Modèles de procédures et de fiches pour les petits bâtiments commerciaux

Introduction

Comme expliqué dans le Guide de sécurité des petits bâtiments commerciaux, la Loi de 2001 sur la marine marchande du Canada et ses règlements d'application confient des responsabilités aux propriétaires et utilisateurs des petits bâtiments commerciaux. Les modèles suivants sont fournis dans le but de vous aider à vous acquitter de ces responsabilités.

Procédures exigées

Le représentant autorisé est tenu de fournir des procédures en conformité avec les exigences suivantes :

• La Loi de 2001 sur la marine marchande du Canada confère au représentant autorisé la responsabilité de fournir des procédures opérationnelles pour la sécurité du bâtiment ainsi que des procédures d'urgence. (paragraphe 106 (1))
• Le Règlement sur les petits bâtiments exige que des procédures soient établies au sujet de l'utilisation de l'équipement de sauvetage et du matériel de lutte contre l'incendie et il confie au propriétaire et à l'utilisateur la responsabilité de veiller à ce que l'équipage s'entraîne à exécuter les procédures afin de pouvoir utiliser l'équipement avec compétence au besoin. (articles 419, 519 et 417)
• Le Règlement sur le personnel maritime (partie 2, article 206) exige que le représentant autorisé d'un bâtiment fournisse par écrit au capitaine des instructions qui, à tout le moins, déterminent les procédures et, le cas échéant, les politiques au sens de la règle I/14 du Code de formation des gens de mer de délivrance des brevets et de veille (Code STCW), à suivre pour s'assurer que, avant qu'une tâche lui soit assignée, chacun des membres de l'effectif :

1. d'une part, se familiarise avec ce qui suit :
   1. le matériel de bord qui est propre au bâtiment,
   2. les procédures d'exploitation qui sont propres au bâtiment,
   3. les tâches qui lui sont assignées;
2. d'autre part, peut s'acquitter efficacement des tâches qui lui sont assignées lorsqu'il exerce des fonctions essentielles à la sécurité, à la prévention et à l'atténuation de la pollution.

D'autres responsabilités sont également régies en vertu de la Loi de 2001 sur la marine marchande du Canada notamment celles‑ci :

• Le représentant autorisé (le propriétaire du bâtiment, sauf si le bâtiment appartient à plus d'une personne; si tel est le cas, les propriétaires doivent désigner un d'entre eaux pour être le représentant autorisé)est chargé d'agir à l'égard de toute question relative au bâtiment dont aucune autre personne n'est responsable en vertu de la Loi (article 14). Cet article confère au représentant la responsabilité de veiller à ce que le bâtiment et son exploitation sont conformes à tous les aspects de la Loi, sauf si cette responsabilité a été conférée à une autre personne.
• L'article 106 de la Loi confie également au représentant autorisé la responsabilité de veiller à ce que :
  • le bâtiment ainsi que ses machines et son équipement satisfassent aux exigences;
  • l'équipage et les passagers reçoivent une formation en matière de sécurité.

Le capitaine, de concert avec le représentant autorisé, est responsable de prendre tous les moyens voulus pour garantir la navigabilité du bâtiment pour le voyage, au moment où celui-ci commence, et pour le maintenir dans cet état au cours du voyage; de protéger le bâtiment et les personnes à bord contre les dangers; d'exploiter le bâtiment en respectant les limites légales, notamment le nombre limite de passagers. (articles 85, 109 et 110)

Le capitaine est également responsable : de veiller à ce que les personnes occupant des postes à bord sont munies des brevets et certificats dont ils doivent être titulaires (paragraphe 82(1)); de veiller à ce que le bâtiment soit muni d'un équipage suffisant et compétent pour être utilisé en sécurité (paragraphe 82 (2)); de prêter secours aux personnes en détresse (articles 130 à 133); d'aider un autre bâtiment en cause dans un abordage et de lui fournir des renseignements (article 148).

