez et joignez le fichier .TSCX que vous avez enregistré sur votre appareil.

Une fois le fichier joint, sélectionnez « Restauration des données ». La DHSMT en ligne remplira les champs applicables avec les renseignements que votre employeur a saisis dans les deux premières sections. Vous verrez des coches vertes à côté des sections « Détails de la demande » et « Autorité requérante » indiquant qu’elles sont remplies. Sélectionnez « Suivant » pour passer à la section suivante et compléter la demande.

Une fois que vous avez rempli votre demande, vous pouvez la partager avec votre employeur pour examen avant de la soumettre. Cela permet à votre employeur de vérifier que votre demande est complète et correcte, et vous donne la possibilité de corriger toute erreur éventuelle avant de la soumettre.

Veuillez noter que partager votre demande avec votre employeur pour fins d’examen lui donne également accès à tous les renseignements personnels que vous avez saisis dans votre demande. Autrement, il n’a pas d’accès à ces renseignements. Vous n’êtes pas obligé de partager votre demande avec votre employeur si vous ne le souhaitez pas.

Si vous voulez partager votre demande avec votre employeur, sélectionnez « Partager pour examen » sur la page « Sommaire ». L’adresse de courriel du signataire autorisé est automatiquement saisie dans la case de courriel. Vérifiez qu’elle est saisie correctement. Vous pouvez modifier le courriel ou sélectionner “ envoyer”. Vous verrez une bannière verte confirmant que le courriel a été envoyé avec succès. Ne soumettez pas votre demande à ce moment-ci. Sélectionnez plutôt le bouton « Sauvegarder les données saisies ». Vous verrez que votre adresse de courriel a été automatiquement saisie dans la case de courriel. Lisez les renseignements fournis, cochez la case, vérifiez que votre adresse de courriel ne contient pas d’erreurs, et sélectionnez ‘envoyer’ pour sauvegarder cette version de votre demande.

Une fois votre DHSMT soumise, vous recevrez un courriel confirmant votre soumission et vous informant que votre demande a été envoyée au signataire autorisé de votre entreprise pour signature.

Ce courriel vous informe également que vous pouvez commencer à préparer les documents justificatifs que vous devrez joindre à votre demande. Cette liste est dynamique, selon les renseignements que vous avez saisis dans votre demande. Vous pouvez commencer à vous préparer dès maintenant en prenant des photos claires, et en couleur de vos documents, ou en les numérisant. Si vous avez passé six mois ou plus à l’étranger, vous devrez peut-être obtenir des dossiers judiciaires et d’autres documents qui peuvent prendre du temps à rassembler. Commencez maintenant!

À partir de ce courriel, vous pouvez également enregistrer ou imprimer votre demande, bien que cela est facultatif, étant donné que tout est envoyé en toute sécurité via DocuSign. Vous pouvez également consulter l’état de votre demande.

Une fois que le signataire autorisé de votre entreprise a signé votre demande, DocuSign vous enverra un courriel vous informant que c’est à votre tour de signer et de téléverser vos documents justificatifs. Ne commencez pas le processus de signature avant d’avoir préparé tous vos documents justificatifs.

Une fois que vous êtes prêt à signer et à téléverser vos documents, sélectionnez « Examiner les documents » pour démarrer le processus de DocuSign.

Une fois que vous commencerez le processus de signature dans DocuSign, la première étape consistera à réviser les renseignements supplémentaires ici en haut à gauche.

Étant donné que DocuSign utilise des signatures numériques, vous devez également consulter la Divulgation relative aux Signatures et aux Dossiers électroniques en cliquant ici, et accepter d’utiliser des signatures et des dossiers électroniques en cochant la case.

Cliquez sur « Continuer », puis sur le drapeau jaune “commencer” pour passer au premier point de signature.

Cliquez sur le drapeau jaune « Commencer » pour passer au premier point de signature.

Si votre aéroport dispose d’un zone de précontrôle, vous verrez ce bouton radio qui vous indique de confirmer si le ‘oui’ est coché dans la section ci-dessus, et que vous devez lire et signer le consentement portant sur la zone de précontrôle ici-bas. Sélectionnez le bouton radio pour confirmer ceci. Si votre aéroport ne dispose pas d’un zone de précontrôle, DocuSign sautera cette etape pour vous.

Ceci est pour l’accès à la zone de précontrôle. Vous devez signer seulement si le signataire autorisé a indiqué ‘Oui’ dans la Partie A – Signataire autorisé, attestant que vous devez avoir accès à la zone de précontrôle. Cette signature est facultative, donc si vous ne devez pas avoir l’accès, procédez à la tâche suivante. Si votre aéroport ne dispose pas d’un zone de précontrôle, DocuSign sautera cette signature pour vous. Dans ce cas-ci, nous allons signer.

Lorsque vous ajoutez votre signature pour la première fois, DocuSign vous offre la possibilité de modifier l’orthographe de votre nom, de changer le style de votre signature numérisée ou de téléverser ou d'écrire votre propre signature. Assurez-vous que votre nom correspond au nom inscrit sur vos documents, et si vous écrivez ou téléverser votre propre signature, assurez-vous qu’elle correspond à celle présente sur vos documents justificatifs.

Quand vous êtes prêtes, choisissez “choisir et signer.”

Si à n’importe quel point vous devez quitter votre demande pour y revenir plus tard, ne fermez pas l’onglet ou la fenêtre. Sélectionnez simplement « Autres actions » puis « Terminer ultérieurement » pour la sauvegarder et la fermer.

Le deuxième drapeau est un trombone; c’est là que vous allez téléverser vos documents justificatifs. Vous verrez une liste des documents que vous devez téléverser. Sélectionnez le trombone, puis sélectionnez « Téléverser un fichier ». Recherchez vos fichiers et sélectionnez « Processus Terminé ».

Il est important de vous assurer que les documents justificatifs joints sont clairs, en couleur et lisibles. DocuSign ne peut pas confirmer que les documents que vous avez joints sont corrects et clairs, veuillez donc les vérifier une deuxième fois au bas de votre demande.

S’ils ne sont pas corrects, clairs, ou en couleur, veuillez les téléverser à nouveau. Pour ce faire, sélectionnez le trombone, puis le « X » à côté du fichier pour le supprimer, et enfin, téléversez un nouveau fichier.

Continuez à signer et à mettre vos initiales sur votre demande aux endroits indiqués.

Une fois que vous avez signé et mis vos initiales à tous les endroits indiqués, et confirmé que vos documents justificatifs ont a été ajoutés correctement, sélectionnez « Terminer » en haut de la demande pour l’envoyer à votre point d’inscription.