Résumé
L’initiative sur l’avenir du travail de NotreTC découle du programme de transformation mis en place en 2018 pour positionner Transports Canada comme un employeur de choix et pour permettre une transition réussie vers un modèle de travail hybride. L'adoption anticipée d'un certain nombre d'outils et de technologies dans le cadre d'une initiative initialement connue sous le nom de « Transformation à TC » a permis au Ministère de transitionner avec succès à un modèle de travail à distance pendant la pandémie et à un modèle de travail flexible après la pandémie. L’unité responsable de la mise en œuvre de cette initiative joue différents rôles; elle facilite, coordonne et pilote une série d’activités variées, dont les suivantes, pour soutenir les employés et les gestionnaires de Transports Canada dans leur transition vers le nouveau modèle de travail :
- élaborer et communiquer des directives et des documents d’aide (chartes d’équipe, guide du gestionnaire, Guide pour apprendre à me connaître, articles sur les connaissances, foires aux questions, etc.)
- créer des outils (application d’entente d’aménagement de travail, application FlexiDesk)
- mettre sur pied des groupes de travail clés pour s’attaquer à des problèmes particuliers compte tenu du milieu de travail hybride (déplacement et lieu de travail, travail en solo, équipe interrégionale)
Aperçu
Le passage à NotreTC, en 2021, avait pour but d’aider l’organisation à communiquer la vision de Transports Canada pour le modèle de travail flexible et ce qu’il représente pour les chefs des directions. Cette vision s'est étendue au-delà des mesures temporaires de réponse à la pandémie, en définissant et en mettant en œuvre un modèle post-pandémie qui prends en compte les besoins des employés, des cadres et de l'organisation. NotreTC vise à distinguer la vision de Transports Canada pour l’avenir du travail (et le modèle de travail flexible s’y rattachant) des mesures temporaires prises en réponse à la pandémie, en apportant des éclaircissements au personnel sous la forme de la définition et de l’adoption d’un modèle postpandémie. La vision de NotreTC comprend le recrutement et le maintien en poste d’un effectif diversifié et performant, en positionnant le Ministère comme un chef de file dans la création d’un milieu de travail flexible, axé sur le service et maîtrisant le numérique. L’initiative était fondée sur les principes directeurs suivants :
- continuer de remplir le mandat et les obligations de base de Transports Canada, notamment d’offrir des services et d’assurer la sécurité, et de remplir d’autres exigences en matière de politiques
- permettre à la fois le télétravail et le travail sur place – ne pas en considérer un comme le modèle par défaut, et l’autre comme l’exception
- trouver le bon équilibre au chapitre de la flexibilité (notamment pour le lieu de travail, l’horaire et l’emplacement) afin de trouver des modalités de travail qui répondent aux besoins de l’organisation, du gestionnaire, de l’équipe et de l’employé
- aider les gestionnaires en leur fournissant les directives, la formation, les politiques et les pouvoirs décisionnels dont ils ont besoin pour mettre en œuvre la vision de NotreTC en toute confiance et avec succès
- valoriser, prioriser et promouvoir les liens sociaux, la santé mentale et physique et le mieux-être
L’équipe de NotreTC continue d’aider les sous-ministres à réaliser le changement à l’échelle du Ministère pour appuyer leur vision stratégique pour un modèle de travail flexible. Voici quelques-unes de ces activités :
- coordination des sondages et des séances de consultation avec le personnel de Transports Canada
- création et publication de ressources d’information clés
- mise sur pied de groupes de travail clés chargés de régler les problèmes engendrés par le travail en mode hybride
- surveillance et production de rapports sur les données pertinentes
Transport Canada a joué un rôle de précurseur dans le domaine de l’avenir du travail au gouvernement du Canada. Plus de 20 ministères et organismes, dont le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), nous ont contactés pour obtenir de l’information sur nos outils; notamment :
- les applications FlexiDesk et sur les ententes d’aménagement de travail (EAT)
- les modèles de charte d’équipe et d’orientation stratégique, y compris les documents d’orientation
La communication sur le « Modèle de travail hybride commun pour la fonction publique fédérale » et les directives établies par le SCT ont eu des répercussions minimales sur nous grâce au travail déjà réalisé par l’équipe NotreTC. En effet, le Ministère avait déjà adopté un modèle flexible comprenant un milieu de travail hybride. Par exemple, dans le cadre de l’initiative NotreTC, le Ministère a consacré beaucoup d’efforts et de ressources pour convertir une partie importante de ses espaces de travail en postes de travail à utilisation temporaire et en espaces collaboratifs. Cela facilite la transition réussie et rapide de Transports Canada vers le nouveau modèle de travail hybride exigé à l’échelle du gouvernement fédéral. Des travaux sont en cours afin de fournir plus d’espaces de travail à utilisation temporaire dans les édifices de Transports Canada dans la région de la capitale nationale et dans les régions.
En ce qui concerne la nouvelle orientation, le ministère vise à atteindre pleinement le minimum requis de 40 à 60 % de jours sur place d'ici la fin de l'exercice 2022-2023. À cet effet, TC a élaboré et communiqué un plan de mise en œuvre clair qui comprend :
- L'établissement d'une exigence minimale interne de 8 jours sur place par calendrier de 4 semaines.
- le développement et l'activation d'améliorations clés de l'application EAT
- L'identification d'échéances spécifiques pour la réalisation des activités comme suit :
- Révision de toutes les chartes d'équipe avant le 3 février 2023
- Soumission de nouveaux EAT avant le 17 février 2023.
- Entrée en vigueur des nouvelles EAT dès sa signature, mais au plus tard le 31 mars 2023.
De plus, en ce qui concerne l'application d'exceptions spécifiques à la nouvelle directive gouvernementale, le ministère a mis sur pied un comité de révision au niveau des DG pour assurer la cohérence et l'alignement avec les critères du SCT ainsi que d'autres priorités internes.
Pour ce qui est de l’avenir, l’initiative NotreTC continuera de garantir l’adéquation de nos outils et ressources à la nouvelle directive. On commencera aussi à présenter les réussites découlant de cette initiative. Des travaux sont en cours afin d’établir un cadre officiel, notamment un modèle logique, qui permettront de surveiller les résultats de l’initiative et d’en faire rapport, et de repérer les problèmes et les lacunes au fur et à mesure.