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- Diagramme du processus
- But
- Autorité
- Contexte
- Portée
- Responsabilité
- Procédure
- Documents connexes
- Date de demande
- Date d’examen
- Numéro de référence du SGDDI
- Mots-clés
1 Diagramme du processus
Étape 1
Effectuer une évaluation des risques et identifier les tiers autorisés pour le plan d’audit annuel
Étape 2
Les auditeurs de Transports Canada sont nommés pour chaque audit ou évaluation du rendement
Étape 3
Approbation du plan d’audit annuel
Voici les étapes de chaque audit ou évaluation du rendement
Étape 4
L’auditeur de Transports Canada définit la portée et les critères de l’audit
Étape 5
Le représentant du tiers autorisé est informé de d’audit à venir, et les dates et les participants sont conformés
Étape 6
L’AMSDA informe l’ALPDIO régional de l’audit, lui demande des renseignements et une confirmation de sa participation
Étape 7
Le mandat est rédigé et envoyé au tiers autorisé
Étape 8
L’audit est effectué et le tiers soumi à l’audit est informé des conclusions
Étape 9
Le rapport d’audit est rédigé puis approuvé par l’AMSDA
Étape 10
Le rapport envoyé à au tiers autorisé pour plan d’action
Étape 11
Si nécessaire un suivi est effectué par l’AMSDA concernant la clôture du plan d’action
2 But
2.1 Le présent document a pour objet de décrire les procédures que doivent suivre les représentants de la Sûreté et la Sécurité Maritimes de Transports Canada (SSMTC) qui participent à l’évaluation du rendement d’un organisme reconnus en tant que tiers autorisés – c’est-à-dire un « OR ».
2.2 La présente procédure définit également le rôle de la section Systèmes de gestion de la sécurité et autorisations (AMSDA) de la SSMTC dans l’évaluation du rendement des OR dans le cadre de ses activités de surveillance, au titre du Programme de délégation des inspections obligatoires (PDIO). Elle établit aussi la fréquence de ces évaluations.
2.3 En outre, la présente procédure décrit les critères et les indicateurs de rendement clés utilisés pour les évaluations du rendement d’un OR.
2.4 De plus, la présente procédure décrit le processus de rapport national sur les évaluations du rendement de chaque OR.
2.5 Ce document ne traite pas des procédures relatives à la surveillance des navires inscrits au PDIO; ces procédures sont décrites dans le Volet II, « Procédure d’inspection de conformité pour les bâtiments opérationnels délégués » (SGDDI no 5073673).
3 Autorité
3.1 Cette procédure a été approuvée par le Comité exécutif de la sécurité et de la sûreté maritimes (CESSM) et est conforme aux objectifs de la Loi de 2001 sur la marine marchande du Canada.
3.2 Cette procédure est conforme aux exigences du Code de l’Organisation maritime internationale (OMI) concernant les organismes reconnus, tel qu'adopté par les résolutions MEPC.237 (65) et MSC.349 (92).
4 Contexte
4.1 Afin d’assurer la cohérence nationale des activités de surveillance du PDIO, le CESSM a intégré la conduite d’évaluations du rendement d’un OR à ses activités de surveillance, dans le cadre du Programme de délégation des inspections obligatoires.
4.2 Ces évaluations du rendement permettent de s’assurer que les OR respectent les exigences énoncées dans les accords d’autorisation signés entre un OR et le ministre des Transports, ainsi que dans les instructions supplémentaires fournies par la SSMTC, y compris les points soulevés lors des examen des activités opérationnelles pour les navires délégués.
4.3 En outre, le processus d’évaluation du rendement tient compte des diverses règles, procédures, recommandations et lignes directrices publiées par l’International Association of Classification Societies Limited 2017 (IACS).
5 Portée
5.1 La présente procédure s’applique aux activités de surveillance de la SSMTC et à la préparation des évaluations du rendement requises à la suite des analyses fondées sur le risque.
5.2 Bien que cette procédure ne fournisse pas de détails sur la manière de mener les inspections de contrôle des navires inscrits au PDIO, les résultats des inspections de contrôle précédentes pourraient être intégrés à l’élaboration d’un audit.
6 Responsabilité
6.1 Le directeur exécutif, Surveillance réglementaire des bâtiments canadiens et sécurité nautique est responsable de l’élaboration, de la mise en œuvre, de la tenue et de l’amélioration constante de la présente procédure.
