Vidéos d'aide pour DHSMT via DocuSign : Port maritime - Demandeur

À partir d’une demande sauvegardée

Votre employeur ou votre parrain lancera votre demande d'habilitation de sécurité en matière de transports (DHSMT) en remplissant les deux premières sections : « Détails de la demande » et « Autorité requérante ». Le fait que votre employeur ou parrain remplisse les deux premières sections de la demande permet de s'assurer que les informations sur l'entreprise sont correctes.

Vous recevrez un courriel avec un fichier de demande .TSCX en pièce jointe, ainsi que des instructions pour le téléverser et le remplir.

Sauvegardez le fichier .TSCX sur votre ordinateur ou appareil mobile.

Cliquez le lien dans le courriel que vous recevrez pour ouvrir la DHSMT en ligne.

À la première question « Aimeriez-vous poursuivre une demande que vous avez déjà commencée dans un format de fichier TSCX? », sélectionnez « oui ».

Sélectionnez « choisir un fichier », puis recherchez et joignez le fichier .TSCX que vous avez enregistré sur votre appareil.

Une fois le fichier joint, sélectionnez « Restauration des données ». La DHSMT en ligne remplira les champs applicables avec les données que votre employeur ou votre parrain a saisies dans les deux premières sections. Vous verrez des coches vertes à côté des sections « Détails de la demande » et « Autorité requérante » indiquant qu’elles sont remplies. Sélectionnez « Suivant » pour passer à la section suivante et compléter la demande.

Partager une demande pour examen

Une fois que vous avez rempli votre demande, vous pouvez la partager avec votre employeur pour examen avant de la soumettre. Cela permet à votre employeur de vérifier que votre demande est complète et correcte, et vous donne la possibilité de corriger toute erreur éventuelle avant de la soumettre.

Veuillez noter que partager votre demande avec votre employeur pour fins d’examen lui donne également accès à tous les renseignements personnels que vous avez saisis dans votre demande. Autrement, il n’a pas accès à ces renseignements. Vous n’êtes pas obligé de partager votre demande avec votre employeur si vous ne le souhaitez pas.

Si vous voulez partager votre demande avec votre employeur, sélectionnez « Partager pour examen » sur la page « Sommaire ». Saisissez l’adresse de courriel du signataire autorisé. Vérifiez qu’elle est saisie correctement, puis sélectionner « envoyer ». Vous verrez une bannière verte confirmant que le courriel a été envoyé avec succès. Ne soumettez pas votre demande à ce moment-ci. Sélectionnez plutôt le bouton « Sauvegarder les données saisies », et vous verrez que votre adresse de courriel a été automatiquement saisie dans la case de courriel. Lisez les renseignements fournis, cochez la case, assurez-vous que votre adresse de courriel ne continent pas d’erreurs, puis sélectionnez « envoyer ».

Courriel de confirmation de la DHSMT

Une fois votre DHSMT en ligne soumise, vous recevrez un courriel de confirmation.

Ce courriel vous informe que vous pouvez commencer à préparer les documents justificatifs que vous devrez joindre à votre demande. Cette liste est dynamique, selon les renseignements que vous avez saisis dans votre demande. Vous pouvez commencer à préparer vos documents dès maintenant en prenant des photos claires et en couleur de vos documents, ou en les numérisant. Si vous avez passé six mois ou plus à l’étranger, vous devrez peut-être obtenir des dossiers judiciaires et d’autres documents qui peuvent prendre du temps à rassembler. Commencez maintenant!

À partir de ce courriel, vous pouvez également enregistrer ou imprimer votre demande, bien que cela reste facultatif, étant donné que tout est envoyé en toute sécurité via DocuSign. Vous pouvez également suivre l’état de votre demande.

Courriel de DocuSign

DocuSign vous enverra un courriel vous informant que vous devez signer et téléverser vos documents justificatifs. Ne commencez pas le processus de signature avant d’avoir préparé tous vos documents justificatifs.

Une fois que vous êtes prêt à signer et à téléverser vos documents, sélectionnez « Examiner les documents » pour démarrer le processus de signature dans DocuSign.

Signer votre demande partie 1

Une fois que vous commencerez le processus de signature dans DocuSign, la première étape consistera à réviser les renseignements supplémentaires qui se trouvent ici en haut à gauche.

Étant donné que DocuSign utilise des signatures numériques, vous devez également consulter la Divulgation relative aux Signatures et aux Dossiers électroniques en cliquant ici, et accepter d’utiliser des signatures et des dossiers électroniques en cochant la case. Sélectionnez « continuer. »

Cliquez sur le drapeau jaune « Commencer » pour passer au premier point de signature.

Téléverser vos documents

Lorsque le drapeau vous présentera un trombone; c’est là que vous allez téléverser vos documents justificatifs. Vous verrez une liste des documents que vous devez téléverser. Sélectionnez le trombone, puis sélectionnez « Téléverser un fichier ». Recherchez vos fichiers, puis sélectionnez « Processus Terminé ».

Il est important de vous assurer que les documents justificatifs joints sont clairs, en couleur et lisibles. DocuSign ne peut pas confirmer que les documents que vous avez joints sont clairs ou corrects, veuillez donc les vérifier une deuxième fois au bas de votre demande. S’ils ne sont pas clairs ou corrects, veuillez les téléverser de nouveau. Pour ce faire, remontez en haut et sélectionnez le trombone, puis le « X » à côté du fichier pour le supprimer, et enfin, téléversez un nouveau fichier.

Terminer ultérieurement

Si à n’importe quel point vous devez quitter votre demande pour y revenir plus tard, ne fermez pas l’onglet ou la fenêtre. Sélectionnez simplement « Autres actions » puis « Terminer ultérieurement » pour la sauvegarder et la fermer.

Signer votre demande - partie 2

Un fois que vous avez téléverser vos documents justificatifs, cliquez sur le drapeau jaune « suivant » jusqu'à ce qu'il vous amène à votre premier endroit pour signer ou parapher.

Cliquez sur le drapeau jaune « initiales ».

Lorsque vous ajoutez votre signature ou initiales pour la première fois, DocuSign vous offre la possibilité de modifier l’orthographe de votre nom, de changer le style de votre signature numérisée ou de téléverser ou d'écrire votre propre signature. Assurez-vous que votre nom correspond au nom inscrit sur vos documents, et si vous écrivez ou téléverser votre propre signature, assurez-vous qu’elle correspond à celle présente sur vos documents justificatifs. Quand vous êtes prêtes, sélectionnez « choisir et parapher ».

Continuez à signer et à mettre vos initiales sur votre demande aux endroits indiqués.

Envoyer votre enveloppe

Une fois que vous avez signé et mis vos initiales à tous les endroits indiqués, et confirmé que vos documents justificatifs ont a été ajoutés correctement, sélectionnez « Terminer » en haut de la demande pour l’envoyer à votre point d’inscription.