2.7 Exigences en matière de documents et de rapports

2.7.1 Aperçu

La documentation approuvée sur le PAQ établit les exigences réglementaires du candidat pour le programme de formation concerné. Il est donc essentiel que le candidat élabore une structure documentaire rationnelle et uniforme. Cette structure doit permettre d’exploiter et d’expliquer les informations contenues dans les documents PAQ jusqu’au plus bas niveau des directives de formation. En outre, elle doit permettre à toute l’organisation du candidat de consulter et d’utiliser facilement les contenus. Transports Canada a dressé une liste d’un minimum de documents exigés pour un PAQ. Le candidat pourra décider d’élaborer des matériels complémentaires pour appuyer son PAQ.

1. Documents exigés par Transports Canada
    
   Chaque document contient des renseignements uniques en leur genre qui font partie du PAQ choisi pour l’élaboration des cursus ultérieurs. Une fois élaborés, la majorité des documents devront être mis à jour régulièrement et, de ce fait, ils devront être soumis à un contrôle des révisions.
   
   Ces documents devraient être présentés à Transports Canada sous forme électronique :
    
   1. Demande/Administration;
       
   2. Analyse des tâches du poste (JTA);
       
   3. Normes de qualification;
       
   4. Méthodologie d’élaboration des systèmes pédagogiques (ISD);
       
   5. Sommaire des cursus; 
       
   6. Plan de mise en œuvre et d’exploitation (I&O);
       
   7. Rapport annuel du PAQ.
       
2. Structure documentaire
    
   La figure 2-8 donne un exemple de la structure documentaire d’un PAQ. Le demandeur n’est pas tenu de suivre une telle structure. Toutefois, la structure documentaire adoptée doit indiquer clairement où se trouvent les documents relatifs au PAQ et, plus précisément, les renseignements exigés en matière de PAQ. Si les documents relatifs au PAQ constituent un sous-ensemble d’autres manuels, il serait bon d’élaborer une méthode permettant d’indiquer les manuels en question ainsi que les documents propres au PAQ qu’ils renferment.
    
3. Rapport annuel sur le PAQ
    
   Le PAQ exige que tout titulaire d’un certificat de PAQ prépare un rapport annuel à l’intention de TC (voir l’annexe C pour connaître les exigences précises). Ce rapport se fonde sur l’analyse faite par le titulaire du certificat des données recueillies pendant la formation et à des moments stratégiques (épreuves de validation et d’évaluation) pour chaque cursus et conservées dans la PPDB. Le PAQ exige de recueillir et d’analyser des données afin d’assurer et de gérer le contrôle de la qualité des cursus destinés aux membres d’équipage de conduite, aux instructeurs et aux évaluateurs. Les petits correctifs effectivement apportés au PAQ se reflètent dans les révisions des documents approuvés entourant le PAQ. Le rapport devrait être soumis à TC au plus tard 60 jours après la fin de la période visée par le rapport. Celle-ci se fonde généralement sur la date d’autorisation d’un cursus précis, soit à la phase IV, soit à la phase V. Pendant la préparation d’un PAQ, et notamment chez les exploitants de flottes multiples ayant différentes dates d’autorisation couvrant plusieurs cursus, il est possible de modifier la période visée par le rapport (après accord de TC et du titulaire du certificat). Une fois que toutes les flottes et tous les cursus du titulaire du certificat ont atteint la phase V, la période visée par le rapport peut être assujettie à un cycle précis. Des exemplaires du rapport devraient être transmis à l’IPE au moins 2 semaines avant la réunion consacrée à l’examen annuel du PAQ.
   
   Le rapport annuel sur le PAQ devrait résumer les leçons apprises et les correctifs apportés au(x) cursus pendant la période visée par le rapport. Ce dernier devrait également inclure les modifications envisagées ou proposées au(x) cursus se fondant sur l’analyse actuelle du titulaire du certificat. Le rapport annuel devrait à tout le moins contenir les éléments suivants : 
    
   • une analyse des renseignements contenus dans la base de données sur le rendement et les compétences,
   • le signalement de toutes les tendances négatives et de toutes les lacunes potentielles pouvant entraîner une baisse des compétences,
   • une description des mesures correctives prises et, par voie de conséquence, des modifications apportées aux cursus,
   • toute modification apportée à la stratégie de gestion du PAQ,
   • une comparaison des données recueillies aux cours des périodes équivalentes au cours des années précédentes,
   • tout futur changement opérationnel qui va avoir une influence sur le PAQ,
   • toute autre donnée ou tout autre renseignement touchant la sécurité relié au rendement des équipages de conduite et aux procédures ayant été pris en compte par l’exploitant aérien dans les stratégies pertinentes de formation et d’évaluation du PAQ.
      
4. Examen annuel du PAQ – Phases IV et V
    
   Une rencontre portant sur l’examen du PAQ devrait être organisée chaque année entre TC et le titulaire du certificat, laquelle devrait coïncider avec l’envoi du rapport annuel du PAQ dans les phases IV et V. Cette rencontre permettra de discuter des résultats de l’analyse des données du titulaire du certificat, des révisions du programme, des futures révisions et de l’analyse des données soumises à TC. Des renseignements supplémentaires se trouvent à l’annexe C.

   Figure 2–8 : Structure documentaire

   Titre Liste de pages en vigueur Tome I – Documentation normalisée Demande/Administration Méthodologie d’élaboration de cursus Plan de mise en œuvre et d’exploitation Tome II – Cursus de formation en vue de la qualification Analyse des tâches Normes de qualification Sommaire de cursus Formulaires de notation/saisie de données Tome III – Cursus de formation en vue du maintien de la qualification Sommaire de cursus Formulaires de notation /saisie de données

    

   Les annexes A et B présentent une liste plus complète de documents sur le PAQ.