Vidéo d'aide pour DHSMT via DocuSign : Aéroport - Signataire autorisé de l'entreprise

Nous recommandons à l’employeur de commencer la demande d’habilitation de sécurité en matière de transport (DHSMT) pour les demandeurs en remplissant les deux premières sections, « Détails de la demande » et « Autorité requérante ». Comme les demandes sont signées numériquement à l’aide de DocuSign, le fait que vous remplissiez vous-même les deux premières sections d’une demande garanti que les renseignements sur l’entreprise et l’adresse de courriel sont corrects.

Vous n’êtes pas obligé de créer une nouvelle demande à chaque fois ou une demande unique pour chaque demandeur. Vous pouvez créer un seul nouveau fichier de demande pour chaque type de demandeur, comme un nouveau bagagiste, un nouvel agent de bord et un nouvel agent du service à la clientèle, puis enregistrer les fichiers sur votre ordinateur et les envoyer au besoin. Ils n’expirent pas et ne doivent être modifiés que si les renseignements de votre entreprise ou vos coordonnées changent.

Pour ce faire, accédez à la DHSMT en ligne.

Sélectionnez « Non » à la première question.

Indiquez le type d’habilitation de sécurité pour ce type de demandeur, et que vous êtes un aéroport. Sélectionnez ensuite « Suivant ».

Sélectionnez votre aéroport dans le menu déroulant, puis le poste pour ce type de demandeur et enfin, le nom de votre entreprise.

Saisissez votre adresse de courriel ou l’adresse de courriel du signataire autorisé, indiquez la raison de la demande, puis entrez l’adresse de l'entreprise.

Au lieu de sélectionner « Suivant » en bas de la demande, remontez en haut de la page et sélectionnez « Sauvegarder les données saisies ».

Entrez l’adresse de courriel à laquelle vous souhaitez envoyer ce fichier enregistré et cochez la case indiquant que vous acceptez la déclaration, puis sélectionnez « Envoyer ».

Une fois que vous avez envoyé ce fichier, vous pouvez retourner sur la DHSMT et modifier les paramètres pour créer un autre type de demandeur. Par exemple, si vous aviez d’abord sélectionné « bagagiste », remplacez-le par « agent de bord », puis sélectionnez « Sauvegarder les données saisies » et envoyez-vous le fichier mis à jour. Vous pouvez continuer à créer autant de versions de la demande que nécessaire.

Vous recevrez un courriel avec votre fichier .TSCX en pièce jointe. Pour l’enregistrer, faites simplement un clic droit et enregistrez la pièce jointe sur votre ordinateur.

Vous pouvez modifier le nom du fichier pour qu’il corresponde au type de demandeur auquel il est destiné, par exemple « nouvel bagagiste », tout en vous assurant qu’il est enregistré en tant que fichier .TSCX.

Lorsque vous êtes prêt à partager ce fichier de demande, déjà commencé, avec vos employés, vous pouvez simplement l’ajouter en tant que pièce jointe et l’envoyer par courriel avec des instructions sur la façon d’ouvrir le fichier et de poursuivre la demande. Un modèle de courrier électronique recommandé se trouve dans les documents de soutien.

Les demandeurs ont la possibilité de partager leur demande avec vous pour que vous puissiez l’examiner. Ainsi, vous pouvez vérifier qu’il n’y a pas d’erreurs ou de renseignements manquants avant qu’ils ne la soumettent.

Vous recevrez un courriel de « DHSMT partagée » avec un fichier de demande .TSCX en pièce jointe, ainsi que des instructions sur la façon de le téléverser et de procéder pour l’examiner. Pour l’enregistrer, faites simplement un clic droit et enregistrez la pièce jointe sur votre ordinateur.

Cliquez sur le lien dans le courriel que vous recevrez pour ouvrir la DHSMT en ligne.

À la première question « Aimeriez-vous poursuivre une demande que vous avez déjà commencée dans un format de fichier TSCX? », sélectionnez « oui ».

Sélectionnez « choisir un fichier », puis recherchez et joignez le fichier .TSCX que vous avez enregistré sur votre appareil.