6.2 Les directeurs régionaux sont responsables de la mise en œuvre de la présente procédure dans leur région respective.
6.3 La présente procédure s’applique aux représentants de la SSMTC qui participent à l’évaluation du rendement d’un OR.
6.4 Les commentaires ou questions concernant cette procédure et son application doivent être adressés à :
AMSDA – Gestionnaire, Programme national de sécurité maritime
Systèmes et autorisations de gestion de la sécurité
330, rue Sparks
Ottawa ON K1A 0N8
dsip-pdio@tc.gc.ca
7 Procédure
7.1 Élaboration du plan d’audit annuel
7.1.1 L’AMSDA est responsable de la planification et de la conduite des activités d’évaluation du rendement des OR, y compris la détermination et la mise en œuvre des champs d’application de la surveillance.
7.1.2 Au plus tard la première semaine du mois de mars de chaque année, l’AMSDA soumet au directeur, Surveillance règlementaire des bâtiments canadiens et sécurité nautique, un Plan d’audit annuel pour l’évaluation du rendement des tiers autorisés (p. ex. le Plan d’audit annuel des OR) [SGDDI no 16489028] pour approbation..
7.1.3 Le plan d’audit annuel est élaboré en tenant compte du fait que tous les bureaux des OR, ainsi que leur administration centrale (AC), doivent faire l’objet d’une visite dans un délai de 5 ans.
7.1.4 Toutefois, en fonction de leur niveau de participation au PDIO, la visite de l’administration centrale des OR n’est pas forcément nécessaire.
7.1.5 L’AMSDA désigne une équipe d’audit pour l’élaboration, la préparation et la réalisation de chaque audit.
7.1.6 L’AMSDA informe le représentant principal des OR qui sont visés par le plan d’audit annuel.
7.2 Élaboration des critères
7.2.1 Pour chaque évaluation du rendement, l’équipe d’audit élabore des critères basés sur une évaluation des risques qu’elle doit effectuer.
7.2.2 L’équipe d’audit définit la portée et les critères de l’audit en se fondant sur des éléments tirés des directives canadiennes et du Code de l’OMI concernant les organismes reconnus.
7.3 Collecte de renseignements
7.3.1 L’AMSDA veille à ce que les documents suivants soient régulièrement mis à jour afin d’aider à identifier les tiers autorisés visés par le plan d’audit et à déterminer les critères et les objectifs :
7.3.1.1 La feuille de travail Suivi des questions liées aux OR – Rétroaction nationale, qui rassemble les questions liées aux OR et aux navires délégués, y compris les renseignements enregistrés par les agents de liaison du PDIO (ALPDIO), groupes avec autorité fonctionnelle sur les activités déléguées, les plaintes des clients, etc. (SGDDI no 15797047).
7.3.1.2 La « matrice de risques et feuille de suivi des SGS » (SGDDI no 10574224).
7.3.1.3 Le Rapport d’audit et fiche de suivi des recommandations et des plans d’action des OR (SGDDI no 10909226).
7.3.1.4 Le Programme d’audit générique pour l’audit des OR (SGDDI no 9486337).
7.3.1.5 Renseignements provenant des sites Web et des bases de données de chaque OR, y compris les rapports d’enquête et les dates d’échéance.
7.3.1.6 Les données comme celles concernant les incidents et les accidents sont obtenues sur le site Web du Bureau de la sécurité des transports.
7.4 Préparation à la réalisation d’évaluations du rendement (p. ex. audits)
7.4.1 L’équipe d’audit prépare un « mandat » pour chaque OR identifié dans le Plan d’audit annuel des OR.
7.4.2 L’AMSDA informe l’ALPDIO régional, et les groupes de l’AC qui ont une autorité fonctionnelle sur les activités déléguées, qu’un OR identifié dans le Plan d’audit annuel des OR sera visité dans sa région.
7.4.3 L’ALPDIO fournit des commentaires et assure une participation régionale.
7.4.3.1 Par participation régionale, on entend la participation de l’ALPDIO, ou d’un remplaçant désigné impliqué dans la supervision des activités régionales du PDIO, à la préparation et à la conduite de l’évaluation du rendement des OR.