Les membres d'équipage ont la responsabilité : d'exercer leurs attributions de façon à ne pas compromettre la sécurité; de signaler au capitaine tout danger ou tout ce dont ils prennent connaissance et qui pourrait nuire à la sécurité; de se conformer aux ordres légitimes reçus du capitaine, sauf si le capitaine expose le bâtiment ou des personnes à bord à des risques. (article 113 et paragraphe 82 (3))

Toutes les personnes à bord ont la responsabilité de s'assurer qu'il n'y a aucun rejet de polluant à l'eau. (article 187)

Le Règlement sur le personnel maritime (partie 2, article 206) confie au capitaine la responsabilité de veiller à ce que

1. conformément aux procédures et, le cas échéant, aux politiques, chaque membre de l'équipage reçoit, au début de sa période d'emploi, une formation, afin qu'il puisse s'acquitter efficacement des tâches qui lui sont assignées lorsqu'il exerce des fonctions essentielles à la sécurité, à la prévention et à l'atténuation de la pollution. Par la suite, chaque membre doit maintenir ses connaissances à jour;
2.  soit facilement accessible pour examen par un inspecteur de la sécurité maritime, à bord d'un bâtiment ou, dans le cas d'un bâtiment qui ne s'éloigne pas à plus de cinq milles marins de son port d'attache, dans ce port d'attache, un registre de formation comprenant :
   1. les noms de chacun des membres de l'effectif qui ont reçu la formation,
   2. l'équipement sur lequel la formation s'est déroulée,
   3. les matières abordées au cours de la formation,
   4. les jours au cours desquels la formation a eu lieu.

D'autres responsabilités peuvent exister telles que celles qui concernent la sécurité et la santé au travail. Selon le cas, des exigences fédérales ou provinciales peuvent s'appliquer à l'opération. La commission de la sécurité et de la santé au travail de votre province devrait pouvoir vous indiquer quels sont les règlements qui s'appliquent à votre operation et ce qu'il faire pour être conforme.

Acquittement de vos responsabilités

Il n'est pas nécessaire que vos procédures en matière de sécurité soient soumises ou acceptées par Transports Canada, mais si vous êtes l'objet d'une inspection, vous allez devoir démontrer que vous avez rencontré les exigences pour développer et appliquer vos procédures.

Pour vous aider, Transports Canada a créé divers modèles de procédures opérationnelles et d'urgence générales. Vous pouvez les télécharger et les modifier en fonction des particularités de vos activités, puis les utiliser pour donner une formation à vos membres d'équipage. Utilisez les modèles comme exemples et développer des procédures pour toutes les opérations qui peuvent être dangereuses ou causer de la pollution si des limites ou des actions raisonnables ne sont pas suivies.

Vous trouverez également des modèles de listes de vérification et de formulaires à utiliser pour consigner des renseignements que vous jugez utiles à la gestion de vos activités, et pour prouver que vous avez exécuté les activités de formation et d'entraînement exigés. Remplissez les formulaires chaque fois que vous exécutez un exercice d'entraînement, afin de tenir vos documents à jour.

Si vous gardez ces documents dans un cartable, mettez les formulaires à jour selon les besoins et ajoutez les nouvelles listes de vérifications au fur et à mesure qu'elles sont remplies. Vous aurez ainsi une documentation archivée de tout ce que vous avez fait pour bien mener vos activités en plus d'avoir un calendrier qui vous aidera à planifier et consigner les tâches d'entretien et de vérification de routine.

Vous aimeriez peut-être ranger dans ce cartable d'autres documents relatifs au bâtiment et à son exploitation pour tout garder au même endroit.

Gardez le cartable en lieu sûr, consultez-le souvent et tenez-le à jour.

Vous aimeriez peut-être inclure ces autres renseignements dans le cartable de votre société :

Documents relatifs au bâtiment

1. Certificat d'immatriculation
2. Avis de changement d'adresse/de modification aux renseignements relatifs au bâtiment
3. Particularités et plans
4. Limites opérationnelles
5. Registre des modifications
6. Registres d'inspection

Documents relatifs à la société

1. Assurances
2. Permis d'exploitation
3. Formulaires de demande d'indemnité pour les accidents du travail
4. Correspondance