1. Introduction
Le présent document fournit de l'information sommaire sur les mesures prises par Transports Canada pour maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF), y compris des renseignements sur la gestion du contrôle interne, les résultats d'évaluation et les plans d'action connexes.
Des renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat et les responsabilités essentielles du ministère se trouvent dans le Plan ministériel 2023-2024 et dans le Rapport sur les résultats ministériels 2022-2023.
2. Système ministériel de contrôle interne en matière de rapports financiers
2.1 Gestion du contrôle interne
Transports Canada est doté d'une structure de gouvernance et de reddition de comptes bien établie pour appuyer les efforts d'évaluation et de surveillance de son système de contrôle interne. Un cadre de gestion du contrôle interne ministériel, approuvé par le sous-ministre, est en place et il comprend les éléments suivants :
- Des structures organisationnelles de reddition de comptes et de surveillance afin d'appuyer une saine gestion financière, y compris les rôles et les responsabilités des cadres supérieurs du Ministère (membres du Comité de gestion exécutif de Transports (CGX) et autres);
- Un Bureau des valeurs et de l'éthique pour fournir des activités de sensibilisation, de la formation et pour l'administration du Code de valeurs et d'éthique de TC, ainsi qu'un Agent principal de l'intégrité pour fournir des conseils, des directives, et de la supervision sur la fonction de divulgation interne au sein du ministère;
- Des activités de communication et de formation continues sur les exigences législatives, les politiques et les procédures à l'appui de la saine gestion financière et du contrôle;
- Tirer profit des travaux des Services de vérification et de conseils sur les audits internes d'efficacité des processus de gestion de risque, de contrôle et de gouvernance, le cas échéant;
- Une surveillance et des comptes rendus réguliers sur le contrôle interne en matière de gestion financière (CIGF), incluant les résultats d'évaluation et plans d'action à l'intention du sous-ministre, des membres du Comité de gestion des ressources et des investissements (CGRI) et du Comité ministériel d'audit (CMA), au besoin;
- Des validations annuelles de la mise en œuvre de la gestion du contrôle interne grâce à la signature des membres du CGX concernant la gestion du contrôle interne pour leurs secteurs de responsabilité.
Le Comité ministériel d'audit est un comité consultatif indépendant de l'administrateur général. Il est responsable de fournir des conseils à l'administrateur général quant à la pertinence et au fonctionnement des cadres et des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance du ministère.
2.2 Ententes de services pertinentes par rapport aux états financiers
Transports Canada a recours à d'autres organisations pour le traitement de certaines opérations qui sont consignées dans ses états financiers, comme suit :
Ententes de services communs :
- Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) gère le paiement des salaires, l'acquisition de biens et de services et fournit des services de gestion des locaux.
- Services partagés Canada (SPC) offre des services d'infrastructure de technologie de l'information (TI).
- Le ministère de la Justice fournit des services juridiques.
- Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) fournit des renseignements sur l'assurance de la fonction publique et gère centralement le paiement de la part de l'employeur des cotisations aux régimes d'avantages sociaux des employés prévus par la loi.
Les lecteurs de la présente annexe peuvent consulter les annexes des ministères susmentionnés pour mieux comprendre les systèmes de contrôle interne en matière de rapports financiers liés à ces services en particulier.
Ententes particulières :
- À partir d'un protocole d'entente avec Infrastructure Canada, Transports Canada fournit de la gestion des programmes et des services administratifs dans le cadre du Fonds Chantiers Canada et du Fonds canadien sur l'infrastructure stratégique.
- Sur la base du recouvrement des coûts, Transports Canada fournit de la gestion financière, des services de comptabilité et de rapports, en plus de certains services de la technologie de l'information et de gestion à l'Administrateur de la Caisse d'indemnisation des dommages dus à la pollution par les hydrocarbures causée par les navires et la Caisse d'indemnisation pour les accidents ferroviaires impliquant des marchandises désignées.
3. Résultats de l'évaluation ministérielle de l'exercice 2022-2023
Le tableau suivant résume l'état des activités de surveillance continue selon le plan cyclique de l'exercice précédent.
| Éléments de contrôle clés | État |
|---|---|
| Clôtures et rapports financiers |
|
| Planification, budgétisation et prévisions financières |
|
| Établissement des coûts |
|
| Contrôles généraux des TI |
|
3.1 Contrôles clés nouveaux ou considérablement modifiés
Au cours de l'exercice en cours, il n'y a eu aucune modification importante des contrôles clés dans les processus existants qui nécessitaient une réévaluation.