7.4.4 L’AMSDA informe les groupes de l’AC de TC qui ont une autorité fonctionnelle sur les activités déléguées, afin d’obtenir leur contribution sur les domaines de préoccupation potentiels concernant les activités déléguées.
7.5 Réalisation des évaluations du rendement
7.5.1 L’équipe d’audit effectue l’évaluation du rendement, pour les bureaux des OR, conformément aux normes minimales suivantes :
- Code de l’OMI concernant les organismes reconnus
- Norme ISO 19001:2015, Lignes directrices pour l’audit des systèmes de management
7.6 Rapport sur l’évaluation du rendement
7.6.1 L’équipe d’audit compilera les résultats d’analyse de la visite de contrôle et préparera un rapport d’évaluation du rendement.
7.6.2 L’équipe d’audit présentera un résumé des conclusions aux représentants de l’OR au moment de la réunion de clôture.
7.6.3 L’équipe d’audit soumettra à l’AMSDA un rapport sur le rendement de l’OR.
7.6.4 L’AMSDA transmettra la copie du rapport, accompagnée d’une éventuelle demande de prise de mesures, aux représentants de l’OR.
7.7 Suivi des conclusions
7.7.1 Lorsque des conclusions sont rendues, une analyse des causes profondes, accompagnée d’un plan d’action, doit être soumise par le représentant de l’OR.
7.7.2 Dès réception de la réponse de l’OR, l’équipe d’audit étudie l’analyse des causes profondes et le plan d’action.
7.7.3 L’AMSDA transmet aux représentants de l’OR un accusé de réception comportant son avis (p. ex. acceptation ou refus) sur le plan d’action soumis en réponse aux conclusions.
7.7.4 L’équipe d’audit assure le suivi des conclusions et des plans d’action soumis par les OR évalués.
7.8 Rapport national consolidé sur le rendement
7.8.1 En plus du rapport rédigé à l’occasion de chaque évaluation du rendement, l’AMSDA tiendra un rapport récapitulatif sur le rendement de chaque OR, qui couvrira, au minimum, une période s’étendant sur les trois dernières années.
7.8.2 Ce rapport visera à mettre en évidence le rendement général de chaque OR que la SSMTC aura audité, observé et contrôlé. Il comprendra notamment :
- un résumé des audits passés et des plans d’action connexes élaborés par l’OR;
- un résumé des conclusions des inspections de surveillance et des observations relatives au Règlement sur la gestion de la sécurité;
- un résumé des questions liées aux autres fonctions déléguées aux OR (p. ex. approbation du plan du navire, demandes au Bureau d’examen technique en matière maritime, autorisation des fournisseurs de services).
8 Documents connexes
8.1 Volet I, Politique – Autorisation d’une personne ou d’un organisme à exercer des pouvoirs ou à remplir des fonctions au nom du ministre des Transports et en vertu de la Loi de 2001 sur la marine marchande du Canada (SGDDI no 7382109).
8.2 Volet III, Directive de travail – Planification et réalisation d’une visite de contrôle sur place des organismes reconnus (SGDDI no 7380659).
8.3 Code de l’Organisation maritime internationale (OMI) concernant les organismes reconnus, entré en vigueur le 1er janvier 2015, comme indiqué dans les résolutions MSC.349 (92) et MEPC.237 (65).
8.4 IACS Blue Book publié par l’International Association of Classification Societies Limited 2017 (IACS)
9 Date de demande
9.1 La présente procédure est applicable à partir du 1er juin 2021.
10 Date d’examen
10.1 La présente procédure sera révisée au plus tard trois ans après sa date d’application ou sa dernière révision.
11 Numéro de référence du SGDDI
11.1 The English version of this document is saved in RDIMS under reference number 7372814. The applied naming convention is PUBLICATION – TP 13585 – PROCEDURE – Performance Evaluation of Authorized Third Parties.
11.2 La version française du présent document est dans le SGDDI et porte le numéro de référence 16504725. La règle d’affectation des noms est Évaluation du rendement des tiers autorisés.
11.3 Il s’agit de la première révision approuvée et finalisée de la version française du présent document.
12 Mots-clés
- Programme de délégation des inspections obligatoires
- Tiers autorisé
- Organisation reconnue
- Évaluations du rendement
Liens connexes