Une fois le fichier joint, sélectionnez « Restauration des données ». La DHSMT en ligne remplira les champs applicables avec les données saisies par le demandeur. Vous verrez des coches vertes à côté de toutes les sections, indiquant qu’elles sont remplies. Sélectionnez le bouton « Sommaire » pour passer à la dernière section et examiner la demande.

Sélectionnez le bouton « Examiner » pour ouvrir une version PDF de la demande. Sélectionnez « OK » dans la fenêtre contextuelle qui apparaîtra. Sélectionnez « Annuler » pour l’option d’impression si vous la voyez. Vous pouvez ensuite réviser la demande non soumise au format PDF. Notez toutes les modifications requises.

Lorsque vous êtes prêt à communiquer avec le demandeur, revenez au courriel que vous avez reçu de la DHSMT et sélectionnez son adresse de courriel. Un nouveau courriel avec les renseignements préremplis s’affichera alors. À partir de là, indiquez s’il y a des erreurs ou non, et le cas échéant, lesquelles. Joignez le fichier qui vous a été envoyé afin que le demandeur puisse le téléverser et apporter des modifications.

Une fois qu’un demandeur a soumis sa demande, DocuSign vous enverra un courriel vous informant que c’est à votre tour de signer.

Une fois que vous êtes prêt à signer, sélectionnez « Examiner les documents » pour démarrer le processus de signature dans DocuSign.

Une fois que vous commencerez le processus de signature dans DocuSign, la première étape consistera à réviser les renseignements supplémentaires ici en haut à gauche.

Étant donné que DocuSign utilise des signatures numériques, vous devez également consulter la Divulgation relative aux Signatures et aux Dossiers électroniques en cliquant ici, et accepter d’utiliser des signatures et des dossiers électroniques en cochant la case.

Cliquez sur le drapeau jaune « Continuer » pour passer au premier point de signature.

Si à n’importe quel point vous devez quitter votre demande pour y revenir plus tard, ne fermez pas l’onglet ou la fenêtre. Sélectionnez simplement « Autres actions » puis « Terminer ultérieurement » pour la sauvegarder et la fermer.

Si vous ne vous attendez pas à recevoir une demande du demandeur, vous pouvez refuser de signer la demande. Sélectionnez simplement « Autres actions » puis « Refuser de signer ». Lisez les renseignements, puis sélectionnez « Continuer ».

Saisissez une raison pour laquelle vous refusez la demande. Ce commentaire restera dans le dossier et sera visible par Transports Canada. Veuillez être aussi clair que possible afin que nous puissions améliorer la demande dans la mesure du possible.

Ne cochez pas cette case, car cela empêchera toutes les demandes futures de vous parvenir. Quand vous êtes prêts, sélectionnez, “refuser de signer.”

Cliquez sur le drapeau jaune « Commencer » pour passer au premier point de signature.

Si votre aéroport dispose d’une zone de précontrôle, veuillez indiquer si le demandeur a besoin ou non d’accès à la zone de précontrôle. Si votre aéroport ne dispose pas d’une zone de précontrôle, DocuSign sautera cette étape pour vous.

Sélectionnez le drapeau jaune « Signer » pour signer en tant que signataire autorisé.

Lorsque vous ajoutez votre signature pour la première fois, DocuSign indique par défaut que votre nom est ‘Ajouter votre nom ici’. Vous avez alors la possibilité de modifier l’orthographe de votre nom, de changer le style de votre signature numérisée ou de téléverser ou d’écrire votre propre signature. Si vous choisissez de téléverser ou d’écrire votre nom, assurez-vous de commencer par saisir votre ‘nom complet’ dans la case prévue à cet effet. Les points d’inscription utiliseront votre signature, votre nom et votre adresse de courriel pour confirmer que vous êtes un signataire autorisé valide de l’entreprise.

Lorsque vous êtes prêt, sélectionnez « Choisir et signer » pour apposer votre signature.

Une fois que vous avez signé aux endroits indiqués, sélectionnez « Terminer » en haut de la demande pour l’envoyer à la prochaine partie signataire.