3.2 Programme de surveillance continue
Dans le cadre de son plan cyclique de surveillance continue, le ministère a procédé à la réévaluation de ses contrôles généraux des TI et de ses contrôles financiers dans le contexte des processus opérationnels liés aux éléments suivants:
- Clôtures et rapports financiers
- Planification, budgétisation et prévisions financières
- Établissement des coûts
Les contrôles clés évalués ont donné les résultats prévus. Les mesures correctives décrites ci-après devront être apportées:
Clôtures et rapports financiers
- Améliorer la rapidité et la suffisance des pièces justificatives qui supportent les listes de contrôle de fin de période; et
- Réintroduire les déclarations des groupes et des chefs régionaux concernant leurs informations financières et les événements ultérieurs.
Planification, budgétisation et prévisions financières
- Confirmer que les contrôles en place constituent toujours une stratégie d'atténuation suffisante pour prévenir les dépassements de budget et étudier la possibilité d'automatiser certains de ces contrôles;
- S'assurer que tous les mémos de fin de période sont examinés, approuvés et correctement documentés; et
- Résoudre les divergences d'information entre les rapports.
Établissement des coûts:
- Élaborer un cadre d'évaluation des coûts;
- Mettre à jour le gabarit d'établissement des coûts et améliorer l'automatisation de la consolidation des gabarits d'établissement des coûts;
- Identifier et documenter les raisons des écarts entre les coûts estimés approuvés et les coûts réels finaux; et
- Renforcer le rôle fonctionnel de l'établissement des coûts.
Contrôles généraux des TI:
- Élaborer un plan de continuité informatique (PCTI) et tester les plans de sauvegarde et de restauration des systèmes informatiques;
- Accélérer l'annulation de l'accès aux systèmes lors du départ d'un employé;
- Revoir périodiquement l'accès aux systèmes et les paramètres des mots de passe afin de s'assurer qu'ils sont conformes à la politique; et
- Améliorer la séparation des tâches.
De plus, le Ministère a continué la surveillance:
- Les soumissions des rapports de clôture de période et de clôture d'exercice approuvés dans le cadre du processus opérationnel de clôtures et rapports financiers; et
- La conformité à la Directive sur la délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers du SCT, par le biais du Plan national d'échantillonnage (PNE) de Transports Canada, pour les paiements de dépenses, dans le cadre de la surveillance continue des contrôles clés.
4. Plan d'action ministériel pour le prochain exercice et les exercices subséquents
Le plan cyclique de surveillance continue de Transports Canada au cours des cinq prochains exercices est présenté dans le tableau suivant. Il est fondé sur les éléments suivants :
- une validation annuelle des processus et des contrôles à risque élevé; et
- les rajustements connexes au plan de surveillance continue, s'il y a lieu.
| Principaux secteurs de contrôle | Exercice financier 2023-2024 |
Exercice financier 2024-2025 |
Exercice financier 2025-2026 |
Exercice financier 2026-2027 |
Exercice financier 2027-28 |
|---|---|---|---|---|---|
| Contrôles à l'échelle de l'entité | |||||
| Contrôles à l'échelle de l'entité | X | ||||
| Contrôles généraux liés à la TI | |||||
| Contrôles généraux liés à la TI | X | ||||
| Contrôles des processus opérationnels | |||||
| Revenus et comptes débiteurs | X | X | |||
| Subventions et contributions (Paiements de transfert) | X | ||||
| Planification, budgétisation et prévisions financières | X | ||||
| Charges à payer et autres entrées au journal général | X | ||||
| Voyage et évènements | X | ||||
| Acquisitions (dépenses de fonctionnement, marchés et engagements) | X | ||||
| Passifs environnementaux | X | ||||
| Clôtures et rapports financiers | X | ||||
| Immobilisations et immobilisations en construction | X | ||||
| Administration de la paie | X | ||||
| Attestation des présentations au Cabinet et au CT par le DPF | X | ||||
| Planification des investissements | X | ||||
| Établissement des coûts | X | ||||
| Autre travail relié à la CIGF | |||||
| Évaluation Complète du risque | X | ||||
| Cadre de CIGF | X | ||||
